Pregúntales a cinco integrantes de la comisión directiva cuánto debería cobrar el club por una hora en la Cancha 2 y vas a obtener cinco cifras y una discusión. Alguien recuerda lo que costaba en 2009. Alguien piensa que los socios nunca deberían pagar. Alguien vio lo que cobra el complejo del otro lado de la ciudad y quiere el doble. Nadie calculó cuánto le cuesta de verdad esa hora al club.
Ponerle precio al alquiler de instalaciones no es difícil, pero hay que hacerlo en orden: primero el costo, después la forma, luego las tarifas para socios y no socios, y al final los casos límite que todos discuten: los habituales, las noches, el redondeo. Esta guía sigue ese orden, con cifras ilustrativas que deberías reemplazar por las tuyas (cifras de ejemplo; ajústalas a tu moneda). El último tercio muestra cómo queda la tarifa en ClubHelix, donde quien reserva ve el precio antes de confirmar y los reportes te dicen después si acertaste.
Empieza por el costo mínimo
Toda instalación tiene un costo por hora, y la mayoría de los clubes nunca lo anotó. Hazlo una vez y todas las discusiones posteriores se acortan.
| Costo | Cómo estimarlo | Cifra ilustrativa por hora (en tu moneda) |
|---|---|---|
| Electricidad e iluminación | Factura de luz del año pasado ÷ horas en que la instalación se usó de verdad | 2.50 (más con reflectores) |
| Desgaste y mantenimiento de la superficie | Costo anual de renovación o reposición ÷ vida útil esperada en horas | 3.00 |
| Limpieza e insumos | Horas de quien limpia o del voluntario, más los insumos | 1.00 |
| Parte de seguros e impuestos | La parte de los costos fijos anuales que corresponde a la instalación ÷ horas de uso | 1.50 |
| La hora del voluntario | Gestión de reservas, entrega de llaves, reclamos de pago: contada con honestidad | 2.00 |
| Costo mínimo | 10.00 |
Dos cosas saltan a la vista cada vez que se arma esta tabla. La primera es que la hora del voluntario es dinero real: una reserva que le quita veinte minutos de la noche a alguien para gestionarla tiene un costo aunque nadie cobre. Sistematizar las reservas es una decisión de precios tanto como administrativa. La segunda es que el costo por hora baja a medida que sube el uso, porque los costos fijos se reparten entre más horas, y ese es todo el argumento para fijar precios que llenen la instalación en lugar de exprimir cada reserva.
El costo mínimo no es el precio. Es la cifra por debajo de la cual una reserva le hace perder dinero al club, y la razón por la que "gratis para todos" es una decisión de política con un costo asociado, no la ausencia de una política.
Las cuatro formas de cobrar
Una vez que conoces el costo mínimo, elige la forma. Casi todas las instalaciones encajan en una de cuatro.
| Forma | Qué paga quien reserva | Ejemplo (en tu moneda) | Ideal para | Cuidado con |
|---|---|---|---|---|
| Tarifa fija por espacio (exclusiva) | Toda la instalación durante el espacio reservado | Cancha, 60 min: socio 10, no socio 20 | Canchas, greens, salones, campos | Una persona en una cancha para cuatro paga lo mismo que cuatro: simple, pero no es por uso |
| Por persona, con tope | El precio del espacio × la cantidad que lleva, hasta un máximo | Picadero: 10 por caballo por hora, hasta 4 | Picaderos, canchas de clases, un salón que se alquila por asistente | La cantidad indicada al reservar es la cantidad permitida; dilo en las condiciones |
| Por lugar en una instalación compartida | Su propio lugar, junto a otras reservas, hasta que se llena | Piscina: 6 carriles, 5 por carril; muro de escalada: 12 lugares a 8 | Carriles, boxes, muros, picaderos compartidos | Lleno es lleno: define qué significa "lleno" pensando en la seguridad, no solo en los ingresos |
| Gratis para socios, los no socios pagan | Nada si está al día; la tarifa de no socio si no | Cancha: socio 0, no socio 15 | Clubes donde el uso de la instalación es el beneficio de ser socio | Las reservas de socios igual cuestan el mínimo; vigila las horas reservadas pero vacías |
Las formas no se excluyen entre sí: un picadero compartido se cobra por lugar y por persona (cada jinete paga por caballo por su propio lugar), y una cancha gratis para socios es una tarifa fija por espacio con la tarifa de socio en cero. Lo que importa es elegir una forma por instalación y escribirla en la página de reservas en una oración que entienda un desconocido: "por caballo, por hora, hasta cuatro caballos" o "reserva un carril, cinco por hora".
¿Por persona o por espacio? Pregúntate si la cantidad de personas cambia el desgaste o el valor. Cuatro caballos hacen cuatro veces el daño de uno, así que un picadero se cobra por persona. Cuatro tenistas no gastan una cancha cuatro veces más rápido, así que una cancha se cobra por espacio. Una cancha de clases donde el entrenador le cobra a cada alumno se cobra por persona porque así lo piensa el entrenador.
Tarifas para socios, tarifas para no socios y qué significa "socio al día"
Casi todos los clubes manejan dos tarifas para el mismo espacio, y la diferencia entre ambas es la herramienta de precios más poderosa que tienes.
- La tarifa de socio premia a quienes ya pagaron una cuota. Fíjala lo bastante baja para que el socio sienta el beneficio cada vez que reserva; ponla en cero si el uso de la instalación es la condición de socio.
- La tarifa de no socio es lo que paga alguien que no es socio por el mismo espacio. Debería cubrir el mínimo con holgura y quedar cerca de lo que cobra un lugar comparable de la zona, porque la tarifa de no socio también es tu herramienta para sumar socios: alguien que reserva tres veces al mes debería poder ver que asociarse le habría salido más barato.
- Socio al día significa con la cuota pagada, no "que figura en la lista". La tarifa de socio debería seguir automáticamente la fecha hasta la que el socio tiene pagada la cuota, o el tesorero va a pasar cada invierno decidiendo a mano quién venció en octubre. Cuando la tarifa sigue el estado de la cuota, el recordatorio de renovación se escribe solo: renueva y vuelve a reservar con la tarifa de socio.
Un ejemplo resuelto, con cifras para reemplazar. Costo mínimo de 10 por hora; tarifa de no socio de 20; tarifa de socio de 8, por debajo del mínimo a propósito, porque la cuota de socio ya cubre la diferencia y la tarifa de socio está para llenar horas que de otro modo quedarían vacías.
En una página de reservas eso se lee como "Socio 8 / No socio 20 por hora" en tu propia moneda, y un socio con la cuota vencida simplemente ve la tarifa de no socio hasta que renueva.
Habituales, descuentos y reservas fijas
El entrenador que reserva la Cancha 1 todos los martes a las seis, el equipo de natación que ocupa tres carriles todas las mañanas, la entrenadora de adiestramiento con una hora semanal en el picadero: los habituales son los mejores clientes de una instalación, y siempre piden descuento. Sé honesto contigo y con ellos sobre cómo lo das.
No existe un "reserva diez y la undécima es gratis" automático en un sistema de reservas por espacio, e inventarlo en una planilla es la forma en que el descuento termina aplicado a la persona equivocada. Las herramientas prácticas son estas:
- Un tipo de socio. Crea un tipo de socio "Entrenador" o "Arrendatario habitual" con su propia cuota, y haz que la habilitación o la tarifa de socio de la instalación lo sigan. El habitual paga una vez por temporada y reserva con la tarifa de socio; el descuento es la condición de socio, y se ve en la lista de socios en lugar de quedar escondido en la agenda.
- Un bloqueo fijo. Para un habitual cuyo horario es siempre el mismo, reserva la hora con un bloqueo de administración cada semana y factura la temporada de una vez. El espacio desaparece de la grilla pública, el habitual nunca tiene que acordarse de reservar y el club tiene un solo pago que reclamar en lugar de cuarenta.
- Un recurso aparte. "Cancha 1: clases", con sus propios horarios y precio, abierta solo al tipo de socio de clases, mantiene la tarifa del entrenador separada de la de los socios sin hacer cuentas.
Lo que no deberías hacer es cobrarle en silencio a un habitual menos que a otro por el mismo espacio sin un tipo de socio o un bloqueo que lo explique. Sale a la luz en la asamblea anual.
Tarifas de hora pico, fuera de hora pico y nocturnas, con honestidad
Toda comisión directiva quiere que el martes a la noche con reflectores cueste más que un miércoles lluvioso a la mañana, y ahora es una tarifa que puedes fijar directamente: un recurso tiene tarifas por franja horaria y día de la semana, además de sus precios para socios y no socios. Una cancha puede tener un precio para las 18:00.
Dos detalles deciden si los socios lo aceptan. El primero es el límite: una reserva se cobra espacio por espacio, así que una que empieza a las cinco y termina a las siete paga una hora fuera de hora pico y una hora pico, en lugar de cobrarse toda a la tarifa con la que empezó, que es la versión que nadie discute. El segundo es el historial: el precio queda guardado en la reserva, así que subir la tarifa nocturna la próxima temporada nunca reescribe lo que se le cobró a alguien esta temporada.
Define la franja pico con tus propios datos de reservas y no por intuición: lee la grilla de la temporada pasada, busca las horas que de verdad se llenan y empieza por ahí. Una diferencia demasiado chica para notarse no cambia el comportamiento de nadie, y una demasiado grande solo molesta a los socios que ya tienes. Nuestra guía sobre tarifas de canchas en hora pico y fuera de hora pico hace las cuentas con una tabla de ocupación real.
Moneda, redondeo e impuestos
Son detalles, pero provocan una cantidad sorprendente de discusiones en la puerta.
La moneda debería seguir la configuración predeterminada del club, para que un precio escrito una vez muestre el símbolo correcto en la página de reservas, en el correo y en los reportes. Revísala antes de publicar una sola tarifa: un club que cambió de país en la configuración pero no en la instalación le va a mostrar el símbolo equivocado a todas las personas que reserven.
Redondeo. Fija precios en números enteros cuando puedas. Una tarifa de 12 por caballo por hora es fácil de pagar con un código QR en la entrada; 12.35 no lo es, y la diferencia no vale las monedas.
Impuestos. Si el alquiler de instalaciones está gravado con un impuesto al consumo, y si el club debe inscribirse para cobrarlo, depende de dónde estés y de cuánto facture el club. Decide si tu precio publicado incluye el impuesto que el club deba agregar, dilo en la página de reservas y consulta tu situación con tu contador. Esto es información general, no asesoramiento impositivo.
Si al alquiler se le aplica un impuesto al consumo o al valor agregado depende de si el club está inscrito y, en algunos lugares, de exenciones para entidades deportivas sin fines de lucro; un club chico por debajo del umbral de inscripción quizá no necesite inscribirse. Confirma tu situación con tu contador antes de publicar un precio.
Muestra el precio antes de que alguien reserve
Un precio que solo aparece después de elegir el espacio es un precio que genera discusiones. La página de reservas debería mostrar la tarifa del recurso antes de elegir un espacio, mostrar el total a medida que quien reserva cambia la cantidad de horas o de caballos, y repetir el total en la confirmación. Si el precio es por persona, la cuenta debería verse: "3 caballos × 2 h = [total]", no una cifra que aparece de la nada.
Lo mismo vale del lado del club. Cuando fijas un precio por persona con tope, deberías poder ver cuánto cuesta una reserva completa antes de guardarlo: si "4 caballos × 1 h" da una cifra que te avergonzaría en la asamblea anual, quieres enterarte en el formulario, no por un jinete.
En las reservas de instalaciones de ClubHelix, el formulario del recurso hace justamente eso: una vista previa en vivo, en el paso de uso compartido y pago, muestra la cuenta de las tarifas para socios y no socios mientras escribes, y se actualiza cuando activas o desactivas "Cobrar por caballo" o cambias el "Máximo por reserva".
En la página pública, cada recurso muestra su precio para socios y para no socios; un socio al día ve automáticamente la tarifa de socio, y un invitado o un socio con la cuota vencida, la de no socio; y el total se actualiza a medida que quien reserva cambia los espacios o la cantidad de caballos, jugadores o lugares. Si el recurso se paga en la sede, la misma cifra aparece como "Paga [monto] en la sede" en la confirmación.
Revisa los precios con los reportes, no en la asamblea anual
Fija los precios, pasa una temporada y después lee tres cifras antes de que nadie discuta.
El valor reservado es el precio de todas las reservas tomadas. Lo cobrado es el dinero efectivamente registrado: igual al valor reservado si todo se paga con tarjeta al reservar (donde ClubHelix admite pagos en línea), y menor en lo que todavía se deba en la sede si cobras en el lugar. La diferencia es la lista de deudas. Las horas reservadas frente a las horas disponibles te dicen si la instalación está llena, y aquí importa una advertencia: un picadero compartido "reservado" todas las horas con un solo caballo no está lleno, así que en un recurso compartido lee la ocupación por lugares o unidades, no por reservas.
Después actúa según lo que ves. Las mañanas de semana vacías significan que la tarifa fuera de hora pico es demasiado alta, o que nadie sabe que la instalación se alquila: prueba una tarifa de socio más baja antes de probar con publicidad. Un no socio que reserva todas las semanas y nunca se asocia significa que la tarifa de no socio está demasiado cerca de la de socio. Una cancha reservada pero vacía los viernes a la noche significa que la tarifa gratuita para socios necesita una regla para las inasistencias, no un cambio de precio. Pon en el presupuesto del club la cifra cobrada, nunca la reservada.
La página de reportes de ClubHelix incluye el reporte de Ingresos por reservas, con el valor reservado y lo cobrado lado a lado, y la lista de reservas se exporta a CSV con las unidades y el método de pago en las columnas. Junto con la autoinscripción de socios, que mantiene al día las fechas de pago de la cuota, la tarifa de socio se cuida sola. Los precios de la plataforma son por club, sin comisión por reserva sobre el dinero que el club registra por su cuenta.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debería cobrar un club por el alquiler de una cancha?
Empieza por el costo mínimo por hora (electricidad, desgaste de la superficie, limpieza, los costos fijos del club y el tiempo del voluntario), luego fija una tarifa de no socio que lo cubra con holgura y quede cerca de lo que cobran lugares comparables de la zona, y una tarifa de socio lo bastante baja para llenar las horas vacías. Las cifras de esta guía son ejemplos; fija tus precios según tus propios costos y los lugares que de verdad usan tus socios.
¿Conviene cobrar por persona o por espacio?
Cobra por persona cuando la cantidad de personas cambia el desgaste o el valor (caballos en un picadero, alumnos en una cancha de clases) y por espacio cuando no, como cuatro jugadores en una cancha de tenis. Una instalación compartida, como una piscina, se cobra por lugar, así que cada persona paga su propio carril.
¿Podemos cobrar más por los horarios nocturnos o de hora pico?
Sí. Las tarifas varían por franja horaria y día de la semana en el propio recurso, así que la noche con reflectores puede tener su propio precio junto a las tarifas para socios y no socios. Una reserva que cruza el cambio se cobra espacio por espacio, cada hora a su propia tarifa, y el precio queda guardado en la reserva, así que una suba posterior nunca modifica un recibo anterior.
¿Cómo les hacemos un descuento a los habituales?
Con un tipo de socio o un bloqueo fijo, no con una tarifa improvisada: un tipo de socio "Entrenador" o "Arrendatario habitual" reserva con la tarifa de socio, o el horario semanal del habitual se reserva con un bloqueo de administración y se factura por temporada. No hay un descuento automático por fidelidad, e inventarlo en una planilla es la forma en que termina aplicado a la persona equivocada.
¿Cómo sabemos si nuestros precios son correctos?
Lee los reportes después de una temporada: el valor reservado frente a lo cobrado muestra si el dinero está entrando, y las horas o lugares reservados frente a las horas disponibles muestran si la instalación está llena. Las horas vacías fuera de hora pico suelen significar que la tarifa de socio es demasiado alta; los no socios que reservan todas las semanas y nunca se asocian significan que la tarifa de no socio está demasiado cerca de ella.
