A sua diretoria votou. A ata diz "terceiro filho grátis", ou "teto familiar de duas mensalidades e meia", e todo mundo foi para casa satisfeito. O que ninguém na sala decidiu é qual filho é o terceiro quando eles se inscrevem em março, junho e agosto, se o teto sobrevive a uma desistência na quarta rodada e quem vai descobrir em outubro que onze domicílios foram cobrados no valor errado.
Este guia é o manual desse segundo trabalho. Se você ainda está escolhendo entre um teto e uma escada de irmãos, ou calculando quanto qualquer um dos dois custaria ao clube, pare aqui e leia primeiro como definir o preço das associações familiares: ele trata da estratégia, da modelagem de custo com exemplos e da redação de uma definição que resista aos domicílios modernos. Toda pergunta de estratégia pertence a lá. O que segue pressupõe que o número já está decidido e faz uma única pergunta: como fazer isso acontecer em cada inscrição, durante toda a temporada, sem que ninguém precise editar uma fatura à mão?
Porque é aí que a precificação por domicílio realmente falha. Não na política. No intervalo entre a política e o formulário de inscrição.
De resolução a regra
Uma resolução é uma frase. Uma regra é um mecanismo, e a tradução perde alguma coisa a cada vez. Aqui estão quatro resoluções típicas de diretoria e o que cada uma de fato precisa antes de poder cobrar alguém.
| A resolução como consta em ata | O que ela é de verdade | O que você precisa configurar | A decisão que ela esconde |
|---|---|---|---|
| "Terceiro filho grátis" | Uma escada de irmãos com um nível | 100% de desconto da terceira pessoa em diante | O quarto filho também é grátis? Quase certamente sim: diga isso |
| "20% de desconto em cada filho adicional" | Uma escada de irmãos com um nível | 20% de desconto da segunda pessoa em diante | O desconto aumenta ao longo do domicílio ou fica fixo para sempre? |
| "Teto familiar de 2,5 mensalidades" | Um máximo por domicílio | Um valor máximo em dinheiro por domicílio, por temporada | Teto sobre o quê: a sua própria mensalidade ou o total, incluindo taxas por pessoa |
| "Uma associação familiar de valor único" | Um produto, não um desconto | Um preço separado que o domicílio compra no lugar | Quais formatos de domicílio ela atende e o que pagam os que não se encaixam |
Duas dessas quatro são o mesmo mecanismo com números diferentes, o que vale saber antes de alguém discutir sobre elas. A terceira é um mecanismo realmente diferente. A quarta não é um desconto: é uma segunda linha na sua tabela de preços, e é a única das quatro que dispensa qualquer lógica de ordem, porque um domicílio compra um produto, independentemente de quantas pessoas ele tenha.
Escreva a versão traduzida na ata, e não só a resolução. "Terceiro filho grátis" é um slogan. "100% de desconto na terceira inscrição e em todas as seguintes pagas pela mesma pessoa, no formulário da temporada, até o máximo de quatro pessoas" é uma regra, e uma regra é algo que você consegue configurar, testar e defender numa assembleia geral.
Quem conta como um mesmo domicílio
Esta é a pergunta que devora noites de voluntários, e a resposta operacional dela não é a mesma que a resposta da política.
O problema da ordem
Um clube com escada de irmãos precisa responder a uma pergunta que um teto nunca faz: qual filho é o segundo? Se a resposta depende da ordem em que os pagamentos chegaram, o seu preço é uma loteria. Um domicílio que inscreve três filhos de uma vez recebe a escada; um domicílio que inscreve um em março, um em junho e um em agosto paga o valor cheio três vezes e depois manda um pedido de reembolso em setembro, com toda a razão, porque a política da sua própria página de preços lhe prometeu um desconto.
Portanto, a regra precisa contar todas as pessoas por quem o domicílio já pagou, não apenas as da inscrição que está à sua frente. Esse é o requisito mecânico mais importante deste artigo, e o que tem mais chance de faltar no que você usa hoje. Teste antes da abertura da temporada: pegue um domicílio, inscreva um sócio, pague, depois inscreva um segundo sócio em uma transação separada e leia o preço.
A outra metade da mesma regra é quais inscrições anteriores contam. Só as efetivamente pagas, ou parcialmente pagas, devem contar; do contrário, qualquer pessoa pode obter a tarifa de terceiro filho abrindo dois checkouts que nunca conclui. Essa escolha tem um custo e você deve conhecê-lo: um domicílio que deixa uma inscrição sem pagar e começa outra não ganha a tarifa de irmãos na segunda. A solução aí é um telefonema e um crédito manual, não uma regra mais frouxa.
Os casos incômodos, decididos de antemão
| Situação | Tratado como | Por quê |
|---|---|---|
| Duas crianças inscritas com um mês de diferença, mesmo pagador | Um domicílio | A contagem segue o pagador, nunca a transação |
| Pais separados, cada um pagando por um filho | Dois domicílios | Dois pagadores, duas cobranças: ofereça a tarifa a quem inscrever os dois |
| Um primo no mesmo endereço, pago pelo próprio pai ou mãe | Um domicílio diferente | O endereço não é o teste; o pagador é |
| Um adulto do mesmo domicílio que também joga | Só conta se a sua política disser que adultos contam | Decida isso, porque a mensalidade de adulto costuma ser outro valor |
| Uma criança inscrita no balcão da sede por um voluntário | Seja qual for a conta do adulto sob a qual a inscrição ficar | É assim que domicílios são divididos por acidente: oriente os voluntários |
O teste do pagador faz quase todo o trabalho e poupa você de pedir a alguém uma certidão de nascimento ou um contrato de aluguel. Duas regras complementares o mantêm honesto: limite quantas pessoas uma tarifa de domicílio pode cobrir e mantenha uma margem de critério da diretoria para o caso que ninguém previu, registrada em ata cada vez que for usada.
Entrada no meio da temporada e quem chega tarde
Quem chega tarde levanta duas perguntas ao mesmo tempo, e elas são separadas. O que essa pessoa paga: a mensalidade cheia ou uma reduzida porque metade da temporada já passou? E ela conta para o número do domicílio? Responda às duas, em ata, antes da temporada.
A combinação defensável para a maioria dos clubes é que quem chega tarde paga uma mensalidade reduzida e continua contando. É defensável porque o domicílio já demonstrou aquilo que o desconto está comprando: mais de um sócio. A alternativa (uma mensalidade reduzida que não conta) é mais fácil de explicar e pune discretamente a família que voltou com um segundo filho. As duas são discutíveis. A opção imperdoável é não ter resposta quando um pai ou mãe perguntar na nona semana.
Reembolsos e desistências, decididos antes da primeira
Alguém vai desistir. Um pulso quebrado, uma família que se muda, uma temporada encurtada. Se o domicílio tinha uma tarifa familiar, a aritmética fica interessante: um domicílio de três filhos que paga um total com teto perde um filho e agora é um domicílio de dois filhos que pagou preço de três.
Há três políticas honestas, e basta escolher uma.
| Política | O que acontece quando um sócio desiste | Melhor para |
|---|---|---|
| Sem recálculo | Reembolsa-se a parte do próprio sócio que desistiu; os demais mantêm o preço | Quase todos os clubes: a mais simples de explicar e a mais barata de operar |
| Recalcular para baixo | Refaz-se o total do domicílio como se aquele sócio nunca tivesse se inscrito e reembolsa-se a diferença | Clubes com teto generoso e baixa taxa de desistência |
| Recalcular nos dois sentidos | Como acima, mas o domicílio também é cobrado de novo quando cai abaixo de um limite | Ninguém: a nova cobrança é uma decisão que nenhum voluntário deveria ter de tomar |
Depois publique a escolha. A resposta prática para quase toda pergunta desta seção é a mesma, em três passos: decida, escreva e avise as famílias antes que perguntem. Uma política descoberta no momento de um pedido de reembolso parece improviso mesmo quando não é. Nosso guia sobre reembolsos de inscrições no clube cobre a política mais ampla em que isso se insere.
Uma coisa a exigir, qualquer que seja a escolha: mudar a regra este ano nunca deve reescrever o que alguém foi cobrado no ano passado. Se a sua configuração recalcula inscrições antigas quando você edita uma tarifa, você não tem uma política de preços: tem uma máquina do tempo, e a conciliação do tesoureiro nunca mais vai fechar.
Como isso convive com todo o resto na sua página de preços
Uma tarifa familiar raramente é a única coisa acontecendo na inscrição. Resolva cada uma destas interações uma vez e depois faça uma inscrição de teste para ver o que o seu próprio formulário realmente faz.
| O que mais está em vigor | A pergunta a resolver | O que fazer |
|---|---|---|
| Um código promocional | O código se soma à tarifa familiar ou a substitui? | Em qualquer caso, limite os usos e defina o período para que ele não escape para um grupo de mensagens |
| Uma janela de preço antecipado | A tarifa familiar sai do preço antecipado ou do preço normal? | Publique os dois prazos juntos: um domicílio atrás de dois descontos precisa saber qual deles perseguir primeiro |
| Tarifa de sócio versus tarifa avulsa | Uma inscrição avulsa conta para o número do domicílio? | Em geral não; o desconto é um benefício de sócio, então diga isso na página |
| Parcelas ou plano de pagamento | O total com desconto é o número que é dividido? | Faça uma inscrição de teste com três filhos e leia o cronograma que ela gera antes de publicar |
| Aulas, períodos, clínicas, aluguel de quadra | A tarifa familiar chega a eles? | Em geral não, e, se não chega, diga isso com clareza em vez de deixar o pai ou a mãe presumir |
Essa última linha é a de que as famílias reclamam. Uma tarifa de domicílio na inscrição da temporada não é um desconto em um período de aulas com treinador nem em uma hora de quadra, e o pai ou a mãe que leu "desconto familiar" no seu site vai esperar, com razão, as duas coisas. Uma frase na página de preços ("a tarifa familiar vale para a inscrição da temporada; períodos de treino e aluguel de quadra têm preço à parte") evita toda a conversa.
A conciliação que o tesoureiro herda
Se a tarifa foi aplicada à mão, a conta chega meses depois, como uma planilha que não fecha. Esta é a conferência mensal, seja qual for o modo como você configurou a regra.
| Conferência | Onde olhar | Como se parece um problema |
|---|---|---|
| Domicílios com vários sócios todos pagando preço cheio | Sua lista de inscrições, agrupada por pagador | Uma escada que não está disparando, geralmente um domicílio dividido em duas contas |
| Créditos manuais e reembolsos emitidos no mês | O registro de reembolsos | Mais de um ou dois significa que a regra não está cumprindo o papel |
| Domicílios cobrados acima do máximo familiar | Total pago por pagador | Um teto que foi perdido em uma segunda transação |
| Descontos concedidos em relação ao que a diretoria esperava | Taxas brutas menos descontos | Uma diferença de mais de um ou dois por cento merece uma noite de trabalho |
| Códigos usados junto com uma tarifa familiar | Contagem de resgates | Um código sendo usado como desconto familiar, um mecanismo totalmente diferente |
Quatro domicílios com o preço errado são uma tarde em novembro. Quarenta são o motivo pelo qual o próximo tesoureiro diz não. Se correr atrás das diferenças já é o seu trabalho mensal, como acompanhar quem pagou as mensalidades do clube é a peça complementar.
Colocando na página de preços
Um pai ou mãe deve conseguir calcular o próprio total antes de começar, no celular, sem telefonar para ninguém. Isso significa que a página traz a mensalidade, a regra enunciada como aritmética, um exemplo e os limites.
Um exemplo vale mais do que a regra. Digamos que a mensalidade júnior seja de $180, com 25% de desconto no segundo filho e 50% no terceiro e nos seguintes:
| Domicílio | Preço cheio | Com a escada | Economia |
|---|---|---|---|
| Uma criança | $180 | $180 | — |
| Duas crianças | $360 | $315 | $45 |
| Três crianças | $540 | $405 | $135 |
| Quatro crianças | $720 | $495 | $225 |
Depois, as três frases que a maioria das páginas de preços omite: a que a tarifa se aplica, quem conta como um domicílio ("inscrições pagas pela mesma pessoa") e o que acontece se alguém desistir. Uma página de preços que responde a essas três nunca gera um e-mail. Veja como cobrar as mensalidades do clube online para a mecânica da página em si, e quanto deve custar a associação ao clube para o valor-base do qual tudo isso é um múltiplo.
Configurando no ClubHelix
As tarifas de domicílio, de irmãos e de família são configuradas na página de administração Descontos do seu clube, ao lado dos códigos promocionais, e são aplicadas automaticamente no checkout (segundo filho, terceiro filho em diante ou um máximo familiar), sem código para digitar. Quatro coisas sobre o comportamento delas respondem à maior parte do que este artigo pediu que você decidisse:
- Elas contam todas as pessoas por quem um domicílio já pagou, de modo que um terceiro filho inscrito um mês depois continua sendo cobrado como terceiro filho. A ordem nunca depende da sequência em que os pagamentos chegaram.
- A regra mais alta que se aplica prevalece. Defina um nível a partir da segunda pessoa e um mais profundo a partir da terceira, e o terceiro filho recebe a tarifa mais profunda.
- Só pedidos pagos e parcialmente pagos contam para o número de pessoa de um domicílio, o que impede que um checkout abandonado ganhe um desconto.
- Um pedido guarda uma cópia das regras que o precificaram, de modo que uma mudança posterior na política nunca reescreve o que alguém foi cobrado. Essa é a proteção do tesoureiro, e é por isso que uma tarifa pode ser ajustada entre temporadas sem receio.
Essas tarifas se aplicam à inscrição: inscrição em temporada e em eventos por meio de um formulário de inscrição, que também permite preço proporcional no meio da temporada e janelas de preço antecipado. Elas não precificam a matrícula em um programa ou período, como uma aula, uma clínica ou um período de treino, nem precificam a reserva de uma instalação; esses itens têm preço à parte, e decidir o que um domicílio paga por eles é tarefa do próprio clube.
Os códigos de desconto são a outra metade da mesma página e um mecanismo realmente diferente: um código tem janelas de validade, limites de uso e contagem de resgates, e quem compra o digita. Os códigos promocionais se somam a uma tarifa de domicílio, o que é útil e merece uma decisão deliberada. Um código, porém, não é o jeito de operar uma tarifa de irmãos: se um domicílio precisa lembrar de um código, a família que esquece paga mais do que a que lembra, exatamente o oposto de uma política de preços.
O que nenhum sistema faz é decidir qualquer coisa por você. Ele não vai descobrir quais domicílios merecem um preço menor, e não há um esquema embutido de tarifa reduzida para domicílios que não conseguem pagar o valor cheio: um clube que quer um o opera à mão, nas suas próprias condições, e registra a decisão em ata. Também não prometa a um pai ou mãe um relatório que diga qual número de pessoa ele ocupa; a ordem é contabilidade, não um número voltado ao cliente. O que você recebe é que cada pedido registra o que recebeu de desconto e as regras que produziram o valor, de modo que o custo da política fica registrado em vez de estimado, que é o número que você estava chutando quando a definiu, e os relatórios do clube são onde a diretoria lê o seu dinheiro de volta. Os planos estão na página de preços, e você pode criar o site do clube no plano gratuito.
A revisão anual
Vinte minutos, uma vez por ano, antes de as renovações abrirem.
- Conte os domicílios por tamanho a partir da lista da última temporada. O perfil do seu cadastro é o que faz um teto ou uma escada ser a opção mais barata, e ele muda todo ano.
- Some o que o desconto custou e expresse como parcela das mensalidades brutas. Mais de cerca de um décimo merece uma votação, e não uma renovação silenciosa.
- Conte as exceções manuais. Cada uma delas é uma regra que não cobriu um domicílio real.
- Releia a página de preços como o pai ou a mãe de três filhos. Se você não consegue chegar ao seu próprio total em um minuto, reescreva.
- Mude o número antes de as renovações abrirem, nunca durante, e honre todo preço já pago.
Depois configure uma vez e deixe cobrar, corretamente, durante toda a temporada, sem você no circuito.
Perguntas frequentes
Como decidir qual filho é o segundo?
Conte a partir do que o domicílio já pagou, nunca a partir da ordem em que os pagamentos chegaram. Se o segundo filho é quem aparece em segundo lugar em uma única transação, então um domicílio que inscreve os filhos com um mês de diferença paga o valor cheio duas vezes e tem uma reclamação legítima; por isso a regra precisa olhar o histórico pago do domicílio, e não só a inscrição que está à sua frente.
Um desconto para irmãos deve ser aplicado com um código de desconto?
Não. Um código precisa ser digitado, o que significa que o domicílio que lembra paga menos do que o que esquece, e um código compartilhado vaza para grupos de mensagens. Tarifas de domicílio e códigos promocionais são mecanismos diferentes para trabalhos diferentes: use uma tarifa de domicílio automática para a sua política familiar permanente e reserve os códigos para ofertas por tempo limitado que você realmente quer que as pessoas digitem.
O desconto familiar é recalculado quando alguém desiste?
Essa decisão é sua, não técnica, e a única resposta errada é não a ter tomado. A maioria dos clubes reembolsa a parte do próprio sócio que desistiu e deixa o preço de todos os outros como está, porque recalcular o total de um domicílio inteiro a cada desistência custa mais tempo de voluntário do que economiza dinheiro. Seja qual for a sua escolha, coloque-a na página de preços antes de a temporada começar.
Quem conta como um mesmo domicílio para uma tarifa familiar?
Vincule a tarifa a quem paga, e não a um endereço nem a um parentesco. Esse único teste resolve pais separados (dois pagadores, duas cobranças), famílias recompostas, avós que cuidam dos netos e um primo no mesmo endereço, sem que ninguém precise interrogar um pai ou mãe no balcão de inscrição, e evita pedir documentos que você não tem por que guardar.
A tarifa familiar vale também para períodos de treino e reservas de quadra?
Não, a menos que você configure isso separadamente, e a maioria dos clubes não configura. Uma tarifa de domicílio na inscrição da temporada é uma coisa; um desconto em um período de aulas ou em uma hora de quadra é outra, decidida e precificada à parte. Diga qual é qual na página de preços, porque quem leu "desconto familiar" vai presumir que ele cobre tudo até você dizer o contrário.
Continue lendo: como definir o preço das associações familiares trata da estratégia e do custo do número que você está configurando aqui, e tipos e categorias de associação ao clube cobre a estrutura de mensalidades em que tudo isso se insere.
