Facturación y patrocinadores

Los planes se facturan con Stripe en un ciclo predecible de 28 días, o por año con descuento, con cambios de plan hacia arriba o hacia abajo por tu cuenta, precios que se muestran según tu región y todas las facturas guardadas en el panel. Cambia de plan sin salir de la página y el nuevo precio se aplica desde tu próxima renovación: ningún cargo sorpresa hoy.

Los planes con costo tienen precios por rangos de socios, así que un club de 60 socios nunca paga el precio de uno de 500. Si pasas el 90% de tu rango, primero recibes un aviso: tu precio nunca cambia sin que confirmes el cambio. En un plan anual ves el monto proporcional exacto antes de aceptar nada, y tu fecha de renovación no se mueve.

En los países donde ClubHelix admite pagos en línea, cobra las cuotas del club en línea (cuotas de socio, inscripciones, entradas y ventas de la tienda) directo a la cuenta de tu club a través de Stripe o Square. ClubHelix nunca retiene tu dinero, y el panel muestra la cuenta bancaria exacta a la que llegan tus transferencias. Nuestra parte es una pequeña comisión de plataforma publicada: el porcentaje exacto de cada plan está en precios, nunca se les recarga a tus socios y vuelve al club cada vez que se reembolsa un pago.

También puedes personalizar los detalles: tu propio descriptor en los resúmenes bancarios de los socios, tu número de empresa (el ABN, en Australia) y tus datos de contacto al pie del recibo, y tu política de reembolsos a la vista al pagar. Los pagos en efectivo, con cheque y por transferencia bancaria se pueden registrar junto a los pagos en línea, así los libros quedan completos.

Pagar la temporada de una sola vez es un golpe fuerte, así que los formularios de inscripción pueden cobrar en 2 a 12 cuotas, semanales, quincenales o mensuales, con precio proporcional para quienes se suman a mitad de temporada (el cobro en línea, donde ClubHelix admite pagos en línea). Planes de pago para las familias, sin que tesorería tenga que llevar una libreta de pagos en cuotas.

Los recordatorios automáticos de renovación salen antes de que venzan las cuotas: elige con cuántos días de anticipación (por ejemplo, 30 y después 7), personaliza el mensaje, y cada correo lleva al socio directo al formulario con el que renueva, con un aviso opcional de “tu cuota está vencida” después.

Una sola exportación contable cubre los reportes financieros de tu club: cada pago de un período (en línea, en efectivo, con cheque y por transferencia bancaria, con reembolsos incluidos) en un CSV detallado con una fila de totales, o como CSV de extracto bancario listo para Xero. El período predeterminado es el año fiscal en curso, así que las cifras de la asamblea anual son una descarga, no un fin de semana entero.

La gestión de patrocinios del club empieza por tu oferta: vende paquetes de patrocinio (nombre, precio de referencia y lo que incluye) y, cuando se cierra un acuerdo, la lista de lo incluido en el paquete se convierte automáticamente en la lista de entregas del acuerdo. Registra cada acuerdo con lo que se prometió y lo que ya se entregó, lleva el control del dinero recibido (con un recibo por correo para el patrocinador) y deja que los recordatorios de renovación le avisen a la comisión directiva 30 y 7 días antes de que un acuerdo venza sin que nadie lo note.

Los indicadores resumen tienen a la vista de la comisión directiva los acuerdos activos, su valor total y todo lo que termina en los próximos 60 días, y el dinero de los patrocinadores lleva su propio libro, nunca mezclado con los pagos de los socios.

En la parte pública, agrupa a los patrocinadores por niveles (Oro, Comunidad, lo que te sirva) y pon los logotipos de los patrocinadores en el sitio web de tu club con una sola sección: una franja compacta, una cuadrícula de logotipos o un muro agrupado por nivel, que puedes poner en cualquier página. Arrastra para reordenar, y las fechas de vencimiento retiran los logotipos automáticamente cuando termina un acuerdo: ningún logotipo viejo avergonzando a nadie la temporada siguiente.