Para encargados de inscripciones y de socios
La temporada de inscripciones, sin la planilla compartida.
Las inscripciones llegan ya pagadas y ya validadas, las renovaciones se recuerdan solas y el censo que tu asociación pide cada año es un reporte, no dos semanas contando.
Qué hace difícil el trabajo de encargado de inscripciones
Nada de esto es lo interesante de dirigir un club. Todo esto es la razón por la que cuesta tanto cubrir el cargo.
- Una planilla de inscripciones que editan tres personas a la vez durante la semana de inscripción.
- No hay forma confiable de saber quién renovó, a quién se le venció la cuota y quién nunca terminó de pagar.
- Contar a mano el censo de la temporada para un formulario que vence el viernes que viene.
- Contactos de emergencia y notas médicas dispersos entre formularios en papel y bandejas de correo.
- Que la asociación, el municipio y el organismo que da los subsidios te pidan los mismos números en tres formatos distintos.
Cómo lo resuelve ClubHelix
La plataforma, aplicada a los momentos que de verdad marcan el trabajo de encargado de inscripciones.
Inscripción
Los socios se inscriben y pagan en tu propio sitio (el pago online, donde ClubHelix admite pagos en línea), con las preguntas que tu club realmente hace y las condiciones que deben aceptar. No hay que volver a tipear nada, porque nunca hubo nada en papel.
Familias
Una sola cuenta de madre, padre o tutor inscribe a varios hijos de una vez, con personas a cargo, tutores y consentimientos registrados en la persona correcta.
Renovaciones
La fecha hasta la que cada socio está al día queda registrada, los recordatorios salen según lo programado y el reporte del embudo de renovación muestra exactamente dónde se pierde la gente entre el recordatorio y el pago.
Cuotas vencidas y socios en riesgo
Los socios con la cuota vencida y los que están en riesgo tienen su propio reporte, así una campaña para recuperarlos se dirige a quienes realmente se fueron y no a toda la lista.
El censo
Cantidad de personas por tipo, equipo, franja de edad y temporada: el formato que pide un informe de participación o una rendición de un subsidio, exportable en CSV o PDF sin dos semanas contando.
Cumplimiento en el padrón
Las verificaciones para trabajar con menores, las acreditaciones de entrenadores y los descargos firmados quedan en la ficha del socio, con reportes de vencimientos para que nada venza a mitad de temporada.
Los reportes que vas a usar a diario
Unos pocos de los cientos que hay en el catálogo: los que más abre un encargado de inscripciones. Cada uno indica cómo se calculó, para que la cifra se pueda discutir.
- Foto del padrón
- El padrón en cualquier fecha, por estado y tipo de socio.
- Socios nuevos
- Quién se sumó en este período y cómo llegó.
- Socios con cuota vencida y en riesgo
- Quién dejó de pagar y quién está por dejar de hacerlo.
- Embudo de renovación
- Recordados, renovados, vencidos, y en qué punto de la secuencia se pierde la gente.
- Retención por camada de ingreso
- De los socios que entraron en cada temporada, cuántos siguen en el club.
- Socios por tipo
- Divisiones entre infantiles, mayores, familias y socios sociales: el formato que pide un censo.
Ver toda la funcionalidad de reportes →
Preguntas frecuentes
- Sí. La importación masiva toma un CSV con tus socios actuales y el padrón sigue funcionando desde ahí. No tienes que empezar la temporada de inscripciones con una lista vacía.
- Recoge lo que pregunta tu formulario de inscripción y reporta sobre lo recogido. Algunos informes para organismos de financiamiento piden datos demográficos que el club nunca juntó: esos reportes lo dicen con claridad en lugar de presentar un conteo parcial como si fuera completo.
- Cada reporte de socios indica su definición en la página. Es a propósito: "activo" significa algo un poco distinto para quien lleva las inscripciones, para el tesorero y para una asociación, así que el reporte dice cuál usó en lugar de dejarte adivinando.
- No, salvo que le des un rol en tu club. Un organismo superior recibe totales agregados (de participación y de cumplimiento) calculados en la base de datos. Las fichas de los socios nunca cruzan ese límite.
- Los datos entran como CSV, con detección de duplicados y una prueba previa para que veas exactamente qué se escribiría antes de escribir nada. La limitación real está en el otro extremo: lo que puedes SACAR de tu sistema actual varía muchísimo, así que expórtalo y abre el archivo antes de comprometerte con la mudanza. Lo que nunca se registró no puede llegar: si faltan consentimientos, fechas de alta o contactos de emergencia en la exportación, faltan, y el formulario de inscripción es la forma de recogerlos bien en lugar de adivinar. Los datos de los socios también implican obligaciones de privacidad durante la mudanza; la guía de abajo las explica.
¿Puedo importar el padrón que ya tenemos?
¿Recoge edades y otros datos demográficos para nuestro censo?
¿Qué cuenta como "socio activo"?
¿Nuestra asociación puede ver los datos de nuestros socios?
¿Podemos pasar los datos de nuestros socios sin perder nada?
Guías para encargados de inscripciones
- El censo de socios: cómo contar bien a los socios de tu club
- Cómo calcular la tasa de retención de socios de tu club (ejemplo resuelto)
- ¿Qué hace el responsable de inscripciones de un club?
- Plantilla de formulario de membresía: qué debe recoger el formulario de inscripción de tu club
- Cómo migrar los datos de socios del club a otro sistema
Otros cargos de la comisión directiva
Un club funciona gracias a más de un voluntario. Esto es lo que la plataforma hace por el resto de la comisión directiva.
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