Registro de entrada

La página Registro de entrada le permite a tu club tomar asistencia en cualquier cosa (entrenamientos, acceso a instalaciones, reuniones de la comisión directiva), no solo en eventos con entrada. La encontrarás en la barra lateral de administración, en Gestión de usuarios → Registro de entrada.

Creas una actividad para cada cosa en la que tomas asistencia y luego registras la entrada de los socios de tres maneras: desde una lista del personal, escaneando con tu teléfono el QR del carnet de socio digital o con una terminal de autoservicio, una pantalla sin atender en la puerta donde los socios escanean su propia entrada. Cada registro de entrada queda en el historial de asistencia del socio, con una nota opcional.

Quién puede usar esto

El registro de entrada es una función del plan Pro: en los planes Free o Standard, la página muestra un aviso para mejorar el plan y no se pueden crear ni configurar actividades.

Puede usarlo cualquier persona con el permiso Gestionar socios: siempre los administradores, y además los moderadores o cargos directivos a los que se les haya otorgado. La pantalla de la terminal en sí no requiere iniciar sesión: el enlace de la terminal es la llave (mira los consejos más abajo). Los socios pueden ver su propia asistencia reciente en la página Mi membresía de su cuenta, pero nunca la de otra persona.

Qué hay en la página

La página principal lista tus actividades con su tipo, la cantidad de registros de hoy, el total histórico y si la terminal está activada. Abre una actividad para ver:

• Registrar socios: una lista con buscador de tus socios activos con los botones Registrar entrada / Registrar salida / Deshacer. Los socios con cuota pendiente llevan una etiqueta.
• Asistencia: todas las personas que registraron su entrada en un día elegido (por defecto hoy), con la hora de entrada y de salida, cómo se registraron (Personal, Escaneo QR o Terminal) y cualquier nota. Usa el selector de fecha para revisar días anteriores.
• Modo terminal: activa o desactiva la terminal de autoservicio, copia su enlace, genera uno nuevo o imprime un cartel A4 con un código QR de registro de entrada para la pared de la sede social. Generar un enlace nuevo y desactivar la terminal te piden confirmación primero, porque cortan el enlace actual (y cualquier cartel impreso) al instante.
• ¿Para qué vas a registrar la asistencia? y ¿Quién puede entrar?: las mismas dos preguntas que al configurarla, para que puedas cambiar el nombre, el tipo, la nota y quién puede entrar.

Paso a paso

Crear una actividad

Configura el registro de asistencia hace dos preguntas breves.

1. Abre Gestión de usuarios → Registro de entrada y haz clic en Actividad nueva.
2. ¿Para qué vas a registrar la asistencia?: un nombre (por ejemplo, "Entrenamiento del martes por la noche"), qué tipo de actividad es y, si quieres, una nota para tu equipo de administración que los socios nunca ven.
3. ¿Quién puede entrar?: Cualquier socio o Solo socios con la cuota al día. La segunda opción rechaza en la terminal a los socios con la cuota impaga o vencida; el personal igual puede dejarlos pasar, la terminal nunca.
4. Haz clic en Crear actividad: llegas a su página, lista para registrar la entrada de la gente.

Registrar la entrada de socios desde el personal

1. En la página de la actividad, busca al socio en Registrar socios.
2. Haz clic en Registrar entrada (usa antes Agregar nota si quieres guardar una nota con el registro).
3. Usa Registrar salida para anotar la hora de salida, o Deshacer para quitar por completo un registro hecho por error.

Registrar la entrada escaneando un carnet de socio

1. Un socio te muestra su carnet de socio digital (desde Mi membresía en su cuenta).
2. Escanea el código QR del carnet con tu teléfono mientras tienes la sesión iniciada. Se abre la página de verificación con su estado en tiempo real.
3. Como puedes gestionar socios, la página también muestra un panel Personal: registrar entrada en…: elige la actividad y toca Registrar entrada. Listo.

Usar una terminal

1. En la página de la actividad, haz clic en Activar terminal en la tarjeta Modo terminal.
2. Copia el enlace de la terminal y ábrelo en el dispositivo de la puerta (una tableta o una computadora portátil; no hace falta iniciar sesión). Conecta un lector de QR por USB o usa una app de escaneo que escriba lo que escanea.
3. Los socios escanean el QR de su propio carnet; la pantalla los saluda por su nombre y se reinicia a los pocos segundos. Si alguien escanea dos veces en menos de dos minutos, la terminal lo rechaza con amabilidad, y nunca lista ni busca a tus socios.
4. ¿No tienes el carnet a mano? La pantalla de la terminal también muestra su propio código QR: el socio lo escanea con su teléfono, inicia sesión si todavía no la tiene iniciada y toca un botón grande de Registrar entrada. Se aplican las mismas reglas: solo socios activos, la regla de socios al día no se puede saltar y se rechazan los registros duplicados en menos de dos minutos.
5. ¿Prefieres papel? Haz clic en Imprimir cartel A4 para abrir una página lista para imprimir con el mismo QR de registro desde el teléfono, el nombre de la actividad e instrucciones sencillas: escanear, iniciar sesión y tocar. Imprímela (o elige "Guardar como PDF" en el cuadro de impresión) y cuélgala en la sede social: los socios la escanean con su teléfono igual que el QR de la pantalla de la terminal.
6. Cuando termine la sesión, haz clic en Desactivar terminal (o en Generar enlace nuevo si vas a volver a usarla más adelante y quieres un enlace nuevo). Las dos acciones te piden confirmación y luego cortan el enlace anterior, y cualquier cartel impreso, al instante.

Referencia de campos

Consejos y preguntas frecuentes

• Trata el enlace de la terminal como una llave. Funciona sin iniciar sesión, así que cualquiera que lo tenga puede usar la terminal de esa actividad. Compártelo solo con quienes atienden la puerta y genera uno nuevo después de un evento o si se filtra: el enlace anterior deja de funcionar al instante. Archivar una actividad también desactiva su terminal.
• Los carteles impresos llevan la misma llave. El QR del cartel A4 contiene el enlace actual de la terminal, así que al generar un enlace nuevo o desactivar la terminal los carteles viejos dejan de funcionar: retíralos e imprime nuevos después de generar el enlace.
• La terminal no tiene buscador de socios a propósito. Una pantalla pública nunca debe dejar ver tu padrón; solo responde a un carnet escaneado.
• ¿Dónde ven los socios su asistencia? En su página Mi membresía, en "Asistencia reciente": solo sus propios registros.
• Archivar conserva el historial. Las actividades archivadas dejan de aceptar registros (y pierden su enlace de terminal), pero sus registros de asistencia siguen en el historial de los socios. Restaura la actividad para volver a usarla.
• Relacionado: Socios, Tipos de membresía (ahí están los carnets digitales), Roles y cargos.