Relatórios e análises

Uma fotografia do quadro de sócios em qualquer data, o crescimento mês a mês, os sócios que não renovaram e os em risco, a retenção por turma de entrada e o funil de renovação, do lembrete ao pagamento. É a camada de relatórios de gestão de sócios que o seu secretário fazia à mão: ela conta o que o quadro de sócios realmente diz, no dia em que você pergunta.

Como as perguntas dos órgãos de fomento não são as mesmas da diretoria, os números do censo do clube (total por tipo, por time, por bairro, por temporada) ficam ao lado dos do dia a dia, prontos para exportar numa prestação de contas de participação.

Receitas por origem, receita de cada mês e de cada trimestre, taxas em aberto com análise de vencimento dos devedores, reembolsos, taxas de processamento e um registro de transações que bate com o extrato do banco. Os relatórios do ano fiscal e os trimestres seguem o ano fiscal australiano, que começa em 1º de julho; por enquanto não é possível escolher outro início de ano.

Todo relatório financeiro é pelo regime de caixa e datado pela chegada do pagamento, nunca pela emissão da fatura, e o valor líquido é sempre o bruto menos os reembolsos. As exportações saem em CSV no formato de importação contábil (linha de colunas primeiro, valores em decimais) para que nada precise ser reformatado à mão antes de chegar à contabilidade.

Certidões para trabalho com crianças e credenciamentos de treinador por data de vencimento, cobertura de termos, incidentes abertos por tempo, cobertura de voluntários na escala e quem completou ou não o quê. Quando uma seguradora, uma associação ou um pai ou mãe pergunta, a resposta é um relatório com data, e não uma busca na caixa de entrada de alguém.

Os relatórios têm uma permissão dividida em cinco (ver, finanças, pessoas, conformidade e gerenciar), então o tesoureiro pode receber todos os relatórios financeiros sem nunca ver as observações médicas dos sócios, e o responsável pela proteção vê os registros de conformidade sem ver os números do banco.

Uma região, associação ou federação recebe relatórios consolidados de todos os clubes filiados (participação, cobertura de conformidade, situação de filiação e atividade), calculados como agregados no banco de dados e devolvidos como totais. A sede vê os números a que tem direito; os clubes guardam para si os registros dos seus sócios.

Essa linha é garantida onde não há discussão: no SQL, na verificação de administrador da entidade superior, e não numa tela que poderia ser contornada.

Salve qualquer relatório com filtros e período como visão salva: o período fica guardado como "último trimestre", e não como duas datas fixas, então continua certo no próximo trimestre. Agrupe as visões em pacotes de relatórios (diretoria, tesoureiro, conselho, fim de temporada, secretaria de sócios) e agende o pacote para chegar às caixas de entrada certas no primeiro dia do mês, em CSV ou PDF.

O pacote é o antídoto contra a reunião em que três pessoas trazem três números diferentes: os mesmos relatórios, na mesma ordem, toda vez, para comparar este mês com o anterior sem ninguém refazer planilha. O envio agendado está disponível no plano Pro e acima.