Para asociaciones, ligas regionales y federaciones
Una sola vista de todos los clubes, sin tocar sus fichas de socios.
La participación, la cobertura de cumplimiento y el estado de afiliación de cada club afiliado se consolidan como totales. La sede central ve los totales que le corresponden; los clubes conservan sus propios datos.
Qué hace difícil el trabajo de organismo rector
Nada de esto es lo interesante de dirigir un club. Todo esto es la razón por la que cuesta tanto cubrir el cargo.
- Mandar correos a cuarenta clubes para pedir un conteo de participantes y después conciliar cuarenta planillas distintas.
- Una rendición de subsidio que vence el mes que viene sin números coherentes en toda la región.
- No hay forma de saber qué clubes están atrasados con la protección de menores sin preguntarle a cada uno.
- Clubes que, con razón, no quieren entregar las fichas de sus socios para que la sede central los cuente.
- Comparar esta temporada con la anterior cuando la mitad de los clubes contó de otra manera.
Cómo lo resuelve ClubHelix
La plataforma, aplicada a los momentos que de verdad marcan el trabajo de organismo rector.
Afiliación
Los clubes se afilian dentro de una jerarquía que representa tu deporte tal como es (federación, nacional, región, subregión, club), y cada nivel conserva su propio sitio, sus roles y sus datos.
Una sola definición
Todos los clubes cuentan a un socio de la misma manera, porque la definición vive en la plataforma y no en la planilla de cada club. Comparar clubes deja de ser una discusión sobre el método.
Participación consolidada
Cantidad de participantes en todos los clubes afiliados, por temporada, por club y por nivel, calculada como totales en la base de datos y devuelta como cifras, nunca como filas.
Supervisión del cumplimiento
La cobertura de verificaciones de protección de menores, acreditaciones y descargos, club por club, para que la conversación con un club atrasado empiece con un número y no con una corazonada.
El informe para el organismo de financiamiento
Las cifras de participación y actividad de toda la región se exportan en CSV o PDF, con el período del reporte y la definición indicados en la propia exportación.
El límite de privacidad
Se aplica en SQL, en la verificación de administrador del organismo superior, no en una pantalla. Un organismo superior no puede leer las fichas de socios de un club que depende de él: la afiliación es configuración, no control, y el acceso entre clubes requiere un rol explícito.
Los reportes que vas a usar a diario
Unos pocos de los cientos que hay en el catálogo: los que más abre un organismo rector. Cada uno indica cómo se calculó, para que la cifra se pueda discutir.
- Participación consolidada
- Total de participantes en todos los clubes afiliados, por temporada y por club.
- Cobertura de cumplimiento consolidada
- Qué proporción de las personas de cada club tiene las verificaciones que exige tu deporte.
- Estado de afiliación
- Qué clubes están afiliados, vencidos o pendientes en toda la jerarquía.
- Actividad consolidada
- Partidos, eventos y sesiones realizados en toda la región.
- Historial de socios consolidado
- Cómo evolucionó la participación temporada a temporada en todo el organismo.
- Tablero de salud de los clubes
- Una lectura comparable de cada club, con definiciones que comparten todos.
Ver toda la funcionalidad de reportes →
Preguntas frecuentes
- No, y justamente de eso se trata. Los reportes consolidados devuelven totales calculados en la base de datos. Un organismo superior recibe cifras; las filas de socios se quedan en el club. Si un club quiere darle a la sede central acceso a sus propios datos, necesita asignarle un rol explícito en ese club.
- Puedes tenerlos en la jerarquía como clubes gestionados, para que el directorio y los registros de afiliación estén completos, y sus reportes serán lo que ellos te envíen. Los consolidados cubren a los clubes que realmente funcionan en la plataforma, e indican cuántos son.
- Los reportes consolidados de la sede central son una función del plan Enterprise, porque solo tienen sentido para un organismo con clubes afiliados debajo. Los reportes propios de cada club están disponibles en todos los planes, incluido el gratis.
- Puedes definir los cargos y la estructura que heredan los clubes, y ver la cobertura frente a los registros de cumplimiento que exige tu deporte. Hacerlos cumplir es una conversación que tienes con el club: la plataforma te da el número para tenerla.
- Por grupos, y nunca todos a la vez. Un club que cambia de sistema a mitad de año tiene un año partido en dos, así que registra la fecha del cambio en ese club y lee la primera temporada posterior como parcial: una línea de participación que cae justo el mes en que un club se mudó casi siempre es la mudanza, no el deporte. La pretemporada es el momento natural, porque las inscripciones están cerradas y no hay nada a mitad de competencia. Cuenta con que el grupo piloto tarde más que los siguientes.
¿Podemos ver las fichas individuales de los socios de nuestros clubes?
¿Y si algunos de nuestros clubes no usan ClubHelix?
¿Los reportes consolidados están en todos los planes?
¿Podemos fijar estándares sobre los que nuestros clubes tengan que reportar?
Nuestros clubes usan sistemas distintos. ¿Cómo los mudamos sin romper los números?
Guías para organismos rectores
- El censo de socios: cómo contar bien a los socios de tu club
- Los 12 KPI de un club que vale la pena medir (y los que te hacen perder el tiempo)
- Plantilla de memoria anual para clubes deportivos (que los socios sí van a leer)
- Cómo registrar las horas de voluntariado para solicitar subvenciones
- ¿Cuánto tarda cambiar el software del club?
Otros cargos de la comisión directiva
Un club funciona gracias a más de un voluntario. Esto es lo que la plataforma hace por el resto de la comisión directiva.
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