Check-in

A página Check-in permite que o seu clube registre presença em qualquer coisa — treinos, acesso a espaços, reuniões de diretoria —, e não só em eventos com ingresso. Você a encontra na barra lateral do painel, em Gestão de usuários → Check-in.

Você cria uma atividade para cada coisa em que registra presença e depois faz o check-in dos sócios de três formas: por uma lista da equipe, lendo com o celular o QR da carteirinha de sócio digital, ou com um totem de autoatendimento — uma tela sem supervisão na porta, onde os próprios sócios fazem o check-in. Cada check-in entra no histórico de presença do sócio, com uma observação opcional.

Quem pode usar

O check-in é um recurso do plano Pro — nos planos Free ou Standard, a página mostra um aviso para fazer upgrade, e não é possível criar nem configurar atividades.

Qualquer pessoa com a permissão Gerenciar sócios: os administradores sempre, além de moderadores ou cargos da diretoria que a tenham recebido. A tela do totem em si não exige entrar na conta — o link do totem é a chave (veja as dicas abaixo). Os sócios veem a própria presença recente na página Minha associação da conta, mas nunca a de outra pessoa.

O que há na página

A página principal lista as suas atividades com o tipo, a contagem de check-ins de hoje, o total desde o início e se o totem está ligado. Abra uma atividade para ver:

• Fazer check-in de sócios — uma lista pesquisável dos seus sócios ativos, com os botões Fazer check-in / Fazer check-out / Desfazer. Os sócios com associação não paga aparecem com um selo.
• Presença — todos que fizeram check-in em um dia escolhido (hoje, por padrão), com horário de entrada e saída, a forma do check-in (Equipe, Leitura de QR ou Totem) e qualquer observação. Use o seletor de data para consultar dias anteriores.
• Modo totem — ligue ou desligue o totem de autoatendimento, copie o link dele, gere um novo ou imprima um cartaz A4 com um QR code de check-in para a parede da sede. Gerar um novo link e desativar pedem confirmação antes, porque os dois cortam na hora o link atual (e qualquer cartaz impresso).
• Para que você está registrando presença? e Quem pode entrar? — as mesmas duas perguntas da configuração, para você mudar o nome, o tipo, a observação e quem pode entrar.

Passo a passo

Criar uma atividade

Configurar o registro de presença faz duas perguntas curtas.

1. Abra Gestão de usuários → Check-in e clique em Nova atividade.
2. Para que você está registrando presença? — um nome (por exemplo, "Treino de terça à noite"), que tipo de atividade é e, se quiser, uma observação para a sua equipe administrativa que os sócios nunca veem.
3. Quem pode entrar? — Qualquer sócio ou Só sócios em dia. A segunda opção recusa no totem os sócios com associação não paga ou vencida; a equipe ainda pode deixá-los entrar, o totem nunca.
4. Clique em Criar atividade — você cai na página dela, pronto para fazer o check-in das pessoas.

Fazer o check-in dos sócios pela equipe

1. Na página da atividade, pesquise o sócio em Fazer check-in de sócios.
2. Clique em Fazer check-in (use Adicionar observação antes, se quiser salvar uma observação junto).
3. Use Fazer check-out para registrar o horário de saída, ou Desfazer para remover por completo um check-in feito por engano.

Fazer o check-in lendo a carteirinha de sócio

1. O sócio mostra a carteirinha de sócio digital (em Minha associação, na conta dele).
2. Leia o QR code da carteirinha com o seu celular, com a sua conta conectada. A página de verificação abre mostrando a situação atual do sócio.
3. Como você pode gerenciar sócios, a página também mostra um painel Equipe — fazer check-in em…: escolha a atividade e toque em Fazer check-in. Pronto.

Usar um totem

1. Na página da atividade, clique em Ativar totem no cartão Modo totem.
2. Copie o link do totem e abra-o no aparelho da porta — um tablet ou notebook, mesmo sem nenhuma conta conectada. Conecte um leitor de QR USB ou use um app leitor que digite o que ele lê.
3. Os sócios leem o QR da própria carteirinha; a tela os cumprimenta pelo primeiro nome e se reinicia depois de alguns segundos. Ler duas vezes em menos de dois minutos é recusado com educação, e o totem nunca lista nem pesquisa os seus sócios.
4. Sem a carteirinha à mão? A tela do totem também mostra um QR code próprio — o sócio o lê com o celular, entra na conta se ainda não estiver conectado e toca em um botão grande Fazer check-in. As mesmas regras valem: só sócios ativos, a regra dos sócios em dia não pode ser ignorada e check-ins repetidos em menos de dois minutos são recusados.
5. Prefere papel? Clique em Imprimir cartaz A4 para abrir uma página pronta para impressão com o mesmo QR de check-in pelo celular, o nome da atividade e instruções simples de ler, entrar e tocar. Imprima (ou escolha "Salvar como PDF" na janela de impressão) e pendure na sede — os sócios leem o cartaz com o celular exatamente como leriam o QR da tela do totem.
6. Quando a sessão terminar, clique em Desativar totem (ou em Gerar novo link, se for usá-lo de novo depois e quiser um link novo). As duas ações pedem confirmação e então cortam na hora o link antigo — e qualquer cartaz impresso.

Referência de campos

Dicas e perguntas frequentes

• Trate o link do totem como uma chave. Ele funciona sem entrar na conta, então qualquer pessoa que o tenha pode usar o totem daquela atividade. Compartilhe-o só com quem cuida da porta e gere um novo depois de um evento ou se ele vazar — o link antigo para de funcionar na hora. Arquivar uma atividade também desativa o totem dela.
• Os cartazes impressos levam a mesma chave. O QR do cartaz A4 contém o link atual do totem, então gerar um novo link ou desativar o totem faz os cartazes antigos pararem de funcionar — retire-os e imprima novos depois de gerar um novo link.
• O totem não tem pesquisa de sócios, de propósito. Uma tela pública nunca pode expor o seu quadro de sócios; ela só responde a uma carteirinha lida.
• Onde os sócios veem a própria presença? Na página Minha associação, em "Presença recente" — só os próprios check-ins.
• Arquivar mantém o histórico. Atividades arquivadas param de aceitar check-ins (e perdem o link do totem), mas os registros de presença continuam no histórico dos sócios. Restaure a atividade para usá-la de novo.
• Relacionados: Sócios, Tipos de associação (é lá que ficam as carteirinhas digitais), Funções e cargos.