Reportes y análisis

Un resumen de socios a cualquier fecha, el crecimiento mes a mes, los socios con la cuota vencida y en riesgo, la retención por cohorte de ingreso y el embudo de renovación, del recordatorio al pago. Es la capa de reportes para la gestión de socios que tu encargado de registro venía haciendo a mano: cuenta lo que realmente dice el padrón, el día que lo preguntas.

Como las preguntas de los organismos que otorgan fondos no son las mismas que hace una comisión directiva, las cifras del censo del club (cantidad de personas por tipo, por equipo, por barrio y por temporada) están junto a las del día a día, listas para exportar a una declaración de participación.

Ingresos por origen, ingresos mensuales y trimestrales, cuotas pendientes con antigüedad de deudas, reembolsos, comisiones de procesamiento y un registro de transacciones que se concilia con el banco. Los informes del año fiscal y los trimestres siguen el año fiscal australiano, que empieza el 1 de julio; por ahora no se puede elegir otro inicio de año.

Cada reporte de dinero es de base caja y toma la fecha en que llegó el pago, nunca la fecha en que se emitió la factura, y el neto siempre es el bruto menos los reembolsos. Las exportaciones salen en CSV con el formato que esperan las importaciones contables (primero la fila de columnas, los montos con decimales), así que no hay que reformatear nada a mano antes de pasarlo a los libros. Los cobros en línea aparecen donde ClubHelix admite pagos en línea.

Verificaciones para trabajar con menores y acreditaciones de entrenador por fecha de vencimiento, cobertura de descargos, incidentes abiertos por antigüedad, cobertura de voluntarios en la lista de turnos, y quién completó qué y quién no. Cuando una aseguradora, una asociación o un padre pregunta, la respuesta es un reporte con fecha y no una búsqueda en la bandeja de entrada de alguien.

Los reportes tienen su propia división de permisos en cinco partes (ver, finanzas, personas, cumplimiento y gestionar), así que a tesorería se le pueden dar todos los reportes de dinero sin que vea nunca las notas médicas de los socios, y la persona responsable de la protección de menores puede ver los registros de cumplimiento sin ver las cifras del banco.

Una región, asociación o federación obtiene reportes consolidados de todos sus clubes afiliados (participación, cobertura de cumplimiento, estado de afiliación y actividad), calculados como agregados en la base de datos y devueltos como totales. La sede central ve las cifras a las que tiene derecho; los clubes se quedan con sus registros de socios.

Ese límite se aplica donde no se puede discutir: en SQL, en la verificación del administrador del organismo superior, no en una pantalla que se pueda eludir.

Guarda cualquier reporte con sus filtros y su período como vista guardada: el período se guarda como "el trimestre pasado", no como dos fechas fijas, así que el trimestre que viene sigue siendo correcto. Agrúpalos en paquetes de reportes (comisión directiva, tesorería, junta, fin de temporada, responsable de socios) y programa el paquete para que llegue a los correos indicados el primer día del mes, en CSV o PDF.

Un paquete es el antídoto contra la reunión en la que tres personas traen tres cifras distintas: los mismos reportes, en el mismo orden, siempre, para que este mes se pueda comparar con el anterior sin que nadie rearme una planilla. El envío programado está disponible desde el plan Pro.