Temporada de inscrições sem planilha compartilhada.

O que torna difícil o trabalho de responsável pelas inscrições

Nada disso é a parte interessante de dirigir um clube. Tudo isso é o motivo de o cargo ser tão difícil de preencher.

• Uma planilha de inscrições que três pessoas editam ao mesmo tempo na semana das inscrições.
• Nenhum jeito confiável de saber quem renovou, quem deixou vencer e quem nunca terminou de pagar.
• Contar à mão o censo da temporada para um formulário que vence na próxima sexta.
• Contatos de emergência e observações médicas espalhados entre fichas de papel e caixas de e-mail.
• Receber o pedido dos mesmos números da federação, da prefeitura e do órgão de fomento, em três formatos diferentes.

Como o ClubHelix resolve isso

A plataforma aplicada aos momentos que realmente movem o trabalho de responsável pelas inscrições.

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   Inscrição

   Os sócios se inscrevem no site do próprio clube (e pagam por lá, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), com as perguntas que o seu clube realmente faz e as condições que precisam aceitar. Não há etapa de redigitação, porque nada nunca passou pelo papel.

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   Famílias

   Uma única conta de pai, mãe ou responsável inscreve vários filhos de uma vez, com dependentes, responsáveis e consentimentos registrados nas pessoas certas.

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   Renovações

   A data até a qual cada sócio está em dia fica registrada, os lembretes saem no prazo e o relatório de funil de renovação mostra exatamente onde as pessoas desistem entre o lembrete e o pagamento.

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   Inativos e em risco

   Sócios inativos e em risco têm um relatório próprio, então uma ação de reconquista vai para quem realmente saiu, e não para a lista inteira.

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   O censo

   Contagem por tipo, time, faixa etária e temporada, no formato que uma prestação de contas de participação ou de verba recebida pede, exportável em CSV ou PDF sem duas semanas de contagem.

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   Conformidade no quadro de sócios

   Verificações de antecedentes para quem trabalha com crianças, credenciamentos de treinadores e termos de responsabilidade assinados ficam na ficha do sócio, com relatórios de vencimento para que nada expire no meio da temporada.

Os relatórios que você vai usar todo dia

Alguns das centenas que existem no catálogo: os que mais são abertos no trabalho de responsável pelas inscrições. Cada um mostra como foi calculado, para que o número possa ser questionado.

Retrato da associação

O quadro de sócios em qualquer data, por situação e tipo de associação.

Novos sócios

Quem entrou neste período e como chegou.

Sócios inativos e em risco

Quem parou de pagar e quem está prestes a parar.

Funil de renovação

Lembrados, renovados, vencidos, e em que ponto da sequência as pessoas desistem.

Retenção por turma de entrada

Dos sócios que entraram em cada temporada, quantos ainda estão no clube.

Sócios por tipo

Divisão entre base, adulto, família e social, no formato que um censo pede.

Ver todo o recurso de relatórios →

Perguntas frequentes

Posso importar o quadro de sócios que já temos?+

Sim. A importação em massa aceita um CSV com os seus sócios atuais, e o quadro de sócios continua funcionando a partir daí. Você não precisa começar a temporada de inscrições com uma lista vazia.

Ele coleta idades e outros dados demográficos para o nosso censo?+

Ele coleta o que o seu formulário de inscrição pergunta e gera relatórios sobre o que foi coletado. Algumas prestações de contas pedem dados demográficos que o clube nunca reuniu, e esses relatórios dizem isso claramente, em vez de apresentar uma contagem parcial como se fosse completa.

O que conta como “sócio ativo”?+

Todo relatório de associação mostra a própria definição na página. Isso é proposital: “ativo” significa algo um pouco diferente para quem cuida das inscrições, para o tesoureiro e para a federação, então o relatório diz qual definição usou, em vez de deixar você adivinhar.

A nossa federação pode ver os dados dos nossos sócios?+

Não, a menos que você dê a ela uma função no seu clube. Uma entidade superior recebe totais consolidados (participação e conformidade) calculados no banco de dados. As fichas dos sócios nunca atravessam essa fronteira.

Conseguimos trazer as fichas dos sócios sem perder nada?+

As fichas entram por CSV, com detecção de duplicados e uma simulação para você ver exatamente o que seria gravado antes de qualquer gravação. A limitação honesta está do outro lado: o que dá para TIRAR do seu sistema atual varia muito, então exporte e abra o arquivo antes de se comprometer com a mudança. O que nunca foi registrado não tem como chegar: se consentimentos, datas de entrada ou contatos de emergência não estão na exportação, eles não existem, e o formulário de inscrição é o jeito de coletá-los direito, em vez de adivinhar. Os dados dos sócios também trazem obrigações de privacidade na mudança; o guia abaixo trata delas.