Como registrar horas de voluntariado para pedidos de financiamento

Os pedidos de financiamento mudaram sem alarde. Dez anos atrás, eles perguntavam em que você ia gastar o dinheiro. Hoje também perguntam o que a comunidade está colocando no projeto, e o jeito mais comum de um clube administrado por voluntários mostrar isso são as horas de voluntariado, valoradas por um valor-hora de referência como contrapartida não financeira.

É uma boa notícia para os clubes comunitários, que são feitos quase inteiramente de horas de voluntariado. É uma má notícia para uma diretoria que nunca registrou nenhuma hora e tem três semanas até o edital fechar.

Este guia trata de registrar as horas de um jeito que resista a uma análise cuidadosa sem virar um segundo emprego para as pessoas que você está tentando não esgotar.

Por que os financiadores pedem isso

São três motivos, e entendê-los mostra o que você precisa registrar.

Contrapartida. Muitos programas exigem que quem pede o recurso cubra uma parte do valor. Clubes com pouco caixa muitas vezes conseguem cumprir parte disso com contrapartida não financeira, e o trabalho voluntário costuma ser o maior componente dela. É o motivo que tem dinheiro envolvido.

Capacidade. Um clube capaz de mobilizar 2.000 horas de voluntariado numa temporada demonstra que consegue executar um projeto. As horas são evidência de capacidade de um jeito que o saldo bancário não é.

Benefício para a comunidade. O voluntariado é, por si só, um resultado que muitos programas financiam. As suas horas não são apenas um insumo do projeto: às vezes elas são o projeto, ao lado dos números de participação do seu censo de sócios.

Isso significa que o registro útil não é um número grande e único. São horas por atividade, para que você possa mostrar as horas relevantes para qualquer um desses três motivos que interesse ao financiador.

O que realmente conta

Seja abrangente, mas honesto. A maioria dos financiadores aceita o tempo não remunerado dedicado às atividades da organização, incluindo:

• Treinar, dirigir o time, atuar como auxiliar técnico e fazer a gestão da equipe
• Tarefas de dia de jogo: lanchonete, portaria, bar, súmula, cronometragem, montagem e desmontagem do campo
• Arbitragem, quando não remunerada
• Diretoria e administração: as reuniões e o trabalho entre elas
• Mutirões e manutenção do campo e das instalações
• Realização de eventos: ações para arrecadar fundos, noites de premiação, festivais esportivos
• Governança: os telefonemas do presidente, as conciliações do tesoureiro, a correspondência do secretário

O que geralmente não conta: o tempo de funcionários ou prestadores de serviço pagos, horas já declaradas em outro projeto financiado e o tempo de quem só assiste. Se alguém é reembolsado por despesas, normalmente não há problema; se é pago pelo tempo, essas horas não são contrapartida não financeira.

Quando um financiador publica a própria definição, use a dele e diga isso.

O problema do registro

Todo clube que tentou fazer isso aprendeu a mesma lição: se registrar as horas custar alguma coisa ao voluntário, não vai acontecer.

Folhas de ponto falham. Livros de presença na porta da lanchonete falham na terceira semana. Uma planilha preenchida na base da confiança acaba preenchida pelas quatro pessoas que menos precisam de reconhecimento e ignorada por todas as outras. E quem fica cobrando vira impopular bem rápido.

Três abordagens funcionam, mais ou menos em ordem de confiabilidade.

1. Tire as horas do que você já registra

Os melhores dados são aqueles que ninguém precisou digitar duas vezes. Se o seu clube faz escala de tarefas (turnos na lanchonete, portaria, montagem do campo), a escala já sabe quem foi designado para quê e por quanto tempo. Um turno de quatro horas na lanchonete preenchido por duas pessoas são oito horas de voluntariado, e ninguém preencheu formulário nenhum.

O mesmo vale para as reuniões da diretoria (presença e horários registrados na ata), os treinos (registros das sessões) e os eventos (a escala do dia).

Isso não vai capturar tudo. Normalmente captura de 60 a 80 por cento das horas de um clube, o que é uma base muito melhor do que o zero que a maioria dos clubes tem.

2. Acrescente uma estimativa anual por função, aprovada pela diretoria

Para as funções em que as horas são reais, mas não entram em escala (as conciliações do tesoureiro, o tempo de planejamento do treinador, a caixa de entrada do secretário), defina uma estimativa anual por função uma única vez, na reunião da diretoria, e registre em ata.

"A diretoria estima a função de tesoureiro em 6 horas por mês ao longo da temporada" é uma linha defensável num pedido de financiamento, porque foi definida de propósito por quem conhece o trabalho e está documentada. O que não é defensável é um número inventado na véspera do prazo.

Revise as estimativas todo ano. Identifique-as como estimativas em qualquer pedido.

3. Uma pergunta só depois do evento

Para mutirões e eventos pontuais, faça ao coordenador uma única pergunta depois: quantas pessoas, por quanto tempo. Uma mensagem, uma resposta, registrada no evento. Isso é um hábito sustentável; uma folha de ponto por pessoa não é.

O que registrar em cada lançamento

Mantenha o mínimo, ou ninguém vai manter o registro:

Esse último campo é o que os clubes pulam e o que os avaliadores valorizam. Poder dizer "1.240 destas horas vêm das escalas de tarefas e 380 são estimativas aprovadas pela diretoria" é muito mais forte do que um total único sem origem.

Como apresentar o número

Três princípios para o próprio pedido.

Mostre como chegou ao número. Não o registro bruto, mas uma tabela resumida por tipo de atividade, com o método indicado. Os avaliadores não estão auditando você; estão conferindo se você sabe de onde veio o número.

Use o valor do financiador. A maioria dos programas define um valor-hora para o tempo voluntário. Use o deles. Se nenhum for definido, use o valor publicado por uma entidade de voluntariado reconhecida na sua região ou país e cite a fonte. Nunca invente um valor, e nunca use um valor-hora profissional para o voluntariado em geral.

Seja conservador. Um número pouco plausível prejudica o pedido inteiro. Um clube de 200 sócios que declara 20.000 horas de voluntariado vai ser questionado; o mesmo clube declarando 4.500 com um método claro não vai. Declarar um pouco a menos custa pouco; declarar a mais custa a sua credibilidade em todos os outros números do formulário.

O que o ClubHelix faz e não faz aqui

Vale ser direto, porque esta é uma área em que os sistemas costumam ser vendidos como mais do que são.

O ClubHelix monta escalas de tarefas e registra quem as cumpriu, acompanha a presença em eventos e sessões e gera relatórios sobre a cobertura das escalas e dos voluntários, o que dá a você a metade da conta que envolve pessoas e ocasiões, automaticamente, como subproduto da administração do clube.

O que ele ainda não faz é guardar um valor em horas para cada contribuição voluntária e somar o total para você. Isso significa que a aritmética das horas (duração do turno × pessoas, mais as estimativas aprovadas pela diretoria) continua sendo um passo final numa planilha. Preferimos dizer isso com clareza a dar a entender que um total aparece sozinho.

O que a plataforma realmente elimina é a parte mais difícil: saber quem fez o quê, e quando, um ano depois. Tirar as horas de um histórico completo de escalas leva uma tarde. Reconstruí-las de memória é impossível.

Um plano de doze meses

Se hoje você não tem nada:

1. Este mês: defina por escrito o que conta e estabeleça as estimativas por função numa reunião da diretoria. Registre as duas coisas em ata.
2. A partir do início da próxima temporada: faça as escalas de tarefas num só lugar, inclusive as informais. Esta é a mudança isolada de maior valor.
3. Todo mês: registre os mutirões e os eventos pontuais com a resposta de uma linha do coordenador.
4. Todo trimestre: some as horas por tipo de atividade e coloque o número no pacote de relatórios da diretoria. Somar a cada trimestre faz com que o número anual nunca vire correria.
5. Todo ano: publique o total no relatório anual. É um dos poucos números que sempre faz os voluntários se sentirem vistos, e ele está bem ali.

Quando o próximo edital abrir, você terá doze meses de horas com origem registrada e um método que consegue descrever em duas frases.

Perguntas frequentes

Que valor-hora devemos usar para o tempo voluntário?

O que o financiador definir. Se ele não definir nenhum, use um valor publicado por uma organização de voluntariado reconhecida na sua região ou país e cite a fonte no pedido. Não use valores profissionais para o voluntariado em geral.

As horas da diretoria contam?

Normalmente sim: governança e administração costumam ser aceitas como contribuição voluntária. Confira a definição do programa específico, porque uma minoria de programas exclui a administração e financia só a execução direta.

Até quanto tempo atrás podemos declarar?

A maioria dos pedidos pede um período recente definido, em geral os últimos doze meses. Reconstruir horas de anos atrás não é prático nem crível. Comece a registrar agora; o próximo edital vai ser muito mais fácil do que este.

E se os nossos números forem estimativas?

Diga isso. Identifique-os como estimativas aprovadas pela diretoria, indique o método e guarde a ata que as definiu. Os avaliadores tratam uma estimativa documentada de um jeito muito diferente de um número sem documentação.

Existe alguma questão de privacidade em registrar quem foi voluntário?

Você está registrando uma função e um turno, o que é administração comum de clube, mas tome o mesmo cuidado que com qualquer dado de sócio: colete o que precisa, mantenha os dados corretos e limite quem pode vê-los. Nos pedidos, informe as horas de forma agregada; raramente há motivo para citar pessoas pelo nome.