Checklist de migração do site do clube

Mudanças de site dão errado em clubes administrados por voluntários quase sempre do mesmo jeito, e o problema nunca é a tecnologia.

Alguma coisa é cancelada antes de ser copiada. O domínio acaba sendo de um membro da diretoria que saiu em 2019. O site novo entra no ar numa quinta-feira e o e-mail do clube para de funcionar na sexta. Nada disso é difícil: são problemas de ordem, e um checklist resolve problemas de ordem.

Este é esse checklist. Imprima, coloque no material da reunião e defina um nome para cada fase. Ele serve seja qual for a plataforma escolhida, e combina com a nossa explicação mais completa sobre como mudar o site do clube, se você quiser entender o porquê de cada etapa.

Como usar

• Um responsável por fase, registrado em ata. "A diretoria" não é responsável.
• Siga as fases na ordem. As fases 1 e 2 são seguras mesmo que vocês decidam ficar onde estão.
• Nada é marcado até que outra pessoa, além de quem fez, tenha conferido. Dois pares de olhos principalmente nas etapas do domínio e dos pagamentos.
• Faça isso na entressafra. Depois da última rodada importante de pagamentos e bem antes do próximo período de inscrições.

Fase 1 — Faça o levantamento (faça isto primeiro e não se comprometa com nada)

• Liste todas as páginas do site atual que um visitante consegue acessar. Abra yourclub.org/sitemap.xml e salve o arquivo, ou navegue pelo site e anote os endereços.
• Anote quais páginas são de fato usadas. Tudo o que você não consegue justificar manter é uma página que você não precisa refazer.
• Confirme quem é o dono do domínio. Entre no painel do registrador. Se ninguém sabe o login, essa é a sua primeira tarefa, não a última.
• Anote a configuração atual de e-mail desse domínio: qual serviço cuida do e-mail do clube e os registros exatos que ele usa.
• Liste os links externos que apontam para o seu site: a página de espaços esportivos da prefeitura, a busca de clubes da sua entidade dirigente, sites de patrocinadores, placas impressas, o QR code na porta da sede.
• Liste o que a sua plataforma atual faz além do site: inscrições, pagamentos, tabelas de jogos, boletins, formulários. Cada item é uma decisão separada.
• Fotografe ou faça capturas de tela do site como está. Daqui a seis meses você vai querer lembrar o que havia lá.

Fase 2 — Tire os seus dados enquanto ainda é cliente

• Exporte a lista de sócios com todos os campos, em formato de planilha.
• Exporte o histórico de pagamentos, ou pelo menos a situação atual: quem está em dia, com o quê e até quando.
• Exporte ou copie as perguntas dos formulários: as que foram sendo refinadas ao longo de cinco temporadas valem mais do que parecem.
• Salve os seus modelos de e-mail e a sua lista de remetentes.
• Baixe as imagens originais que pertencem ao clube, não só as cópias redimensionadas para o site. Confira também o acervo de fotos do próprio clube.
• Anote as categorias e tags que as suas notícias usam e quais os leitores realmente clicam. Recrie essas e deixe o resto para trás.
• Se o site antigo tem CSS personalizado, salve uma cópia e anote para que servia cada regra. A maior parte foi escrita para o código do site antigo e não vai valer no novo, e o novo tema talvez já faça o mesmo trabalho.
• Copie o texto de cada página que você pretende manter para documentos.
• Salve todas as políticas e documentos publicados em PDF: estatuto, códigos de conduta, política de proteção.
• Guarde tudo em dois lugares: o drive compartilhado do clube e uma cópia offline.
• Anote o que você não conseguiu exportar. Essa lista é o seu plano de testes para a nova plataforma.

Se a exportação for negada ou vier incompleta, faça o pedido por escrito e guarde a resposta. O nosso guia sobre como transferir os dados dos sócios entre sistemas explica o que uma exportação completa deve conter e os deveres de privacidade que vêm junto.

Fase 3 — Monte o site novo ao lado do antigo

• Configure o site novo num endereço temporário, deixando o site atual no ar e recebendo inscrições.
• Defina as cores, o logo e as fontes do clube uma vez só, no tema, e não em cada página.
• Refaça primeiro as páginas que respondem perguntas: como se associar, onde jogamos, taxas, contato, políticas, tabela de jogos.
• Leve as notícias da última ou das duas últimas temporadas. Arquive o resto offline.
• Refaça os formulários de inscrição e de contato e confira se todas as perguntas sobreviveram.
• Adicione texto alternativo ao enviar as imagens: é muito mais rápido agora do que numa auditoria depois. Se a nova plataforma tiver uma biblioteca de mídia, confira depois se sobrou alguma imagem sem descrição.
• Importe a lista de sócios. Use uma prévia de simulação, se houver.
• Confira os números: total de sócios, totais por faixa etária, totais por tipo de associação. Eles precisam bater com o sistema antigo, ou você precisa saber por que não batem.
• Confira dez cadastros à mão, incluindo uma família com vários filhos e dois endereços de contato.
• Monte o mapa de redirecionamentos: cada endereço antigo e o endereço novo que responde à mesma pergunta.

Fase 4 — Teste antes de trocar qualquer coisa

• Faça uma inscrição real do começo ao fim, pagando com um cartão de verdade (se o clube cobra online), e depois faça o reembolso.
• Envie o formulário de contato e confirme que ele chega a uma caixa de entrada que alguém realmente abre.
• Abra o site num celular, no wi-fi da sede e num tablet mais antigo.
• Navegue pelo site usando a tecla Tab e confira se todo campo de formulário tem um rótulo visível.
• Peça a duas pessoas que não fazem parte da diretoria para encontrar os horários de treino, sem ajuda, e observe onde elas hesitam.
• Confira em todas as páginas se não há temporada errada, ano errado ou as taxas do ano passado.
• Confirme quem pode entrar e o que cada pessoa pode ver. Dê ao tesoureiro, ao responsável pelo cadastro e ao secretário o acesso de que precisam, e nada além.
• Confirme que existem backups e que alguém além do responsável pelo site consegue acessá-los.

Fase 5 — Faça a troca

Faça isso numa manhã tranquila de dia útil. Nunca numa sexta-feira, nunca na semana de inscrições, nunca na véspera de um jogo em casa.

• Leve os registros de e-mail existentes sem nenhuma alteração antes de mexer em qualquer outra coisa. Anote-os primeiro, letra por letra.
• Aponte o domínio para o site novo.
• Espere o endereço ser verificado e o certificado ser emitido, e então abra o site num aparelho que nunca o acessou.
• Mande um e-mail para você mesmo de um endereço externo e confirme que a caixa de entrada do clube continua recebendo.
• Ative os redirecionamentos e teste alguns endereços antigos colando-os no navegador.
• Envie o novo sitemap pela sua conta na ferramenta de console de busca e confira se o site não está bloqueando os mecanismos de busca por engano.
• Atualize os links que você controla: perfis nas redes sociais, a página do clube na sua entidade dirigente, o seu perfil de empresa em buscadores e mapas, as assinaturas de e-mail.
• Avise os sócios que a mudança aconteceu, numa mensagem curta, com o novo endereço e uma frase sobre o que mudou.

Fase 6 — As duas semanas seguintes

• Fique de olho em páginas que retornam erro e corrija os redirecionamentos por trás delas.
• Faça a campanha de reautorização de pagamentos: cartões salvos e débitos automáticos nunca são transferidos entre sistemas, então cada pagante precisa configurar o seu de novo. Anuncie, dê um prazo e telefone para quem ficar para trás.
• Confira a primeira rodada de pagamentos linha por linha antes de cancelar qualquer coisa.
• Anote cada pergunta que um sócio fizer: essas são as páginas que precisam ser reescritas.
• Confira o seu tráfego de busca uma vez por semana, não todo dia. Uma queda nas duas primeiras semanas é normal; uma queda que não começou a se recuperar até a quarta semana é problema de redirecionamento.

Fase 7 — Desative a plataforma antiga (por último, não primeiro)

• Confirme que o domínio está registrado em nome do clube, com um e-mail controlado pelo clube como contato.
• Confirme que cada exportação está guardada em dois lugares.
• Confirme que o site novo funcionou corretamente durante um ciclo de cobrança completo.
• Confirme que nenhum sócio continua sendo cobrado pelo sistema antigo.
• Só agora: cancele a assinatura, por escrito, e guarde a confirmação.
• Marque na agenda uma revisão daqui a três meses: um voluntário, uma hora, procurando links quebrados e conteúdo desatualizado.

Os cinco erros que este checklist existe para evitar

1. Cancelar antes de exportar. O acesso acaba, e os dados acabam junto.
2. Descobrir que o domínio pertence a um ex-voluntário. Resolva a titularidade antes, nunca durante.
3. Derrubar o e-mail do clube com uma mudança de DNS. E-mail e hospedagem compartilham o domínio, mas são configurados separadamente.
4. Pular os redirecionamentos. Todo link impresso, link de patrocinador e resultado de busca passa a apontar para uma página morta.
5. Esquecer a reautorização de pagamentos. Ela não pode ser automatizada, então precisa ser planejada.

Se você está mudando para o ClubHelix

Você pode fazer as fases 3 e 4 numa conta no plano Free, com o seu site atual ainda no ar: conecte o seu próprio endereço quando estiver pronto, com etapas de DNS guiadas (domínios próprios), traga o quadro de sócios por importação de planilha, com detecção de duplicados e prévia de simulação, e receba inscrições e, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, pagamentos pela inscrição online depois de testar tudo você mesmo. Os backups criptografados diários significam que a fase 7 não é a única cópia dos registros do seu clube.

Se a diretoria não tem disposição para digitar tudo, o nosso serviço feito para você cuida da montagem e da migração. De qualquer forma, siga o checklist na ordem: é essa a parte que realmente protege o clube. Você pode começar grátis e montar o site novo ao lado do que você tem hoje.

Perguntas frequentes

Quanto tempo leva a migração do site de um clube?

Para um site pequeno, com uma exportação de sócios bem organizada, duas semanas de noites na entressafra é algo realista, e a maior parte desse tempo vai para refazer o conteúdo, não para transferir dados. Sites com muitos anos de notícias arquivadas, ou com uma lista de sócios bagunçada, levam mais tempo, porque a limpeza é o trabalho.

Podemos manter os dois sites ao mesmo tempo?

Sim, e vocês devem. Monte o novo num endereço temporário enquanto o antigo continua atendendo os sócios. O único momento em que não dá para ter os dois é quando o domínio aponta para um deles, que é a etapa da troca e leva minutos.

Quem na diretoria deve ser responsável pela migração?

Uma pessoa responsável pelo plano inteiro, geralmente o secretário, com o tesoureiro designado para as etapas de pagamentos e reautorização e quem tem o login do domínio designado para a troca. Divida as fases, mas nunca divida a tomada de decisão.

E se a nossa plataforma atual não nos der uma exportação?

Peça por escrito, lembre que os cadastros dos sócios pertencem ao próprio clube e guarde a resposta. Enquanto isso, registre o que conseguir a partir da tela. Uma recusa é um ótimo argumento para sair, e um ótimo argumento para nunca mais ficar nessa situação.