Cobrança e patrocinadores

Os planos são cobrados pela Stripe num ciclo previsível de 28 dias, ou anualmente com desconto, com upgrade e downgrade pelo próprio painel, preços exibidos na sua moeda e todas as faturas registradas no painel. Troque de plano sem sair do lugar e o novo preço vale a partir da próxima renovação, sem cobrança surpresa hoje.

Os planos pagos têm preço por faixa de sócios, então um clube de 60 sócios nunca paga o preço de um de 500. Passou de 90% da sua faixa? Você recebe um aviso antes, e o seu preço nunca muda sem você confirmar a mudança. No plano anual, você vê o valor proporcional exato antes de concordar com qualquer coisa, e a data de renovação continua a mesma.

Nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, receba as taxas do clube pela internet (associações, inscrições, ingressos e vendas da loja) direto na conta do próprio clube, via Stripe ou Square. O ClubHelix nunca fica com o seu dinheiro, e o painel mostra a conta bancária exata em que os repasses caem. A nossa parte é uma pequena taxa de plataforma publicada (o percentual exato de cada plano está em preços), nunca é repassada aos seus sócios e volta para o clube sempre que um pagamento é reembolsado.

Personalize também os detalhes: o nome do clube que aparece no extrato dos sócios, o número de registro da empresa (ABN, na Austrália) e os contatos no rodapé do recibo, e a sua política de reembolso exibida na finalização. Pagamentos em dinheiro, cheque e transferência bancária podem ser registrados ao lado dos online, para a contabilidade ficar completa.

A taxa da temporada pesa de uma vez só, então, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, os formulários de inscrição podem receber em 2 a 12 parcelas, toda semana, a cada duas semanas ou todo mês, com preço proporcional para quem entra no meio da temporada. Parcelamento para as famílias, sem o tesoureiro controlar um caderninho de prestações.

Lembretes automáticos de renovação saem antes do vencimento das taxas: escolha com quantos dias de antecedência (por exemplo, 30 e depois 7), personalize a mensagem, e cada e-mail leva o sócio direto ao formulário de renovação, com um lembrete opcional de “sua associação venceu” depois.

Uma única exportação contábil cobre os relatórios financeiros do clube: todos os pagamentos de um período (online, dinheiro, cheque e transferência bancária, reembolsos incluídos) num CSV detalhado com linha de totais, ou num CSV de extrato bancário pronto para o Xero. O período começa por padrão no ano fiscal até a data de hoje, então os números da assembleia viram um download, não um fim de semana.

A gestão de patrocínio do clube começa pelo seu cardápio: venda pacotes de patrocínio (nome, valor pedido e as contrapartidas incluídas) e, quando um acordo fecha, a lista de contrapartidas do pacote vira automaticamente a lista de entregas do contrato. Registre cada contrato com o que foi prometido e o que já foi entregue, acompanhe o dinheiro recebido (com recibo por e-mail para o patrocinador) e deixe os lembretes de renovação avisarem a diretoria 30 e 7 dias antes de um acordo vencer em silêncio.

Os painéis de números deixam à vista da diretoria os contratos ativos, o valor somado e tudo o que termina nos próximos 60 dias, e o dinheiro de patrocínio tem um livro-caixa próprio, nunca misturado com os pagamentos dos sócios.

No lado público, agrupe os patrocinadores em categorias (Ouro, Comunidade, o que fizer sentido) e coloque os logos dos patrocinadores no site do clube com uma seção só: uma faixa compacta, uma grade de logos ou um mural agrupado por categoria, em qualquer página. Arraste para reordenar, e as datas de vencimento tiram os logos do ar automaticamente quando o acordo termina, sem logo desatualizado constrangendo ninguém na temporada seguinte.