A maioria dos clubes comunitários muda de site mais ou menos uma vez por década, o que significa que quem da diretoria fica com a tarefa quase nunca fez isso antes.
Essa falta de experiência é o verdadeiro problema, não a tecnologia. Ninguém na sala sabe quais partes são realmente difíceis, quais são uma noite de digitação e quais vão quebrar em silêncio três meses depois, quando um pai ou uma mãe pesquisar os horários de treino e cair numa página que não existe mais.
Este guia traz a versão sincera: o que é transferido, o que precisa ser refeito, o que nunca pode ser levado e a ordem das etapas que mantém você longe de problemas. Se você está mudando toda a administração, e não só o site, leia junto com o nosso guia sobre como trocar o sistema de gestão do clube, que trata de pagamentos e associação com mais profundidade.
O que realmente é transferido e o que não é
A diretoria imagina a mudança de site como uma grande transferência, como despejar um balde de um recipiente para outro. Não é. São vários trabalhos separados, de dificuldades muito diferentes, e o problema vem de tratá-los como um só.
| O que você tem | Como é levado | A observação sincera |
|---|---|---|
| Páginas, notícias, resultados | Copiados, quase sempre à mão ou com uma importação assistida | Texto é fácil; layouts incomuns são refeitos, não convertidos |
| Fotos e documentos | Baixados do site antigo e enviados ao novo | Pegue os originais, se ainda os tiver: as cópias do site já foram reduzidas |
| Cadastro de sócios | Um arquivo exportado do sistema antigo e importado no novo | Não pode ser lido do seu site público; alguém precisa entregar o arquivo a você |
| Histórico de pagamentos | Uma exportação, guardada como registro | Só histórico: vira uma planilha, não um livro-caixa ativo |
| Cartões salvos, débito automático | Não é levado de jeito nenhum | Todo pagante autoriza de novo no sistema novo. Não há exceções que valha a pena planejar |
| O seu domínio | É transferido sem problemas se pertencer ao clube | Se pertencer à plataforma antiga, o problema é bem maior; veja abaixo |
| Posições nos mecanismos de busca | Preservadas pelos redirecionamentos que você configurar, não pela nova plataforma | Este é o ferimento autoinfligido mais comum |
Leia essa tabela com a diretoria antes de combinar um prazo. Metade das discussões sobre mudança de site são, na verdade, discussões sobre qual linha cada pessoa estava imaginando.
Por que sócios e pagamentos não podem simplesmente ser copiados do site
As ferramentas modernas conseguem ler uma página pública da web muito bem. Uma página inicial, uma notícia, uma tabela de jogos: tudo isso é publicado para o mundo, então qualquer sistema consegue buscar e fazer uma cópia razoável.
O seu quadro de sócios não é publicado para o mundo, e esse é justamente o objetivo. Nomes, datas de nascimento, contatos de emergência e observações médicas ficam num banco de dados protegido por login, onde nenhuma plataforma nova consegue enxergá-los, por mais esperta que seja a ferramenta de importação.
Então a lista de sócios só se move de um jeito: a sua plataforma atual entrega a você um arquivo exportado, e você carrega esse arquivo no sistema novo. Se nunca pediu um, peça agora, por escrito, enquanto ainda é um cliente pagante com acesso completo. O nosso guia sobre como levar os dados dos sócios de um sistema para outro explica como é uma boa exportação e as obrigações de privacidade que vêm junto.
Se a resposta for "não oferecemos exportação", você aprendeu duas coisas de uma vez: tem um problema para resolver e tem a confirmação final de que sair é a decisão certa. Dados que você não pode levar nunca foram realmente do clube.
A única coisa que de fato não pode ser levada: os dados de pagamento salvos
Este é o fato com mais chance de ser atenuado numa conversa de vendas, então aqui vai de forma direta.
Dados de cartão salvos e autorizações de débito automático não são transferidos entre sistemas. Eles ficam com um processador de pagamentos, vinculados à conta de recebimento que os coletou, sob uma autorização que o sócio deu a uma organização específica por meio de uma plataforma específica. Outra plataforma significa outro acordo, e a autorização que o sócio assinou não se estende a ele. Grandes empresas às vezes conseguem combinar uma transferência formal dos tokens de cartão entre processadores; para um clube comunitário isso raramente é oferecido e raramente compensa a papelada, então parta do princípio de que não vai acontecer.
Na prática, isso significa:
- Todo sócio com cartão salvo ou débito automático ativo precisa configurar tudo de novo. Não existe um botão que faça isso por ele.
- Planeje a nova autorização como uma campanha. Anuncie, explique o motivo, dê um prazo e cobre os atrasados por telefone.
- Nunca deixe coincidir com a semana de renovação, ou o sócio a quem se pede para digitar o cartão de novo enquanto renova vai entender tudo como um aumento de preço.
- Mantenha o acordo antigo funcionando até o novo estar confirmado, e só então cancele, nessa ordem, sócio por sócio, para que ninguém seja cobrado duas vezes e ninguém fique sem ser cobrado.
Feito às claras, isso é um pequeno incômodo e uma boa desculpa para conversar com cada sócio. Feito de surpresa, é o motivo de um tesoureiro passar uma temporada inteira reconstruindo quem está realmente em dia.
Quanto custa em horas de voluntários
Ninguém consegue dar um número, e quem der está chutando sobre um clube que nunca viu. Você pode estimar o tamanho do trabalho a partir de coisas que consegue contar hoje.
- Conte as páginas. Abra o site atual e liste cada página que um visitante consegue acessar. Um clube com onze páginas e uma área de notícias precisa de uma ou duas noites de reconstrução. Um clube com noventa páginas, doze anos de relatos de jogo e uma página por patrocinador tem um projeto com escala de voluntários.
- Conte os campos. Olhe as colunas da sua exportação de sócios. Dez colunas organizadas são importadas numa tarde. Quarenta colunas com observações em texto livre, perguntas personalizadas usadas pela metade e três formatos de data diferentes precisam de uma limpeza antes, e a limpeza é o trabalho.
- Conte os pagantes ativos. Esse número é o tamanho da sua campanha de nova autorização, e é a única parte da mudança que depende do tempo dos sócios, e não do tempo dos voluntários.
- Conte os links que apontam para vocês. Tudo o que foi impresso, plastificado ou compartilhado (o QR code na porta da sede, o link na página de espaços esportivos da prefeitura) é um redirecionamento de que você vai precisar.
Depois some o custo que pega todo mundo: o tempo das decisões. Refazer uma página faz a diretoria rediscutir o que deve estar nela. Combine antes que a primeira versão é uma cópia fiel e que as melhorias vêm depois.
A ordem das etapas
A ordem importa mais do que as ferramentas. Quase toda história de terror é um erro de ordem, não um erro técnico.
1. Exporte tudo enquanto o seu acesso ainda está garantido
Lista de sócios, histórico de pagamentos, perguntas dos formulários, modelos de e-mail, lista de contatos dos patrocinadores, antes de contar a qualquer pessoa que vocês vão sair. Isso não custa nada se vocês decidirem ficar.
2. Salve uma lista dos endereços atuais do site
Acesse yourclub.org/sitemap.xml e salve o que aparecer, ou navegue pelo site e anote cada endereço. Essa lista é a matéria-prima dos seus redirecionamentos, e ela desaparece no momento em que o site antigo desaparece. O nosso guia sobre como manter as posições no Google ao trocar o site do clube explica o que fazer com ela.
3. Monte o site novo ao lado do antigo
Num endereço temporário, com o site antigo ainda no ar e ainda recebendo inscrições. Deixe o novo realmente pronto (cada página, cada formulário, cada caminho de pagamento testado com um cartão de verdade) antes de trocar qualquer coisa.
4. Importe os sócios e confira os números
Importe e depois conte. O total de sócios bate? As categorias por idade conferem? Confira por amostragem dez cadastros com o sistema antigo, incluindo uma família complicada, com três filhos e dois endereços de contato. Uma simulação que mostra o que será criado, atualizado e ignorado vale muito mais do que uma importação que só diz "concluído".
5. Associe os endereços antigos aos novos
Cada endereço antigo importante recebe um redirecionamento permanente para o equivalente novo. Não para a página inicial: para a página que responde à mesma pergunta.
6. Aponte o domínio para o site novo
Só depois que tudo acima estiver concluído. Se o domínio pertence ao clube, trata-se de uma alteração de DNS, e o seu endereço na web sobrevive à mudança intacto. Confira o e-mail antes: o e-mail do clube no mesmo domínio é configurado separadamente, e uma alteração de DNS descuidada pode interromper os e-mails do secretário.
7. Faça a campanha de nova autorização de pagamentos
8. Cancele a plataforma antiga por último
Cancele só depois que o site novo tiver funcionado corretamente por um ciclo de cobrança completo, as suas exportações estiverem guardadas em mais de um lugar e o domínio estiver confirmado sob controle do clube.
Quando o domínio pertence ao clube e quando não pertence
Se o seu clube registrou o próprio domínio, vocês estão em boa situação: ele aponta para onde vocês mandarem, e trocar de plataforma nunca muda o seu endereço na web. Se ainda não conferiu, confira hoje; o nosso guia sobre como comprar um domínio para o clube explica como confirmar a propriedade e colocá-lo em nome do clube, e não na conta pessoal de um ex-secretário.
Se a sua plataforma atual é dona do endereço (qualquer coisa no formato theirplatform.com/yourclub), então os seus impressos, os links dos patrocinadores e as suas posições nos mecanismos de busca apontam para uma propriedade que vocês não controlam. Você não consegue redirecioná-lo nem levá-lo. Registre agora um domínio em nome do clube e trate a troca como um recomeço escolhido por vocês.
Fazendo a mudança no ClubHelix
Se o ClubHelix é o seu destino: o seu próprio domínio é conectado com etapas de DNS guiadas e um certificado emitido automaticamente assim que ele é verificado (domínios próprios); as páginas são refeitas num editor de páginas de arrastar e soltar, e não em código; as cores do clube são definidas uma vez nas configurações do tema; as imagens enviadas ficam numa biblioteca de mídia com o texto alternativo e as páginas em que aparecem; as notícias e os eventos voltam a ter categorias e tags; as poucas regras de CSS personalizado de que você ainda precisar podem ir numa folha de estilo verificada e com limite de tamanho no plano Pro; e um quadro de sócios existente entra por importação de planilha, com detecção de duplicados e uma simulação antes de confirmar.
O que não vamos fingir: o conteúdo ainda precisa ser levado por pessoas que sabem o que ele deve dizer, e a nova autorização de pagamentos é inevitável em qualquer plataforma. Se a sua diretoria preferir não digitar, o nosso serviço feito para você inclui a migração. Caso contrário, você pode começar grátis, montar o site ao lado do atual e trocar quando ele estiver realmente pronto.
Perguntas frequentes
Uma plataforma nova consegue importar o nosso site automaticamente?
Ela consegue ler e copiar o que o seu site publica abertamente: texto das páginas, títulos, imagens e notícias. Não consegue acessar nada protegido por login e não consegue reproduzir exatamente um layout sob medida. Trate qualquer cópia automática como um primeiro rascunho que um voluntário ainda revisa página por página.
Vamos perder as nossas posições nos mecanismos de busca?
Só se você pular os redirecionamentos. Os mecanismos de busca tratam uma página que mudou de endereço como uma página nova, a menos que você diga o contrário, então cada endereço antigo precisa de um redirecionamento permanente para o equivalente novo. Faça isso e as posições normalmente se recuperam em algumas semanas.
O que acontece com os endereços de e-mail do clube?
Hospedagem e e-mail são serviços separados que compartilham o mesmo domínio. Antes de alterar qualquer registro DNS, anote exatamente os seus registros de e-mail atuais e leve-os sem alteração, ou a caixa de entrada do clube para de funcionar no momento em que o site entra no ar.
Qual é o melhor momento para mudar?
A entressafra da temporada, depois da última rodada importante de pagamentos e bem antes do próximo dia de inscrições. Nunca durante as inscrições, nunca nas finais e nunca na semana em que o tesoureiro está se preparando para a assembleia geral anual.
Precisamos levar todas as notícias antigas?
Não, e a maioria dos clubes não deveria. Leve as páginas que respondem a perguntas (como se associar, onde jogamos, taxas, regulamentos) e as notícias da última temporada ou das duas últimas, e guarde um arquivo offline do resto.
