Sistema para clube de natação, da escolinha às seletivas estaduais.

O que é um sistema para clube de natação?

Um sistema para clube de natação reúne o clube inteiro — as taxas das equipes, as turmas da escolinha de natação, as noites do clube, as inscrições em torneios e as mensagens aos pais no meio de tudo isso — num só sistema, em vez de um extrato bancário, uma ferramenta de formulários, três grupos de mensagens e um mural. No ClubHelix, isso significa cadastro nas equipes com pagamento online (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), programas de escolinha de natação com limite de vagas e lista de espera, noites do clube recorrentes com feed de agenda para cada sócio, formulários de inscrição em torneios pagos e comunicados que chegam exatamente à equipe afetada pela raia fechada desta noite — um login, um cadastro por nadador.

O sinal de que um clube de natação ficou grande demais para as suas ferramentas é a conciliação. As taxas das equipes chegam por transferência bancária sem identificação, as inscrições nos festivais ficam num formulário que nunca conversou com o pagamento, e o tesoureiro passa o domingo associando depósitos a sobrenomes. Um sistema feito para a natação recebe o pagamento na mesma etapa do cadastro ou da inscrição, então a lista e o dinheiro sempre batem.

Equipes, escolinha de natação e noite do clube

A associação às equipes é feita pelo próprio sócio: os níveis formação, intermediário, performance e masters têm cada um a própria taxa do período, paga no cadastro pelo Stripe nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, lembretes automáticos saem antes de cada novo período e cada equipe tem uma lista organizada — a base e os masters convivendo tranquilamente no mesmo site do clube. As turmas da escolinha de natação e as clínicas de férias funcionam como programas por período, com limite de vagas, lista de espera automática e chamada em cada sessão, e o técnico abre toda semana uma lista da turma ao vivo, em vez de uma prancheta.

As noites do clube e as tomadas de tempo são publicadas como eventos recorrentes com um feed de agenda para cada sócio, então o celular de um pai mostra a sessão do filho e nada mais. Os resultados ficam com o seu equipamento de cronometragem — o ClubHelix os publica depois como notícias e cuida de tudo em volta das provas. Quando a piscina fecha, um único comunicado chega a uma equipe ou ao clube inteiro — e, a partir do plano Standard, sai do endereço natacao@ do seu próprio clube, e não de um endereço genérico.

Reserva de raias para nado livre, masters e equipes

Alguns clubes de natação alugam horários de piscina da prefeitura e nunca pensam em raias. Outros arrendam a piscina, ou são donos dela, e o tempo de raia é o segundo maior patrimônio do clube depois das equipes. Para esses clubes, a reserva de espaços vende o tempo de raia por vaga. Configure a piscina como um recurso compartilhado com capacidade em raias — seis, por exemplo — e cada reserva ocupa uma ou mais delas: um nadador livre reserva uma raia por uma hora, um grupo de masters reserva duas, a grade mostra "2 de 6 livres" até chegar a "Lotado", e uma sétima reserva é recusada em vez de ser espremida. Se você prefere vender vagas dentro de uma raia em vez de raias inteiras, configure cada raia como um recurso próprio com capacidade em nadadores — vários recursos, e não raias com nome dentro de um só.

O preço é por raia (ou por nadador), por hora: um valor de sócio para quem está em dia e um valor avulso para visitantes, os dois na sua própria moeda, com as contas feitas na página de reserva antes de alguém pagar. Uma caixa de comentários com o rótulo que o clube escolher — "Algo que devemos saber?" — é onde um nadador avisa "vou de nadadeiras e pull buoy, raia lenta, por favor", e ela fica privada para o clube.

O treino das equipes garante as suas raias com um bloqueio feito no painel: todas as raias para a sessão das 5h, ou quatro de seis para que duas fiquem abertas ao nado livre ao lado. Um fechamento tira a piscina inteira da grade para o festival ou para a parada anual de manutenção, com um motivo que os nadadores conseguem ver.

O pagamento pode ser feito com cartão na reserva (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) ou na recepção. Configure a piscina para pagamento no local, escreva as instruções ("pague na recepção antes de nadar", "leia o QR code na recepção") e a reserva é confirmada na hora, com o valor devido. O painel de Reservas mostra um total A receber no local, Marcar como paga registra cada pagamento como dinheiro, cartão ou transferência, com recibo, e Baixar CSV entrega ao tesoureiro a lista filtrada para conferir com o caixa da recepção no fim do mês. As reservas pagas no local não precisam de nenhum provedor de pagamentos conectado, e o dinheiro que o próprio clube registra não tem comissão da plataforma. O guia sobre como dividir um espaço entre reservas explica passo a passo a configuração das raias.

Inscrições em torneios e escalas do dia de festival

As inscrições em torneios do clube, regionais e estaduais funcionam como formulários pagos com lógica condicional — um nadador de nove anos só vê as provas da idade dele —, além de limite de vagas por prova e uma lista de inscrições que os técnicos acompanham se enchendo em tempo real. Vai sediar um festival aberto? Um formulário público e pago dá aos nadadores visitantes uma porta de entrada e entrega a você uma lista de inscrições limpa e paga.

O festival em si roda com escalas de voluntários: horários de cronometrista, fiscal e lanchonete, com limite de vagas em cada um, escolhidos pelos próprios pais, com lembretes antes de cada torneio e o cumprimento acompanhado ao longo da temporada. Ninguém mais organiza uma escala por SMS.

Um site para clube de natação que responde às perguntas

O site público roda na mesma plataforma das associações, então as páginas das equipes, a grade de treinos e o "como faço para entrar?" nunca ficam desatualizados. Monte-o com o editor de páginas, publique os resumos dos torneios como notícias e venda toucas, camisetas e moletons do clube — com variantes de tamanho e controle de estoque — pela loja do clube, com venda de ingressos integrada para a festa de premiação. Comece pela galeria de modelos ou explore a demonstração ao vivo para ver o que as famílias vão ver.

Sistema gratuito para clube de natação para começar

Todo clube ClubHelix começa no plano Free — o site do seu clube de natação e a administração básica sem custo e sem limite de tempo. Quando o clube quiser funcionalidades pagas, como pagamentos online das equipes, os planos pagos têm 14 dias de teste grátis, são cobrados em ciclos de 28 dias e podem ser cancelados a qualquer momento; os planos atuais estão na página de preços. Nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, as taxas e as inscrições caem direto na conta Stripe do próprio clube — o ClubHelix nunca fica com o seu dinheiro —, e a taxa de plataforma nunca é repassada às suas famílias.

A troca antes do início da próxima temporada

A maioria dos clubes de natação chega com uma planilha de sócios, uma pasta de extratos bancários e um formulário de inscrição que mora em outro lugar. Importe a lista de sócios, configure as equipes e os programas do primeiro período e rode um período em paralelo se a diretoria quiser uma rede de segurança. Mais tarde, uma federação estadual de natação pode ficar um nível acima dos seus clubes, com identidade visual compartilhada e relatórios entre clubes, então comece por onde você está. Clubes usam o ClubHelix na Austrália, na Nova Zelândia, no Reino Unido, nos Estados Unidos, no Canadá, na Irlanda e na África do Sul. Se travar em alguma parte, fale com a gente — ou leia o guia completo sobre como administrar um clube de natação.