El sitio nuevo ya está en línea, todo el mundo recibió el aviso y alguien en la reunión hace la pregunta obvia: ¿ya podemos cancelar el anterior? Para la mayoría de los clubes, la respuesta honesta es: todavía no.
La página web anterior es la parte menos interesante de una mudanza y la que más probabilidades tiene de causar un daño real, porque sus errores son irreversibles de una forma en que nada más en una migración lo es. Una página que te olvidaste de copiar se puede volver a escribir. Un nombre de dominio que dejaste vencer se puede perder para siempre, y con él cada folleto impreso, cada enlace de un patrocinador y las direcciones de correo del club que funcionaban con él.
Esta guía cubre las tres cosas que la gente confunde, el orden de cancelación que te mantiene a salvo, qué archivar antes de que se cierre la puerta y cuánto tiempo dejar funcionando las redirecciones.
Tres cosas distintas que la gente trata como una sola
Casi todas las historias de terror empiezan aquí. "Nuestra página web" en realidad son tres servicios que funcionan juntos, y pueden pertenecer a tres partes distintas.
| La cosa | Qué es | Quién suele ser el dueño |
|---|---|---|
| El nombre de dominio | Tu dirección web, alquilada cada año a un registrador | El club, un antiguo integrante de la comisión directiva o la plataforma |
| El alojamiento o la plataforma | El servicio que arma y sirve las páginas | La plataforma a la que le pagas cada mes |
| El contenido | Tus textos, fotos, documentos y archivo de noticias | El club, esté donde esté guardado |
El dominio es el único de los tres que de verdad no se puede reemplazar. El contenido se puede reconstruir. El alojamiento se puede cambiar en una tarde. Un dominio que vence y que otra persona registra simplemente no vuelve, y no hay ticket de soporte que lo arregle.
Así que antes de cancelar nada, responde una pregunta por escrito: ¿quién es el titular de nuestro nombre de dominio? No quién lo configuró ni quién lo paga: quién figura como titular. Si la respuesta es la cuenta personal de un exsecretario, o la plataforma que estás dejando, resuelve eso primero y no canceles nada hasta que esté resuelto. Nuestra guía para comprar un dominio para un club explica cómo ponerlo como corresponde a nombre del club.
El orden de cancelación
Esta es la sección en la que los clubes se equivocan, y el error casi siempre es el mismo: cancelar primero la plataforma anterior, porque ahí está el costo mensual, y descubrir después que también era el registrador.
Sigue esta lista en orden y no te saltes pasos.
1. Confirma que el sitio nuevo está terminado de verdad
Todas las páginas en línea, todos los formularios probados, un pago real hecho y reembolsado, y la dirección de contacto llegando a un lugar que una persona lee. No "casi listo".
2. Pasa el dominio a la cuenta propia del club
Si el dominio está en manos de la plataforma anterior o de una persona, muévelo antes que cualquier otra cosa. Eso significa transferirlo a una cuenta de registrador que sea del club, a nombre del club, con una dirección compartida de la comisión directiva como contacto y el acceso anotado en tus documentos de traspaso. Las transferencias llevan tiempo y pueden quedar bloqueadas por un cambio reciente, así que empieza con tiempo. Si no puedes moverlo, en la práctica estás reconstruyendo tu presencia en la web con una dirección nueva: planifícalo de forma consciente en lugar de descubrirlo sobre la marcha.
3. Guarda la lista de tus direcciones web actuales
Entra en yourclub.org/sitemap.xml y guarda lo que muestra, o recorre el sitio y anota cada dirección. Esta lista desaparece con el sitio anterior y es la materia prima de cada redirección que vas a configurar. Sin ella, estás adivinando.
4. Haz el archivo
Se explica en detalle más abajo. Hazlo mientras tu acceso todavía funciona y la relación con la plataforma todavía es cordial.
5. Configura las redirecciones
Cada dirección antigua importante debería apuntar de forma permanente a la página del sitio nuevo que responde la misma pregunta: la página de cuotas a la nueva página de cuotas, no todo a la página de inicio. Cómo conservar tu posicionamiento en Google al cambiar la web del club explica cómo funcionan y qué pasa cuando te las saltas.
6. Revisa tu correo antes de tocar el DNS
El correo del club en el mismo dominio es una configuración completamente aparte que comparte una misma libreta de registros DNS. Anota tus registros de correo actuales exactamente como están y pásalos sin cambios. Un cambio de DNS descuidado es la forma más común en que un club deja de recibir correo sin darse cuenta durante una semana.
7. Apunta el dominio al sitio nuevo y vigílalo
Dale unos días. Prueba en un celular con el Wi-Fi apagado, porque los dispositivos guardan en caché la respuesta anterior durante más tiempo del que esperas.
8. Solo ahora, cancela la plataforma anterior
No antes de que el sitio nuevo haya funcionado bien durante un ciclo de facturación completo, de que tu archivo esté en más de un lugar y de que se haya confirmado que el dominio está bajo el control del club.
Qué archivar antes de cerrar la cuenta
Una vez cerrada la cuenta, todo lo que había en ella desaparece: normalmente de inmediato, a veces después de un breve período de gracia en el que no deberías confiar. Haz una copia de todo esto mientras todavía puedas:
- Tus exportaciones de socios y pagos. Padrón, historial de socios, historial de pagos y cualquier cosa que el sistema te deje descargar. Aunque ya lo hayas importado a la plataforma nueva, conserva los archivos originales como registro de lo que había.
- Fotos en su tamaño original. Las copias del sitio web ya están comprimidas y recortadas. Si los originales solo existen en el sitio anterior, descárgalos igual: una foto reducida es mejor que ninguna.
- Documentos. Estatutos, políticas, actas, formularios, carpetas de patrocinio, cualquier página con un PDF adjunto.
- El texto de cada página. Incluso de las páginas que no vas a mudar. Copiar una página a un documento lleva un minuto y te ahorra una discusión más adelante.
- Las definiciones de los formularios. Las preguntas reales de tus formularios de inscripción de socios y de equipos, con sus opciones y condiciones. Casi nunca se pueden exportar y siempre es tedioso reconstruirlas de memoria.
- Plantillas de correo y boletines anteriores. Sobre todo cualquier cosa con una redacción que tu comisión directiva haya acordado con cuidado.
- Capturas de pantalla del diseño. No por nostalgia, sino para la inevitable conversación de "el sitio anterior tenía algo que hacía…".
- La lista de direcciones del paso 3.
Guarda el archivo en un lugar que sea del club, no en la computadora de un voluntario. Una unidad en la nube del club con al menos dos personas con acceso, más una copia sin conexión, es el estándar que sobrevive a un traspaso de la comisión directiva. Súmalo a tu práctica de gestión y conservación de registros para que la próxima comisión directiva sepa que existe.
Una advertencia: un archivo de registros de socios sigue siendo un conjunto de información personal de otras personas, con las mismas obligaciones que el sistema en uso. Guárdalo en un lugar con control de acceso, decide cuánto tiempo lo necesitas realmente y bórralo cuando termine ese período, en lugar de dejar que siga dando vueltas durante una década.
Cuánto tiempo mantener las redirecciones
El instinto es tratar las redirecciones como un puente temporal que se desarma después de unos meses. Es el instinto equivocado.
Si el club es dueño del dominio, mantenlas de forma indefinida. Dejarlas no cuesta nada, y el tráfico que captan es real: un cartel plastificado en la sede social, un enlace en la página de instalaciones de la municipalidad que nadie actualizó desde que se publicó, un favorito en la tableta de un socio vitalicio. No hay ningún beneficio en desactivarlas y sí un costo pequeño y permanente en hacerlo.
Si la dirección pertenecía a la plataforma anterior (cualquier cosa con la forma theirplatform.com/yourclub), en general no puedes redirigirla en absoluto, y su control termina cuando termina tu cuenta. En ese caso el período de transición es corto y deberías esforzarte más con el aviso: dile a la gente que la dirección cambió, pon la nueva en todo lo impreso y pídeles a tu organismo rector, a la municipalidad y a tus patrocinadores que actualicen sus enlaces directamente.
Dos referencias prácticas sobre cuánto dura realmente la transición. La primera: una temporada completa más un ciclo de inscripción es el mínimo antes de que puedas afirmar que los enlaces importantes se actualizaron, porque es cuando se vuelven a emitir los documentos anuales. La segunda: el material impreso decide el resto; si plastificaste un código QR en la sede social, la redirección que tiene detrás vive tanto como el cartel.
Decidas lo que decidas, no borres redirecciones en una limpieza. Una redirección que se quita sin avisar se convierte en un callejón sin salida justo para el visitante que está más lejos de ti: el que te encontró en un papel.
Lo que no puedes conservar
Sé realista con algunas cosas para que no se conviertan en una sorpresa de último momento.
- Direcciones alojadas en la plataforma. Cualquier URL en el dominio del proveedor anterior termina con la cuenta.
- Accesos y contraseñas de los socios. Nunca se transfieren, en ninguna plataforma.
- Widgets de terceros incrustados. Las herramientas de reservas, las entradas incrustadas y los feeds de redes sociales que estaban configurados dentro de la plataforma anterior se vuelven a configurar en la nueva.
- El posicionamiento en buscadores de las direcciones que se dan de baja, salvo que las redirecciones lo trasladen.
- Cualquier contenido que requería iniciar sesión en el sitio anterior, salvo que lo descargues antes de irte.
Cómo hacerlo en ClubHelix
Si ClubHelix es tu nueva casa, la parte del dominio es la que podemos facilitarte: tu propio dominio se conecta con pasos de DNS guiados y un certificado que se emite automáticamente una vez verificado, y tanto la forma simple como la forma con www de tu dirección llevan a una única versión canónica en lugar de competir entre sí (dominios propios). Las páginas se reconstruyen en el editor de páginas, y las noticias de la última temporada o las dos últimas se pueden volver a publicar en noticias para que las historias que la gente todavía busca se sigan encontrando.
Lo que no podemos hacer es rescatar un dominio que el club nunca tuvo. Si tu dirección pertenece a la plataforma que estás dejando, registra ahora un dominio que sea del club y trata el cambio como un nuevo comienzo que elegiste a propósito, y no como uno que te impusieron más adelante.
Si prefieres delegar todo el trabajo, nuestro servicio llave en mano incluye la migración y el mapa de redirecciones. Si no, empieza gratis y arma el sitio nuevo en paralelo al anterior hasta que de verdad esté listo para darlo de baja.
Preguntas frecuentes
¿Podemos cancelar la plataforma anterior en cuanto el sitio nuevo está en línea?
No de inmediato. Espera a que el sitio nuevo haya funcionado bien durante un ciclo de facturación completo, a que tu archivo esté guardado en dos lugares y a que se confirme que el dominio está en una cuenta que controla el club. El ahorro mensual es pequeño; el riesgo de cancelar antes de tiempo, no.
¿Qué pasa con nuestro nombre de dominio si simplemente dejamos de pagar?
Vence, después queda en un período de gracia, después en un período de recuperación del que sale caro rescatarlo, y después se libera para que cualquiera lo registre. Los clubes con una historia larga y una dirección fácil de recordar son justamente los que a otros más les interesa quedarse. Nunca dejes vencer un dominio como forma de terminar un servicio.
¿Van a dejar de funcionar las direcciones de correo del club?
Solo si cambias los registros de correo. El correo y el alojamiento del sitio web comparten un dominio, pero se configuran por separado. Copia tus registros de correo actuales exactamente antes de hacer cualquier cambio de DNS, pásalos sin tocarlos y después prueba enviando un mensaje a la dirección del club.
¿Tenemos que mantener el sitio anterior en línea mientras se asienta el nuevo?
No hace falta que sea público, pero tampoco lo borres. Dejar el sitio anterior en línea en una dirección temporal durante un tiempo corto es una red de seguridad barata para las preguntas de "¿no había una página sobre…?" que llegan en el primer mes.
¿Cuánto tiempo deberíamos conservar el archivo?
El contenido y los documentos, de forma indefinida: es la historia de tu club y guardarlos no cuesta casi nada. Los registros de socios y de pagos son distintos: consérvalos tanto tiempo como lo exijan tus obligaciones y tu propia política de conservación, y después bórralos como corresponde en lugar de dejar copias dispersas en cuentas personales.
