O trabalho de tesoureiro, sem refazer a planilha a cada trimestre.

O que torna difícil o trabalho de tesoureiro

Nada disso é a parte interessante de dirigir um clube. Tudo isso é o motivo de o cargo ser tão difícil de preencher.

• Refazer a mesma planilha de receitas todo trimestre a partir de quatro exportações diferentes.
• Correr atrás de taxas não pagas sem uma lista confiável de quem deve o quê.
• Calcular imposto à mão porque o preço de venda e o imposto nunca foram registrados juntos.
• Ouvir “como estamos em relação ao ano passado?” e não ter uma resposta honesta.
• Passar o cargo na assembleia geral com as finanças do clube no notebook de uma única pessoa.

Como o ClubHelix resolve isso

A plataforma aplicada aos momentos que realmente movem o trabalho de tesoureiro.

1. 1

   O dinheiro entra

   Taxas de associação, inscrições, pedidos da loja, ingressos, doações e aluguel de espaços são registrados à medida que são pagos, com a taxa do provedor e qualquer reembolso no mesmo registro. Uma reserva paga no local é marcada como paga no painel (dinheiro, cartão ou transferência bancária) e entra no mesmo registro. Não existe importação no fim do mês, porque nada nunca ficou fora do sistema.

2. 2

   A posição do mês

   Resumo de receitas por origem, receita mensal e taxas em aberto com o envelhecimento dos devedores. Todos os valores seguem o regime de caixa (datados pela entrada do pagamento, e não pela emissão da fatura), que é como os clubes amadores de fato prestam contas.

3. 3

   A declaração trimestral de impostos

   O imposto é registrado em cada pedido no momento da venda, então o resumo de impostos mostra o que foi de fato arrecadado, e não uma alíquota aplicada depois. Na Austrália, esse é o resumo de GST e BAS (o imposto sobre bens e serviços e a declaração trimestral de lá). Informação geral apenas: quem assina a declaração continua sendo o seu contador.

4. 4

   Cobrar o que está em aberto

   Em aberto e em atraso, envelhecimento dos devedores, parcelas atrasadas e situação das taxas: uma lista só, ordenada pelo atraso, para que a rodada de lembretes leve dez minutos em vez de uma noite inteira.

5. 5

   Entregar os arquivos para a contabilidade

   As exportações saem em CSV no formato que as importações contábeis esperam: a linha de colunas primeiro, valores em formato decimal e nenhum cabeçalho extra que trave o importador. Os formatos de extrato bancário do Xero e do QuickBooks já vêm prontos.

6. 6

   A reunião da diretoria

   O pacote do tesoureiro reúne a posição do trimestre, o que está em aberto e os números de impostos em um só conjunto, pelos trimestres do ano fiscal australiano, e pode ser enviado por e-mail à diretoria antes da reunião, e não depois.

7. 7

   Passagem de cargo

   O próximo tesoureiro herda uma conta, e não um notebook. Os relatórios têm permissões separadas, então a função pode receber todos os relatórios financeiros sem nunca liberar as observações médicas dos sócios ou os registros de proteção.

Os relatórios que você vai usar todo dia

Alguns das centenas que existem no catálogo: os que mais são abertos no trabalho de tesoureiro. Cada um mostra como foi calculado, para que o número possa ser questionado.

Resumo de receitas por origem

De onde veio o dinheiro neste período: bruto, reembolsos, líquido e taxas de processamento.

Finanças do trimestre

O trimestre do ano fiscal, mês a mês, comparado com o trimestre anterior.

Resumo de impostos (GST/BAS)

Total de vendas e de impostos arrecadados, a partir do imposto registrado no momento da venda.

Em aberto e em atraso

Quem deve o quê e há quanto tempo, com o envelhecimento dos devedores.

Registro de transações

Todos os pagamentos do período, linha por linha, para conciliar com o banco.

Posição de fim de ano

O ano fiscal inteiro em uma só visão, pronto para o relatório anual.

Ver todo o recurso de relatórios →

Perguntas frequentes

Ainda preciso de um sistema de contabilidade?+

Para a maioria dos clubes amadores, o ClubHelix é o registro do que o clube recebeu e de quem ainda deve, e o seu sistema de contabilidade é onde isso encontra as despesas, a folha de pagamento e as obrigações legais. As exportações são feitas para que os dois se encaixem sem atrito: CSV de extrato bancário com a linha de colunas primeiro e valores em formato decimal.

Isso é assessoria tributária?+

Não. Os relatórios de impostos mostram o que o clube de fato arrecadou e como foi calculado, que é a informação de que o seu contador precisa. O que declarar, e se o clube precisa ou não recolher o imposto, é decisão dele.

O tesoureiro pode ver os relatórios sem ser administrador completo?+

Sim, é exatamente para isso que as permissões de relatório são separadas. O cargo de tesoureiro pode receber os relatórios financeiros e mais nada, então o dinheiro fica visível e as observações médicas dos sócios e os registros de proteção, não.

O que acontece na passagem de cargo?+

Você revoga um cargo e concede outro. Todos os relatórios, exportações e visualizações salvas ficam com o clube, e não com a pessoa, e o registro de auditoria mostra quem gerou o quê.

Ele controla parcelamentos e planos de pagamento?+

Sim. Parcelas atrasadas têm um relatório próprio, então um sócio que paga a taxa da temporada em quatro partes aparece como em dia ou atrasado, e não simplesmente como “não pago”.

Se trocarmos de sistema no meio da temporada, perdemos as cobranças que os sócios já autorizaram?+

O dinheiro já recebido, não: ele está na conta do clube e continua lá. O que não pode ser transferido é a autorização para cobrar de novo: dados de cartão salvos e autorizações de débito automático nunca passam de um provedor para outro, em nenhuma plataforma, porque a autorização foi dada àquele provedor, e não a você. Então todo sócio com pagamento recorrente precisa autorizar mais uma vez no novo sistema. Trate isso como uma campanha com prazo, e não como algo para descobrir na terceira rodada, e reserve algumas semanas de sobreposição.