Reserva de quadras e espaços

Desenhe as suas quadras, campos e salões direto no mapa do local, em uma área em branco ou sobre uma foto aérea enviada por você, para que a Quadra 3 seja, sem dúvida, a Quadra 3. Cada espaço ganha a sua cor, e escolher um horário na grade de disponibilidade destaca a quadra no mapa, então ninguém reserva o campo dos fundos achando que era o da frente.

Cada espaço tem as suas próprias regras, e a página pública /book aplica todas automaticamente:

Sócios e visitantes avulsos podem pagar valores diferentes pelo mesmo horário, e qualquer um dos valores pode ser zero para ficar gratuito. Quando o preço depende de quantos vêm, defina por cavalo, por jogador ou por raia: quem reserva escolhe o número, e o total se calcula sozinho. Quatro cavalos por uma hora a $10 cada dá $40, na tela de reserva e na confirmação. Deixe um espaço ser compartilhado, com uma capacidade, e várias reservas acontecem lado a lado até acabarem as vagas: um picadeiro que comporta quatro cavalos, uma piscina com seis raias. Adicione uma caixa de comentários para as pessoas contarem o que você precisa saber antes de chegarem.

Depois, escolha como cada espaço é pago. Com cartão na reserva (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) recebe o dinheiro antes de confirmar o horário, então o clube nunca fica correndo atrás de uma quadra que já foi usada. No local confirma a reserva na hora e acompanha o que falta receber (um QR Code na selaria, dinheiro no bar, a maquininha no balcão), e o clube marca como paga no painel quando o dinheiro chega. Um clube pode receber reservas desde o primeiro dia sem nenhum processador de pagamento configurado, e convidados podem reservar o aluguel de um espaço sem conta: com nome e e-mail, recebem uma confirmação.

Depois, imprima o código. A área de espaços gera um cartaz com QR Code para imprimir, um para cada quadra e um para o local inteiro. Plastifique e coloque onde o dinheiro de fato muda de mão: a porta da selaria, o bar, o portão da quadra. A leitura abre uma página de pagamento que já sabe de qual reserva a pessoa está falando: as próprias reservas, quando ela entrou na conta; as feitas naquele aparelho, quando é convidada; ou o link do e-mail de confirmação. A página mostra o valor devido e um código da reserva para informar na transferência, e oferece Pagar com cartão (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) pelo provedor de pagamento do próprio clube (valem as taxas de cartão habituais do clube) ou os dados de pagamento do próprio clube: a imagem do seu QR Code de pagamento, um link de pagamento ou os dados da conta, configurados uma vez para a organização inteira no cartão Pagamento no local. Quem paga direto ao clube pode tocar em Já paguei para avisar, o que coloca a marca Diz que pagou na reserva. O clube ainda confirma com Marcar como paga, porque uma declaração nunca é dinheiro.

Das seis às nove nos dias de semana, está tudo lotado e sócios ficam sem horário; às dez da manhã de terça, está vazio e com as luzes acesas. O preço de quadra em horário nobre é como um clube recupera o custo dos horários que todos querem e leva quem é flexível para os horários menos procurados. Defina tarifas por hora do dia e dia da semana (uma faixa nobre nas noites de semana, um valor para as manhãs de fim de semana, um valor comum para o resto), e cada regra tem um preço para sócios e outro para avulsos, então os dois ajustes que você já tem continuam funcionando por baixo.

Uma reserva é cobrada horário por horário, que é a única forma que os sócios aceitam como justa: uma reserva que atravessa a divisa paga as duas tarifas, e não a do começo. A tarifa aplicada fica gravada na própria reserva, então uma mudança posterior nos seus preços de aluguel de quadra fora do horário nobre nunca reescreve o que alguém pagou. Isso faz diferença na primeira vez que um sócio questionar um recibo de março. O nome que você dá a uma regra (“Nobre”, “Fim de tarde”, “Fim de semana”) aparece no quadro da grade e no detalhamento do preço da reserva, então ninguém se surpreende no checkout.

Reservas duplicadas são impossíveis por concepção: a exclusividade de cada horário é garantida no banco de dados, então duas pessoas nunca ficam com a mesma quadra ao mesmo tempo, mesmo que toquem em “reservar” no mesmo segundo. Em um picadeiro compartilhado, as vagas é que são contadas: dois cavaleiros na mesma hora é justamente a ideia, e o quinto cavalo em um picadeiro para quatro é recusado, não encaixado. E, no caso raro em que um pagamento chega depois que a reserva provisória do horário expirou, a reserva é sinalizada para análise em vez de alguém ser cobrado em silêncio por uma quadra que não tem.

Um espaço reservável não precisa ser um lugar. Pode ser uma pessoa (um treinador, um instrutor, um fisioterapeuta) ou um equipamento, como uma máquina de bolas ou um conjunto de mesas alugado. Cada um é reservado exatamente como uma quadra: a mesma grade de disponibilidade, a mesma proteção contra conflitos, o mesmo checkout. Para quem reserva, “marcar uma aula com a Alice” e “reservar a Quadra 3” são o mesmo gesto.

O que importa é a agenda única por baixo. Um treinador dando uma aula particular e o mesmo treinador comandando o treino de terça são compromissos na mesma agenda, então eles entram em conflito como devem: um treinador não pode ser reservado duas vezes em duas quadras, não importa o que o clube tenha digitado em um campo de capacidade, porque uma pessoa tem capacidade de um e não pode estar em dois lugares ao mesmo tempo. Um treinador escalado aparece na grade pública como realmente indisponível, em vez de ficar invisível até alguém reclamar. O vínculo entre um espaço do tipo pessoa e a conta por trás dele é visível só para a equipe e nunca é publicado no seu site público.

Dois sócios ocupando o horário nobre toda semana é a reclamação que toda diretoria acaba ouvindo, e ela costuma ser resolvida por um voluntário em uma conversa constrangedora. Defina um limite por sócio: um número de reservas por dia, semana ou mês, contado em uma quadra ou no local inteiro. Ele é aplicado no momento em que a reserva é feita, no banco de dados, e não exibido como uma regra que ninguém lê. A cota segue o ciclo que você escolheu, e um cancelamento devolve a reserva, porque um limite existe para impedir o acúmulo, não para punir quem liberou a quadra.

Os cancelamentos são a outra metade. Um clube que aceita cancelamento gratuito até o minuto em que o horário começa não tem como revender o horário nobre, então você pode exigir aviso prévio (qualquer prazo de até quinze dias), e um cancelamento dentro desse prazo é recusado, e não aceito em silêncio. Essa é toda a política de cancelamento em cima da hora que funciona: aplicada, e não só publicada.

Quando alguém simplesmente não aparece, a sua equipe marca a ausência. Os sócios não podem marcar em si mesmos, ela só vale para uma reserva que já passou e pode ser desfeita, porque a equipe também erra, e quem apareceu não deve levar a culpa. O horário volta para a grade, mas a reserva continua contando no limite daquele sócio, que é a consequência que de fato muda o comportamento. A situação fica na própria reserva, então é no painel de Reservas que você vê quem não apareceu enquanto a diretoria decide o que a sua política de ausência em reservas de quadra deve dizer. Uma lacuna que vale conhecer antes de procurar: o relatório Cancelamentos e ausências hoje conta as reservas canceladas e reembolsadas por resultado, e ainda não inclui as ausências nessa contagem. Trate uma taxa de ausência como uma decisão à parte: o ClubHelix registra a situação, e cobrar por ela é uma conversa do seu clube, não algo que o sistema faz pelas suas costas.

Um limite, com franqueza, que vale conhecer antes de ativar um limite de reservas: ele só funciona em uma reserva feita por alguém que o clube conhece. Um convidado que aluga o espaço com nome e e-mail não tem associação para contar. Uma quadra que você quer limitar deve ser somente para sócios, com o aluguel avulso tratado pelo preço.

O painel de Reservas é uma visão ao vivo e filtrável de quem está em qual quadra, quantos cavalos ou jogadores levou, quanto pagou e o que ainda falta receber no local, com Marcar como paga em um clique e exportação em CSV. Bloqueios do painel reservam horários para manutenção ou treinos, até fora do horário público se precisar; os cancelamentos devolvem os horários para a grade na hora; os sócios cancelam as próprias reservas; e os reembolsos feitos no seu provedor de pagamento são conciliados automaticamente.