Em algum momento entre o fim das inscrições e a primeira rodada, chega um e-mail da federação. Ela precisa dos números de inscritos por categoria, precisa até sexta-feira, e o portal onde eles devem ser lançados não aceita o formato que o seu clube exporta.
Um mês depois, a entidade regional quer números de participação em outra data, a entidade nacional quer uma declaração de conformidade em proteção, e a prefeitura quer um relatório de uso para a concessão do espaço.
Nenhum desses pedidos é absurdo isoladamente. Juntos, consomem uma quantidade enorme de tempo voluntário, e quase todo esse tempo vai para produzir os mesmos fatos em quatro formatos diferentes.
O que as entidades dirigentes realmente pedem
Em qualquer esporte e em qualquer nível, os pedidos se resumem a seis coisas.
1. Números de inscritos. Sócios com inscrição vigente, em geral em uma data definida, divididos por categoria, divisão ou faixa etária. É esse número que define a taxa de filiação, por isso ele é conferido.
2. Participação. Pessoas que de fato participaram. Cada vez mais pedida separadamente das inscrições, porque os financiadores pedem participação às entidades dirigentes e elas repassam a pergunta.
3. Times e inscrições em competições. Elencos inscritos em campeonatos, com categoria e faixa etária.
4. Declarações de conformidade. Confirmação de que treinadores, árbitros e voluntários têm verificações e credenciamentos em dia, às vezes como uma declaração, cada vez mais como uma contagem ou uma lista.
5. Arbitragem e voluntários. Árbitros, juízes, treinadores e, muitas vezes, a capacidade do clube de fornecê-los.
6. Governança básica. Ocupantes de cargos, seguro, situação jurídica da associação, versão do estatuto.
Repare que quatro dos seis são contagens de coisas que você já sabe. O trabalho não está em saber; está em produzir os números quando pedem, na data pedida e no recorte pedido.
Prepare uma vez, responda muitas
Os clubes que acham isso fácil fizeram uma coisa: tratam os fatos de base como um conjunto de dados permanente, e não como uma série de respostas avulsas.
Mantenha um único quadro de sócios com datas. Data de entrada, data de validade da associação, tipo de associação, time e data de nascimento, se as categorias por idade do seu esporte exigirem. Tudo da categoria 1 e quase tudo da categoria 2 sai dessa única tabela.
Registre a presença em algum lugar. Participação não pode ser reconstruída depois. Se nada registra quem apareceu, um pedido de participação só pode ser respondido com o número de inscritos e uma ressalva.
Guarde os credenciamentos junto às pessoas, com datas de validade. A categoria 4 passa a ser um relatório, e não uma rodada de e-mails para os treinadores.
Escreva as suas definições. "Inscrito", "participante", "voluntário ativo": combine uma vez, em um documento, e reutilize. Quando duas entidades definem a mesma palavra de formas diferentes, você consegue fazer a correspondência de propósito, em vez de adivinhar.
Com isso pronto, um relatório é um filtro e uma exportação. Sem isso, cada relatório é um pequeno projeto de pesquisa.
Como resolver o problema da data
O atrito mais comum é que cada entidade pede uma data diferente, e os clubes respondem com o número de hoje, porque é isso que o quadro de sócios mostra.
Dois hábitos resolvem:
- Use relatórios que tiram uma fotografia em uma data passada. Um relatório de associação capaz de mostrar o quadro de sócios como estava em 30 de abril, gerado em julho, vale mais do que qualquer botão de exportar. Reconstruir um quadro antigo a partir de uma lista atual é quase impossível depois que as renovações mexeram nele.
- Guarde cada relatório enviado. Arquive a exportação junto com o relatório. Quando a entidade questionar o número dezoito meses depois (e ela questiona), você tem exatamente o grupo que contou, e não uma discussão.
O que questionar
Os clubes costumam atender a mais do que precisam, sobretudo quando se trata de dados dos sócios.
Exportações completas de sócios. Se uma entidade dirigente pede a sua lista completa de sócios com dados de contato, é perfeitamente razoável perguntar para que serve cada campo e com qual base. Muitas vezes a resposta honesta é que ela precisa de contagens, e a exportação é só como sempre se fez. Números agregados atendem à maioria dos pedidos.
Coleta duplicada. Se a entidade já tem os dados por um portal de inscrição que o seu clube usa, pedir que o clube digite tudo de novo é um problema de processo que vale a pena apontar com educação.
Prazos irreais. Um prazo para sexta enviado na quarta merece uma resposta pedindo uma semana. As entidades costumam fixar prazos antes do que precisam, e os clubes costumam não pedir.
Definições que mudam. Se a definição de participação mudou nesta temporada, peça por escrito e anote junto aos seus números históricos, para que a sua tendência continue honesta.
Nada disso é confronto. Uma entidade dirigente que lida com clubes tocados por voluntários ganha com clubes que fazem perguntas claras.
Se você é a entidade dirigente
O mesmo problema, visto de cima, tem uma solução muito melhor do que cobrar quarenta clubes por e-mail.
Quando os clubes usam uma plataforma compartilhada, participação, cobertura de conformidade e situação de filiação podem ser consolidadas como números agregados calculados de forma central: todos os clubes contados com a mesma definição, na mesma data, sem que os registros dos sócios saiam do clube que os mantém. Esse último ponto é o que torna isso aceitável para os clubes: filiação não é vigilância, e os clubes têm razão em proteger os dados dos seus sócios.
Três princípios para uma entidade que está desenhando os seus relatórios:
- Publique as definições e mude-as raramente. Cada mudança de definição invalida, sem aviso, a comparação histórica de todos os clubes.
- Peça o mínimo que responde à sua pergunta. Se você precisa de contagens, peça contagens.
- Dê algo em troca. Um clube que recebe uma referência (como a sua retenção se compara com a da região) preenche o relatório com gosto. Um clube que só manda dados para cima vai mandar atrasado.
Um calendário anual
Em vez de reagir, coloque os pedidos já conhecidos no calendário do clube, com duas semanas de antecedência:
- Pré-temporada: inscrição de times, intenção de filiação, confirmação do seguro
- Quatro semanas depois do início das inscrições: números de inscritos, a contagem para a filiação
- Meio da temporada: declarações de participação e de conformidade
- Fim da temporada: participação final, arbitragem e o relatório anual do próprio clube
- Depois da assembleia geral: atualização dos ocupantes de cargos para a federação e para qualquer órgão que a estrutura jurídica do clube exija
Os pedidos vão continuar chegando em cima da hora. A diferença é que a resposta já existe quando eles chegam.
Perguntas frequentes
E se os nossos números não baterem com o portal da federação?
Investigue antes de enviar. As causas mais comuns são uma data diferente, uma definição diferente de "inscrito" ou sócios que se inscreveram diretamente na entidade, e não pelo clube. Seja qual for, documente no seu envio: uma diferença explicada não é problema; uma diferença descoberta depois é.
Somos obrigados a passar os dados de contato dos sócios?
Depende do seu contrato de filiação e da lei de privacidade do lugar onde você atua. Sempre é razoável perguntar para que os dados serão usados. Muitos pedidos que chegam como "mande a lista de sócios" se resolvem com contagens.
Quem no clube deve ser responsável por esses relatórios?
Em geral o secretário ou quem cuida das inscrições, com um substituto definido. O importante é que seja uma função nomeada, e não "quem estiver livre": relatórios esquecidos durante uma troca de diretoria são uma das formas mais comuns de um clube ficar em situação irregular.
O que acontece se perdermos um prazo?
Em geral, um lembrete e, às vezes, uma multa por atraso. O risco maior é uma declaração de conformidade perdida afetar o seguro ou a elegibilidade, e é por isso que os prazos de conformidade merecem um nível de atenção diferente dos de participação.
Dá para automatizar alguma parte disso?
A preparação dos dados, em grande parte, sim: contagens, recortes e cobertura de conformidade podem ser relatórios em vez de pesquisa. O envio em geral ainda precisa ser digitado no portal que a entidade usa, a menos que o seu esporte tenha uma integração direta. Preparar em minutos e digitar em dez é um fim de semana muito diferente de preparar em duas semanas.
