Atletismo infantil, juveniles y mayores: una sola plataforma.

¿Qué es un software de gestión para clubes de atletismo?

Un software de gestión para clubes de atletismo reúne en una sola plataforma las inscripciones del atletismo infantil, la afiliación de los mayores, las noches de entrenamiento, las inscripciones a torneos, los turnos de las familias voluntarias y el libro de récords del club, en lugar de inscripciones en papel para los más pequeños, transferencias para los mayores y un formulario distinto para cada torneo. En ClubHelix eso significa inscripción en línea con cuentas de padres e hijos, entrenamientos y competencias como eventos recurrentes con calendarios personalizados, formularios de inscripción pagos, listas de turnos que las familias completan solas y difusiones que les avisan de una suspensión por lluvia a todas las personas del centro antes de que alguien salga para la pista.

Inscripciones de los más pequeños a los mayores

Un solo proceso de inscripción cubre a todo el mundo: las líneas de Little Athletics (el programa infantil del atletismo australiano), desde los más pequeños hasta la Sub-16, y después juveniles y mayores, cada una con su propia cuota pagada con Stripe al inscribirse, donde ClubHelix admite pagos en línea. Los padres inscriben a sus hijos desde una sola cuenta familiar, los formularios de consentimiento para juveniles se completan en el mismo paso y la comisión directiva tiene un solo padrón en lugar de tres sistemas y una caja de zapatos. Las noches de entrenamiento y la competencia del club del fin de semana se publican como eventos recurrentes, y el calendario de cada familia solo muestra la categoría de su hijo o hija: se acabó pasar por encima de la programación de todos los demás.

Turnos del sábado e inscripciones a torneos

La maquinaria del sábado por la mañana funciona gracias a las familias. Publica los turnos de cronometristas, jueces y cantina con cupo en cada espacio; las familias toman sus propias tareas, los recordatorios salen la noche anterior y el cumplimiento se sigue durante toda la temporada, así las mismas cuatro familias dejan de sostener todo el centro. Las inscripciones a torneos funcionan como formularios de pago con lógica condicional (donde ClubHelix admite pagos en línea), así un atleta Sub-9 solo ve las pruebas de su edad, con cupos y listas de espera cuando hacen falta. Los atletas de otros clubes se inscriben con un formulario público de pago y llegan como una lista de inscripción limpia y ya pagada, no como una planilla y una promesa.

Récords del club, marcas personales y la página web de tu club de atletismo

Los récords del club y las listas de marcas personales salen de la planilla privada y pasan a páginas públicas con historial de versiones: cada cambio queda registrado, con un feed RSS para las familias que los siguen. (El cronometraje sigue en tu equipo de cronometraje; los resultados se publican después como noticias). El resto del sitio (información por categoría, datos de la sede y la tienda del club que vende camisetas sin mangas y sudaderas con capucha con variantes de talla y control de existencias) se arma con el editor de páginas, y las entradas para la noche de premiación se venden con la venta de entradas integrada. Empieza con una plantilla o recorre la demo en vivo para ver lo que ve una familia.

Software gratis para empezar a gestionar tu club de atletismo

Todos los clubes de ClubHelix empiezan en el plan Free: una página web para tu club de atletismo y la administración básica sin costo y sin límite de tiempo. Los planes con costo agregan funciones como el pago de las inscripciones en línea; incluyen una prueba gratis de 14 días, se facturan en ciclos de 28 días y se pueden cancelar cuando quieras, y los niveles actuales están en la página de precios. Donde ClubHelix admite pagos en línea, el dinero de las inscripciones se deposita directamente en la cuenta de Stripe del propio club (ClubHelix nunca retiene fondos), y la comisión de la plataforma nunca se les traslada a tus socios.

Centros, regiones y cómo dejar la planilla

Un centro regional o una federación puede estar un nivel por encima de sus clubes miembro, con una identidad visual que se hereda, un directorio de todos los clubes y reportes centralizados de socios y eventos, pero un centro solo funciona igual de bien. Los clubes de atletismo usan ClubHelix en Australia, Nueva Zelanda, el Reino Unido, Estados Unidos, Canadá, Irlanda y Sudáfrica. El cambio es un trabajo para la pretemporada: importa la lista de socios, arma los formularios de inscripción de la próxima temporada, publica la primera lista de turnos del sábado y deja que la primera jornada de inscripción sin papel te dé la razón. Si algo se traba, escríbenos o lee la guía completa sobre cómo dirigir un club de atletismo.