A assembleia geral anual é a única reunião do ano em que o clube presta contas formalmente aos seus sócios. Em muitos clubes, é também uma hora de confusão numa sede fria, com onze pessoas presentes, a maioria delas da diretoria.
As duas coisas podem ser verdade e, mesmo assim, a assembleia pode correr bem. Este guia trata dos relatórios que precisam ser apresentados, da ordem dos trabalhos que mantém a reunião andando e dos números que você deve ter à mão antes que alguém pergunte da plateia.
Antes da reunião: o edital de convocação
A maioria dos estatutos define um prazo mínimo de convocação para a assembleia geral anual, além do que deve acompanhar o edital. Confira o seu: normalmente fica entre 14 e 28 dias, e errar esse prazo pode invalidar as decisões da assembleia, inclusive a eleição.
Envie junto com a convocação:
- A data, o horário, o local e, se houver, o link de acesso
- A pauta
- O relatório anual, com as demonstrações financeiras
- Os formulários de candidatura aos cargos da diretoria, com a data de encerramento
- O texto integral de qualquer deliberação especial: alterações no estatuto normalmente precisam circular com antecedência, palavra por palavra
- Os modelos de procuração, se o seu estatuto permitir votos por procuração
Envie a todos os sócios, não só aos que costumam comparecer. Um sócio que não foi convocado tem uma queixa legítima, mesmo que não fosse participar.
A ordem dos trabalhos
Uma assembleia geral anual bem conduzida dura de 45 a 60 minutos. Esta ordem funciona:
- Abertura, agradecimentos e justificativas de ausência
- Verificação do quórum: registre o número de presentes. Se não houver quórum, o seu estatuto diz o que acontece em seguida; saiba isso antes da noite da assembleia.
- Ata da assembleia geral anterior: aprovada, não rediscutida
- Assuntos decorrentes dessa ata
- Relatório do presidente
- Relatório do tesoureiro e aprovação das demonstrações financeiras
- Relatórios das outras áreas: cadastro de sócios, campeonatos, treinamento, instalações
- Deliberações especiais: alterações no estatuto e estruturas de taxas quando as suas regras exigem aprovação dos sócios
- Eleição da diretoria
- Nomeação de um auditor ou revisor, se for exigido
- Definição das taxas de associação, se o seu estatuto submeter isso aos sócios
- Assuntos gerais
- Encerramento
Duas disciplinas mantêm a reunião dentro de uma hora. Os relatórios são considerados lidos: eles circularam com a convocação, então quem apresenta fala dois minutos sobre os destaques e responde a perguntas, em vez de ler o documento em voz alta. E os assuntos gerais não são ilimitados: peça os itens com antecedência e trate o que surgir na noite como pauta para a próxima reunião da diretoria, a não ser que realmente precise de votação dos sócios.
Os relatórios, com modelos
Relatório do presidente
Três a quatro minutos falados; uma a duas páginas escritas.
Estrutura: A temporada em três frases. Dois ou três destaques, dentro e fora de campo. O desafio real: todo clube tem um, e dizer qual é gera muito mais confiança do que evitá-lo. O que o clube deve aos seus voluntários, de forma específica. Do que o próximo ano precisa.
Relatório do tesoureiro
Cinco minutos falados; as demonstrações circuladas com antecedência.
Estrutura: O resultado principal: superávit ou déficit e o saldo final. O que explica a diferença em relação ao ano anterior. O que devem ao clube e o que o clube deve. Qualquer assunto que os sócios precisem saber: um gasto grande já contratado, um patrocínio perdido, uma taxa de uso de instalações. Depois, a proposta: "que as demonstrações financeiras do exercício encerrado em [data] sejam aprovadas."
Tenha os números detalhados prontos, mesmo que você não vá lê-los. Alguém vai perguntar quanto o clube gastou com arbitragem, e responder na hora faz mais pela confiança dos sócios do que todo o discurso preparado.
Relatório do cadastro de sócios
Dois minutos.
Estrutura: Sócios por categoria, com o ano anterior ao lado. Crescimento ou queda, e o motivo real. Novos sócios e de onde vieram. Taxa de permanência, se você calcula. Uma frase sobre a perspectiva da próxima temporada.
Relatórios de campeonatos e de treinamento
Dois minutos cada, focados em resultados, apresentados pelo coordenador em vez de lidos pelo secretário.
Os números para ter à mão
Os relatórios preparados cobrem as perguntas esperadas. Estas são as que vêm da plateia, e tê-las prontas é a diferença entre uma diretoria que parece estar no controle e uma que não parece:
- Sócios por categoria, este ano e no anterior: a pergunta mais comum de todas
- As três maiores linhas de despesa e o que foram
- O total devido ao clube, e quanto disso tem mais de 90 dias
- O número de voluntários cadastrados e, se você tiver, as horas
- Jogos, sessões ou eventos realizados
- Comparação das taxas com os dois anos anteriores
- O saldo final dos últimos três anos, para que a tendência fique visível
Nenhum desses números deveria exigir uma busca. Imprima uma página com todos eles ou deixe os relatórios abertos num notebook na mesa. Um tesoureiro que responde a uma pergunta em dez segundos encerra o assunto; um que diz que vai verificar abre espaço para mais três.
A eleição
A parte com mais chance de dar errado do ponto de vista formal.
- As candidaturas se encerram quando o seu estatuto diz que se encerram. Publique a lista antes da reunião.
- Cada cargo é preenchido separadamente, na ordem que as suas regras definem.
- Se houver um único candidato para o cargo, quem preside declara a pessoa eleita. Se houver disputa, faça a votação da forma que o seu estatuto exige: voto secreto se alguém pedir e, de preferência, como padrão nos cargos disputados.
- Cargos vagos são anunciados como vagos e normalmente podem ser preenchidos depois por nomeação da nova diretoria. Não pressione ninguém a assumir uma função na reunião; um tesoureiro relutante é pior do que um cargo vago.
- Registre com precisão na ata: cargo, nome e se a pessoa foi eleita ou nomeada.
Depois da reunião
Quatro tarefas, em até duas semanas:
- Minuta da ata enviada à diretoria, precisa quanto às propostas, a quem propôs, a quem apoiou e aos resultados. O modelo de ata mostra o formato.
- Comunicações aos órgãos competentes feitas onde a estrutura do clube exige: em muitos lugares, a mudança de dirigentes precisa ser comunicada num prazo definido depois da assembleia.
- Acessos transferidos. Quem assume um cargo recebe as contas, os sistemas e os registros; quem sai é removido. É aqui que os clubes ficam mais expostos e são menos cuidadosos: um ex-tesoureiro com acesso ativo ao banco é um risco real, e um sistema em que o acesso é uma permissão, e não uma senha compartilhada, transforma isso num trabalho de dois minutos.
- Primeira reunião da diretoria marcada, de preferência em até três semanas, enquanto o ânimo ainda está alto.
Perguntas frequentes
Qual é o quórum de uma assembleia geral do clube?
O que o seu estatuto disser: normalmente um número fixo de sócios ou uma porcentagem do quadro de sócios. O estatuto também costuma definir o que acontece se o quórum não for atingido, em geral o adiamento para uma nova data em que vale um quórum menor. Saiba os dois números antes da noite da assembleia.
Os sócios podem participar online?
Só se o seu estatuto permitir. Muitos foram escritos antes de isso ser cogitado, e alguns lugares passaram a admitir essa possibilidade desde então. Se as suas regras não dizem nada, essa é uma boa deliberação especial para levar à assembleia deste ano.
Precisamos apresentar contas auditadas?
Depende da estrutura jurídica e da receita do clube. Muitos clubes pequenos ficam abaixo do limite que exige auditoria completa e precisam apenas de uma revisão ou de um atestado da diretoria. O seu estatuto pode definir um padrão mais rigoroso do que a lei; leia os dois e siga o mais rigoroso.
Quem não é sócio pode participar?
Normalmente sim, a critério de quem preside, mas sem direito a voto. Sócios honorários, patrocinadores e pais de atletas das categorias de base costumam estar presentes. Se o seu estatuto restringe a participação, diga isso na convocação.
E se ninguém se candidatar a um cargo?
Declare o cargo vago e deixe a nova diretoria nomear alguém depois. Pressão prolongada na reunião gera nomeações que duram pouco. Se um cargo obrigatório não puder ser preenchido de jeito nenhum, o seu estatuto e as regras de registro da associação vão ter algo a dizer sobre isso; confira antes da reunião, em vez de descobrir na noite da assembleia.
