Sistema de gestão de clubes grátis ou pago: como decidir

Nenhuma diretoria jamais trocou de sistema porque uma tabela comparativa a convenceu. Ela troca porque uma noite específica deu errado: quem cuida das inscrições passou três horas conferindo depósitos bancários com a lista de inscritos e ainda assim não conseguiu responder à pergunta de um pai; ou a pessoa que montou tudo se mudou para outro estado e levou as senhas junto; ou um edital pediu o número de sócios por faixa etária e ninguém conseguiu levantar isso sem um fim de semana de trabalho.

Vale saber disso antes de ler mais uma palavra, porque muda o que essa decisão realmente é. "Grátis ou pago" não é uma comparação de funcionalidades. É uma pergunta sobre onde está sendo gasto o recurso mais escasso do seu clube (a paciência de umas seis pessoas) e se uma assinatura devolve o suficiente dessa paciência para justificar a linha no orçamento.

Este guia oferece um método, não um veredito. Primeiro, uma auditoria da ferramenta grátis que você já usa, para saber quanto ela custa de verdade. Depois, a conta das horas de voluntariado, o cálculo que muda essa decisão para a maioria dos clubes e que quase ninguém faz. Por fim, um caminho em etapas do grátis ao pago que evita aquilo que toda diretoria teme: uma migração no meio da temporada. Nós construímos uma plataforma paga para clubes, então nosso interesse é óbvio; tentamos escrever o método que gostaríamos que um amigo numa diretoria usasse, incluindo os casos em que continuar no grátis é a escolha certa.

Audite a ferramenta que você já tem

Antes de comparar qualquer coisa, descubra quanto custa a sua estrutura grátis atual. Não o que ela cobra: o que ela custa. São seis perguntas, que dá para responder numa reunião da diretoria com um notebook aberto.

Duas dessas perguntas merecem explicação, porque são as que as diretorias costumam errar.

A porcentagem não é a que o marketing anuncia. Vários produtos grátis ganham dinheiro nos pagamentos, e alguns cobram uma margem além da tarifa do processador de cartão, não no lugar dela. O único jeito confiável de descobrir a sua taxa real é dividir o que de fato caiu na conta do clube pelo que foi cobrado dos sócios, ao longo de uma temporada inteira. Faça isso uma vez e o número vai tranquilizar você ou encerrar a discussão.

"Grátis porque a nossa entidade dirigente paga" é outra situação. Se a sua filiação cobre inscrições, tabela de jogos e resultados, isso é infraestrutura de verdade sem custo, e vocês devem usá-la. O que ela não cobre é a metade comunitária da vida do clube: a cara pública, os eventos, a loja, os voluntários, os patrocinadores. A decisão diante de vocês não é substituir esses trilhos. É continuar ou não tocando todo o resto numa planilha.

A conta das horas de voluntariado que muda a decisão

Este é o cálculo que decide a questão para a maioria dos clubes, e ele não tem nada a ver com funcionalidades de sistema.

Pense num clube ilustrativo de 250 sócios, numa temporada comum. São números de exemplo (faça o exercício com os seus), mas o formato se repete nos clubes com que conversamos.

Oitenta e uma horas. São duas semanas inteiras de trabalho da vida de alguém, e quase tudo é serviço burocrático, o tipo de tarefa que ninguém entrou na diretoria para fazer.

Agora dê um valor a isso, e resista à vontade de pegar direto um valor por hora de salário. Há três formas mais úteis de precificar uma hora de voluntariado, e elas dão respostas diferentes.

• Custo de reposição. Quanto vocês pagariam a alguém para fazer isso se o voluntário parasse? É o número conservador, e mesmo assim costuma ser várias vezes o valor de qualquer assinatura.
• Custo de oportunidade. O que essa pessoa teria feito com as mesmas horas? Quem cuida das inscrições e recupera vinte horas pode tocar uma campanha para atrair sócios, correr atrás de quatro patrocinadores ou escrever um projeto para um edital. Essas horas rendem muito mais do que a conferência de pagamentos.
• Custo de desgaste. O que realmente importa. O trabalho burocrático repetitivo é o caminho mais certeiro para perder um bom voluntário, e substituir um responsável pelas inscrições ou um tesoureiro experiente custa ao clube uma temporada de instabilidade. Não dá para pôr um número nisso, e é exatamente por isso que ninguém leva em conta.

A regra de decisão é simples quando os números estão na mesa: um sistema pago vale a pena quando devolve mais horas do que custa, pelo valor que a sua diretoria está honestamente disposta a dar a uma hora. Para a maioria dos clubes com mais de uns cem sócios pagantes, esse ponto de virada chega bem antes da assinatura.

Se você quer o número, e não o argumento, faça um registro de horas durante as duas semanas mais movimentadas da temporada. Cada integrante da diretoria anota o que fez pelo clube e quanto tempo levou. É o exercício menos glamoroso deste guia e, de longe, o mais convincente numa reunião da diretoria, muito mais do que a calculadora de qualquer fornecedor. Nosso guia sobre administrar um clube sem tempo mostra para onde essas horas realmente vão.

Para pôr um número ao lado dessas horas (peça os seus próprios orçamentos atualizados, porque os preços mudam): os planos das plataformas para clubes costumam ser publicados por número de sócios, com as taxas de processamento de cartão cobradas por transação à parte. Diante de 81 horas de voluntariado recuperadas, a conta nem chega perto. Coloque a assinatura no orçamento como uma despesa operacional, ao lado do seguro e da filiação, e não como um projeto especial, e ela deixa de ser uma discussão todo ano. Se o seu plano é cobrado em moeda estrangeira, inclua nessa linha uma margem para o câmbio.

De onde pode vir o dinheiro

Uma assinatura não precisa sair das taxas de associação.

Editais comunitários do governo local, rodadas de financiamento de esporte e lazer e fundações comunitárias financiam com frequência exatamente esse tipo de item, principalmente quando ele é apresentado como uma melhoria de participação, segurança ou governança, e não como a compra de um software. A sua entidade dirigente nacional ou estadual geralmente sabe indicar o que está aberto.

Três limites que vale observar

Em vez de uma data, observe estes sinais. Qualquer um deles já é um bom motivo; dois ao mesmo tempo e a decisão já foi tomada por você.

1. Dinheiro de verdade começa a circular. No momento em que os sócios passam a pagar online em volume, uma ferramenta grátis que não concilia pagamentos vira um problema, não uma economia. É também o ponto em que a porcentagem sobre os pagamentos começa a pesar muito mais do que qualquer diferença de assinatura.
2. Uma segunda pessoa precisa do próprio acesso. Senhas compartilhadas são o ponto de falha silencioso de toda estrutura grátis. No dia em que um gerente de time, um técnico ou um tesoureiro precisar ver algumas coisas e outras não, vocês vão precisar de funções e permissões, e quase nenhum plano grátis oferece isso.
3. Alguém faz uma pergunta que cruza informações. "Quantos atletas das categorias de base renovaram?" "Quais patrocinadores estão no site e quais já pagaram?" "Quem está com a verificação de antecedentes em dia?" Se a resposta exige cruzar duas listas a olho, os seus dados estão no formato errado, e esse é um problema estrutural que nenhuma dedicação de voluntário resolve.

Um caminho em etapas do grátis ao pago, sem migração

O medo que mantém os clubes na ferramenta errada não é o preço. É o fim de semana imaginado em que alguém redigita quatrocentos sócios num sistema novo no meio da temporada. Esse fim de semana pode ser evitado, e o jeito de evitá-lo é manter a sua etapa grátis num formato que um sistema pago consiga aceitar.

Etapa zero: grátis, mas bem-feito. Seja qual for a ferramenta de hoje, adote esta organização. Não custa nada e é toda a diferença entre uma atualização e uma migração.

• O domínio está registrado em nome do clube, numa conta que o clube controla.
• Existe exatamente uma lista de sócios, uma linha por pessoa, e todo mundo sabe qual é.
• Cada pessoa tem um identificador fixo, que não muda quando ela troca de sobrenome ou de e-mail.
• Os campos têm nomes claros (data de nascimento, não "dtnasc2") e uma coluna por informação.
• A situação de pagamento fica junto da pessoa, não numa planilha separada ligada pelo nome.
• Os consentimentos são registrados com data, não presumidos pelo fato de alguém ter se inscrito.
• Uma exportação completa é salva todo mês num lugar que dois integrantes da diretoria conseguem acessar.
• Pelo menos duas pessoas da diretoria atual têm acesso total, e nada está pago no cartão pessoal de alguém.

Etapa um: pague pelo dinheiro, mantenha o resto grátis. A primeira coisa que vale pagar é quase sempre pagamentos e inscrições, porque é ali que se concentram as horas e os erros. Todo o resto pode ficar onde está por uma temporada.

Etapa dois: leve a lista de sócios para o mesmo lugar do dinheiro. Quando as inscrições passam a cair num cadastro de sócio de verdade, a tarefa de conferência quase desaparece e a segunda leva de horas volta. Normalmente é aqui que a diretoria sente a mudança, em vez de só acreditar nela.

Etapa três: aposente as ferramentas satélites, uma por mês. A planilha de eventos, a ferramenta de e-mail separada, a escala de voluntários num grupo de mensagens. Uma por mês, fora de temporada, e cada uma só é aposentada depois que a substituta completou um ciclo inteiro sem problemas.

Etapa quatro: reúna o que sobrou. Loja, patrocinadores, termos de responsabilidade, registros de incidentes, documentos de reuniões. São as partes que nunca foram organizadas, então não há nada para migrar: você só está colocando tudo num lugar fácil de achar pela primeira vez.

Faça a mudança no período tranquilo depois do fim da temporada e antes da volta dos treinos da pré-temporada, e não no meio da temporada. Essa janela dá à diretoria um mês livre para rodar um ciclo completo de inscrições, do começo ao fim, enquanto nada depende disso.

Como os sócios vão pagar de fato

A forma de renovação importa mais do que a marca do sistema, porque é ela que define quanto o seu tesoureiro vai ter de cobrar.

A maioria dos clubes recebe por cartão na inscrição, com transferência bancária como alternativa para as famílias que pedem, e alguns clubes maiores usam débito automático recorrente para assinaturas mensais. As transferências bancárias são o problema da conciliação: divulgue um formato de referência e prefira um link de pagamento que registre automaticamente a identidade do sócio. De um jeito ou de outro, monte o ritmo de renovação em torno de uma sequência de lembretes e de um link de renovação com um clique, em vez de supor que o dinheiro vai chegar sozinho.

Quando continuar no grátis é a escolha disciplinada

Preferimos que você não gaste nada a gastar mal. Continue no grátis quando:

• Nenhum dinheiro passa pelos seus sistemas. Um grupo social com associação gratuita e um aviso por mês realmente não precisa de uma plataforma.
• Vocês são um time, não um clube. Um elenco, um técnico e um grupo de pais formam um problema de comunicação, e ferramentas grátis resolvem bem problemas de comunicação.
• A sua entidade dirigente já cobre a parte pesada e o que falta é uma página pública simples, que dá para manter com uma hora por mês. Criar um site de clube grátis é o guia certo para isso.
• A diretoria ainda não concordou sobre qual é o problema. Um sistema adotado para encerrar uma discussão acaba abandonado por quem perdeu a discussão. Resolva o acordo primeiro.
• Vocês ainda não fizeram a organização da etapa zero. Levar uma bagunça para um sistema pago produz uma bagunça cara. Passe um mês arrumando e depois decida.

Fazer upgrade sem migração

Se a conta acima pendeu para o lado pago, o que você está comprando não são funcionalidades: é o fim de uma tarefa. No ClubHelix, a autoinscrição recebe a inscrição e o pagamento numa única etapa, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, então o cadastro do sócio e o dinheiro nunca precisam ser conferidos um com o outro; os registros de cobrança e patrocínio dão ao tesoureiro um livro-caixa em vez de uma caixa de sapatos; e os relatórios respondem às perguntas que cruzam informações (renovações por faixa etária, quem pagou, quanto uma temporada realmente rendeu) sem que ninguém precise exportar nada.

A entrada é pensada para exigir pouco compromisso. Existe um plano Free para começar, preços publicados em faixas por tamanho do clube, para você mesmo ver o ponto de virada, e tudo pode ser exportado se vocês decidirem não ficar conosco. Comece por uma etapa, não por quatro: configure o seu clube numa noite, passe um ciclo de inscrições por ele e deixe as horas economizadas defenderem a ideia na próxima reunião da diretoria. Nosso modelo de orçamento para clubes é um bom lugar para incluir a nova despesa.

Perguntas frequentes

Vale a pena usar um sistema de gestão de clubes grátis?

Para o clube certo, com certeza. Se nenhum dinheiro circula online, se vocês são um único time ou se a sua entidade dirigente já custeia inscrições e campeonatos, um sistema grátis não é uma concessão: é o nível certo de ferramenta. Ele deixa de valer a pena quando as horas gastas contornando os limites dele superam o que uma assinatura custaria, o que costuma acontecer quando chegam um volume real de pagamentos e um segundo administrador.

Como saber a hora de pagar por um sistema para clubes?

Observe três limites, não o calendário. Dinheiro circulando pelos seus sistemas em volume, uma segunda pessoa precisando do próprio acesso com permissões diferentes e perguntas que exigem cruzar duas listas. Qualquer um deles já é um bom motivo. Dois ao mesmo tempo significam que a decisão já foi tomada e vocês só estão decidindo quando agir.

Quanto custa um sistema de gestão de clubes?

Normalmente o preço vem em faixas por número de sócios e está publicado na própria página de preços do fornecedor, com o processamento de cartão cobrado à parte, como uma porcentagem mais um valor fixo por transação. Compare pensando em três anos, não em um, veja onde ficam os limites de cada faixa de sócios e simule a taxa de pagamento com o seu número real de transações. Para clubes que recebem muitos valores pequenos, a parte fixa por pagamento costuma pesar mais do que a porcentagem.

Vamos ter de redigitar tudo se fizermos upgrade depois?

Não, se vocês se prepararem. Mantenham uma lista de sócios com uma linha por pessoa, um identificador fixo, campos com nomes claros e a situação de pagamento registrada junto da pessoa, não numa planilha separada. Exportem tudo todo mês. Façam isso desde o primeiro dia numa ferramenta grátis e o upgrade vira uma importação, não uma migração.

Um clube pode funcionar só com sistemas grátis para sempre?

Alguns funcionam, e muito bem: em geral clubes pequenos, times únicos ou clubes cuja filiação fornece a parte pesada. O risco não é o grátis falhar de repente. É os improvisos se acumularem em silêncio, caírem nas costas de duas ou três pessoas e só aparecerem como custo quando uma delas deixa de ser voluntária.

Continue lendo: quanto custa um site de clube põe números reais em toda a despesa, e como administrar um clube sem tempo mostra para onde as horas realmente vão.