O e-mail sai em fevereiro com uma planilha anexada: três abas, um assunto terminando em "prazo: sexta-feira", noventa destinatários. Na sexta, você tem dezenove respostas: onze planilhas, quatro PDFs, três e-mails com os números digitados no corpo da mensagem e uma foto de uma página escrita à mão, tirada de lado com o celular.
É assim que a maioria das entidades dirigentes realmente faz os relatórios de filiação. Quem fica cobrando costuma ser o único funcionário que sabe qual clube é qual e, quando o relatório finalmente é entregue, essa pessoa passou seis semanas sem fazer o trabalho para o qual foi contratada. Pior: o número entregue não se sustenta de verdade, porque onze daquelas planilhas contaram "sócio" de um jeito e oito contaram de outro.
Este guia foi escrito do lado da entidade dirigente desse e-mail. O lado do clube (o que um clube deve manter para que esses pedidos levem uma tarde, e não um fim de semana) está em prestando contas à sua entidade dirigente. Envie esse guia aos seus filiados: um clube bem preparado faz mais pelo seu relatório do que qualquer lembrete que você possa escrever.
Os quatro relatórios que você realmente deve
Quase toda federação, liga regional, entidade estadual ou nacional deve as mesmas quatro coisas a quatro públicos diferentes. Nomeá-las separadamente importa, porque elas têm definições diferentes, prazos diferentes e tolerâncias diferentes a um número aproximado.
| Relatório | Quem pede | O que contém | Tolerância a estimativas |
|---|---|---|---|
| Relatório de participação | O órgão público que financia você ou a entidade máxima do esporte | Participantes, novos participantes, faixas etárias, divisão por gênero, taxas, clube a clube | Baixa: ele é auditado e define o financiamento |
| Retrato de conformidade | A sua própria diretoria | Clubes filiados com seguro em dia, verificação de antecedentes, treinadores credenciados, ocupantes de cargos | Baixa: é um documento de risco |
| Lista de situação de filiação | Equipe, comissões de arbitragem, o site | Quem está filiado agora, quem deixou vencer, quem pediu filiação, quem saiu | Nenhuma: precisa estar exatamente certa |
| Consolidação financeira | Diretoria, auditor, a entidade máxima | Receita de filiações, inscrições em competições, valores em atraso por clube | Baixa: precisa fechar |
O relatório de participação é o que paga a sua organização, então é ele que recebe a atenção. O retrato de conformidade é o que a protege: uma diretoria que não sabe dizer quantos clubes filiados têm seguro em dia não tem resposta na manhã em que isso importa. A lista de situação de filiação parece trivial até que um clube que se desligou em março aparece numa tabela em junho. A consolidação financeira é a única que o seu tesoureiro consegue produzir sozinho, e é exatamente por isso que costuma ser a única entregue no prazo.
Por que a caça anual às planilhas fracassa
Vale ser preciso sobre a falha, porque o instinto é culpar os clubes, e a causa quase sempre é o pedido.
Cada clube conta "sócio" de um jeito. Um conta todo mundo da lista de e-mails. Outro conta só as inscrições pagas. Outro conta cada família como um sócio. Outro inclui os sócios vitalícios que jogaram pela última vez em 1998. Nenhum deles está errado, porque ninguém disse a eles como seria o certo.
Quem preencheu no ano passado saiu. As funções nos clubes mudam mais ou menos a cada duas temporadas. A memória institucional do seu relatório mora na pasta de itens enviados de um voluntário e, quando ele sai, o método vai junto, inclusive o jeitinho que ele inventou para a pergunta mal formulada do seu formulário.
Os números chegam em quatro formatos. Uma planilha você consegue somar. Um PDF não, então alguém redigita, e redigitar noventa relatórios introduz erros que ninguém nunca vai achar.
Não há consequência nem recompensa. Os clubes que respondem são os que sempre respondem. Os três que nunca respondem já perceberam que nada acontece, e costumam ser justamente os três cujos números mais mexeriam no seu total.
Nada disso se resolve com um prazo mais rígido. Resolve-se definindo a contagem e pedindo do mesmo jeito todo ano.
Defina a contagem antes de pedir
Essa é a ação de maior impacto que uma entidade dirigente pode tomar, e custa uma tarde. Escreva o que cada palavra significa, publique e nunca mude no meio do ciclo. Uma contagem definida que esteja um pouco errada vale mais do que uma contagem indefinida que por acaso esteja certa, porque só a primeira pode ser comparada com o ano anterior.
| Termo a definir | A definição a publicar | A armadilha que ela fecha |
|---|---|---|
| Jogador registrado | Alguém com registro de jogador pago ou formalmente isento para a temporada atual, vinculado ao clube na data da contagem | Listas de e-mail, jogadores com registro vencido, "achamos que uns 200" |
| Sócio social | Um sócio sem registro de jogador, contado separadamente, nunca dentro do número de jogadores | Clubes com um bar movimentado informando 400 "sócios" |
| Treinador | Tem credenciamento de treinador vigente e está vinculado a pelo menos um time, elenco ou programa | Todo pai ou mãe que já comandou um exercício |
| Voluntário | Uma pessoa não remunerada em uma função definida em algum momento da temporada, contada uma vez, não importa quantas funções tenha | As mesmas três pessoas contadas cinco vezes |
| Data da contagem | Uma data, a mesma data do calendário todo ano, informada no formulário | Clubes respondendo com o quadro de sócios de hoje, que nunca é a data que você pediu |
| Registro duplo | Contado uma vez no total nacional e uma vez em cada clube nas tabelas por clube, com os dois totais identificados de forma diferente | Um jogador em dois clubes inflando sem alarde o número principal |
| Novo nesta temporada | Nenhum registro em qualquer clube filiado nas duas temporadas anteriores | Jogadores que voltam contados como crescimento, o que faz um ano bom parecer milagroso |
| Participante | Participou de uma sessão, jogo ou programa pelo menos uma vez; é diferente de registrado e só pode ser contado se alguém registrar a presença | Participação informada como número de registros sem nenhuma ressalva |
Dois desses merecem mais do que uma linha de tabela. O registro duplo é onde os números principais dão errado: se a mesma pessoa joga em dois clubes, os dois vão informá-la, e se você simplesmente somar as colunas, terá inventado um participante. Decida qual total é o honesto (o número nacional sem duplicidade) e publique os números por clube ao lado, com outro título, para que ninguém numa reunião da diretoria some a coluna errada.
"Novo" é o número que mais interessa aos financiadores e o que os clubes mais chutam. Olhar para trás duas temporadas é o meio-termo habitual: tempo suficiente para que quem realmente está voltando não seja contado como crescimento, e curto o bastante para que os clubes consigam responder. Se você não consegue responder de jeito nenhum, diga isso; veja abaixo.
Se os seus filiados fazem o próprio registro ao lado do seu, a nossa nota sobre registro feito pelo clube versus registro feito pela entidade dirigente explica onde as duas contagens se separam, e o guia de censo de sócios do clube é o exercício de definições escrito para um único clube.
Faixas etárias, categorias de gênero e por que "não registrado" é melhor que zero
Use as faixas etárias do financiador, se ele publicar faixas, mesmo que não sejam as faixas das suas competições. Uma entidade que inventa as próprias e faz a correspondência depois perde um ano de comparabilidade e ganha uma discussão. Se não houver um conjunto publicado, use faixas que você consiga defender por uma década (menos de 12, 12–17, 18–39, 40–59, 60+) e calcule-as a partir da data de nascimento na data da contagem, e não da categoria em que o jogador foi escalado.
As categorias de gênero pedem a mesma disciplina e um pouco mais de cuidado. Ofereça as categorias em que o seu esporte realmente compete, mais uma opção para quem usa outro termo e outra para quem prefere não informar. Depois, informe as quatro linhas, inclusive as pequenas.
O que nos leva à regra mais importante do relatório inteiro: um campo em branco é um dado, e um zero é uma mentira. Se quarenta clubes registraram a data de nascimento e dois não, as suas faixas etárias cobrem quarenta clubes e você tem 214 participantes com idade desconhecida. Informar esses 214 como "menos de 12" é fabricação; descartá-los sem avisar faz o seu total discordar do seu próprio número principal; informá-los como zero diz que você não tem crianças, o que é pior do que não dizer nada. Dê ao relatório uma coluna explícita de "não registrado" e deixe que ela seja tão grande quanto honestamente é. Os financiadores estão acostumados. Na nossa experiência, um relatório com uma lacuna honesta inspira mais confiança do que um completo demais para ser verdade, e no ano seguinte essa coluna é a coisa específica e pequena que você pede a dois clubes para corrigir.
O calendário de coleta
Troque a cobrança por um calendário, publique-o com um ano de antecedência e siga-o do mesmo jeito em todo ciclo. Três contatos antes do prazo e dois depois bastam.
| Quando | O que você envia | O que você espera |
|---|---|---|
| Oito semanas antes | As definições, a data da contagem e o próprio formulário: não um aviso, o formulário de verdade | Nada. É para o clube se preparar |
| Duas semanas antes | Um lembrete citando as pendências do próprio clube | A metade organizada da sua rede responde |
| Dia do prazo | Uma nota curta listando o que ainda falta, por clube | A maior parte do restante |
| Uma semana depois | Uma pessoa definida telefona para os clubes ainda pendentes | Quase todo o resto |
| Duas semanas depois | Você entrega o relatório com as lacunas marcadas e informa à diretoria quais clubes estão na lacuna | Um número que se sustenta |
Peça logo depois do pico de registros da temporada, quando os números do próprio clube estão mais frescos e os voluntários ainda estão no ritmo de cuidar da administração do clube. Pedir na entressafra é pedir para quem saiu de férias.
Sobre os três clubes que nunca respondem: eles não estão criando dificuldade, são um clube com um secretário exausto. Telefone para eles; uma ligação resolve mais relatórios do que quatro e-mails. Estabeleça uma regra fixa que a sua diretoria aprove com antecedência, aplique-a igualmente a todos e informe-a no formulário: um relatório pendente é listado nos documentos da diretoria, e a renovação da filiação ou a inscrição em competições pode ficar suspensa até ele chegar. Publique a consequência uma vez e raramente vai precisar usá-la. E, se o mesmo clube atrasa todo ano, a pergunta a fazer é qual das suas perguntas ele não consegue responder; geralmente é um único campo mal formulado, e corrigi-lo ajuda noventa clubes de uma vez.
Colete contagens, não listas de sócios
O pedido padrão é uma exportação completa dos sócios, porque sempre foi feito assim. Resista. Para os quatro relatórios acima, as contagens bastam: você precisa saber que um clube tem 214 jogadores registrados em cinco faixas etárias, não quem eles são.
Peça a lista só quando realmente precisar da pessoa: para emitir um número de registro nacional, conferir o credenciamento de alguém, montar um elenco de desenvolvimento de talentos ou falar diretamente com um participante com uma justificativa que você consiga explicar. E, nesse caso, peça só essas pessoas, só os campos que vai usar, e diga no pedido para que serve cada campo.
Há um lado jurídico nisso, além do ético. Onde quer que você atue, é quase certo que alguma legislação de privacidade se aplica a uma entidade que guarda os dados pessoais de sócios de noventa organizações diferentes, e muitas hoje impõem o dever de avisar as pessoas quando esses dados vazam. Colete contagens e você fica praticamente fora dessa conversa. Colete listas e você passa a guardar o risco de noventa clubes na sua caixa de entrada.
Daí saem dois hábitos práticos. Guarde uma cópia de cada relatório exatamente como foi entregue, para que, quando o número for questionado dezoito meses depois, você tenha a população que contou em vez de uma discussão. E registre a versão da definição junto com os números, para que uma mudança de definição apareça como mudança de definição, e não como mudança na participação.
Um relatório de participação passo a passo
Este é o formato de um relatório que se sustenta. Os números são ilustrativos.
| Clube | Jogadores registrados | Novos nesta temporada | Menos de 12 | 12–17 | 18–39 | 40–59 | 60+ | Idade não registrada |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Beira-Rio | 214 | 38 | 44 | 61 | 72 | 31 | 6 | 0 |
| Vale Leste | 188 | 22 | 31 | 48 | 66 | 38 | 5 | 0 |
| Alto do Morro | 96 | 31 | 18 | 22 | 41 | 12 | 3 | 0 |
| Porto do Cais | 141 | 14 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 141 |
| Total (42 clubes) | 6.318 | 1.104 | 912 | 1.507 | 2.178 | 1.204 | 303 | 214 |
Veja o que essa tabela está fazendo. A linha do Porto do Cais não é uma falha: é a declaração honesta de que um clube não registra a data de nascimento, e os seus 141 jogadores estão no total, mas não nas faixas. As faixas somam 6.104, o total é 6.318, e a diferença é a coluna "não registrado"; assim a tabela fecha e ninguém precisa adivinhar. No ano que vem, o Porto do Cais é o seu único alvo de melhoria.
A divisão por gênero fica ao lado, com a mesma disciplina:
| Categoria | Número | Proporção |
|---|---|---|
| Mulheres e meninas | 2.731 | 43% |
| Homens e meninos | 3.402 | 54% |
| Outro termo ou prefere não informar | 41 | 1% |
| Não registrado | 144 | 2% |
Depois, três frases de observação abaixo das duas tabelas: a data da contagem, a definição de "novo" e o número nacional sem duplicidade comparado com a soma das linhas dos clubes. Essas três frases são o que fazem disso um relatório, e não uma planilha. Se você for escrever um pedido de financiamento com base nesses números, o nosso guia de como escrever um pedido de patrocínio ou financiamento mostra como usá-los sem exagerar.
Feche o ciclo, ou o ano que vem será pior
Cada clube que preenche o seu formulário está fazendo um trabalho não remunerado por um número que nunca vai ver. Corrija isso e a sua taxa de resposta se resolve sozinha.
Devolva a cada clube a sua própria linha ao lado da média da rede, para que um secretário veja que o número de jovens dele cresceu 12% enquanto a rede cresceu 4%. Publique o agregado (um retrato de uma página da rede, todo ano, no mesmo formato) para que os clubes vejam onde estão. Diga com clareza para que serve o relatório: esse é o número que financia o programa de participação de que os seus clubes se beneficiam. E mostre o dinheiro: quando um financiamento sair, diga qual relatório o conquistou.
Um clube que recebeu algo de volta no ano passado responde na primeira semana. Um clube que recebeu silêncio responde na sexta semana, se responder.
Como isso funciona no ClubHelix
O ClubHelix trata uma entidade dirigente e os seus filiados como uma única estrutura, e não como dois sistemas. A hierarquia tem vários níveis (federação, regiões, sub-regiões e clubes, cada um com o próprio site público e o próprio painel) em todos os planos, e toda organização filiada aparece num diretório público de clubes pesquisável num só lugar. Os clubes pedem para entrar por meio de pedidos de filiação, em que aprovações, saídas e remoções ficam registradas no histórico, então a sua lista de situação de filiação é uma consequência viva das decisões, e não uma planilha que alguém mantém. Você pode definir um cargo padrão uma vez na entidade dirigente e fazer cada filiado nomear as próprias pessoas para ele, e pode publicar notícias e eventos da rede para todos os filiados, compartilhando uma lista oficial única de locais. Essa é a área de federações e regiões.
Uma coisa que ele deliberadamente não faz: ser a entidade superior de um clube na hierarquia não dá a você controle operacional sobre os dados desse clube. O acesso entre organizações precisa de uma função que alguém conceda. Isso parece uma limitação por mais ou menos um minuto, até a primeira diretoria perguntar quem na federação pode ver os telefones dos seus sócios, e a resposta é ninguém, a menos que eles tenham autorizado. Cada clube cuida da própria casa, e é isso que faz uma filiação valer a pena.
Nos planos que incluem as ferramentas de sede (HQ), os formulários padrão para todo o seu grupo resolvem o problema das definições de forma estrutural. Você publica as perguntas que toda organização filiada precisa fazer; elas adotam o formulário e acrescentam as próprias perguntas depois das suas, sem poder editar ou remover nenhuma das suas. Você vê as respostas às suas perguntas somadas em todo o grupo, e nunca as deles. Essa é a diferença entre noventa clubes respondendo à sua pergunta e noventa clubes respondendo a noventa perguntas.
Do lado dos relatórios, a consolidação da sede (HQ), com associação e receita somadas em todas as suas organizações filiadas, está no plano mais alto. O relatório para o órgão financiador está no plano Enterprise: participantes, novos participantes, faixas etárias, divisão por gênero e taxas, clube a clube, com uma coluna honesta de "não registrado" em vez de um zero. As faixas etárias e a divisão por gênero vêm da própria ficha do sócio, que traz data de nascimento e gênero opcionais, usados para a elegibilidade por categoria de idade e para os relatórios de financiamento. Ser opcional é justamente o ponto: um campo em branco continua em branco e cai em "não registrado", em vez de ser arredondado para zero sem aviso. A página de relatórios lista o que está no catálogo.
Fique claro sobre o que nenhum software faz por você. O relatório ainda sai das suas mãos: não há envio automático para o portal de um financiador nem integração com o sistema de outra entidade dirigente, então você exporta, lê e entrega em seu próprio nome. Os feeds de dados vão na direção contrária: nos planos que incluem feeds externos de competições, um clube pode exibir no próprio site a classificação e a tabela de jogos da sua entidade dirigente. Os planos estão na página de preços, e uma entidade dirigente pode começar no plano gratuito, com a hierarquia, o diretório e os pedidos de filiação, antes de decidir se as ferramentas de sede compensam.
Perguntas frequentes
O que são relatórios de filiação?
Relatórios de filiação são a coleta de números de participação, conformidade e finanças dos clubes filiados pela federação, liga regional, entidade estadual ou nacional acima deles, e o relatório que essa entidade depois entrega a um financiador, à sua diretoria ou à entidade máxima do esporte. São quatro relatórios separados, com quatro públicos, e não uma planilha anual.
Como fazer os clubes realmente responderem?
Publique um calendário de coleta com um ano de antecedência, envie o formulário de verdade oito semanas antes em vez de um aviso e telefone para os clubes ainda pendentes uma semana depois do prazo: uma ligação vale mais que quatro e-mails. Depois, feche o ciclo devolvendo a cada clube os próprios números comparados com a média da rede, porque um clube que recebeu algo de volta no ano passado responde na primeira semana.
Devemos coletar listas de sócios ou só contagens?
Contagens, a menos que você realmente precise da pessoa: um número de registro nacional, uma verificação de credenciamento, um elenco de desenvolvimento de talentos ou um contato direto com uma justificativa que você consiga explicar. Coletar as listas de sócios de noventa clubes significa assumir o risco de privacidade deles por uma informação que você só ia somar.
O que informamos quando um clube não registrou a data de nascimento?
Informe esses participantes no total e numa coluna explícita de "não registrado", nunca como zero e nunca distribuídos entre as faixas. Um relatório cujas faixas não somam o total, com a diferença identificada, é mais confiável do que um completo demais para ser verdade, e essa coluna diz exatamente qual clube ajudar na próxima temporada.
Como contamos um jogador registrado em dois clubes?
Decida uma vez e identifique os dois números: o total nacional sem duplicidade conta a pessoa uma vez, enquanto a tabela por clube a conta em cada clube. Publique os dois com títulos diferentes para que ninguém numa reunião da diretoria some a coluna errada e invente um participante.
