En algún lugar de tu grilla de reservas hay dos canchas que bien podrían ser negocios distintos. La cancha 2 a las siete de un martes por la tarde tiene fila: tres socios actualizando la página en cuanto se abre la semana, dos que se quedan afuera y uno que te lo cuenta en la barra el sábado. La cancha 2 a las diez de la mañana siguiente no tiene a nadie, no tuvo a nadie en seis semanas y tampoco va a tener a nadie la semana que viene.
La misma superficie, la misma red, el mismo club, el mismo costo por hora. Un producto completamente distinto. Los precios en hora pico y hora valle son la forma en que un club cobra esa diferencia, y bien hechos logran tres cosas útiles a la vez: llenan parte de las horas vacías, pagan la iluminación de las horas llenas y hacen que más socios, y no menos, lleguen al horario estelar.
Esta guía supone que ya tienes una grilla para leer. Si las reservas todavía viven en la agenda detrás de la barra, empieza por cómo configurar la reserva de canchas en línea (duración de los turnos, topes, quién puede reservar, horarios de apertura) y lee cómo fijar el precio del alquiler de instalaciones para conocer el piso de costo por hora que toda tarifa tiene que superar. Lo que sigue es la capa que va encima de las dos.
Define tu hora pico con honestidad
Toda comisión directiva ya sabe cuál es su hora pico, y buena parte de ellas se equivoca. La intuición dice "las tardes y los fines de semana". La grilla suele decir algo más acotado y más interesante: dos o tres horas de lunes a viernes que en la práctica están agotadas, un sábado por la mañana que les sigue de cerca y una última hora de la noche con las luces encendidas sobre nadie.
Así que hazlo con los datos de la temporada pasada. Exporta las reservas, agrúpalas por franja horaria y día de la semana, y calcula la ocupación como horas de cancha reservadas ÷ horas de cancha disponibles. En un club de cuatro canchas, una franja de tres horas en cinco días de semana ofrece 4 × 3 × 5 = 60 horas de cancha por semana. Así suele verse una grilla real.
| Franja de lunes a viernes | Horas de cancha disponibles | Horas de cancha reservadas | Ocupación | Qué te dice |
|---|---|---|---|---|
| 7 a. m.–9 a. m. (temprano) | 40 | 9 | 23% | Un grupo chico, fiel y fijo; no es hora pico |
| 9 a. m.–12 p. m. | 60 | 14 | 23% | Las horas en las que vale la pena bajar el precio |
| 12 p. m.–4 p. m. | 80 | 18 | 23% | Las horas en las que vale la pena bajar el precio |
| 4 p. m.–6 p. m. (salida de la escuela) | 40 | 26 | 65% | Hora intermedia: con movimiento, pero no llena |
| 6 p. m.–9 p. m. | 60 | 57 | 95% | Esta es tu hora pico. Hay socios que se quedan afuera |
| 9 p. m.–10 p. m. (con luces) | 20 | 7 | 35% | Es la que más cuesta mantener y la que menos deja |
| Todas las horas de lunes a viernes | 300 | 131 | 44% | La ocupación promedio esconde todo lo anterior |
De esa tabla salen tres cosas, siempre. La hora pico es más acotada que la intuición: tres horas, no "las tardes". La franja intermedia de 4 p. m. a 6 p. m. tiene movimiento pero no se llena, así que es candidata a la tarifa de hora valle y no a la de hora pico. Y la hora de 9 p. m. a 10 p. m. es el peor negocio del club: todos los reflectores encendidos y una sola cancha en uso. Un club que pone un solo precio para "las tardes" le cobra lo mismo a su mejor hora y a su peor hora.
Haz la misma grilla por separado para los fines de semana. El sábado por la mañana suele ser una segunda hora pico, y el domingo por la tarde suele ser el bloque más vacío de la semana.
Para qué sirve realmente el precio de hora pico
Ten claro, primero tú y después con los socios, cuál de estas cosas estás haciendo. Tiran en direcciones distintas.
Recuperar el costo de la iluminación y la calefacción. Una cancha sin luces por la tarde le cuesta al club el desgaste de la superficie y una parte de los costos fijos. La misma cancha a las ocho de la noche suma los reflectores, y un centro techado suma además la calefacción. Cobrar lo mismo por las dos significa que las horas baratas subsidian a las caras, lo cual es una decisión, solo que normalmente no deliberada.
Llevar a los jugadores flexibles a las horas vacías. Algunos socios de verdad no pueden jugar antes de las seis: el trabajo, la escuela, el viaje. Otros sí pueden, y simplemente juegan por la tarde porque es lo que hace todo el mundo. Una diferencia de precio visible es lo que les da a la pareja de jubilados, a quien trabaja por turnos y al padre o la madre con un martes libre un motivo para cambiar, y cada persona que cambia libera un turno de hora pico para alguien que no podía.
Proteger el acceso de los socios en el horario estelar. Si el alquiler ocasional tiene el mismo precio todo el día, un desconocido con un celular y una tarde libre compite de igual a igual con un socio que pagó su cuota. Una diferencia mayor para el alquiler ocasional en hora pico, más la restricción a solo socios en las canchas que se llenan (la decisión cinco de la guía para configurar la reserva de canchas), reserva el horario estelar para quienes financian el club.
¿Qué tan grande debe ser la diferencia?
Toda la discusión está aquí, y se responde con aritmética. Toma las dos franjas que importan (la hora pico de 6 p. m. a 9 p. m. y el tramo del mediodía de 9 a. m. a 4 p. m.) y compara una tarifa única con una dividida (cifras de ejemplo; ajústalas a tu moneda). La hora pico ya está al 95%, así que subirla hace perder una o dos reservas; la hora valle está al 23%, así que bajarla hace ganar varias.
| Franja | Horas de cancha disponibles | Única $25 — reservadas | Única $25 — ingresos | Dividida $30 / $20 — reservadas | Dividida — ingresos |
|---|---|---|---|---|---|
| Hora pico de lunes a viernes, 6 p. m.–9 p. m. | 60 | 57 | $1,425 | 54 | $1,620 |
| Hora valle de lunes a viernes, 9 a. m.–4 p. m. | 140 | 32 | $800 | 44 | $880 |
| Total | 200 | 89 (45%) | $2,225 | 98 (49%) | $2,500 |
El ingreso por hora de cancha disponible pasa de $11.13 a $12.50 (alrededor de un 12% más con las mismas canchas), la ocupación sube cuatro puntos y se liberan tres turnos de hora pico para socios que antes no conseguían lugar. Son cifras ilustrativas y la sensibilidad al precio de tu club va a ser distinta; lo que se puede generalizar es la forma. Subir un precio en una franja llena al 95% casi no cuesta nada, y bajarlo en una franja ocupada al 23% tampoco, porque la hora vacía no deja nada de ninguna manera.
Sobre el tamaño de la diferencia, conviene conocer dos umbrales:
- Por debajo de un 20%, no pasa nada. Una hora valle a $22 frente a una hora pico a $25 no mueve ni una reserva. Solo agrega una línea a la lista de precios y una pregunta en el mostrador.
- Por encima de un 50%, la diferencia deja de leerse como precio y empieza a leerse como castigo. Con una hora valle a $20, una hora pico a $30 se defiende en una frase: "la tarifa de la tarde incluye la iluminación". Una hora pico a $45 no, y la conversación que te toca ya no es sobre precios.
La mayoría de los clubes terminan en algún punto entre un tercio y la mitad de la tarifa de hora valle. Redondea los dos números a algo fácil de pagar: $20 y $30, no $19.50 y $28.75.
Cómo cobrar el límite, turno por turno
Este es el detalle que decide si los socios piensan que todo el esquema es justo: qué pasa con una reserva que cruza el cambio de tarifa.
Hay tres respuestas posibles. Cobra la tarifa del momento en que la reserva empezó, y cada habitual aprende a reservar desde las 5:30 p. m. para llevarse tres horas pico a precio de hora valle. Cobra la tarifa del momento en que terminó, y un socio que juega de 4 p. m. a 6 p. m. paga hora pico por dos horas valle y con razón se enoja. O cóbrala turno por turno, de modo que cada hora se cobre a la tarifa que le corresponde a esa hora. Solo la tercera resiste el contacto con los socios, y es la única que puedes explicar en una asamblea anual sin pizarrón.
Calcúlalo según la hora de inicio de cada turno. Con una ventana de hora pico de 6 p. m. a 9 p. m., un socio que reserva la cancha 2 de cinco a siete paga:
| Turno | Empieza | Tarifa que aplica | Precio para socios |
|---|---|---|---|
| 5 p. m.–6 p. m. | 5:00 p. m. | Hora valle: empieza antes de las 6 p. m. | $12 |
| 6 p. m.–7 p. m. | 6:00 p. m. | Hora pico: empieza dentro de la ventana | $18 |
| Total | $30 |
La misma regla resuelve limpiamente el otro extremo: un turno de 8 p. m. a 9 p. m. empieza dentro de la ventana y es hora pico; un turno de 9 p. m. a 10 p. m. empieza a las nueve, fuera de ella, y es hora valle. Publica esa única frase ("cada hora se cobra a la tarifa de esa hora, y una hora pertenece a la franja en la que empieza") en la propia página de reservas, y el límite deja de ser tema de conversación.
Tarifas para socios y ocasionales, en una capa encima
El precio de hora pico no reemplaza las tarifas para socios y para jugadores ocasionales: las multiplica. Terminas con una grilla chica, lo cual está bien siempre que cada casilla se haya decidido a propósito.
| Tarifa | Hora valle | Hora pico | Por qué |
|---|---|---|---|
| Socio | $12 | $18 | La cuota ya pagó parte de la hora |
| Ocasional (no socio) | $20 | $30 | Cubre con holgura el piso de costo en los dos extremos |
Dos reglas evitan que esto se convierta en una planilla. Primero, mueve las dos tarifas cuando definas una franja de hora pico: una hora pico que solo sube la tarifa ocasional les dice a los socios que no son ellos a quienes se está gestionando, y una hora pico que solo sube la tarifa de socio es peor. Segundo, mantén amplia la diferencia entre socio y ocasional en hora pico, porque esa diferencia es la que vende la condición de socio: un jugador ocasional que juega todos los miércoles por la tarde a $30 se da cuenta bastante rápido de que la cuota más $18 le conviene más, y esa cuenta es la captación más eficaz que vas a hacer en toda la temporada.
La capa estacional
Una franja de hora pico se define por un día de la semana y una ventana del reloj, lo que significa que no sabe en qué mes está. Eso es una ventaja, siempre que te acuerdes de revisarla dos veces al año.
En invierno, todo lo que pasa después de las cinco es con luces, así que la ventana de hora pico se amplía al principio y el argumento para una tarifa más alta por la tarde es más fuerte que nunca. En verano hay luz hasta las ocho, las canchas se pueden usar sin iluminación, y la verdadera hora pico muchas veces se corre más tarde y se acorta. Las vacaciones escolares dan vuelta toda la grilla durante un par de semanas: las mañanas de semana que durante el ciclo lectivo están al 23% pueden llegar al 60%, así que suspende el descuento de hora valle en esas dos semanas o déjalo como está y quédate con la ocupación. Las dos opciones son razonables, y decidir de antemano es mejor que discutirlo en la primera semana.
Pon la revisión en el calendario al cambio de temporada, cambia las ventanas una sola vez y avísales a los socios dos semanas antes. Las reservas ya tomadas conservan el precio con el que se tomaron.
Topes de uso justo, aviso previo e inasistencias
El precio de hora pico por sí solo no impide que un grupo se quede con todos los turnos estelares; un precio solo raciona según la disposición a pagar, y los cuatro socios más entusiastas están perfectamente dispuestos. Tres reglas hacen el resto del trabajo, y en hora pico importan más que en cualquier otro momento.
Un tope de uso justo limita cuántas reservas puede tener un socio en un período: tres por semana es la respuesta más común en un club de canchas. Decide si el tope cuenta por cancha o por toda la sede: un club de seis canchas casi siempre quiere decir "tres reservas de cancha por semana, en cualquier cancha", no tres en cada una.
Un plazo de aviso para cancelar es lo que convierte un turno de hora pico liberado en uno que se puede volver a jugar. Si se puede cancelar gratis hasta la hora de inicio, una cancha de las 7 p. m. se puede devolver a las 6:58 p. m., cuando ya nadie está buscando cancha. Doce o veinticuatro horas de aviso le dan al turno la oportunidad de volver a reservarse, y el número tiene que estar publicado junto al botón de cancelar, no descubrirse en el momento en que a alguien se le niega.
Una marca de inasistencia cierra el círculo. Un socio que reserva en hora pico y no se presenta le costó la hora al club y la oportunidad de jugar a otro socio, y si la reserva simplemente queda como una reserva completada, nada lo registra. Marcarla como inasistencia debería mantener ese turno contado dentro del cupo del socio para el período: el sentido de justicia de un tope se derrumba si la forma más fácil de esquivarlo es reservar y no ir. Nuestra guía sobre inasistencias y cancelaciones tardías repasa en detalle la redacción de la política.
Cómo anunciarlo sin perder a la gente
Los aumentos de precio son un trabajo de comunicación. Los que salen mal son los que se anuncian como un aumento de precio.
Empieza por la grilla, no por la tarifa. "La temporada pasada nuestras canchas de 6 p. m. a 9 p. m. estuvieron al 95% y casi todas las semanas tuvimos que dejar socios afuera; de 10 a. m. a 4 p. m. estuvieron al 23%" es un problema que todos reconocen, y el precio pasa a ser la respuesta al problema y no la noticia. Nombra primero la tarifa de hora valle, porque para la mayoría de los clubes es una rebaja: la mayoría de los socios va a pagar menos por al menos parte de lo que juega. Da una fecha de inicio con al menos un mes de anticipación, publícala en el boletín y en un cartel junto a las canchas, y di con claridad qué no cambia. Deja que las reservas fijas (la hora del entrenador los martes, el turno del interclubes) sigan hasta el final de la temporada con su tarifa actual, y manéjalas como bloqueos administrativos en lugar de cambiarle el precio a cuarenta reservas individuales. Por último, anuncia la revisión: "al final de la temporada vamos a publicar la ocupación y el ingreso por hora de cancha, y si no funcionó lo vamos a cambiar" convierte una decisión en un experimento, y casi nadie discute con un experimento.
Cómo configurarlo en ClubHelix
Todo lo anterior es configuración en la reserva de instalaciones de ClubHelix. Las canchas, los campos, los picaderos y los salones se pueden reservar sobre un mapa de la sede que puedes dibujar: sin superposiciones, con precio por turno o por persona, y con pago en línea (donde ClubHelix admite pagos en línea) o en la sede. Cada cancha se dibuja en su propio plano en la página de Sedes.
Las tarifas de hora pico y hora valle son una capa propia encima de los precios base de una cancha: cobra más en las horas que la gente quiere, y la reserva se cobra turno por turno, así que una que cruza el cambio paga las dos tarifas y no la del extremo en que empezó. Es la respuesta justa de la tabla del límite anterior, aplicada por la base de datos y no por quien esté en el mostrador. Cada regla define un precio para socios y un precio para ocasionales, así que la grilla de esta guía se configura tal como está escrita.
Los topes de uso justo y el aviso para cancelar cubren la parte del racionamiento. Limita cada cuánto reserva un socio (por día, semana o mes, en una cancha o en toda la sede) y exige un aviso previo para cancelar gratis; las dos cosas se aplican en la base de datos y no solo se muestran. Puedes marcar una inasistencia, y eso mantiene el turno contado dentro del cupo. Ten en cuenta el límite real: un tope necesita saber quién reserva, así que una cancha que acepta reservas ocasionales anónimas no puede limitarlas. Configura esa cancha solo para socios al día si la regla tiene que cumplirse.
Los entrenadores y el equipamiento reservables extienden el mismo mecanismo a lo que, junto con las canchas, llena una tarde de hora pico. Un entrenador con su propia agenda, o una máquina lanzapelotas, se reserva exactamente igual que una cancha: la misma protección contra superposiciones y el mismo flujo de reserva, así que nadie queda reservado en dos lugares a la vez.
Un detalle que conviene conocer antes de cambiar una tarifa: el precio queda registrado en la reserva, así que un cambio de tarifa posterior nunca reescribe la historia. Duplica la tarifa de hora pico en marzo y las reservas de febrero siguen mostrando lo que realmente pagaron los socios en febrero, que es lo que el tesorero necesita en una auditoría y lo que tú necesitas cuando alguien pregunta por un recibo.
Hay dos cosas que conviene tener presentes sobre lo que esto no es. No hay precios automáticos según la demanda: tú defines las ventanas y las tarifas, y se mantienen hasta que las cambias, que es lo que quieres en algo que los socios tienen que entender. Y una inasistencia es una marca que hace un administrador, no un cargo que se cobra solo. Si además compartes una cancha entre reservas simultáneas, compartir una instalación entre reservas explica cómo se cuenta la ocupación en ese caso, porque una cancha "reservada" en cada hora pico con un solo jugador no está llena. Los planes están en la página de precios, y puedes crear un club y configurar una primera cancha en una tarde.
¿Funcionó? Los tres números para leer seis meses después
Dale una temporada completa y después lee la misma grilla con la que empezaste. Mantener el padrón al día con la autoinscripción importa aquí, porque la tarifa de socio depende de estar con la cuota al día, y la página de Reportes muestra el valor reservado frente al cobrado, para que veas qué se cobró y qué llegó.
| Qué leer | Antes | Después de una temporada | Cómo interpretarlo |
|---|---|---|---|
| Ocupación en hora pico, de lunes a viernes de 6 p. m. a 9 p. m. | 95% | 90% | Sigue prácticamente llena: la diferencia no vació la hora pico |
| Ocupación en hora valle, de lunes a viernes de 9 a. m. a 4 p. m. | 23% | 31% | Un cambio real, y modesto: espera puntos, no una transformación |
| Ingreso por hora de cancha disponible | $11.13 | $12.50 | El número que hay que llevar a la comisión directiva |
| Socios distintos con una reserva en hora pico | 38 | 51 | El horario estelar llega a más gente, no a los mismos ocho más seguido |
| Quejas por no conseguir cancha en hora pico | 14 | 5 | La razón por la que hiciste esto, y la que los socios van a recordar |
Léelos juntos, porque cada uno por separado engaña. Ingresos en alza con la ocupación en hora pico desplomada al 60% significa que la diferencia es demasiado grande y dejaste a los socios fuera de sus propias canchas por precio: redúcela. Una ocupación en hora valle estancada en el 23% significa que el descuento no es la barrera: las horas vacías están vacías porque la gente está trabajando, y ningún precio arregla eso, así que vuelve a subir la tarifa y deja de regalar horas que se habrían vendido igual. Y una ocupación en hora pico que se mantiene en el 95% con las mismas caras reservando significa que el precio funcionó pero falta el tope de uso justo: es un problema de tope, no de tarifa, y bajar la tarifa de hora pico lo empeoraría.
Preguntas frecuentes
¿Qué son los precios de canchas en hora pico y hora valle?
Es cobrar una tarifa por hora distinta para las horas que la gente realmente quiere y para las que quedan vacías: normalmente, una tarifa más alta para las tardes de lunes a viernes y los sábados por la mañana, y una más baja para las mañanas y los mediodías de semana. El objetivo es recuperar el costo de la iluminación en las horas con más movimiento, llevar a los socios que pueden jugar a cualquier hora a las horas tranquilas y mantener el horario estelar disponible para quienes pagan la cuota.
¿Cuánto más debería costar una hora de cancha en hora pico?
La mayoría de los clubes se ubica entre un tercio y la mitad más que la tarifa de hora valle: sobre una hora valle de $20, una tarifa de hora pico de $27 a $30. Por debajo de un 20% la diferencia no cambia el comportamiento de nadie y solo agrega una línea a la lista de precios, y bastante por encima del 50% se lee como un castigo y no como un precio.
¿Cómo se cobra una reserva que empieza en hora valle y termina en hora pico?
Cóbrala turno por turno, con cada hora a la tarifa de la franja en la que empieza esa hora. Con una ventana de hora pico desde las 6 p. m., una reserva de cinco a siete es una hora valle y una hora pico, que es lo que un club quiere decir y la única versión que los socios aceptan como justa. Cobrar toda la reserva a la tarifa con la que empezó solo le enseña a todo el mundo a reservar desde las 5:30 p. m.
¿Los socios deberían pagar tarifa de hora pico?
Por lo general sí, con una diferencia menor que la del alquiler ocasional, porque parte del sentido de la tarifa de hora pico es llevar a los jugadores flexibles a las horas vacías, y un socio que no paga nada extra no tiene motivo para cambiar. Mantén la diferencia entre socio y ocasional más amplia en hora pico, porque esa es la comparación que vende la condición de socio.
¿Cómo evitamos que los mismos pocos socios se queden con todos los turnos de hora pico?
Un precio raciona según la disposición a pagar, y tus socios más entusiastas están dispuestos, así que usa un tope de uso justo: un límite de cuántas reservas puede tener un socio por semana, contado en toda la sede y no por cancha. Combínalo con un plazo de aviso para cancelar, para que un turno de hora pico liberado tenga tiempo de volver a reservarse, y marca las inasistencias, para que una reserva a la que nadie fue siga contando dentro del cupo.
¿Cómo sabemos si los precios de hora pico funcionaron?
Lee la ocupación por franja horaria, el ingreso por hora de cancha disponible y la cantidad de socios distintos que consiguieron una reserva en hora pico; los tres, porque cada uno por separado engaña. Ingresos en alza con la ocupación en hora pico cayendo significa que la diferencia es demasiado grande; una ocupación en hora valle estancada significa que el descuento nunca fue la barrera y la tarifa puede volver a subir.
