Escolinhas, turmas e matrículas

Organize escolinhas, clínicas e dias de aula aberta com estrutura de verdade: cada turma tem as datas do período, as aulas e o número de vagas, além do local, do preço e do prazo de matrícula. Salve, e as aulas semanais são geradas ao longo do período inteiro: aulas reais e individuais, que você pode mudar de dia por causa de um feriado ou cancelar em uma semana, com as famílias matriculadas avisadas da mudança.

As turmas começam como rascunho e são publicadas em uma página /programs no seu site, cada uma com o próprio link para compartilhar.

As famílias fazem a matrícula online, para o período inteiro ou aula por aula, quando você definiu um preço de aula avulsa. Os responsáveis matriculam as crianças pela própria conta, e cada linha da lista mostra o nome de quem vai participar, e não só o do titular da conta: um pai ou uma mãe que matricula dois filhos aparece duas vezes, uma por criança. Matrículas pagas passam pelo checkout com cartão (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online); as gratuitas são confirmadas na hora.

Quando uma turma lota, a lista de espera assume automaticamente, então a procura é registrada em vez de dispensada. As ofertas saem estritamente por ordem de chegada, e cada uma segura a vaga por 48 horas antes de passar para a próxima pessoa da fila. Ninguém precisa ficar cuidando da fila, e o clube vê exatamente quanta procura o segundo período realmente tem.

Defina uma proporção de equipe por aluno, e ela funciona como um segundo limite de vagas: escale os treinadores de uma aula, diga quantas crianças cada um pode atender, e a vaga seguinte é recusada no momento em que alguém tenta comprá-la, e não descoberta em uma auditoria depois. Um treinador escalado em uma aula conta como capacidade de um e não pode estar em dois lugares ao mesmo tempo, então a proporção é calculada sobre as pessoas realmente escaladas. Duas coisas para saber antes de confiar nela: uma aula sem ninguém escalado aparece sem limite, e não com limite zero, então escale a equipe antes de contar com o número. E a proporção é aplicada na matrícula, mas ainda não aparece em relatórios. Para uma visão da temporada inteira de quem está carregando o peso, use o relatório Carga dos treinadores.

A chamada é feita em cada aula (presente, atrasado ou ausente), o que dá aos treinadores um registro de quem veio e aos pais a confiança de que alguém está acompanhando. Como a lista é por aula, fica fácil ver padrões ao longo do período, e os alunos avulsos aparecem na chamada da aula deles junto com os matriculados no período.

Um sistema de níveis e evolução é o que faz uma família renovar a matrícula: dá à criança um motivo visível para voltar e dá a você uma resposta sólida quando um pai pergunta por que o filho não subiu de nível. Escreva a sua própria escada de níveis e as habilidades de cada um (níveis de natação, níveis de ginástica, faixas, medalhas, o nome que o seu esporte já usa) e marque cada criança na ficha de evolução da própria turma.

A conquista é marcada direto na lista de chamada, na mesma linha que o treinador já tem à frente na piscina ou no tatame, então acontece no dia, e não de memória no domingo à noite. E um nível pertence à matrícula, e não à criança: o mesmo nadador pode estar no nível cinco na equipe de treinamento e no nível dois em uma turma de correção de nado, sem que uma marcação contradiga a outra. O nível atual é sempre calculado a partir das próprias conquistas, então não existe um segundo registro para ficar desalinhado com o histórico, e levar um nível para o próximo período é uma ação deliberada, não um acidente. As famílias veem o nível na página da turma em vez de perguntar na recepção.

Uma observação honesta: escrever habilidades que dois treinadores diferentes avaliem igual é a parte difícil, e é um problema de redação, não de sistema. Nós damos a escada e a ficha; o texto que faz “flutua sem ajuda” significar a mesma coisa para os dois é com você.

“Estávamos doentes, dá para repor a aula?” é a mensagem mais comum que uma escolinha recebe, e a maioria responde de um jeito diferente a cada vez, e é assim que uma regra vira discussão. No ClubHelix, a família avisa da falta pelo seu próprio site e ganha um crédito de reposição que ela mesma usa para marcar outro horário de aula. A regra que você escolheu é a regra que vale, e a recepção fica fora do processo de propósito.

As proteções é que fazem uma política de créditos de aula se sustentar. Um crédito é emitido uma vez só: duas mensagens de “meu filho vai faltar” na mesma semana geram um crédito, não dois. Ele vence no ciclo que você definir, e um crédito vencido é recusado. Ele não pode ser usado duas vezes, nem por duas pessoas tocando no botão no mesmo instante. E ele não sobrevive ao reembolso da matrícula que o gerou, então um crédito nunca dura mais do que o dinheiro que pagou por ele.

Decida a regra antes de ativar: quanta antecedência conta como aviso, quantas reposições um período comporta e o que acontece quando é você que cancela a aula, e não a família. Um crédito que nunca vence vira, sem ninguém perceber, uma dívida nas contas do clube.

A aula experimental é a porta de entrada mais barata que uma escolinha tem, e só funciona se não custar nada à família passar por ela. Ofereça uma aula experimental gratuita ou paga de uma turma, e alguém que nunca falou com você pode garantir uma vaga com nome e e-mail, sem precisar de conta.

O limite já vem embutido, sem ninguém precisar fiscalizar: cada criança pode fazer a aula experimental de uma turma uma única vez, e uma aula experimental cancelada ou reembolsada também conta. Assim, a aula experimental não vira, sem ninguém perceber, um desconto semanal para uma família que fica remarcando.

Duplicar para um novo período pega uma turma encerrada, pede as novas datas e devolve um rascunho novo com as mesmas configurações e as aulas geradas de novo, com a lista e a chamada vazias e os preços prontos para ajustar. Clínica de férias em janeiro? Mesmo processo.

Isso leva o período adiante. A campanha de rematrícula leva as famílias. A rematrícula é onde está a receita e a parte que a maioria deixa por último, então o ClubHelix monta a lista de convites do próximo período a partir das matrículas confirmadas do período anterior (uma por criança, deixando de fora quem cancelou ou foi reembolsado) e acompanha cada família da lista separadamente. Um envio interrompido no meio é retomado, e não recomeçado, e ninguém é convidado duas vezes.