Reservas de canchas e instalaciones

Dibuja tus canchas, campos, óvalos y salones directamente sobre el mapa de tu sede, en un lienzo en blanco o sobre una foto aérea que subas, para que la Cancha 3 sea sin duda la Cancha 3. Cada recurso tiene su propio color, y al elegir un turno en la grilla de disponibilidad la cancha se resalta en el mapa, así que nadie reserva la cancha del fondo creyendo que era la de adelante.

Cada recurso tiene sus propias reglas, y la página pública /book las aplica automáticamente:

Los socios y los visitantes pueden pagar tarifas distintas por el mismo turno, y cualquiera de las dos puede ser cero para que sea gratis. Cuando el precio depende de cuántos vienen, cóbralo por caballo, por jugador o por carril: quien reserva elige la cantidad y el total se calcula solo (cuatro caballos durante una hora a 10 cada uno son 40), en la pantalla de reserva y en la confirmación. Haz que un recurso sea compartido, con una capacidad, y varias reservas conviven hasta que se acaban los lugares: una pista ecuestre para cuatro caballos, una piscina con seis carriles. Agrega un cuadro de comentarios para que te cuenten lo que necesitas saber antes de que lleguen.

Después elige cómo se paga cada recurso. Con tarjeta al reservar, disponible donde ClubHelix admite pagos en línea, cobra antes de confirmar el turno, así el club nunca persigue el pago de una cancha que ya se usó. En la sede confirma la reserva al instante y lleva la cuenta de lo que se adeuda (un código QR en el cuarto de monturas, efectivo en la cantina, el lector de tarjetas en recepción), y el club la marca como pagada en el panel cuando llega el dinero. Un club puede recibir reservas desde el primer día sin ningún procesador de pagos configurado, y los invitados pueden reservar el alquiler de la sede sin cuenta: con un nombre y un correo reciben la confirmación.

Después imprime el código. Instalaciones te da un cartel QR imprimible para cada cancha y otro para toda la sede: plastifícalo y ponlo donde de verdad se paga, en la puerta del cuarto de monturas, en la cantina o en la entrada de la cancha. Al escanearlo se abre una página de pago que ya sabe qué reserva viene a pagar esa persona: sus propias reservas si tiene la sesión iniciada, las hechas desde ese dispositivo si es invitada, o el enlace de su correo de confirmación. La página muestra lo que se adeuda y un número de reserva para indicar en una transferencia, y luego ofrece Pagar con tarjeta a través del propio proveedor de pagos del club (con las comisiones habituales de tarjeta del club), donde ClubHelix admite pagos en línea, o los datos de pago del propio club: tu imagen de QR de pago, un enlace de pago o los datos de la cuenta, configurados una sola vez para toda la organización en la tarjeta Pago en la sede. Quien le paga directo al club puede presionar Ya pagué para avisarte, lo que agrega a la reserva la marca Dice que pagó; el club igual la confirma con Marcar como pagada, porque un aviso nunca es dinero.

De seis a nueve en días de semana está todo lleno y hay que decirles que no a los socios; a las diez del martes está vacío y con las luces prendidas. Cobrar la cancha en horario pico es la forma de que el club recupere el costo de las horas que la gente quiere y lleve a los jugadores flexibles a las horas que nadie pide. Define tarifas por hora del día y día de la semana (un horario pico de noche entre semana, una tarifa para las mañanas del fin de semana y una tarifa valle para el resto) y cada regla lleva un precio para socios y otro para no socios, así que las dos tarifas que ya tienes siguen funcionando por debajo.

Cada reserva se cobra turno por turno, la única forma que los socios aceptan como justa: una que cruza el límite paga las dos tarifas, y no la del extremo en que empezó. La tarifa aplicada queda guardada en la propia reserva, así que un cambio posterior en tus tarifas de alquiler de cancha en horario valle nunca puede reescribir lo que alguien pagó, y eso importa la primera vez que un socio pregunta por un recibo de marzo. El nombre que le pongas a cada regla (“Pico”, “Atardecer”, “Fin de semana”) aparece en la casilla de la grilla y en el desglose del precio de la reserva, así que nadie se lleva una sorpresa al pagar.

Las reservas dobles son imposibles por diseño: la exclusividad de cada turno se garantiza en la base de datos, así que dos personas nunca pueden tener la misma cancha a la misma hora, aunque presionen “reservar” en el mismo segundo. En una pista compartida, en cambio, se cuentan los lugares: dos jinetes en la misma hora es justamente la idea, y el quinto caballo en una pista para cuatro se rechaza, no se acomoda. Y en el caso poco común de que un pago llegue después de que venció la reserva temporal del turno, la reserva queda marcada para revisión en lugar de cobrarle a alguien, sin avisar, una cancha que no tiene.

Un recurso no tiene por qué ser un lugar. Puede ser una persona (un entrenador, un instructor, un fisioterapeuta) o un equipo, como una máquina lanzapelotas o un juego de mesas alquilado. Cada uno se reserva igual que una cancha: la misma grilla de disponibilidad, el mismo control de superposiciones, el mismo pago, así que “reservar una clase con Alicia” y “reservar la Cancha 3” son lo mismo para quien reserva.

Lo importante es el calendario único que hay debajo. Un entrenador que da una clase particular y el mismo entrenador dirigiendo el entrenamiento del martes son compromisos en una sola agenda, así que se superponen como corresponde: un entrenador no puede quedar reservado en dos canchas a la vez, escriba lo que escriba el club en un campo de capacidad, porque una persona tiene capacidad uno y no puede estar en dos lugares al mismo tiempo. Un entrenador con turno asignado aparece en la grilla pública como no disponible de verdad, en lugar de ser invisible hasta que alguien se queja. El vínculo entre un recurso-persona y la cuenta que está detrás es solo para el personal y nunca se publica en tu sitio público.

Dos socios que se quedan con el mejor horario todas las semanas es el reclamo que toda comisión directiva termina escuchando, y suele resolverse con un voluntario teniendo una charla incómoda. En lugar de eso, define un tope por socio, una cantidad de reservas por día, semana o mes, contadas en una cancha o en toda la sede, y se aplica en el momento de hacer la reserva, en la base de datos, en vez de mostrarse como una regla que nadie lee. El cupo corre en el ciclo que elegiste, y cancelar una reserva la devuelve al cupo, porque un tope sirve para frenar el acaparamiento, no para castigar a quien liberó la cancha.

Las cancelaciones son la otra mitad. Un club que permite cancelar gratis hasta el minuto en que empieza el turno no tiene forma de volver a ofrecer el mejor horario, así que puedes exigir aviso previo, con cualquier plazo de hasta dos semanas, y una cancelación dentro de ese plazo se rechaza en vez de permitirse sin más. Esa es toda una política de cancelación tardía que funciona, aplicada en lugar de solo publicada.

Cuando alguien simplemente no viene, tu personal marca una inasistencia. Los socios no pueden marcársela a sí mismos, solo se aplica a una reserva que ya pasó y se puede revertir, porque el personal se equivoca y quien sí vino no tiene por qué cargar con eso. El turno vuelve a la grilla, pero la reserva igual cuenta para el cupo de ese socio, que es la consecuencia que de verdad cambia la conducta. El estado queda en la propia reserva, así que en la administración de Reservas ves quién no vino mientras la comisión directiva define qué debe decir su política de inasistencias en las reservas de canchas. Una limitación que conviene saber antes de ir a buscarla: el reporte de Cancelaciones e inasistencias hoy cuenta las reservas canceladas y reembolsadas según su resultado, y todavía no suma las inasistencias a esa cuenta. Considera un cargo por inasistencia como una decisión aparte: ClubHelix registra el estado, y cobrar por él es algo que decide tu club, no algo que el sistema hace a tus espaldas.

Un límite claro que conviene conocer antes de activar un tope: solo puede aplicarse a una reserva hecha por alguien que el club conoce. Un invitado que reserva el alquiler de la sede con un nombre y un correo no tiene una cuota de socio contra la cual contar. Una cancha que quieras limitar con un tope debería ser solo para socios, y el alquiler para no socios se regula con el precio.

La administración de Reservas es una vista en vivo y filtrable de quién está en cada cancha, cuántos caballos o jugadores llevó, cuánto pagó y qué se adeuda todavía en la sede, con Marcar como pagada en un clic y exportación a CSV. Los bloqueos del administrador reservan tiempo para mantenimiento o entrenamientos (incluso fuera del horario público si hace falta), las cancelaciones devuelven los turnos a la grilla al instante, los socios cancelan sus propias reservas y los reembolsos emitidos en tu proveedor de pagos se concilian solos.