Doscientas agrupaciones, un solo lugar para verlas.

Qué hace difícil el trabajo de responsable de agrupaciones estudiantiles

Nada de esto es lo interesante de dirigir un club. Todo esto es la razón por la que cuesta tanto cubrir el cargo.

• Solicitudes de afiliación que llegan como PDF adjuntos a correos, cada una con un formato distinto.
• Un directorio de agrupaciones en la web del centro de estudiantes que queda desactualizado a las dos semanas de la feria de agrupaciones.
• No hay una cantidad confiable de socios por agrupación, así que los fondos se reparten según quién discute más fuerte.
• Rendiciones de subsidios que llegan meses tarde porque la comisión que gastó el dinero ya se graduó.
• Perseguir a cada agrupación por separado para pedir una evaluación de riesgos antes de un fin de semana de eventos.
• Nadie sabe qué agrupación tiene todavía las llaves, la caja chica o el equipamiento.

Cómo lo resuelve ClubHelix

La plataforma, aplicada a los momentos que de verdad marcan el trabajo de responsable de agrupaciones estudiantiles.

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   Afiliación y reafiliación

   La afiliación funciona como un formulario con preguntas condicionales y archivos adjuntos (estatuto, lista de la comisión, datos bancarios, declaración de seguro), así cada solicitud llega con el mismo formato y se puede aprobar, consultar o rechazar desde una sola cola en lugar de una bandeja de correo.

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   El directorio de agrupaciones

   Las agrupaciones afiliadas aparecen en un directorio que se genera a partir de registros vivos, no mantenido a mano, así que cuando una agrupación cambia su correo de contacto o su horario de reunión, su ficha y la tuya se actualizan al mismo tiempo.

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   Convocatorias de fondos

   Solicitudes de subsidio como formularios con fecha de cierre, y después rendiciones como un segundo formulario que pide los números que la agrupación ya tiene: cantidad de socios, asistencia a eventos, lo que se gastó. La evidencia queda adjunta al registro, no prometida en una respuesta.

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   Seguridad y documentación de eventos

   Evaluaciones de riesgos, descargos y reportes de incidentes reunidos por agrupación y por evento, con los vencimientos visibles antes del fin de semana y no después. Los registros de acreditaciones guardan las verificaciones de primeros auxilios y de protección de menores de las personas que las necesitan.

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   El recambio anual de comisiones directivas

   Todas las agrupaciones cambian de comisión en las mismas pocas semanas. Los cargos llevan consigo los accesos, así que cuando una agrupación designa al tesorero del año que viene, se lo quita al del año anterior al mismo tiempo, y tu lista de contactos de doscientas agrupaciones se actualiza sola.

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   Por encima de las agrupaciones

   El centro de estudiantes es la organización superior: tus noticias, eventos y sedes se publican en el sitio de cada agrupación afiliada, puedes compartir hacia abajo cargos estándar de comisión para que las agrupaciones los asignen y recibes reportes consolidados de todas ellas. No puedes manejar el panel de una agrupación ni tocar su dinero: el acceso entre organizaciones requiere un rol explícito, y eso es lo que hace que las agrupaciones quieran sumarse.

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   Comunicarte con las comisiones

   Difusiones a todas las comisiones afiliadas (la fecha límite de los fondos, el cierre de una sede, el recordatorio de cumplimiento) enviadas desde la dirección del centro de estudiantes con reportes de entrega y apertura, en lugar de una combinación de correspondencia desde una planilla.

Los reportes que vas a usar a diario

Unos pocos de los cientos que hay en el catálogo: los que más abre un responsable de agrupaciones estudiantiles. Cada uno indica cómo se calculó, para que la cifra se pueda discutir.

Foto del padrón

Cuántos socios al día tiene cada agrupación afiliada en la fecha que elijas: el número en el que deberían basarse la asignación de fondos y las renovaciones de afiliación.

Asistencia a eventos

Qué organizó realmente cada agrupación y cuántas personas asistieron, que es la evidencia que pide una rendición de subsidio y la medida honesta de una agrupación activa.

Vencimientos de cumplimiento y acreditaciones

Qué agrupaciones tienen al día sus declaraciones de seguro, verificaciones de protección de menores y cobertura de primeros auxilios, y cuáles vencen antes del próximo fin de semana de eventos.

Resumen de ingresos

Lo que una agrupación cobró en cuotas, entradas y donaciones en un período: visible para la propia agrupación y reportable en conjunto para todo el centro de estudiantes.

Renovación y retención

Cuántos socios conservó cada agrupación respecto del año anterior, para que una agrupación en declive silencioso se note cuando todavía hay tiempo de ayudar.

Ver toda la funcionalidad de reportes →

Preguntas frecuentes

¿Tenemos que obligar a todas las agrupaciones a usarlo?+

No, y hacerlo obligatorio rara vez funciona. Lo habitual es que el centro de estudiantes tenga su propio sitio y les ofrezca uno a las agrupaciones afiliadas; las que quieren una web de verdad y pagos online (donde ClubHelix admite pagos en línea) lo adoptan primero. Las agrupaciones que siguen con una planilla igual aparecen en tu directorio.

¿Podemos ver el panel de administración de una agrupación?+

No por defecto, y es a propósito. Una organización superior publica contenido compartido hacia abajo y ve reportes consolidados; manejar el panel de una agrupación requiere un rol explícito otorgado en esa agrupación. Ese límite es lo que hace que las agrupaciones se sientan cómodas estando bajo tu organización.

¿Cómo funciona la facturación con cien agrupaciones afiliadas?+

Cada agrupación es su propia organización con su propio plan, así que una agrupación pequeña puede quedarse en el plan Free mientras una grande paga por lo que usa. Si el centro de estudiantes quiere financiar a sus agrupaciones de forma centralizada, escríbenos para ver cómo se configura.

¿Qué pasa al final del año académico?+

No se rompe nada. Los registros, los sitios y el historial quedan en la agrupación; solo cambian las personas que ocupan los cargos. Los integrantes salientes de la comisión pierden el acceso cuando termina su designación, y el registro de auditoría deja constancia del cambio.

Las agrupaciones cambian de comisión todos los años. ¿Es realista una migración para una comisión de voluntarios?+

Sí, si cae en la ventana del traspaso y no a mitad de semestre. Lo que funciona es que la comisión saliente exporte la lista de socios y anote dónde están realmente el dominio y las cuentas de redes sociales (eso último es lo que las agrupaciones pierden), y que la comisión entrante arme el sitio a partir de una plantilla en sus primeras dos semanas, mientras todos tienen ganas. Una agrupación sin web que mudar tiene el trabajo más fácil de los dos y puede estar en línea en una tarde.