Toda decisão sobre o sistema do clube começa do mesmo jeito. Alguém da diretoria (normalmente a pessoa que chegou por último, às vezes a única com menos de quarenta anos) recebe a missão de "ver as opções". Três semanas depois, ela volta com uma planilha cheia de funcionalidades marcadas, quatro abas do navegador abertas em páginas de preços e uma opinião forte, formada principalmente por qual site parecia mais profissional. A diretoria, que não viu nenhum dos produtos, vota a recomendação. E o clube convive com o resultado por cinco anos, porque trocar de sistema é tão penoso que ninguém se oferece para fazer isso duas vezes.
Não há nada de errado com a pessoa voluntária dessa história. O que falha é o processo. Vistas de fora, as listas de funcionalidades são todas iguais: toda plataforma diz ter inscrição, pagamentos, site e e-mail, e todas essas afirmações são tecnicamente verdadeiras. O que separa as plataformas é como essas coisas funcionam quando alguém de verdade, responsável pelas inscrições, usa o sistema numa terça-feira à noite, e uma lista de funcionalidades não mostra isso. Só usar o produto mostra.
Este guia descreve o processo que gostaríamos que uma diretoria aplicasse a nós. Ele serve para qualquer plataforma, inclusive a nossa: parta das tarefas que o seu clube realmente faz, faça as poucas perguntas que de fato diferenciam os produtos e não decida sobre nada que você não tenha usado pessoalmente. Se ainda está entendendo o que um sistema de gestão de clubes abrange, comece por lá e depois volte aqui.
Parta das tarefas, não das funcionalidades
Antes de abrir qualquer página de preços, anote o que o seu clube precisa que o sistema faça. Não funcionalidades: tarefas. Uma funcionalidade é "cadastro de sócios". Uma tarefa é "no primeiro sábado da temporada, noventa famílias precisam se inscrever e pagar de uma vez só, a maioria pelo celular, e metade delas está renovando a inscrição do ano passado". A segunda versão pode ser testada; a primeira é só um quadradinho para marcar.
As tarefas da maioria dos clubes comunitários cabem numa página:
- O dia de inscrição. Sócios novos e antigos se inscrevem e pagam online, incluindo famílias que inscrevem vários filhos de uma vez. Veja como isso fica quando funciona em inscrição online.
- O dinheiro. As taxas entram, alguém consegue ver quem pagou e quem não pagou, e o tesoureiro consegue apresentar à diretoria um número que bate com o extrato do banco.
- O site. Tabela de jogos, notícias, contatos e patrocinadores, fácil de achar no Google e editável por uma pessoa voluntária sem precisar ligar para ninguém.
- O ritmo da semana. Mudanças de treino, cancelamentos e boletins chegando aos sócios com confiabilidade, em vez de ficarem sem leitura no algoritmo de uma rede social.
- A memória da diretoria. Cadastro de sócios, políticas, atas de reunião e um registro de auditoria de quem alterou o quê que sobrevive à passagem de bastão para um novo secretário a cada ano.
Ordene essas tarefas para o seu clube. Um clube de tênis cuja vida gira em torno da reserva de quadras tem uma tarefa principal diferente da de um clube de futebol de base afogado na papelada das inscrições. Quando você testar as plataformas mais tarde, teste primeiro as suas três tarefas principais e deixe o resto como critério de desempate.
As perguntas que realmente separam as plataformas
Quando você começa a olhar produtos reais, a maior parte do discurso de marketing se dissolve: todo mundo diz "fácil", todo mundo diz "tudo em um". Estas perguntas não se dissolvem, e as plataformas respondem a elas de maneiras bem diferentes.
Quem é dono dos seus dados, e dá para sair? Peça uma exportação completa de sócios e pagamentos, hoje, sem ajuda, em planilha. Se um administrador não consegue gerar isso na demonstração, a resposta sincera é não. O mesmo vale para o conteúdo do site e o seu domínio: o nosso guia sobre plataformas de site para clubes mostra com quem fica cada um desses ativos em cada modelo de fornecedor.
Quanto custa em três anos, somando tudo? Assinatura, mais as porcentagens do processamento de pagamentos, mais os complementos que você vai descobrir que precisa. Um preço de etiqueta baixo com uma margem alta sobre os pagamentos pode custar mais a um clube de porte médio do que uma assinatura honesta. Faça a conta com os seus números reais: sócios × taxas × a taxa de processamento, mais o plano, vezes três anos. A nossa página de preços publica todos os valores exatamente por isso, e a comparação entre sistemas grátis e pagos mostra de onde as plataformas "grátis" tiram o dinheiro.
Quem faz o trabalho administrativo, a plataforma ou você? Alguns produtos são bancos de dados que você opera; outros fazem o trabalho por você. Quando um sócio paga, o cadastro se atualiza sozinho ou alguém precisa conferir à mão? Quando um jogo muda de data, o site, o calendário e a notificação acompanham, ou são três edições?
O que acontece quando algo quebra? Todo produto tem bugs. A diferença está em o fornecedor perceber, e em uma pessoa voluntária conseguir relatar um problema sem abrir um chamado formal de suporte. Isso pesa mais para clubes do que para empresas, porque o seu "departamento de TI" é um pai ou uma mãe com o celular na mão, na beira do campo. Escrevemos um guia inteiro sobre como relatar um bug do jeito certo, e o nosso próprio processo está documentado na página de segurança e confiança.
Os seus dados estão seguros, e onde ficam? Backups, criptografia, controle de acesso e, para clubes que guardam dados de crianças, quem pode ver o quê. A política de backup e recuperação de uma plataforma deve estar escrita publicamente, e não ser respondida de forma vaga numa conversa de vendas.
Nunca compre o que você não usou
Aqui está o teste incômodo que separa o mercado mais rápido: tente usar cada produto da sua lista curta antes de falar com qualquer pessoa.
Boa parte do setor de sistemas para clubes funciona na base da demonstração agendada. Você preenche um formulário, um vendedor manda um e-mail e, alguns dias depois, você assiste por quarenta e cinco minutos a um compartilhamento de tela com os melhores ângulos do produto. Uma demonstração guiada não é inútil, mas entenda o que ela é. Você vê os fluxos que o apresentador escolheu, no ritmo que ele escolheu, e as perguntas que você não sabia que precisava fazer ficam sem resposta. As partes do produto que fariam a pessoa responsável pelas inscrições torcer o nariz ficam, de propósito, fora do passeio.
Uma demo aberta inverte o jogo. Se você pode entrar num clube funcionando e clicar em qualquer lugar, inclusive nas telas chatas, nas configurações e nos botões de exportação, o fornecedor não tem onde se esconder e você testa as suas tarefas, e não o roteiro dele. Mantemos um clube de demonstração completo e funcionando, aberto a qualquer pessoa, exatamente por isso: o site público e todo o painel administrativo, somente leitura, sem conta, sem conversa de vendas e sem pedir e-mail. Traga o seu cenário do dia de inscrição e veja com os próprios olhos. E aplique o mesmo critério a todos da sua lista: se um produto só existe por trás de uma reunião agendada, pergunte por quê, e pergunte quais são as condições do período de teste antes que a diretoria se comprometa com qualquer coisa.
Quando conseguir acesso, a qualquer plataforma, não saia passeando. Teste com método. O nosso checklist para a demonstração de um sistema para clubes é um roteiro completo do que conferir em vinte minutos, e funciona com qualquer produto, não só com o nosso.
Conduza a decisão como diretoria, não como enquete
Com dois ou três produtos na lista curta e já testados, a decisão em si merece vinte minutos organizados numa reunião de diretoria, e não uma votação de mão levantada.
Chame quem vai conviver com o sistema. A pessoa responsável pelas inscrições, o tesoureiro e quem edita o site devem ter testado, cada um, a sua parte em todos os produtos da lista curta. Uma plataforma que o presidente adora e que a pessoa das inscrições teme é a plataforma errada.
Dê notas com base na sua lista de tarefas, por escrito. Três colunas, as suas tarefas principais como linhas e uma frase por célula sobre o que você realmente observou. Escrever "não achei a exportação de sócios" é mais útil em fevereiro do que uma lembrança vaga de ter gostado de um deles.
Confira a saída antes de entrar. Confirme por escrito o que acontece com os seus dados, o seu domínio e os acordos de pagamento dos seus sócios se você sair. Um fornecedor confiante no próprio produto responde isso de bom grado; hesitação também é informação.
Comece pequeno, se puder. A maioria das plataformas, a nossa inclusive, tem um plano gratuito ou de entrada. Configure o seu clube de verdade, importe uma parte do quadro de sócios e execute um fluxo real antes que a temporada inteira dependa disso. Começar no plano Free com a sua tabela de jogos real e uma dúzia de sócios de verdade ensina mais do que qualquer leitura, incluindo este guia.
Decida, registre em ata e mantenha a escolha por uma temporada. Um sistema escolhido assim merece uma temporada inteira antes de ser rediscutido. Os clubes que mais sofrem não são os que escolheram de forma imperfeita, e sim os que trocam a cada dezoito meses, treinando voluntários e recadastrando sócios a cada vez.
Perguntas frequentes
Quanto tempo deve levar a escolha do sistema do clube?
Para a maioria dos clubes comunitários: de duas a quatro semanas de calendário, mas só algumas horas de trabalho efetivo. Uma conversa da diretoria para fechar a lista de tarefas, algumas noites testando os produtos da lista curta com base nela e uma reunião para decidir. O processo dá errado quando vira a decisão apressada de uma só pessoa voluntária ou quando se arrasta por uma entressafra inteira de indecisão. Defina um prazo e marque a reunião de decisão antes de começar a pesquisar.
Devemos usar o sistema que a nossa federação oferece?
Use o que a sua federação exige para aquilo que ela exige, normalmente a inscrição em competições e o registro de atletas que alimenta o banco de dados dela. Isso não precisa ser o site do clube, a comunicação com os sócios ou a plataforma de captação de recursos, e para muitos clubes não deveria ser: as ferramentas das federações são feitas para a administração do esporte, não para a vitrine pública do seu clube. Muitos clubes usam as duas coisas sem problema, com a plataforma do clube apontando para o registro da federação quando necessário.
Vale a pena pagar, ou devemos começar com algo grátis?
Comece entendendo com o que o "grátis" está sendo pago: normalmente margens maiores no processamento de pagamentos, publicidade ou os dados dos seus sócios. Para um clube pequeno que recebe pouco ou nenhum dinheiro online, um plano gratuito é uma resposta realmente boa, e nós oferecemos um. Quando taxas de verdade passam a circular pela plataforma, compare o custo total em três anos, e não o preço da assinatura: um plano pago com custos de processamento menores e um botão de exportação muitas vezes sai mais barato do que um gratuito sem essas duas coisas.
Qual é o maior erro que as diretorias cometem?
Escolher com base em capturas de tela e listas de funcionalidades sem que ninguém da diretoria tenha usado o produto antes. Todos os outros erros (comprar demais, comprar de menos, esquecer as condições de saída) são contornáveis e corrigíveis. Comprometer uma temporada com um sistema que ninguém testou é o erro que gera o arrependimento de cinco anos, porque a dor chega na primeira semana de inscrições e não há um momento tranquilo para trocar até a temporada acabar.
