Duzentos grupos estudantis, um lugar para ver todos.

O que torna difícil o trabalho de responsável pelos grupos estudantis

Nada disso é a parte interessante de dirigir um clube. Tudo isso é o motivo de o cargo ser tão difícil de preencher.

• Pedidos de filiação chegando como PDFs anexados a e-mails, cada um em um formato.
• Um diretório de grupos no site da entidade que está errado duas semanas depois da feira de recepção dos calouros.
• Nenhuma contagem confiável de sócios por grupo, então a verba vai para quem reclama mais alto.
• Prestações de contas de verbas que chegam meses depois porque a diretoria que gastou o dinheiro já se formou.
• Correr atrás de cada grupo, um por um, por uma avaliação de risco antes de um fim de semana de eventos.
• Ninguém saber qual grupo ainda está com as chaves, o dinheiro do caixa ou o equipamento.

Como o ClubHelix resolve isso

A plataforma aplicada aos momentos que realmente movem o trabalho de responsável pelos grupos estudantis.

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   Filiação e refiliação

   A filiação funciona como um formulário com perguntas condicionais e envio de arquivos (estatuto, lista da diretoria, dados bancários, declaração de seguro), então todo pedido chega no mesmo formato e pode ser aprovado, questionado ou recusado em uma única fila, e não em uma caixa de e-mail.

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   O diretório dos grupos

   Os grupos filiados aparecem em um diretório gerado a partir dos registros em tempo real, e não mantido à mão, então um grupo que muda o e-mail de contato ou o horário das reuniões atualiza o próprio cadastro e o seu ao mesmo tempo.

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   Rodadas de verba

   Pedidos de verba como formulários com data de encerramento e, depois, a prestação de contas como um segundo formulário que pede os números que o grupo já tem: quantidade de sócios, público dos eventos, o que foi gasto. A comprovação fica anexada ao registro, e não prometida em uma resposta.

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   Segurança e papelada dos eventos

   Avaliações de risco, termos de responsabilidade e relatórios de incidente reunidos no grupo e no evento a que pertencem, com o vencimento visível antes do fim de semana, e não depois. Os registros de credenciamento guardam as verificações de primeiros socorros e de proteção de quem precisa delas.

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   A troca anual das diretorias

   Todos os grupos trocam de diretoria nas mesmas poucas semanas. Os cargos carregam o acesso, então um grupo que nomeia o tesoureiro do ano que vem remove o do ano passado ao mesmo tempo, e a sua lista de contatos de duzentos grupos se atualiza sozinha.

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   Acima dos grupos

   A entidade estudantil é a organização superior: as suas notícias, eventos e locais são publicados no site de cada grupo filiado, cargos padrão da diretoria podem ser compartilhados para os grupos preencherem, e você recebe relatórios consolidados de todos eles. Você não administra o painel de um grupo nem mexe no dinheiro dele: o acesso entre organizações exige uma função explícita, e é isso que mantém os grupos dispostos a entrar.

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   Comunicação com as diretorias

   Comunicados para todas as diretorias filiadas (o prazo da verba, o fechamento de um espaço, o lembrete de conformidade) enviados do endereço da entidade, com relatórios de entrega e abertura, em vez de uma mala direta montada em planilha.

Os relatórios que você vai usar todo dia

Alguns das centenas que existem no catálogo: os que mais são abertos no trabalho de responsável pelos grupos estudantis. Cada um mostra como foi calculado, para que o número possa ser questionado.

Retrato da associação

Quantos sócios em dia cada grupo filiado tem, na data que você escolher: o número em que a divisão de verbas e as renovações de filiação deveriam se basear.

Público dos eventos

O que cada grupo de fato realizou e quantas pessoas foram, que é a comprovação que uma prestação de contas pede e a medida honesta de um grupo ativo.

Vencimento de conformidade e credenciamentos

Quais grupos têm declaração de seguro, verificações de proteção e cobertura de primeiros socorros em dia, e quais vencem antes do próximo fim de semana de eventos.

Resumo de receitas

O que um grupo arrecadou em taxas de associação, ingressos e doações em um período, visível para o próprio grupo e reportável em totais para toda a entidade.

Renovação e retenção

Quantos sócios cada grupo manteve do ano passado, para que um grupo em declínio silencioso apareça enquanto ainda dá tempo de ajudar.

Ver todo o recurso de relatórios →

Perguntas frequentes

Precisamos obrigar todos os grupos a usar?+

Não, e obrigar raramente funciona. O caminho mais comum é a entidade ter o próprio site e oferecer um site a cada grupo filiado, com os que querem um site de verdade e pagamentos online (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) aderindo primeiro. Os grupos que continuam na planilha também aparecem no seu diretório.

Podemos ver o painel de um grupo por dentro?+

Não por padrão, e isso é proposital. Uma organização superior publica conteúdo compartilhado para baixo e vê relatórios consolidados; administrar o painel de um grupo exige uma função explícita concedida por aquele grupo. É esse limite que deixa os grupos à vontade para ficar abaixo de você.

Como funciona a cobrança para cem grupos filiados?+

Cada grupo é uma organização própria, com o próprio plano, então um grupo pequeno pode ficar no plano Free enquanto um grande paga pelo que usa. Uma entidade que queira custear os grupos de forma centralizada deve falar com a gente sobre como configurar isso.

O que acontece no fim do ano letivo?+

Nada quebra. Registros, sites e histórico ficam com o grupo; só mudam as pessoas que ocupam os cargos. Quem sai da diretoria perde o acesso quando o mandato termina, e o registro de auditoria guarda a mudança.

Os grupos trocam de diretoria todo ano. Uma migração é realista para uma diretoria de voluntários?+

É, se acontecer na janela da troca de diretoria, e não no meio do semestre. O que funciona é a diretoria que sai exportar a lista de sócios e anotar onde o domínio e as contas nas redes sociais realmente estão (essa segunda parte é o que os grupos perdem) e a diretoria que entra montar o site a partir de um modelo nas duas primeiras semanas, enquanto todo mundo ainda está animado. Um grupo sem site para migrar tem o trabalho mais fácil dos dois e pode estar no ar em uma tarde.