Pergunte a cinco diretores quanto o clube deveria cobrar por uma hora na Quadra 2 e você vai ouvir cinco números e uma discussão. Alguém lembra quanto custava em 2009. Alguém acha que sócio nunca deveria pagar. Alguém viu quanto cobra o centro esportivo do outro lado da cidade e quer o dobro. Ninguém calculou quanto aquela hora realmente custa ao clube.
Definir o preço do aluguel de espaços não é difícil, mas precisa ser feito em ordem: primeiro o custo, depois o formato, depois os preços para sócios e avulsos e, por fim, os casos que todo mundo discute: frequentadores fixos, noites, arredondamento. Este guia segue essa ordem, com valores ilustrativos do começo ao fim que você deve substituir pelos seus. O último terço mostra como o preço funciona no ClubHelix, onde quem reserva vê o preço antes de confirmar e os relatórios mostram depois se ele estava certo.
Comece pelo custo mínimo
Todo espaço tem um custo por hora, e a maioria dos clubes nunca o colocou no papel. Faça isso uma vez e todas as discussões seguintes ficam mais curtas.
| Custo | Como estimar | Valor ilustrativo por hora (na sua moeda) |
|---|---|---|
| Energia e iluminação | Conta de luz do ano passado ÷ horas em que o espaço foi de fato usado | 2,50 (mais com refletores) |
| Desgaste do piso e manutenção | Custo anual de renovação ou reposição do piso ÷ vida útil esperada em horas | 3,00 |
| Limpeza e materiais de consumo | Horas da faxina, paga ou voluntária, mais os materiais | 1,00 |
| Parte do seguro e dos impostos fixos | A parte do espaço nos custos fixos anuais ÷ horas de uso | 1,50 |
| A hora do voluntário | Administração da reserva, entrega de chaves, cobranças, contadas com honestidade | 2,00 |
| Custo mínimo | 10,00 |
Duas coisas saltam dessa tabela toda vez. A primeira é que a hora do voluntário é dinheiro de verdade: uma reserva que consome vinte minutos da noite de alguém para ser administrada tem um custo, mesmo que ninguém seja pago. Sistematizar a reserva é uma decisão de preço tanto quanto administrativa. A segunda é que o custo por hora cai à medida que o uso aumenta, porque os custos fixos se espalham por mais horas. Esse é todo o argumento para definir preços que encham o espaço, em vez de espremer cada reserva.
O custo mínimo não é o preço. É o valor abaixo do qual uma reserva dá prejuízo ao clube, e o motivo de "grátis para todos" ser uma escolha de política com um custo associado, e não a ausência de uma política.
Os quatro formatos de preço
Depois de conhecer o custo mínimo, escolha o formato. Quase todo espaço se encaixa em um de quatro.
| Formato | O que quem reserva paga | Exemplo (na sua moeda) | Ideal para | Atenção |
|---|---|---|---|---|
| Valor fixo por horário (exclusivo) | O espaço inteiro durante o horário | Quadra, 60 min: sócio 10, avulso 20 | Quadras, gramados, salas, campos | Uma pessoa numa quadra para quatro paga o mesmo que quatro: simples, mas não é por uso |
| Por pessoa, com limite | O preço do horário × o número que trazem, até um máximo | Picadeiro: 10 por cavalo por hora, até 4 | Picadeiros, quadras de aula, sala alugada por participante | O número informado na reserva é o número que pode entrar; diga isso nas condições |
| Por vaga num espaço compartilhado | A própria vaga, ao lado de outras reservas, até lotar | Piscina: 6 raias, 5 por raia; parede de escalada: 12 vagas a 8 | Raias, boxes, paredes, picadeiros compartilhados | Lotado é lotado: defina o que "lotado" significa pela segurança, não só pela receita |
| Grátis para sócios, avulso paga | Nada se for sócio em dia; o preço avulso se não for | Quadra: sócio 0, avulso 15 | Clubes em que o uso do espaço é o benefício da associação | As reservas dos sócios continuam custando o mínimo; fique de olho nas horas reservadas e vazias |
Os formatos não se excluem: um picadeiro compartilhado é por vaga e por pessoa (cada cavaleiro paga por cavalo pela própria vaga), e uma quadra grátis para sócios é um preço fixo por horário com o valor de sócio zerado. O que importa é escolher um formato por espaço e escrevê-lo na página de reserva numa frase que um desconhecido entenda: "por cavalo, por hora, até quatro cavalos" ou "reserve uma raia, cinco por hora".
Por pessoa ou por horário? Pergunte se o número de pessoas muda o desgaste ou o valor. Quatro cavalos causam quatro vezes o estrago de um, então um picadeiro é por pessoa. Quatro tenistas não desgastam uma quadra quatro vezes mais rápido, então uma quadra é por horário. Uma quadra de aulas em que o treinador cobra de cada aluno é por pessoa, porque é assim que o treinador pensa.
Preço de sócio, preço avulso e o que significa "sócio em dia"
Quase todo clube trabalha com dois preços para o mesmo horário, e a diferença entre eles é a ferramenta de preço mais poderosa que você tem.
- O preço de sócio recompensa quem já pagou a taxa de associação. Deixe-o baixo o bastante para que o sócio sinta o benefício a cada reserva; coloque zero se o uso do espaço é a própria associação.
- O preço avulso é o que um não sócio paga pelo mesmo horário. Ele deve cobrir o custo mínimo com folga e ficar perto do que um espaço local comparável cobra, porque o preço avulso também é a sua ferramenta de captação: um avulso que reserva três vezes por mês deveria conseguir ver que uma associação teria saído mais barata.
- Sócio em dia significa com o pagamento em dia, e não "está na lista". O preço de sócio deve acompanhar automaticamente a data de validade da associação, ou o tesoureiro vai passar todo inverno decidindo à mão quem deixou de pagar em outubro. Quando o preço acompanha a situação do sócio, o lembrete de renovação se escreve sozinho: renove e volte a reservar pelo preço de sócio.
Um exemplo prático, com valores para substituir. Custo mínimo de 10 por hora; preço avulso de 20; preço de sócio de 8, abaixo do custo mínimo de propósito, porque a taxa de associação já cobre a diferença e o preço de sócio existe para ocupar horas que, de outra forma, ficariam vazias.
Numa página de reserva, isso aparece como "Sócio 8 / Avulso 20 por hora" na sua própria moeda, e um sócio com a associação vencida simplesmente vê o preço avulso até renovar.
Frequentadores fixos, descontos e reservas permanentes
O treinador que reserva a Quadra 1 toda terça às seis, a equipe de natação que ocupa três raias toda manhã, a treinadora de adestramento com uma hora semanal no picadeiro: os frequentadores fixos são os melhores clientes que um espaço tem, e eles sempre pedem desconto. Seja honesto consigo mesmo e com eles sobre como você o concede.
Não existe um "reserve dez, ganhe uma" automático num sistema de reservas por horário, e inventar um numa planilha é como o desconto acaba aplicado à pessoa errada. As ferramentas práticas são estas:
- Um tipo de associação. Crie um tipo de associação "Treinador" ou "Locatário fixo" com taxa própria e faça a elegibilidade ou o preço de sócio do espaço seguirem esse tipo. O frequentador paga uma vez pela temporada e reserva pelo preço de sócio; o desconto é a associação, e ele fica visível no quadro de sócios em vez de escondido na agenda.
- Um bloqueio permanente. Para um frequentador com horário fixo, segure a hora com um bloqueio administrativo toda semana e fature a temporada de uma vez. O horário sai da grade pública, o frequentador nunca precisa lembrar de reservar e o clube tem um pagamento para cobrar em vez de quarenta.
- Um recurso separado. "Quadra 1 — aulas", com horários e preço próprios e aberta apenas ao tipo de associação de treinadores, mantém o preço do treinador separado do preço dos sócios sem nenhuma conta.
O que você não deve fazer é cobrar discretamente menos de um frequentador do que de outro pelo mesmo horário, sem um tipo de associação ou um bloqueio que explique a diferença. Isso aparece na assembleia geral.
Horário de pico, fora de pico e noturno, com honestidade
Toda diretoria quer que a terça à noite com refletores custe mais do que uma quarta de manhã chuvosa, e esse é um preço que agora você pode definir diretamente: um recurso tem preços por horário do dia e dia da semana, além dos preços de sócio e avulso. Uma quadra pode ter um preço para as 18h.
Dois detalhes decidem se os sócios aceitam. O primeiro é a fronteira: uma reserva é precificada horário a horário, então uma que começa às cinco e vai até as sete paga uma hora fora de pico e uma hora de pico, em vez de ser cobrada inteira pelo preço do horário em que começou. É a versão que ninguém discute. O segundo é o histórico: o preço fica guardado na reserva, então aumentar o preço noturno na próxima temporada nunca reescreve o que alguém pagou nesta.
Defina a faixa de pico a partir dos seus próprios dados de reserva, e não do instinto: leia a grade da temporada passada, encontre as horas que realmente lotam e comece por elas. Uma diferença pequena demais para ser notada não muda o comportamento de ninguém, e uma grande demais só irrita os sócios que você já tem. Nosso guia sobre preços de quadra em horário de pico e fora de pico faz as contas com uma tabela real de ocupação.
Moeda, arredondamento e impostos
São detalhes, mas causam um número surpreendente de discussões na portaria.
A moeda deve seguir o padrão do próprio clube, para que um preço digitado uma vez mostre o símbolo certo na página de reserva, no e-mail e nos relatórios. Confira isso antes de publicar um único preço: um clube que mudou de país nas configurações, mas não no espaço, vai mostrar o símbolo errado para todas as pessoas que reservarem.
Arredondamento. Use valores inteiros sempre que puder. Um preço de 12 por cavalo por hora é fácil de pagar por QR code na entrada; 12,35 não é, e a diferença não vale as moedas.
Impostos. Se o aluguel de espaços está sujeito a imposto sobre vendas, e se o clube precisa se registrar para recolhê-lo, depende de onde você está e do faturamento do clube. Decida se o preço publicado inclui algum imposto que o clube precise acrescentar, diga isso na página de reserva e confirme a situação com o seu contador. Esta é uma informação geral, não uma orientação tributária.
A incidência de imposto sobre vendas ou sobre valor agregado nas taxas de aluguel depende de o clube estar registrado e, em alguns lugares, de isenções para entidades esportivas sem fins lucrativos; um clube pequeno abaixo do limite de registro pode nem precisar se registrar. Confirme a sua situação com o seu contador antes de publicar um preço.
Mostre o preço antes de alguém reservar
Um preço que só aparece depois que a pessoa escolheu o horário é um preço que gera discussão. A página de reserva deve mostrar o preço no recurso antes de alguém escolher um horário, mostrar o total à medida que a pessoa muda o número de horas ou de cavalos e repetir o total na confirmação. Se o preço é por pessoa, a conta deve ficar visível: "3 cavalos × 2 h = [total]", e não um número que aparece do nada.
O mesmo vale para o lado do clube. Quando você define um preço por pessoa com limite, deveria conseguir ver quanto custa uma reserva completa antes de salvar: se "4 cavalos × 1 h" resulta num valor que envergonharia você na assembleia geral, é melhor descobrir no formulário do que por um cavaleiro.
Na Reserva de espaços do ClubHelix, o formulário do recurso faz exatamente isso: uma prévia ao vivo, na etapa de compartilhamento e pagamento, mostra a conta dos preços de sócio e avulso enquanto você digita e se atualiza quando você marca ou desmarca "Cobrar por cavalo" ou muda o máximo por reserva.
Na página pública, cada recurso mostra seu preço de sócio e avulso; um sócio em dia vê automaticamente o preço de sócio, e um visitante ou sócio com a associação vencida vê o preço avulso; e o total se atualiza quando a pessoa muda os horários ou o número de cavalos, jogadores ou vagas. Se o recurso é pago no local, o mesmo valor aparece como "Pague [valor] no local" na confirmação.
Revise os preços com os relatórios, não na assembleia
Defina os preços, rode uma temporada e leia três números antes que alguém comece a discutir.
O valor reservado é o preço de todas as reservas feitas. O recebido é o dinheiro de fato registrado: igual ao valor reservado se tudo for pago com cartão no momento da reserva (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), e menor em tudo o que ainda se deve no local, se você recebe presencialmente. A diferença é a lista de pendências. As horas reservadas comparadas às horas disponíveis mostram se o espaço está cheio, e aqui uma ressalva importa: um picadeiro compartilhado "reservado" em todas as horas com um cavalo só não está cheio, então, num recurso compartilhado, leia a ocupação por vagas ou unidades, e não por reservas.
Depois aja a partir do que você vê. Manhãs de dia útil vazias significam que o preço fora de pico está alto demais, ou que ninguém sabe que o espaço está disponível para aluguel: tente um preço de sócio mais baixo antes de tentar anunciar. Um avulso que reserva toda semana e nunca se associa significa que o preço avulso está perto demais do preço de sócio. Uma quadra reservada e vazia nas noites de sexta significa que o preço grátis para sócios precisa de uma regra para ausências, e não de uma mudança de preço. Leve o valor recebido, nunca o reservado, para o orçamento do clube.
A página de relatórios do ClubHelix traz o relatório Receita de reservas, com o valor reservado e o recebido lado a lado, e a lista de reservas pode ser exportada em CSV com as unidades e a forma de pagamento nas colunas. Junto com o autocadastro de sócios, que mantém as datas de validade da associação atualizadas, o preço de sócio se ajusta sozinho. Os preços da plataforma são por clube, sem taxa por reserva sobre o dinheiro que o próprio clube registra.
Perguntas frequentes
Quanto um clube deve cobrar pelo aluguel de uma quadra?
Comece pelo custo mínimo por hora (energia, desgaste do piso, limpeza, os custos fixos do clube e o tempo do voluntário), depois defina um preço avulso que o cubra com folga e fique perto do que espaços locais comparáveis cobram, e um preço de sócio baixo o bastante para ocupar as horas vazias. Os valores ilustrativos deste guia são exemplos; defina o preço a partir dos seus próprios custos e dos espaços que os seus sócios de fato usam.
Devemos cobrar por pessoa ou por horário?
Cobre por pessoa quando o número de pessoas muda o desgaste ou o valor (cavalos num picadeiro, alunos numa quadra de aulas) e por horário quando não muda, como quatro jogadores numa quadra de tênis. Um espaço compartilhado, como uma piscina, é cobrado por vaga, então cada pessoa paga pela própria raia.
Podemos cobrar mais por horários noturnos ou de pico?
Sim. Os preços variam por horário do dia e dia da semana no próprio recurso, então a noite com refletores pode ter preço próprio ao lado dos preços de sócio e avulso. Uma reserva que atravessa a mudança é precificada horário a horário, pagando cada hora pelo seu próprio preço, e o preço fica guardado na reserva, para que um aumento posterior nunca altere um recibo antigo.
Como dar desconto a frequentadores fixos?
Com um tipo de associação ou um bloqueio permanente, e não com um preço improvisado: um tipo de associação "Treinador" ou "Locatário fixo" reserva pelo preço de sócio, ou o horário semanal do frequentador é segurado com um bloqueio administrativo e faturado pela temporada. Não existe desconto automático de fidelidade, e inventar um numa planilha é como ele acaba aplicado à pessoa errada.
Como saber se nossos preços estão certos?
Leia os relatórios depois de uma temporada: o valor reservado comparado ao recebido mostra se o dinheiro está entrando, e as horas ou vagas reservadas comparadas às horas disponíveis mostram se o espaço está cheio. Horas fora de pico vazias costumam significar que o preço de sócio está alto demais; avulsos que reservam toda semana e nunca se associam significam que o preço avulso está perto demais dele.
