Para secretários de clubes
Tudo o que a diretoria pede, pronto antes de ela pedir.
O secretário é a memória do clube: o cadastro, as atas, a correspondência e o relatório anual. O ClubHelix guarda os quatro em um só lugar e gera o pacote mensal sem ninguém precisar montá-lo de novo.
O que torna difícil o trabalho de secretário
Nada disso é a parte interessante de dirigir um clube. Tudo isso é o motivo de o cargo ser tão difícil de preencher.
- Montar o pacote da diretoria com a parte de cinco pessoas que sempre mandam atrasado.
- Atas em um arquivo de Word no computador de alguém, sem um registro confiável do que foi aprovado.
- Ser a única pessoa que sabe onde estão o estatuto e a apólice de seguro.
- Escrever o relatório anual do zero todo ano porque os números do ano passado se perderam.
- Responder “quantos sócios nós temos?” de um jeito diferente dependendo de quem pergunta.
Como o ClubHelix resolve isso
A plataforma aplicada aos momentos que realmente movem o trabalho de secretário.
O pacote mensal da diretoria
Um conjunto selecionado (associação, dinheiro, atividades e tudo o que estiver atrasado) na mesma ordem todo mês, para comparar este mês com o anterior. Agende o envio e ele chega à caixa de entrada da diretoria antes da reunião.
Pautas e atas
As reuniões têm pauta, moções com votos registrados e atas que ficam bloqueadas depois de aprovadas, então o registro do que foi aprovado não muda discretamente depois.
Encaminhamentos
Moções e encaminhamentos são atribuídos e acompanhados, então a seção de “assuntos pendentes” se escreve sozinha, em vez de ser reconstruída de memória.
A biblioteca de documentos
Estatuto, regimento interno, políticas, apólices de seguro e documentos de governança ficam na biblioteca do próprio clube, visíveis para a diretoria, e não para quem por acaso ficou com a pasta.
O cadastro de sócios
Um quadro de sócios, uma definição de “sócio ativo” e um relatório de retrato que você pode tirar em qualquer data, inclusive a que a legislação da sua associação pede.
O relatório anual e a assembleia geral
Os pacotes de fim de temporada e do conselho reúnem os números de associação, finanças e atividades do ano, então o relatório anual vira uma questão de escrever o texto em volta de números que já existem.
Os relatórios que você vai usar todo dia
Alguns das centenas que existem no catálogo: os que mais são abertos no trabalho de secretário. Cada um mostra como foi calculado, para que o número possa ser questionado.
- Retrato da associação
- Quantos sócios existem agora, por situação e tipo, em qualquer data que você escolher.
- Crescimento e saldo de sócios
- Se o clube está crescendo ou encolhendo, mês a mês.
- Resumo de eventos
- O que o clube de fato realizou neste período e quem compareceu.
- Incidentes em aberto por tempo
- Tudo o que está sem solução e que a diretoria precisa saber antes de se reunir.
- Credenciamentos a vencer
- Quais verificações e credenciais vencem antes da próxima reunião.
- Cobertura das escalas
- Quais tarefas e vagas de voluntários ainda estão em aberto.
Ver todo o recurso de relatórios →
Perguntas frequentes
- Sim. Agende um pacote e ele é gerado e enviado por e-mail em CSV ou PDF na frequência que você escolher (todo início de mês, todo trimestre), com os horários de envio no fuso horário do seu clube. O envio agendado é uma funcionalidade do plano Pro.
- O ClubHelix oferece pautas datadas, moções e votos registrados e atas que ficam bloqueadas depois de aprovadas, além de uma biblioteca de documentos para o estatuto e as políticas. O que a legislação aplicável à sua associação exige, especificamente, é uma pergunta para o órgão competente ou para a sua assessoria jurídica: nós guardamos o registro, não interpretamos a lei.
- Só quem você autorizar. As permissões de relatório se dividem em cinco: visualizar, finanças, pessoas, conformidade e gerenciar. Assim, um membro da diretoria pode ver os números de atividades sem ver os dados pessoais dos sócios.
- Os cinco pacotes prontos são um ponto de partida, não uma camisa de força. Salve qualquer relatório como uma visualização com período e filtros e monte o conjunto que a sua diretoria de fato lê.
- Leva menos tempo do que a diretoria teme e mais do que uma demonstração sugere. As duas tarefas que tomam tempo são refazer as poucas páginas que as pessoas realmente visitam (comece por um modelo de site de clube e deixe com a sua cara no editor, o que leva uma noite para a maioria dos clubes) e tirar uma exportação limpa de sócios do sistema que você usa hoje, que é a parte que vale testar antes de se comprometer com qualquer coisa. Trazer um site inteiro automaticamente é algo que estamos construindo, e não algo que já temos. Até lá, é um trabalho de copiar e arrumar, e o checklist de migração mostra a ordem certa para que o domínio e o posicionamento nas buscas sobrevivam.
O pacote pode ser enviado por e-mail automaticamente?
As atas atendem às exigências legais da nossa associação?
Quem mais pode ver o pacote da diretoria?
E se a nossa diretoria quiser outros relatórios?
Já temos um site e uma lista de sócios em outro lugar. É difícil mudar?
Guias para secretários
- O pacote mensal de relatórios da diretoria do clube (um modelo que acaba com o achismo)
- Modelo de relatório anual de clube esportivo (que os sócios vão ler de verdade)
- O que faz o secretário de um clube? Funções, calendário anual e checklist
- Modelo de ata de reunião de clube (copie, cole e pronto)
- Checklist de migração do site do clube
Outros cargos da diretoria
Um clube depende de mais de um voluntário. Veja o que a plataforma faz pelo resto da diretoria.
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