O site novo está no ar, todo mundo foi avisado e alguém na reunião faz a pergunta óbvia: já podemos cancelar o antigo? Para a maioria dos clubes, a resposta sincera é: ainda não.
O site antigo é a parte menos interessante de uma mudança e a que tem mais chance de causar um estrago real, porque os erros são irreversíveis de um jeito que nada mais em uma migração é. Uma página que você esqueceu de copiar pode ser digitada de novo. Um domínio que você deixou vencer pode ter ido embora para sempre, e com ele todos os folhetos impressos, todos os links dos patrocinadores e os endereços de e-mail do clube que funcionavam nele.
Este guia explica as três coisas que as pessoas confundem, a ordem de cancelamento que mantém você seguro, o que arquivar antes de fechar a porta e por quanto tempo manter os redirecionamentos funcionando.
Três coisas separadas que as pessoas tratam como uma só
Quase toda história de terror começa aqui. "O nosso site" são, na verdade, três serviços que funcionam juntos, e podem pertencer a três partes diferentes.
| O item | O que é | A quem costuma pertencer |
|---|---|---|
| O domínio | O seu endereço na web, alugado anualmente de um registrador | Ao clube, a um ex-membro da diretoria ou à plataforma |
| A hospedagem ou plataforma | O serviço que monta e entrega as páginas | À plataforma que você paga todo mês |
| O conteúdo | Os seus textos, fotos, documentos e o arquivo de notícias | Ao clube, onde quer que esteja guardado |
O domínio é o único dos três que é realmente insubstituível. O conteúdo pode ser refeito. A hospedagem pode ser trocada em uma tarde. Um domínio que vence e é registrado por outra pessoa simplesmente não volta, e não existe chamado de suporte que resolva isso.
Então, antes de cancelar qualquer coisa, responda a uma pergunta por escrito: quem é o titular do nosso domínio? Não quem o configurou, nem quem paga por ele: quem aparece como titular. Se a resposta for a conta pessoal de um ex-secretário, ou a plataforma que vocês estão deixando, resolva isso primeiro e não cancele nada até estar resolvido. O nosso guia sobre como comprar um domínio para o clube explica como colocar o domínio corretamente em nome do clube.
A ordem de cancelamento
Esta é a seção em que os clubes erram, e o erro é quase sempre o mesmo: cancelar primeiro a plataforma antiga, porque é ali que está o custo mensal, e descobrir depois que ela também era o registrador.
Siga esta lista de cima para baixo e não pule etapas.
1. Confirme que o site novo está realmente pronto
Todas as páginas no ar, todos os formulários testados, um pagamento real feito e reembolsado, o endereço de contato chegando a um lugar que uma pessoa lê. Não "quase pronto".
2. Coloque o domínio na conta do próprio clube
Se o domínio está com a plataforma antiga ou com uma pessoa, transfira-o antes de qualquer outra coisa. Isso significa uma transferência para uma conta de registrador que pertença ao clube, em nome do clube, com um endereço compartilhado da diretoria como contato e o login registrado nos documentos de transição. Transferências levam tempo e podem ser bloqueadas por uma alteração recente, então comece cedo. Se não conseguir transferir, na prática vocês estão reconstruindo a presença do clube na web em um endereço novo: planeje isso de forma consciente, em vez de descobrir no meio do caminho.
3. Salve a lista dos seus endereços atuais na web
Acesse yourclub.org/sitemap.xml e salve o que aparece, ou navegue pelo site e anote todos os endereços. Essa lista desaparece com o site antigo, e é a matéria-prima de todos os redirecionamentos que você vai configurar. Sem ela, você está chutando.
4. Faça o arquivo
Explicado em detalhes abaixo. Faça isso enquanto o seu login ainda funciona e o seu acesso ainda está tranquilo.
5. Configure os redirecionamentos
Cada endereço antigo importante deve apontar de forma permanente para a página do site novo que responde à mesma pergunta: a página de taxas para a nova página de taxas, e não tudo para a página inicial. Como manter o posicionamento no Google ao trocar o site do clube explica como isso funciona e o que acontece quando você pula essa etapa.
6. Verifique o e-mail antes de mexer no DNS
O e-mail do clube no mesmo domínio é uma configuração completamente separada, que compartilha um mesmo conjunto de registros DNS. Anote os seus registros de e-mail atuais exatamente como estão e leve-os para o novo lugar sem nenhuma alteração. Uma mudança descuidada no DNS é a forma mais comum de um clube parar de receber e-mails sem perceber por uma semana.
7. Aponte o domínio para o site novo e acompanhe
Espere alguns dias. Teste em um celular com o Wi-Fi desligado, porque os aparelhos guardam a resposta antiga por mais tempo do que você imagina.
8. Só agora, cancele a plataforma antiga
Não antes de o site novo ter funcionado corretamente por um ciclo de cobrança completo, de o seu arquivo estar guardado em mais de um lugar e de o domínio estar confirmado sob controle do clube.
O que arquivar antes de fechar a conta
Depois que a conta é encerrada, tudo o que estava nela vai embora, geralmente na hora, às vezes depois de um curto período de carência com o qual você não deve contar. Faça uma cópia de tudo isto enquanto ainda pode:
- As exportações de sócios e pagamentos. Quadro de sócios, histórico de associação, histórico de pagamentos e tudo o que o sistema deixar baixar. Mesmo que você já tenha importado os dados para a nova plataforma, guarde os arquivos originais como registro do que existia.
- Fotos em tamanho original. As cópias do site já estão comprimidas e cortadas. Se os originais só existem no site antigo, baixe mesmo assim: uma foto reduzida é melhor do que nenhuma.
- Documentos. Estatuto, políticas, atas, formulários, propostas de patrocínio, qualquer coisa com um PDF anexado a uma página.
- O texto de todas as páginas. Até das páginas que você não vai levar. Copiar uma página para um documento leva um minuto e evita uma discussão depois.
- A estrutura dos formulários. As perguntas de fato dos seus formulários de inscrição e de inscrição de equipes, com as opções e as condições. Isso raramente pode ser exportado e é sempre cansativo de reconstruir de memória.
- Modelos de e-mail e boletins antigos. Principalmente qualquer coisa cujo texto a diretoria tenha aprovado com cuidado.
- Capturas de tela do visual. Não por nostalgia, mas para a inevitável conversa do tipo "o site antigo tinha uma coisa que fazia...".
- A lista de URLs da etapa 3.
Guarde o arquivo em um lugar que pertença ao clube, e não no notebook de um voluntário. Um drive na nuvem do clube com pelo menos duas pessoas com acesso, mais uma cópia offline, é o padrão que sobrevive a uma troca de diretoria. Inclua isso na sua prática de registro e guarda de documentos, para que a próxima diretoria saiba que ele existe.
Um cuidado: um arquivo de cadastros de sócios continua sendo um conjunto de informações pessoais, com as mesmas obrigações do sistema em uso. Guarde-o em um lugar com acesso controlado, decida por quanto tempo você realmente precisa dele e apague-o quando esse prazo acabar, em vez de deixá-lo se arrastar por uma década.
Por quanto tempo manter os redirecionamentos
O instinto é tratar os redirecionamentos como uma ponte provisória, que você desmonta depois de alguns meses. É o instinto errado.
Se o domínio é do clube, mantenha-os por tempo indeterminado. Deixá-los no lugar não custa nada, e o tráfego que eles capturam é real: uma placa plastificada na sede, um link na página de espaços esportivos da prefeitura que ninguém atualiza desde que foi publicada, um favorito no tablet de um sócio vitalício. Não há nenhum benefício em desligá-los, e há um custo pequeno e permanente em fazer isso.
Se o endereço pertencia à plataforma antiga, qualquer coisa no formato theirplatform.com/yourclub, em geral você não consegue redirecioná-lo, e o controle sobre ele acaba junto com a sua conta. Nesse caso, a sua janela é curta e você deve se esforçar mais na divulgação: avise as pessoas que o endereço mudou, coloque o novo em tudo o que for impresso e peça à sua entidade dirigente, à prefeitura e aos patrocinadores que atualizem os links diretamente.
Duas referências práticas para saber quanto tempo essa cauda realmente dura. Primeiro, uma temporada completa mais um ciclo de inscrições é o mínimo antes de você poder dizer que os links importantes foram atualizados, porque é nesse período que os documentos anuais são reemitidos. Segundo, o material impresso decide o resto: se você plastificou um QR code na sede, o redirecionamento por trás dele vive enquanto a placa existir.
Seja qual for a sua decisão, não apague redirecionamentos em uma faxina. Um redirecionamento removido sem alarde vira um beco sem saída justamente para o visitante que está mais longe de você: aquele que encontrou o clube em um pedaço de papel.
O que você não consegue manter
Seja realista sobre alguns itens, para que eles não virem uma surpresa de última hora.
- Endereços hospedados na plataforma. Qualquer URL no domínio do fornecedor antigo acaba junto com a conta.
- Logins e senhas dos sócios. Eles nunca são transferidos, em nenhuma plataforma.
- Widgets de terceiros incorporados. Ferramentas de reserva, venda de ingressos incorporada e feeds de redes sociais configurados dentro da plataforma antiga precisam ser configurados de novo na nova.
- O posicionamento nas buscas de endereços desativados, a menos que os redirecionamentos o levem junto.
- Qualquer conteúdo protegido por login no site antigo, a menos que você o baixe antes de sair.
Como fazer isso no ClubHelix
Se o ClubHelix for a nova casa, a parte do domínio é a que podemos facilitar: o seu próprio domínio se conecta com etapas guiadas de DNS e um certificado emitido automaticamente assim que a verificação é concluída, e as duas formas do seu endereço, com e sem www, levam a uma única versão canônica em vez de competirem entre si (domínios próprios). As páginas são refeitas no editor de páginas, e as notícias da última temporada ou das duas últimas podem ser publicadas de novo, para que as histórias que as pessoas ainda procuram continuem sendo encontradas.
O que não podemos fazer é resgatar um domínio que nunca foi do clube. Se o seu endereço pertence à plataforma que vocês estão deixando, registre agora um domínio em nome do clube e trate a mudança como um recomeço escolhido de propósito, e não como algo imposto mais tarde.
Se você prefere entregar o trabalho todo, o nosso serviço feito para você inclui a migração e o mapeamento dos redirecionamentos. Caso contrário, comece grátis e monte o site novo ao lado do antigo até que ele esteja realmente pronto para ser aposentado.
Perguntas frequentes
Podemos cancelar a plataforma antiga assim que o site novo entrar no ar?
Não de imediato. Espere até o site novo ter funcionado corretamente por um ciclo de cobrança completo, o seu arquivo estar guardado em dois lugares e o domínio estar confirmado em uma conta controlada pelo clube. A economia mensal é pequena; o risco de cancelar cedo, não.
O que acontece com o nosso domínio se simplesmente pararmos de pagar?
Ele vence, depois fica em um período de carência, depois em um período de resgate caro para recuperar, e então é liberado para qualquer pessoa registrar. Clubes com uma longa história e um endereço fácil de lembrar são exatamente os que valem a pena para quem registra domínios alheios. Nunca deixe um domínio vencer como forma de encerrar um serviço.
Os endereços de e-mail do clube vão parar de funcionar?
Só se você alterar os registros de e-mail. O e-mail e a hospedagem do site compartilham o domínio, mas são configurados separadamente. Anote os seus registros de e-mail atuais exatamente como estão antes de fazer qualquer mudança no DNS, leve-os para o novo lugar sem alterações e teste depois enviando uma mensagem para o endereço do clube.
Precisamos manter o site antigo no ar enquanto o novo se acomoda?
Ele não precisa ficar público, mas também não o apague. Deixar o site antigo no ar em um endereço provisório por um curto período é uma rede de segurança barata para as perguntas do tipo "não tinha uma página sobre..." que aparecem no primeiro mês.
Por quanto tempo devemos guardar o arquivo?
Conteúdo e documentos, por tempo indeterminado: é a história do seu clube, e guardar isso quase não custa nada. Os registros de sócios e de pagamentos são diferentes: guarde-os pelo tempo que as suas obrigações e a sua própria política de guarda exigirem e depois apague-os da forma correta, em vez de deixar cópias espalhadas por contas pessoais.
