Pensado para grupos en los que las familias importan tanto como los miembros.

Por qué las comisiones directivas de grupos juveniles recurren a nosotros

Los mismos problemas aparecen en cada reunión de la comisión directiva. ClubHelix está hecho para eliminarlos de una vez por todas.

• Las suspensiones de reuniones se avisan desde el celular personal del líder.
• Las autorizaciones para los campamentos vuelven en papel y después se pierden.
• No hay un registro central de qué jóvenes tienen firmada cada autorización.
• Las cuotas se cobran en efectivo y las familias no tienen ningún comprobante del pago.
• La comunicación con las familias pasa por un grupo en redes sociales en el que no están todas.

Qué hace ClubHelix por grupos juveniles

La plataforma, aplicada a los momentos que de verdad marcan tu año.

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   Alta de familias y menores

   Primero se registra el adulto y después vincula a uno o más menores a cargo: cada uno tiene su propio perfil, su franja de edad, su registro de consentimiento y su formulario de información médica. Las cuotas de cada ciclo se cobran con Stripe Connect, donde ClubHelix admite pagos en línea.

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   Reuniones semanales y programas

   Eventos recurrentes para las reuniones semanales, las noches de distrito y los bloques de actividades. Cada socio tiene su propio feed de calendario ICS, así las familias ven solo las reuniones a las que va su hijo o hija.

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   Campamentos y eventos

   Los campamentos funcionan como eventos con costo (pagados en línea donde ClubHelix admite pagos en línea), con cupo, franjas de edad y campos de alimentación, salud y consentimiento. Los descargos digitales con versiones se adjuntan a la inscripción, y cada aceptación con el nombre escrito queda registrada para siempre en la ficha de cada menor. Gracias a la lógica condicional, un miembro más pequeño no ve las preguntas de la actividad de una sección mayor.

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   Comunicación con las familias

   Envía suspensiones, recordatorios de campamentos y novedades para las familias desde tu propia dirección, como grupo@tusitio.org, con un centro de preferencias para que cada familia reciba solo los avisos de la sección de su hijo o hija.

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   Registro de líderes y roles

   Los líderes son socios con roles específicos en cada sección, y sus certificados para trabajar con menores y sus credenciales de primeros auxilios se controlan con recordatorios de vencimiento. Los permisos y los registros de auditoría dejan claro quién tiene acceso a los datos de cada menor, algo clave para un entorno seguro para la infancia.

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   Recaudación y tienda

   Venta de entradas integrada (donde se admiten pagos en línea) para cenas con las familias y eventos a beneficio. Una tienda del grupo para uniformes, insignias y productos, con variantes de talla y control de existencias.

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   Cumplimiento en seguridad de menores

   Los líderes del grupo necesitan tener vigentes la verificación para trabajar con menores y los primeros auxilios, y cada participante menor de edad necesita un consentimiento firmado. El reporte de cobertura de cumplimiento te dice a quién le falta qué, por sección, antes del campamento y no en la puerta.

Funcionalidades incluidas en tu plan

Todos los planes empiezan gratis e incluyen toda la plataforma que ves abajo: explora todas las funcionalidades o compara los planes.

Preguntas frecuentes

Las preguntas que hacen las comisiones directivas de cada grupo juvenil antes de registrarse.

¿La plataforma admite un «nivel» por encima del grupo, como un distrito o una región?+

Sí. El distrito o la región se ubica un nivel por encima de los grupos, con identidad visual heredada, un directorio de miembros de todos los grupos y reportes de miembros y eventos.

¿Cómo se gestionan las autorizaciones?+

Las autorizaciones son formularios, con o sin costo, adjuntos a un campamento o evento. Las familias los completan en línea, incluidos los campos médicos y de alimentación, y queda un registro en el perfil del menor. Los descargos formales tienen versiones, y cada aceptación con el nombre escrito queda vinculada para siempre al texto exacto que aceptó el adulto.

¿Podemos asegurarnos de que solo los líderes indicados vean los datos de un menor?+

Sí. Con los permisos por rol, el líder de una sección ve solo a los miembros de su sección. Los registros de auditoría guardan cada acceso a la ficha de un menor, con un historial exportable para las revisiones de protección de la infancia.

¿Cada familia ve solo los eventos de sus propios hijos?+

Sí. El feed ICS personal y la lista de eventos de cada adulto incluyen solo las reuniones y los campamentos en los que participan los menores vinculados a su cuenta.