Como migrar os dados dos sócios do clube entre sistemas

Pergunte a quem cuida das inscrições de um clube o que mais dá medo numa troca de sistema, e a resposta nunca é o site. É o quadro de sócios.

Esse medo tem fundamento. Um site pode ser refeito de memória, se for preciso; uma lista de sócios, não. Nomes, contatos, datas de nascimento, contatos de emergência, tipos de associação, quem está em dia e quem não está: esse registro é a memória operacional do clube, e ele existe em um único lugar até que você faça, de propósito, uma segunda cópia.

A boa notícia é que os dados dos sócios são a parte mais portátil de qualquer sistema para clubes, porque, no fundo, são uma tabela. A má notícia é que eles só saem de lá se alguém entregar o arquivo a você. Este guia mostra como conseguir esse arquivo, como é um bom arquivo, como limpá-lo, como importá-lo sem perder ninguém e quais deveres vêm junto quando você guarda informações pessoais de outras pessoas.

Comece aceitando que isto é uma exportação, não uma raspagem de dados

Novas plataformas conseguem ler o seu site público. Elas não conseguem ler a sua tabela de sócios, e nenhuma esperteza muda isso: um quadro de sócios fica atrás de um login justamente para que estranhos e programas não possam acessá-lo.

Então há um único caminho de entrada e um único de saída: um arquivo exportado, geralmente uma planilha. Se você nunca pediu um ao seu sistema atual, peça agora, enquanto o clube é um cliente pagante em dia e ninguém tem motivo para enrolar o pedido. Faça isso mesmo que não tenha nenhuma intenção de sair. Um clube que não consegue gerar a própria lista de sócios quando precisa está a uma senha esquecida de uma temporada muito ruim.

O que uma exportação completa realmente contém

A maioria dos sistemas oferece um botão de exportar, e a maioria desses botões entrega menos do que você precisa. Confira todos estes itens antes de aceitar que você tem "a exportação":

• Identidade: nome, sobrenome, nome preferido, data de nascimento, gênero, se você coleta essa informação.
• Contato: e-mail, celular, endereço, e o contato do pai, da mãe ou do responsável dos sócios menores de idade, que muitas vezes fica num registro separado.
• Vínculos familiares: quais sócios pertencem à mesma família. É o campo que mais se perde, e reconstruí-lo à mão é um sofrimento.
• Associação: tipo ou categoria, data de entrada, situação atual, data de vencimento ou até quando está pago, temporadas em que foi sócio.
• Funções: cargos na diretoria, credenciamentos de técnico e de arbitragem com as datas de vencimento, funções de voluntariado.
• Times e categorias: qual elenco, qual faixa etária, qual competição.
• Campos de segurança: nome e telefone do contato de emergência, observações médicas, números de referência e datas de vencimento das verificações de antecedentes.
• Consentimentos: autorização de uso de imagem, adesão ao boletim, ciência das políticas, com a data em que cada um foi dado, e não só uma marcação.
• Perguntas personalizadas: tudo o que o seu clube acrescentou ao próprio formulário ao longo dos anos.
• Situação de pagamento: o que foi pago, referente a qual período, e o que está em aberto.

Dois desses itens merecem um alerta. As datas de consentimento importam porque uma marcação sem data não prova nada depois. E a situação de pagamento é um retrato do momento, não um acordo ativo, o que nos leva à parte de que ninguém gosta.

O que não pode ser transferido, não importa o que prometam

Dados de cartão salvos e autorizações de débito automático não são transferidos entre sistemas. Eles ficam com um processador de pagamentos, vinculados à conta de recebimento que os coletou, sob uma autorização que o sócio deu a uma organização específica, por meio de uma plataforma específica. Mude a plataforma e essa autorização deixa de cobrir o acordo.

Uma organização muito grande às vezes consegue negociar uma transferência formal dos tokens de cartão salvos entre processadores. Um clube comunitário quase nunca consegue, e deve partir do princípio de que isso não vai acontecer.

As consequências práticas:

• Todo sócio com cartão salvo ou débito automático ativo digita os dados de novo no novo sistema.
• O histórico de pagamentos importado é um registro, não um livro-caixa ativo. Ele mostra quem deve o quê; não cobra nada.
• Cancele o acordo antigo depois de confirmar o novo para aquele sócio, não antes, para que ninguém seja cobrado duas vezes e ninguém pare de pagar sem perceber.
• Reserve tempo real de voluntários para correr atrás disso. É telefonema, não software.

Também costumam se perder numa mudança: observações internas e histórico de mensagens, os registros de auditoria do sistema antigo e qualquer automação que vocês tenham montado. Exporte o que puder como um registro simples e aceite o resto como história.

Limpe o arquivo antes de importar

A limpeza é o trabalho de verdade. Uma hora aqui poupa uma temporada de problemas estranhos.

1. Abra a exportação como planilha e congele a linha de cabeçalho. Leia o nome de cada coluna e escreva em palavras simples o que ela contém. Metade delas não vai ficar clara até você olhar os dados.
2. Corrija as datas. As exportações misturam, na mesma coluna, datas com o dia primeiro, com o mês primeiro e em texto. Escolha um formato para o arquivo inteiro e confira à mão as ambíguas: uma data de nascimento 05/07 pode ser de uma criança nascida em maio ou em julho.
3. Separe o que deve ser separado. Uma coluna "Nome" vira nome e sobrenome. Um bloco de "Endereço" vira rua, bairro e CEP.
4. Padronize os vocabulários pequenos. "Inf.", "Infantil", "infantil" e "Sub-12" devem ser um único valor. O mesmo vale para tipos de associação e nomes de times.
5. Encontre os duplicados. Ordene por e-mail e depois por sobrenome e data de nascimento. Os clubes acumulam duplicados sempre que alguém se inscreve de novo com outro endereço.
6. Resolva os inativos. Decida quem é sócio atual, quem é ex-sócio que vale manter e quem simplesmente não deve ser levado para o novo sistema. Não importe uma década de registros mortos só porque apagá-los pareceu falta de educação.
7. Confira os registros dos menores de idade. Todo menor precisa de um contato de responsável que funcione e de um contato de emergência. É o grupo com mais chance de estar incompleto, e aquele em que a falta de dados mais importa.
8. Guarde uma cópia intacta da exportação original antes de editar qualquer coisa, e mantenha-a.

Importe e depois concilie

Uma importação não termina quando o sistema diz que terminou. Ela termina quando os números batem.

• Use uma simulação, se o novo sistema oferecer: um relatório do que será criado, atualizado e ignorado, antes de qualquer coisa ser gravada. Leia as linhas ignoradas; é nelas que moram as surpresas.
• Concilie os totais: todos os sócios, depois por tipo de associação, depois por faixa etária, depois por time. Qualquer diferença é um erro de associação de colunas, não de arredondamento.
• Confira dez registros à mão comparando com o sistema antigo, escolhidos de propósito: um sócio antigo, um recém-chegado, uma família de quatro pessoas, alguém com apóstrofo no sobrenome, alguém com dois e-mails, um inativo.
• Confira os caracteres difíceis. Nomes com acentos, cedilha, hífens e apóstrofos são as vítimas clássicas de um arquivo com codificação errada.
• Confira o dinheiro por último. A situação de pagamento é o campo que os sócios notam primeiro quando está errado, e o que gera mais e-mails.

Guarde uma nota de uma página sobre o que você fez: qual arquivo, em que dia, quais campos foram associados a quais, o que ficou de fora e por quê. Quando alguém perguntar em março por que um sócio está faltando, essa nota é a resposta.

Os deveres de privacidade que viajam com o arquivo

No momento em que você exporta um quadro de sócios, está carregando as informações pessoais de cada sócio num notebook. Trate isso à altura.

• Minimize. Exporte o que você precisa para administrar o clube, não tudo o que o sistema antigo por acaso guardava.
• Guarde direito. A pasta compartilhada do clube, com acesso restrito, e não a área de trabalho de um computador pessoal nem um anexo de e-mail enviado para cinco pessoas.
• Limite quem tem o arquivo. O responsável pelas inscrições e um substituto. Não a diretoria inteira.
• Apague as cópias de trabalho assim que a importação estiver conciliada, mantendo só a exportação intacta nos registros do clube.
• Restrinja o acesso também no novo sistema. Dê a cada função o acesso de que ela precisa e nada mais: o modelo de funções e permissões é o ponto em que uma planilha cheia de observações médicas deixa de ficar visível para qualquer pessoa com login.
• Conte aos sócios o que aconteceu. Uma nota curta dizendo que o clube mudou de sistema, o que foi transferido e com quem falar em caso de dúvida. Não custa nada e evita o telefonema constrangedor.
• Confira as suas regras de retenção. Uma mudança é o momento natural para parar de carregar registros de que vocês não precisam mais: o nosso guia sobre manutenção e retenção de registros do clube mostra por quanto tempo guardar cada coisa.

A maioria dos países tem leis de privacidade ou de proteção de dados que exigem que as organizações mantenham as informações pessoais em segurança e as usem só para a finalidade para a qual foram coletadas. Nem todo clube pequeno está sujeito a elas em todo lugar, mas esses princípios são o padrão certo de qualquer forma, e o órgão regulador de privacidade do lugar onde o seu clube está costuma publicar orientações em linguagem simples que vale a pena ler antes de uma grande mudança de dados.

Nada disso é aconselhamento jurídico, e um clube com circunstâncias incomuns deve buscar orientação própria. O formato geral vale em qualquer lugar: colete menos, proteja direito, não guarde por mais tempo do que precisa e saiba dizer o que você tem.

Fazendo isso no ClubHelix

O quadro de sócios entra por importação de planilha, com detecção de duplicados e uma simulação antes de qualquer coisa ser gravada, para que você veja o que vai acontecer antes que aconteça. Depois da mudança, a inscrição online mantém o registro atualizado porque os próprios sócios cuidam dos seus dados, os relatórios exportam tudo de forma limpa sempre que você precisar do arquivo de novo, e os backups criptografados diários garantem que o quadro de sócios nunca fique a um notebook de desaparecer.

O que não vamos afirmar: não conseguimos ler uma lista de sócios a partir do seu site antigo, e nenhuma plataforma consegue transferir um cartão salvo por você. Se a sua exportação estiver bagunçada ou a sua diretoria não tiver tempo, o nosso serviço feito para você inclui a limpeza e a importação. Caso contrário, comece grátis e faça a importação com um arquivo real antes de se comprometer com qualquer coisa.

Perguntas frequentes

Podemos importar sócios de uma planilha simples em vez da exportação de um sistema?

Sim. A planilha é o formato normal de entrada, e muitos clubes estão saindo de uma planilha, e não de uma plataforma. O que importa é que cada linha seja uma pessoa, cada coluna seja um campo, e que as datas e os tipos de associação sejam consistentes.

E se a exportação não tiver campos de que precisamos?

Importe o que você tem e colete o resto diretamente com os sócios na próxima renovação ou inscrição. É mais rápido e mais preciso do que reconstruir tudo a partir de papéis antigos, e os sócios são mais compreensivos do que as diretorias imaginam quando o pedido é feito uma única vez.

Os sócios precisam ser avisados de que estamos trocando de sistema?

Avise. É uma boa prática e evita confusão. Uma mensagem curta dizendo o que foi transferido, o que eles precisam fazer e com quem falar. Se os sócios tiverem que digitar os dados de pagamento de novo, é nessa mensagem que você diz isso.

Como evitar importar a mesma pessoa duas vezes?

Use uma importação que verifique duplicados por e-mail e por nome mais data de nascimento, revise à mão as linhas sinalizadas e limpe o arquivo antes de começar. Ordenar a planilha por e-mail e por sobrenome encontra a maioria deles em poucos minutos.

Devemos importar ex-sócios inativos?

Só aqueles que vocês têm motivo para manter e base legal para guardar. Uma troca de sistema é um bom momento para arquivar o resto, em vez de carregá-lo por mais uma década.