Para tesoreros de clubes
El trabajo de tesorero, sin rehacer la planilla cada trimestre.
Cuotas, ventas de la tienda, entradas, donaciones y alquiler de canchas llegan a un solo registro contable, fechado según el día en que el dinero entró de verdad. Cuando llega la reunión, el informe del tesorero ya está escrito.
Qué hace difícil el trabajo de tesorero
Nada de esto es lo interesante de dirigir un club. Todo esto es la razón por la que cuesta tanto cubrir el cargo.
- Rehacer cada trimestre la misma planilla de ingresos a partir de cuatro exportaciones distintas.
- Perseguir cuotas impagas sin una lista confiable de quién debe qué.
- Calcular el impuesto a mano porque el precio de venta y el impuesto nunca se registraron juntos.
- Que te pregunten "¿cómo vamos comparados con el año pasado?" y no tener una respuesta honesta.
- Entregar el cargo en la asamblea anual con las finanzas del club guardadas en la laptop de una sola persona.
Cómo lo resuelve ClubHelix
La plataforma, aplicada a los momentos que de verdad marcan el trabajo de tesorero.
Entra el dinero
Cuotas de socio, inscripciones, pedidos de la tienda, entradas a eventos, donaciones y alquiler de instalaciones se registran a medida que se pagan (online donde ClubHelix admite pagos en línea), con la comisión del proveedor y cualquier reembolso en el mismo registro. Una reserva pagada en la sede se marca como pagada en el panel, en efectivo, con tarjeta o por transferencia bancaria, y entra al mismo registro contable. No hay que importar nada a fin de mes, porque nada estuvo nunca fuera del sistema.
La situación del mes
Resumen de ingresos por origen, ingresos mensuales y cuotas pendientes con antigüedad de deudas. Todas las cifras son en base caja, fechadas según el día en que llegó el pago y no cuando se emitió la factura, que es como reportan de verdad los clubes comunitarios.
La declaración trimestral de impuestos
El impuesto queda registrado en cada pedido en el momento de la venta, así que el resumen de GST/BAS (el impuesto al consumo de Australia y su declaración trimestral) informa lo que realmente se cobró, no una tasa aplicada después. Es información general: tu contador sigue siendo quien firma la declaración.
Cobrar lo que se debe
Pendientes y vencidos, antigüedad de deudas, pagos atrasados de planes de pago y estado de las cuotas: una sola lista, ordenada por atraso, para que una ronda de recordatorios lleve diez minutos y no una noche entera.
Pasarle el archivo al contador
Las exportaciones salen en CSV con el formato que esperan los sistemas contables: primero la fila de encabezados, los montos en decimales y sin texto previo que haga fallar la importación. Incluye los formatos de extracto bancario de Xero y QuickBooks.
La reunión de la comisión directiva
El paquete del tesorero reúne la situación trimestral, lo que se adeuda y las cifras de impuestos en un solo conjunto, según los trimestres del ejercicio fiscal australiano, y puede enviarse solo por correo a la comisión directiva antes de la reunión, no después.
El traspaso del cargo
El próximo tesorero hereda una cuenta, no una laptop. Los reportes tienen permisos propios, así que el cargo puede recibir todos los reportes de dinero sin acceder nunca a las notas médicas de los socios ni a los registros de protección de menores.
Los reportes que vas a usar a diario
Unos pocos de los cientos que hay en el catálogo: los que más abre un tesorero. Cada uno indica cómo se calculó, para que la cifra se pueda discutir.
- Resumen de ingresos por origen
- De dónde vino el dinero en este período: bruto, reembolsos, neto y comisiones de procesamiento.
- Finanzas trimestrales
- El trimestre del ejercicio fiscal, mes a mes, comparado con el trimestre anterior.
- Resumen de GST / BAS
- Ventas totales e impuesto cobrado, a partir del impuesto registrado en el momento de la venta.
- Pendientes y vencidos
- Quién debe qué y desde cuándo, con la antigüedad de deudas detrás.
- Registro de transacciones
- Cada pago del período, línea por línea, para conciliar con el banco.
- Cierre del ejercicio
- El ejercicio fiscal completo en una sola vista, listo para la memoria anual.
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Preguntas frecuentes
- Para la mayoría de los clubes comunitarios, ClubHelix es el registro de lo que cobró el club y de quién todavía debe, y tu sistema contable es donde eso se cruza con los gastos, los sueldos y las declaraciones obligatorias. Las exportaciones están pensadas para que ambos encajen sin problemas: CSV de extracto bancario con la fila de encabezados primero y los montos en decimales.
- No. Los reportes de GST y BAS (el impuesto al consumo de Australia y su declaración) muestran lo que tu club cobró realmente y cómo se calculó, que es la información que necesita tu contador. Qué se declara, y si tu club está inscrito en ese impuesto, lo deciden ellos.
- Sí, para eso existen los permisos separados de reportes. Al cargo de tesorero se le pueden dar los reportes financieros y nada más, así ve el dinero pero no las notas médicas de los socios ni los registros de protección de menores.
- Quitas un cargo y asignas otro. Cada reporte, exportación y vista guardada queda en el club y no en la persona, y el registro de auditoría deja constancia de quién ejecutó qué.
- Sí. Los pagos atrasados de los planes de pago tienen su propio reporte, así que un socio que paga la temporada en cuatro partes aparece como al día o atrasado, y no simplemente como "impago".
- El dinero que ya se cobró no: está en la cuenta de tu club y ahí se queda. Lo que no se puede trasladar es la autorización para volver a cobrar: los datos de tarjeta guardados y los mandatos de débito automático nunca pasan de un proveedor a otro, en ninguna plataforma, porque la autorización se le dio a ese proveedor y no a ti. Por eso cada socio con un pago recurrente tiene que autorizarlo otra vez en el sistema nuevo. Tómalo como una campaña con fecha límite, no como algo que descubres en la tercera fecha, y calcula algunas semanas de superposición.
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