Software para clubes de natación, de la escuela de natación a las clasificatorias regionales.

¿Qué es un software de gestión para clubes de natación?

Un software de gestión para clubes de natación reúne todo el club (las cuotas de los grupos de entrenamiento, los ingresos a la escuela de natación, las noches de club, las inscripciones a torneos y los mensajes a las familias en el medio) en un solo sistema, en lugar de un extracto bancario, una herramienta de formularios, tres grupos de chat y un tablero de anuncios. En ClubHelix eso significa inscripción a los grupos con pago en línea donde ClubHelix admite pagos en línea, programas de escuela de natación con cupo y lista de espera, noches de club recurrentes con feeds de calendario para cada socio, formularios de inscripción a torneos pagos y difusiones que les llegan justo al grupo afectado por el cierre de carriles de esta noche: un solo inicio de sesión y un solo registro por nadador.

La señal de que un club de natación superó sus herramientas es la conciliación. Las cuotas de los grupos llegan por transferencia bancaria sin referencia, las inscripciones a los torneos quedan en un formulario que nunca se conectó con el pago, y el tesorero pasa el domingo emparejando depósitos con apellidos. Un software pensado para la natación cobra en el mismo paso que la inscripción al grupo o al torneo, así la lista y el dinero siempre coinciden.

Grupos de entrenamiento, escuela de natación y noche de club

La inscripción a los grupos es por cuenta propia: los niveles de desarrollo, intermedio, competitivo y máster tienen cada uno su propia cuota por ciclo, pagada al inscribirse con Stripe donde ClubHelix admite pagos en línea, los recordatorios automáticos salen antes de cada ciclo nuevo y cada grupo tiene una lista limpia, con juveniles y másters conviviendo sin problema en el mismo sitio del club. Los ingresos a la escuela de natación y los cursos de vacaciones funcionan como programas por ciclo con cupo, lista de espera automática y asistencia por sesión, así el entrenador abre cada semana una lista de la clase actualizada en lugar de una tabla con clip.

Las noches de club y las pruebas de tiempo se publican como eventos recurrentes con un feed de calendario para cada socio, así el celular de cada familia muestra la sesión de su hijo o hija y nada más. Los resultados se quedan en tu equipo de cronometraje: ClubHelix los publica después como noticias y se encarga de todo lo que rodea a la competencia. Cuando la piscina cierra, una sola difusión le llega a un grupo o a todo el club, y desde el plan Standard sale desde la dirección natacion@ de tu club, no desde una genérica.

Reserva de carriles para nadadores libres, másters y grupos

Algunos clubes de natación alquilan horarios de piscina a la municipalidad y nunca piensan en los carriles. Otros alquilan la piscina, o son dueños de ella, y el tiempo de carril es el segundo activo más importante del club después de los grupos. Para esos clubes, la reserva de instalaciones vende tiempo de carril por lugar. Configura la piscina como un recurso compartido con una capacidad en carriles (seis, por ejemplo) y cada reserva ocupa uno o más: un nadador libre reserva un carril por una hora, un grupo de másters reserva dos, la grilla muestra "quedan 2 de 6" hasta que dice "Completo", y una séptima reserva se rechaza en lugar de meterse a la fuerza. Si prefieres vender lugares dentro de un carril en lugar de carriles enteros, configura cada carril como un recurso propio con capacidad en nadadores: varios recursos, no carriles con nombre dentro de uno solo.

El precio es por carril (o por nadador) y por hora: una tarifa para socios al día y una tarifa para visitantes ocasionales, las dos en tu propia moneda, con las cuentas hechas en la página de reserva antes de que alguien pague. Un cuadro de comentarios con la etiqueta que elija el club, como "¿Hay algo que debamos saber?", es donde un nadador avisa "llevo aletas y pull buoy, carril lento por favor", y queda privado para el club.

Los entrenamientos de los grupos reservan sus carriles con un bloqueo de la administración: todos los carriles para la sesión de las 5 de la mañana, o cuatro de seis para que dos queden libres para los nadadores libres. Un cierre saca toda la piscina de la grilla para el torneo o el cierre anual, con un motivo que los nadadores pueden ver.

El pago es con tarjeta al reservar, donde ClubHelix admite pagos en línea, o en el mostrador. Configura la piscina para pagar en la sede, escribe las instrucciones ("paga en el mostrador antes de nadar", "escanea el código QR en la recepción") y la reserva se confirma al instante con lo que se debe. La administración de Reservas muestra un total Se adeuda en la sede, Marcar como pagada registra cada pago como efectivo, tarjeta o transferencia con un recibo, y Descargar CSV le da al tesorero la lista filtrada para conciliar contra la caja del mostrador a fin de mes. Las reservas que se pagan en la sede no necesitan un proveedor de pagos conectado, y el dinero que el club registra por su cuenta no lleva comisión de la plataforma. La guía para compartir una instalación entre reservas explica paso a paso cómo configurar los carriles.

Inscripciones a torneos y turnos para el día del torneo

Las inscripciones a torneos del club, zonales y regionales funcionan como formularios pagos con lógica condicional (alguien de nueve años ve solo las pruebas de su edad), con cupo máximo por prueba y una lista de inscritos que los entrenadores pueden ver llenarse en tiempo real. ¿Organizas un torneo abierto? Un formulario público pago les da a los nadadores visitantes una forma de entrar y te deja una lista de inscritos limpia y pagada.

El torneo en sí funciona con turnos de voluntarios: cronometristas, jueces de salida y cantina, con cupo en cada turno, que las familias eligen por su cuenta, con recordatorios antes de cada torneo y un control del cumplimiento a lo largo de la temporada. Nadie vuelve a organizar turnos por SMS.

Una página web del club de natación que responde las preguntas

El sitio público funciona en la misma plataforma que las inscripciones de socios, así que las páginas de los grupos, el horario de entrenamientos y "¿cómo me inscribo?" nunca quedan desactualizados. Ármalo con el editor de páginas, publica los resúmenes de los torneos como noticias y vende gorras, camisetas y sudaderas del club (con variantes de talla y control de existencias) en la tienda del club, con venta de entradas incluida para la fiesta de premiación. Empieza desde la galería de plantillas o recorre la demo en vivo para ver lo que verán las familias.

Software gratis para empezar a gestionar tu club de natación

Todos los clubes de ClubHelix empiezan en el plan Free: la página web de tu club de natación y la administración básica sin costo y sin límite de tiempo. Cuando el club quiere funciones con costo, como el pago de los grupos en línea, los planes con costo incluyen una prueba gratis de 14 días, se facturan en ciclos de 28 días y se pueden cancelar cuando quieras; los niveles actuales están en la página de precios. Donde ClubHelix admite pagos en línea, las cuotas y las inscripciones a torneos se depositan directamente en la cuenta de Stripe del propio club (ClubHelix nunca retiene tus fondos), y la comisión de la plataforma nunca se les traslada a tus familias.

Cómo cambiar antes de que empiece la próxima temporada

La mayoría de los clubes de natación llegan con una planilla de socios, una carpeta de extractos bancarios y un formulario de inscripción a torneos que vive en otro lado. Importa la lista de socios, configura los grupos y los programas del primer ciclo, y haz un ciclo en paralelo si la comisión directiva quiere una red de seguridad. Más adelante, una federación regional de natación puede ubicarse un nivel por encima de sus clubes, con identidad visual compartida y reportes de todos los clubes, así que empieza desde donde estás. Hay clubes que usan ClubHelix en Australia, Nueva Zelanda, el Reino Unido, Estados Unidos, Canadá, Irlanda y Sudáfrica. Si tienes dudas, escríbenos, o lee la guía completa sobre cómo dirigir un club de natación.