Venda o período, faça a chamada e encha tudo de novo no próximo.

O que um sistema de gestão de turmas precisa acertar

Uma escola esportiva não é um clube com aulas penduradas. Ela vende um período de aulas e vive ou morre por três números: quantas vagas você vendeu, quantas famílias voltaram no período seguinte e quantos pedidos de reposição você respondeu por mensagem num domingo à noite. Escolas de natação, clubes de ginástica, escolas de dança, dojôs de artes marciais, escolas de tênis e treinadores de calistenia fazem todos a mesma operação — uma grade de horários, uma capacidade, uma escada de níveis e uma janela de rematrícula — e quase todos fazem isso numa planilha mais um aplicativo de mensagens.

O ClubHelix cuida da operação em si. Programas com matrícula por período publicam o período como as datas das sessões, com uma capacidade única que limita cada sessão e uma lista de espera ordenada por trás dela. Turmas que precisam de tamanhos diferentes funcionam como programas próprios. A chamada é feita no dia, pelo celular, na beira da piscina ou no tatame. A escada de níveis é você quem escreve, e o crédito que uma aula perdida gera é da família, para usar sem ligar para a recepção.

Conduzindo um período

Cada linha é uma decisão de verdade, não uma configuração, e o guia de matrícula por período passa pelas seis com um calendário datado. O que o sistema acrescenta é que a decisão se mantém: a capacidade é aplicada no momento da matrícula e, quando você define uma proporção de alunos por instrutor, a próxima vaga é recusada em vez de vendida, porque um treinador escalado para uma sessão é uma capacidade de um e não pode estar em duas salas ao mesmo tempo.

Níveis que dois treinadores marcam do mesmo jeito

Um esquema de progressão é o motivo pelo qual uma família faz a rematrícula. Ele dá à criança um motivo visível para voltar e dá a você uma resposta defensável quando um pai pergunta por que o filho não subiu de nível. Escreva a sua própria escada de níveis e as habilidades de cada um, e marque-as para cada criança na ficha de progressão do próprio programa.

O detalhe importante é que o nível pertence à matrícula, e não à criança. O mesmo nadador pode estar no nível cinco na equipe de treino e no nível dois numa turma de correção de nado sem que uma marcação contradiga a outra, e as famílias veem o nível na página do programa em vez de perguntar na recepção. Escrever habilidades que dois treinadores diferentes marquem de forma idêntica é a parte difícil, e é um problema de redação, não de software — como montar um esquema de progressão de habilidades trata de quantos níveis ter e de como redigir uma habilidade para que ela seja observável.

Reposições, créditos e a mensagem de domingo à noite

"Ficamos doentes — dá para repor?" é a mensagem mais comum que uma escola esportiva recebe, e a maioria responde de forma inconsistente, que é como uma política vira discussão. No ClubHelix a família informa a aula perdida pelo seu site e ganha um crédito que ela mesma agenda em outro horário de aula. Um crédito é emitido uma vez, vence no ciclo que você definir e não pode ser usado duas vezes — então a regra que você escolheu é a regra que vale, e a recepção fica fora do circuito de propósito.

Defina a regra antes de ativar: quanta antecedência conta como aviso, quantas reposições um período consegue absorver e o que acontece quando é você quem cancela a aula, e não a família. Aulas de reposição e créditos traz os quatro modelos que funcionam, com números de capacidade calculados, incluindo por que um crédito que nunca vence vira, sem alarde, um passivo no seu balanço.

A porta de entrada, e o período depois deste

Uma aula experimental é a porta de entrada mais barata que uma escola esportiva tem, e só funciona se não exigir conta nem telefonema: ofereça uma aula experimental gratuita ou paga de um programa, e cada criança pode fazer a experimental daquele programa uma única vez. Uma experimental cancelada ou reembolsada continua contando, então ela não vira um desconto semanal disfarçado. Todo o resto é rematrícula, que é onde está a receita e a parte que a maioria das escolas deixa para o fim. O ClubHelix monta a lista de convites do próximo período a partir das matrículas confirmadas do período passado — uma por criança, sem quem cancelou ou foi reembolsado — e acompanha cada família separadamente, então um envio interrompido no meio é retomado, e não recomeçado, e ninguém é convidado duas vezes.

Para aulas individuais, um treinador com a própria agenda é reservado exatamente como uma sala ou uma quadra, pela reserva de espaços, com a mesma proteção contra conflitos e o mesmo checkout, então uma aula particular, um treino de equipe e o aluguel de um salão não podem cair uns por cima dos outros.

Perguntas que as escolas esportivas fazem

Podemos oferecer preço para irmãos ou para famílias num período de aulas? Não como regra automática. As regras por família funcionam nos formulários de inscrição, e não nas matrículas por período, então um preço para famílias nas aulas entra no valor do período que você publica ou é tratado como uma inscrição separada. Melhor saber disso do que prometer a um pai algo que o checkout não vai fazer.

Os pais precisam de uma conta? Só onde você exigir. Um programa exclusivo para sócios pede que o responsável entre como sócio em dia, e vincular uma criança que você já tem cadastrada exige a conta a que ela pertence. Fora isso, um nome e um e-mail bastam para garantir uma vaga ou uma aula experimental, e é isso que mantém a porta de entrada acessível para quem nunca teve contato com a sua escola.

Termos de responsabilidade e dados médicos estão cobertos? Sim — os termos de responsabilidade digitais são assinados online e ficam no cadastro do sócio, e as perguntas médicas e de emergência ficam no seu próprio formulário de inscrição.

Quanto custa? Veja os preços. Programas, chamada, níveis e créditos vêm juntos nos planos pensados para operações baseadas em turmas, e o que cada plano inclui é publicado, não orçado sob consulta.