Para secretarios de clubes
Todo lo que pide la comisión directiva, listo antes de que lo pida.
El secretario es la memoria del club: el padrón, las actas, la correspondencia y la memoria anual. ClubHelix mantiene las cuatro cosas en un solo lugar y prepara el paquete mensual sin que nadie tenga que rehacerlo.
Qué hace difícil el trabajo de secretario
Nada de esto es lo interesante de dirigir un club. Todo esto es la razón por la que cuesta tanto cubrir el cargo.
- Armar el paquete de la comisión directiva con cinco personas que mandan su parte tarde.
- Actas en un archivo de Word en la computadora de alguien, sin un registro confiable de qué se aprobó.
- Ser la única persona que sabe dónde están el estatuto y el certificado del seguro.
- Escribir la memoria anual desde cero cada año porque los números del año pasado se perdieron.
- Responder "¿cuántos socios somos?" de manera distinta según quién pregunte.
Cómo lo resuelve ClubHelix
La plataforma, aplicada a los momentos que de verdad marcan el trabajo de secretario.
El paquete mensual de la comisión directiva
Un conjunto seleccionado (socios, dinero, actividad y todo lo vencido) en el mismo orden cada mes, para comparar este mes con el anterior. Prográmalo y llega a la bandeja de la comisión directiva antes de la reunión.
Orden del día y actas
Las reuniones tienen orden del día, mociones con votaciones registradas y actas que se bloquean una vez aprobadas, para que el registro de lo aprobado no pueda cambiar en silencio después.
Tareas pendientes
Las mociones y tareas se asignan y se siguen, así la sección de "asuntos pendientes" se arma sola en lugar de reconstruirse de memoria.
La biblioteca de documentos
Estatuto, reglamentos, políticas, certificados de seguro y documentos de gobierno viven en la biblioteca del propio club, visibles para la comisión directiva y no solo para quien tenía la carpeta.
El padrón de socios
Un solo padrón, una sola definición de "socio activo" y un reporte de foto del padrón que puedes sacar en cualquier fecha, incluida la que pide la ley que rige a tu asociación civil.
La memoria anual y la asamblea anual
Los paquetes de fin de temporada y de la comisión reúnen las cifras del año de socios, finanzas y actividad, así que la memoria anual se reduce a escribir el relato alrededor de números que ya existen.
Los reportes que vas a usar a diario
Unos pocos de los cientos que hay en el catálogo: los que más abre un secretario. Cada uno indica cómo se calculó, para que la cifra se pueda discutir.
- Foto del padrón
- Cuántos socios hay ahora mismo, por estado y tipo, en la fecha que indiques.
- Crecimiento y movimiento neto de socios
- Si el club crece o se achica, mes a mes.
- Resumen de eventos
- Qué organizó realmente el club en este período y quién asistió.
- Antigüedad de incidentes abiertos
- Todo lo pendiente de resolver que la comisión directiva debe conocer antes de reunirse.
- Acreditaciones por vencer
- Qué verificaciones y credenciales vencen antes de la próxima reunión.
- Cobertura de turnos
- Qué tareas y turnos de voluntarios siguen sin cubrir.
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Preguntas frecuentes
- Sí. Programa un paquete y se genera y se envía por correo en CSV o PDF con la frecuencia que elijas (el primer día del mes, cada trimestre), con horarios de envío según la zona horaria de tu club. El envío programado es una función del plan Pro.
- ClubHelix te da órdenes del día con fecha, mociones y votaciones registradas y actas que se bloquean una vez aprobadas, además de una biblioteca de documentos para el estatuto y las políticas. Lo que exige específicamente la normativa que rige a tu asociación es una consulta para el organismo que la supervisa: nosotros guardamos el registro, no interpretamos la ley.
- Solo a quien se lo des. Los permisos de reportes se dividen en cinco: ver, finanzas, personas, cumplimiento y gestionar. Así un vocal de la comisión puede ver los números de actividad sin los datos personales de los socios.
- Los cinco paquetes incluidos son un punto de partida, no una jaula. Guarda cualquier reporte como una vista con su período y sus filtros, y arma el conjunto que tu comisión realmente lee.
- Menos de lo que teme la comisión directiva y más de lo que sugiere una demo. Los dos trabajos que llevan tiempo son rehacer las pocas páginas que la gente realmente visita (partir de una plantilla para clubes y adaptarla en el editor, que para la mayoría de los clubes es una tarde) y sacar una exportación limpia de socios de lo que uses hoy, que es la parte que conviene probar antes de comprometerte con nada. Traer automáticamente una web completa es algo que estamos construyendo, no algo que ya tengamos. Hasta entonces es un trabajo de copiar y ordenar, y la lista de pasos para la migración indica el orden para que el dominio y el posicionamiento en buscadores sobrevivan.
¿El paquete se puede enviar por correo automáticamente?
¿Las actas cumplen los requisitos legales de nuestra asociación?
¿Quién más puede ver el paquete de la comisión directiva?
¿Y si nuestra comisión directiva quiere otros reportes?
Ya tenemos una web y una lista de socios en otro lado. ¿Qué tan difícil es mudarse?
Guías para secretarios
- El paquete de reportes mensual de la comisión directiva (un modelo que termina con las suposiciones)
- Plantilla de memoria anual para clubes deportivos (que los socios sí van a leer)
- ¿Qué hace el secretario de un club? Funciones, calendario anual y lista de verificación
- Modelo de acta de reunión de club (copiar, pegar y listo)
- Lista de verificación para migrar la página web del club
Otros cargos de la comisión directiva
Un club funciona gracias a más de un voluntario. Esto es lo que la plataforma hace por el resto de la comisión directiva.
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