Lista de verificación para migrar la página web del club

Las mudanzas de sitio web salen mal en los clubes gestionados por voluntarios casi siempre de la misma manera, y nunca es por la tecnología.

Algo se da de baja antes de copiarlo. El dominio resulta pertenecer a un integrante de la comisión directiva que se fue en 2019. El nuevo sitio sale en vivo un jueves y el correo del club deja de funcionar el viernes. Ninguno de estos es un problema difícil: son problemas de orden, y una lista de verificación resuelve los problemas de orden.

Esta es esa lista. Imprímela, ponla en la carpeta de la reunión y asigna un nombre a cada fase. Sirve sea cual sea la plataforma que elijas, y complementa nuestra explicación más completa sobre cómo mudar la página web de un club, por si quieres el porqué de cada paso.

Cómo usarla

• Un responsable por fase, con nombre en el acta. "La comisión directiva" no es un responsable.
• Sigue las fases en orden. Las fases 1 y 2 se pueden hacer sin riesgo aunque al final decidan quedarse donde están.
• No se marca nada hasta que alguien distinto de quien lo hizo lo haya revisado. Dos pares de ojos, sobre todo en los pasos del dominio y de los pagos.
• Hazlo fuera de temporada. Después del último cobro importante y bastante antes del próximo día de inscripción.

Fase 1: haz inventario (esto primero, sin comprometerte a nada)

• Enumera todas las páginas del sitio actual a las que puede llegar un visitante. Entra en yourclub.org/sitemap.xml y guárdalo, o recorre el sitio y anota las direcciones.
• Anota qué páginas se usan de verdad. Cualquier página que no puedas justificar es una página que no tienes que reconstruir.
• Confirma quién es el titular del nombre de dominio. Entra en el registrador. Si nadie conoce el acceso, esa es tu primera tarea, no la última.
• Anota la configuración actual de correo de ese dominio: qué servicio gestiona el correo del club y los registros exactos que usa.
• Enumera los enlaces externos que apuntan a tu sitio: la página de instalaciones del municipio, el buscador de clubes de tu organismo rector, los sitios de los patrocinadores, la cartelería impresa, el código QR de la puerta de la sede social.
• Enumera lo que hace tu plataforma actual que no es el sitio web: inscripciones, pagos, fixture, boletines, formularios. Cada uno es una decisión aparte.
• Fotografía o captura el sitio tal como está. Dentro de seis meses vas a querer recordar qué había.

Fase 2: saca tus datos mientras sigues siendo cliente

• Exporta el padrón de socios con todos los campos, en formato de planilla.
• Exporta el historial de pagos o, como mínimo, el estado actual: quién está al día, por qué concepto y hasta cuándo.
• Exporta o copia las preguntas de tus formularios: las que fueron puliendo durante cinco temporadas valen más de lo que parece.
• Guarda tus plantillas de correo y tu lista de remitentes.
• Descarga las imágenes originales que son tuyas, no solo las copias reducidas para el sitio. Revisa también el archivo de fotos propio del club.
• Anota las categorías y etiquetas que usan tus noticias y cuáles se consultan de verdad. Recrea esas; deja ir el resto.
• Si el sitio viejo tiene CSS personalizado, guarda una copia y anota para qué servía cada regla. Casi todo se escribió para el marcado del sitio viejo y no va a aplicarse al nuevo, y puede que el tema nuevo ya haga ese trabajo.
• Copia en documentos el texto de cada página que piensas conservar.
• Guarda las políticas y documentos publicados en PDF: estatuto, códigos de conducta, política de protección de menores.
• Guarda todo en dos lugares: la unidad compartida del club y una copia sin conexión.
• Anota lo que no pudiste exportar. Esa lista es tu plan de pruebas para la nueva plataforma.

Si te niegan la exportación o te la dan incompleta, haz el pedido por escrito y guarda la respuesta. Nuestra guía sobre cómo mover los datos de socios entre sistemas explica qué debería incluir una exportación completa y las obligaciones de privacidad que conlleva.

Fase 3: construye el nuevo sitio en paralelo con el viejo

• Crea el nuevo sitio en una dirección temporal, dejando el sitio actual en línea y recibiendo inscripciones.
• Define los colores, el logotipo y las tipografías del club una sola vez, a nivel de tema, y no en cada página.
• Reconstruye primero las páginas que responden preguntas: cómo asociarse, dónde jugamos, cuotas, contacto, políticas, fixture.
• Traslada las noticias de la última temporada o las dos últimas. Archiva el resto sin conexión.
• Reconstruye tus formularios de inscripción y de contacto y comprueba que no se perdió ninguna pregunta.
• Agrega el texto alternativo a medida que subes imágenes: ahora es mucho más rápido que en una auditoría posterior. Si la nueva plataforma tiene una biblioteca de medios, revísala después para detectar imágenes que sigan sin descripción.
• Importa el padrón de socios. Usa una vista previa de prueba si la ofrecen.
• Cuadra los números: total de socios, totales por categoría de edad, totales por tipo de socio. Deben coincidir con el sistema viejo, o tienes que saber por qué no.
• Revisa diez registros a mano, incluida una familia con varios hijos y dos direcciones de contacto.
• Arma el mapa de redirecciones: cada dirección vieja y la dirección nueva que responde a la misma pregunta.

Fase 4: prueba antes de cambiar nada

• Completa una inscripción real de principio a fin, pagando con una tarjeta real, y reembólsala.
• Envía el formulario de contacto y confirma que llega a una casilla que alguien realmente abre.
• Abre el sitio en un celular, con el wifi de la sede social y en una tableta vieja.
• Recorre el sitio con el teclado y comprueba que cada campo de formulario tiene una etiqueta visible.
• Pide a dos personas que no están en la comisión directiva que encuentren tus horarios de entrenamiento, sin ayuda, y observa dónde dudan.
• Revisa cada página en busca de la temporada equivocada, el año equivocado y las cuotas del año pasado.
• Confirma quién puede iniciar sesión y qué puede ver. Da al tesorero, al registrador y al secretario el acceso que necesitan y nada más.
• Confirma que existen copias de seguridad y que alguien además del webmaster puede acceder a ellas.

Fase 5: haz el cambio

Hazlo una mañana tranquila entre semana. Nunca un viernes, nunca en la semana de inscripciones, nunca la noche antes de un partido de local.

• Traslada tus registros de correo actuales sin cambios antes de tocar cualquier otra cosa. Anótalos primero, letra por letra.
• Apunta el dominio al nuevo sitio.
• Espera a que se verifique la dirección y se emita el certificado, y luego carga el sitio en un dispositivo que nunca lo haya visto.
• Envíate un correo desde una dirección externa y confirma que la casilla del club lo sigue recibiendo.
• Activa las redirecciones y prueba unas cuantas direcciones viejas pegándolas en el navegador.
• Envía el nuevo mapa del sitio a tu cuenta de consola de búsqueda y comprueba que el sitio no esté bloqueando por error a los buscadores.
• Actualiza los enlaces que controlas: perfiles en redes sociales, la ficha del club en tu organismo rector, tu ficha de negocio, las firmas de correo.
• Avisa a los socios de que ya está hecho, en un mensaje breve, con la nueva dirección y una frase sobre lo que cambió.

Fase 6: las dos semanas siguientes

• Vigila las páginas que devuelven errores y corrige las redirecciones que hay detrás.
• Lanza la campaña de reautorización de pagos: las tarjetas guardadas y los débitos automáticos nunca pasan de un sistema a otro, así que cada pagador tiene que volver a configurarlos. Anúncialo, fija una fecha límite y llama por teléfono a quienes se retrasen.
• Cuadra el primer cobro línea por línea antes de dar de baja cualquier cosa.
• Anota cada pregunta que haga un socio: esas son las páginas que hay que reescribir.
• Revisa el tráfico de búsqueda cada semana, no cada día. Una caída en las primeras dos semanas es normal; una caída que no empezó a recuperarse en la cuarta semana es un problema de redirecciones.

Fase 7: cierra la plataforma vieja (al final, no al principio)

• Confirma que el dominio está registrado a nombre del club, con un correo controlado por el club como contacto.
• Confirma que cada exportación está guardada en dos lugares.
• Confirma que el nuevo sitio funcionó bien durante un ciclo de facturación completo.
• Confirma que el sistema viejo ya no le cobra a ningún socio.
• Solo entonces: da de baja la suscripción, por escrito, y guarda la confirmación.
• Agenda una revisión a los tres meses: un voluntario, una hora, buscando enlaces rotos y contenido desactualizado.

Los cinco errores que esta lista busca evitar

1. Dar de baja antes de exportar. El acceso termina, y los datos terminan con él.
2. Descubrir que el dominio es de un exvoluntario. Resuelve la titularidad antes, nunca durante.
3. Romper el correo del club con un cambio de DNS. El correo y el alojamiento comparten dominio, pero se configuran por separado.
4. Saltarse las redirecciones. Cada enlace impreso, cada enlace de patrocinador y cada resultado de búsqueda apunta a una página muerta.
5. Olvidar la reautorización de pagos. No se puede automatizar, así que hay que planificarla.

Si te mudas a ClubHelix

Puedes hacer las fases 3 y 4 con una cuenta gratis mientras tu sitio actual sigue en línea: conecta tu propia dirección web cuando estés listo, con pasos de DNS guiados (dominios propios); trae el padrón importando una planilla, con detección de duplicados y vista previa de prueba; y recibe inscripciones y pagos mediante la inscripción en línea (los pagos, donde ClubHelix admite pagos en línea) una vez que la hayas probado tú. Las copias de seguridad cifradas diarias hacen que la fase 7 no sea la única copia de los registros de tu club.

Si la comisión directiva no tiene ganas de ponerse a cargar datos, nuestro servicio llave en mano se encarga de la construcción y la migración. En cualquier caso, sigue la lista en orden: esa es la parte que realmente protege al club. Puedes empezar gratis y construir en paralelo con lo que tienes hoy.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda la migración de la página web de un club?

Para un sitio chico con una exportación de socios limpia, dos semanas de noches fuera de temporada es realista, y casi todo ese tiempo se va en reconstruir contenido, no en mover datos. Los sitios con muchos años de noticias archivadas, o con un padrón desordenado, tardan más, porque el trabajo es la limpieza.

¿Podemos tener los dos sitios funcionando a la vez?

Sí, y deberían. Construye el nuevo en una dirección temporal mientras el viejo sigue atendiendo a los socios. El único momento en que no puedes tener dos es cuando el dominio apunta a uno de ellos, que es el paso del cambio y lleva minutos.

¿Quién de la comisión directiva debería encargarse de la migración?

Una persona responsable de todo el plan, normalmente el secretario, con el tesorero a cargo de los pasos de pagos y reautorización, y quien tenga el acceso al dominio a cargo del cambio. Repartan las fases, pero nunca repartan la toma de decisiones.

¿Y si nuestra plataforma actual no nos da una exportación?

Pídela por escrito, recuerda que los registros de socios son del club, y guarda la respuesta. Mientras tanto, captura lo que puedas desde la pantalla. Una negativa es un argumento de peso para irse, y un argumento de peso para no volver a quedar nunca en esa situación.