Programas e inscripciones

Organiza clínicas infantiles, jornadas de prueba y programas con entrenador con una estructura como corresponde: cada programa tiene sus fechas de ciclo, sesiones y cupo, además de su sede, precio y período de inscripción. Guárdalo y las sesiones semanales se generan a lo largo de todo el ciclo: sesiones reales e individuales que puedes mover por un feriado o cancelar una semana, con aviso del cambio a las familias inscritas.

Los programas empiezan como borradores y se publican en una página /programs de tu sitio, cada uno con su propio enlace para compartir.

Las familias se inscriben online, por el ciclo completo o por sesión suelta cuando definiste un precio por clase. Los tutores inscriben a los niños desde su propia cuenta, y cada entrada de la lista muestra el nombre del participante, no solo el del titular de la cuenta: una madre o un padre que inscribe a dos hijos aparece dos veces, una por cada uno. Las inscripciones con costo pasan por el pago con tarjeta, donde ClubHelix admite pagos en línea; las gratuitas se confirman al instante.

Cuando un programa se llena, la lista de espera se activa sola, así que la demanda se registra en lugar de perderse. Las ofertas salen estrictamente por orden de llegada, y cada una reserva el lugar 48 horas antes de pasar a la siguiente persona de la lista: nadie tiene que vigilar la fila, y el club ve exactamente cuánta demanda tiene de verdad el segundo ciclo.

Define una proporción de personal por participante y funciona como un segundo control de cupo: asigna a los entrenadores que dan una sesión, indica cuántos niños puede tener cada uno, y el siguiente lugar se rechaza en el momento en que alguien intenta comprarlo, en lugar de descubrirse en una revisión posterior. Un entrenador asignado a una sesión tiene capacidad uno y no puede estar en dos lugares a la vez, así que la proporción se calcula con las personas que realmente están asignadas. Dos cosas que conviene saber antes de confiar en ella: una sesión sin nadie asignado se muestra sin límite, no con límite cero, así que asigna al personal antes de apoyarte en ese número; y la proporción se aplica al inscribir pero todavía no aparece en reportes, así que para ver en toda la temporada quién lleva la carga, usa el reporte Carga de los entrenadores.

La asistencia se marca en cada sesión (presente, tarde o ausente), lo que les da a los entrenadores un registro de quién vino y a las familias la tranquilidad de que alguien lo lleva. Como el registro es por sesión, es fácil ver patrones a lo largo del ciclo, y quienes vienen a una sesión suelta aparecen en el registro de esa sesión junto a quienes tienen el ciclo completo.

Un esquema de progresión de habilidades es lo que hace que una familia vuelva a inscribirse: le da al niño un motivo visible para volver, y a ti una respuesta sólida cuando una familia pregunta por qué su hijo no subió de nivel. Escribe tu propia escala de niveles y las habilidades de cada uno (niveles de natación, de gimnasia, cinturones, insignias, como sea que ya los llame tu deporte) y márcalos para cada niño en la planilla de progresión del propio programa.

El logro se marca desde el registro de asistencia, en la misma fila que el entrenador ya tiene delante en la piscina o en el tatami, así que se hace ese mismo día y no de memoria el domingo por la noche. Y un nivel pertenece a la inscripción, no al niño: el mismo nadador puede estar en el nivel cinco en el equipo de entrenamiento y en el nivel dos en una clase de corrección de técnica sin que una marca contradiga a la otra. El nivel actual siempre se calcula a partir de los propios logros, así que no hay un segundo registro que se desfase del historial, y pasar un nivel al próximo ciclo es una decisión deliberada, no un accidente. Las familias ven el nivel en la página del programa en lugar de preguntar en recepción.

Una aclaración sincera: escribir habilidades que dos entrenadores distintos marquen igual es la parte difícil, y es un problema de redacción, no de software. Nosotros te damos la escala y la planilla; la redacción que hace que “flota sin ayuda” signifique lo mismo para los dos corre por tu cuenta.

“Estuvimos enfermos, ¿podemos recuperar la clase?” es el mensaje más común que recibe una academia, y la mayoría lo responde de forma distinta cada vez, que es como una política se convierte en una discusión. En ClubHelix, la familia avisa de la clase perdida desde tu propio sitio web y recibe un crédito de recuperación que usa para reservar otro horario por su cuenta: así la regla que elegiste es la que se aplica, y la recepción queda fuera del circuito por diseño.

Los controles son lo que hace que una política de créditos de clases se sostenga. Un crédito se emite una sola vez: dos avisos de “mi hijo no viene” para la misma semana generan un crédito, no dos. Vence según el ciclo que definas, y uno vencido se rechaza. No se puede usar dos veces, ni siquiera si dos personas presionan el botón en el mismo momento. Y no sobrevive al reembolso de la inscripción que lo generó, así que un crédito nunca puede durar más que el dinero que lo pagó.

Define la regla antes de activarlo: cuánta anticipación cuenta como aviso, cuántas recuperaciones admite un ciclo y qué pasa cuando tú cancelas la clase y no la familia. Un crédito que nunca vence termina siendo, sin que nadie lo note, una deuda en tus cuentas.

Una clase de prueba es la puerta de entrada más barata que tiene una academia, y solo funciona si a la familia no le cuesta nada cruzarla. Ofrece una clase de prueba gratis o con costo de un programa, y alguien que nunca tuvo contacto contigo puede reservar un lugar con un nombre y un correo, sin necesidad de cuenta.

El límite viene incorporado, no hay que vigilarlo: cada niño puede hacer la clase de prueba de un programa una sola vez, y una clase de prueba cancelada o reembolsada también cuenta, así que la prueba no puede convertirse en un descuento semanal para una familia que la reserva una y otra vez.

Duplicar para un nuevo ciclo toma un programa terminado, te pide las nuevas fechas y te devuelve un borrador nuevo con la misma configuración y las sesiones ya generadas, con la lista y la asistencia vacías y los precios listos para ajustar. La clínica de vacaciones de enero, lo mismo.

Eso traslada el ciclo. La campaña de reinscripción traslada a las familias. La reinscripción es donde están los ingresos y lo que la mayoría de las academias deja para el final, así que ClubHelix arma la lista de invitados del próximo ciclo a partir de las inscripciones confirmadas del ciclo anterior, una por niño, dejando fuera a quien canceló o recibió un reembolso, y luego sigue a cada familia de la lista por separado. Un envío interrumpido a mitad de camino se retoma, no empieza de cero, y nadie recibe dos invitaciones.