Passe pela sede do seu clube numa terça-feira à tarde. As luzes estão apagadas, a cozinha está fria e o salão de festas que comporta oitenta pessoas não está recebendo absolutamente ninguém, enquanto, ali perto, uma família paga caro por um espaço com metade da qualidade para um aniversário de 40 anos. A maioria das sedes de clube fica vazia 80% da semana, e cada hora vazia é uma receita que o clube deixa de ganhar.
O aluguel de espaço é uma das fontes de receita mais confiáveis que um clube com sede própria pode construir: é recorrente, dá pouco trabalho depois de organizado e não depende do tempo, da classificação nem da escala da lanchonete. Mas só funciona se você tratar o aluguel como um pequeno negócio: preços claros, um contrato de locação de verdade e um processo de reserva que não passe pelo celular de um único voluntário. Veja como montar isso.
Primeiro, confirme que o clube pode alugar
Antes de anunciar qualquer coisa, confirme as regras básicas:
- Seu contrato de uso ou permissão. Muitas sedes de clube ficam em terreno público, da prefeitura ou do município, sob um contrato de locação ou uma permissão de uso por temporada, e muitos desses acordos restringem o uso comercial, a sublocação ou o aluguel para terceiros. Leia o seu e, se o aluguel não estiver claramente permitido, pergunte ao proprietário do terreno. Muitas prefeituras aceitam de bom grado o aluguel para a comunidade, às vezes com condições.
- Sua diretoria. Tome uma decisão formal da diretoria, registrada em ata, de que o clube vai alugar o espaço, em que condições e quem vai administrar o aluguel.
- Sua seguradora. Avise que você pretende alugar o espaço. As coberturas de responsabilidade civil variam, e você precisa saber o que a sua apólice cobre antes da primeira reserva.
Dez minutos de verificação agora evitam os problemas realmente sérios depois.
Defina os preços como um negócio (um negócio simpático)
Ligue para três espaços comparáveis da região (salões comunitários, outros clubes, salas da prefeitura) e defina seus preços com base neles. Em geral, você chega a uma estrutura assim:
| Tarifa | Uso típico | Observações |
|---|---|---|
| Por hora | Reuniões, aulas, grupos pequenos | Mínimo de 2 horas |
| Meio período / noite | Festas, eventos | O seu arroz com feijão |
| Dia inteiro | Feiras, oficinas, velórios | Inclua o tempo de montagem e desmontagem |
| Locatário fixo | Ioga semanal, grupo de recreação infantil, aula de dança | Com desconto: receita recorrente vale ouro |
| Sócio | Eventos particulares de sócios | Um benefício visível de ser sócio |
| Caução | Todos os aluguéis avulsos | Reembolsável, no valor da pior limpeza plausível |
Três princípios de preço. Cobre o suficiente para os custos invisíveis: energia, limpeza, desgaste e a hora de voluntário em cada ponta. Um aluguel que quase não sobra nada depois de uma briga por causa da cozinha suja não vale a pena. Corra atrás dos locatários fixos acima de tudo: uma aula semanal de ginástica a um preço modesto rende mais do que uma dúzia de festas avulsas e não traz nenhum dos riscos de uma festa. Cobre caução em todo aluguel avulso: não porque a maioria dos locatários seja descuidada, mas porque a conversa sobre a caução é o que torna cuidadosos os descuidados.
Inclua a receita prevista no orçamento do clube de forma conservadora no primeiro ano: você está construindo um histórico, não contando com ele.
O contrato de locação da sede: uma checklist simples
Nunca entregue as chaves num aperto de mão. Um contrato de locação de uma ou duas páginas, assinado antes da confirmação da reserva, protege os dois lados. O seu deve incluir:
- O básico: nome e contato do locatário, data, horário (incluindo montagem e desmontagem), salas e equipamentos incluídos e número de convidados.
- Condições de pagamento: valor do aluguel, sinal para confirmar, data de vencimento do saldo e a caução: quanto, quando é devolvida e em que pode ser usada (limpeza, danos, chaves perdidas, horas extras).
- Comprovação de seguro: para locatários comerciais e fixos (a instrutora de ioga, o professor de dança), exija comprovação por escrito do próprio seguro de responsabilidade civil (um certificado de vigência ou certificado de seguro) antes de começarem. Para eventos particulares avulsos, pergunte à sua seguradora o que ela espera, porque as condições variam.
- Regras sobre bebida alcoólica: veja a próxima seção. Seu contrato deve dizer com clareza se a bebida alcoólica é permitida e em que condições.
- Regras da casa: horário de término e limites de barulho (a boa vontade dos vizinhos é um patrimônio do clube), política sobre cigarro, decoração (nada de pregos na parede do quadro de honra), uso da cozinha, retirada do lixo e o padrão de limpeza "devolver como encontrou".
- Acesso e segurança: retirada e devolução da chave ou do código, quem fecha o espaço, instruções do alarme e um contato de emergência no clube.
- Condições de cancelamento: antecedência exigida para reembolso e o direito do clube de cancelar (com reembolso integral) se o campo alagar ou o prédio ficar inutilizável.
- O que não é permitido: festas de 18 e 21 anos são o caso clássico que exige critério; muitos espaços recusam esse tipo de festa ou exigem seguranças. Defina sua política com antecedência, não ao telefone.
Guarde uma cópia assinada de cada aluguel e revise o modelo a cada temporada. Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico. Peça a alguém qualificado para revisar seu contrato de locação e confira com a prefeitura as condições do seu contrato de uso.
Bebida alcoólica: conheça as regras antes de dizer sim
A bebida alcoólica é o ponto em que o aluguel da sede fica juridicamente delicado, e as regras variam conforme o lugar. Esta seção descreve o sistema australiano, onde as regras são definidas por cada estado e território. Em linhas gerais: fornecer ou vender bebida alcoólica costuma envolver o regime de licenças para bebidas do estado. Se o seu clube tem uma licença, ela terá condições sobre eventos e sobre quem pode ser servido, e eventos avulsos podem precisar de uma licença temporária ou limitada. Locatários que montam o próprio bar geralmente assumem eles mesmos as obrigações de licença. Eventos particulares em que cada um leva a própria bebida são tratados de forma diferente em cada jurisdição.
Não adivinhe. Confira as condições da sua própria licença, se tiver uma, e indique aos locatários comerciais as fontes oficiais: na Austrália, o business.gov.au (portal do governo australiano para empresas) reúne os órgãos de licenciamento de bebidas de cada estado e território, e em Nova Gales do Sul (NSW), por exemplo, o órgão regulador é a Liquor & Gaming NSW. Onde você estiver, procure o órgão equivalente da sua cidade ou estado. Escreva o resultado no contrato de locação: "sem bebida alcoólica", "cada um leva a sua, sem venda" ou "eventos com licença apenas mediante combinação prévia".
Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico. Confira as exigências atuais com o órgão de licenciamento de bebidas competente.
Receba reservas do jeito certo (não pelo celular de um voluntário)
Quando o aluguel começa a dar certo, a administração das reservas vira o gargalo: sábados reservados duas vezes, "tenho certeza de que falei da aula de dança" e um voluntário exausto respondendo a pedidos na hora do jantar. Organize desde o início:
- Publique uma página de aluguel de espaço no site do clube: fotos das salas montadas para um evento (não depois de um jogo em casa com lama), capacidade, o que está incluído, preços, regras da casa e o processo de reserva. Metade das perguntas se responde sozinha.
- Use um único calendário de reservas que mostre a disponibilidade real das salas, com as noites de treino, os jogos em casa e os eventos do clube bloqueados primeiro, para que o aluguel nunca coincida com o uso do clube.
- Receba reservas e pagamentos online. Com a Reserva de espaços do ClubHelix, a sede entra como um espaço reservável com suas tarifas por hora e por período: os locatários veem a disponibilidade em tempo real, escolhem o horário e pagam com cartão (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) ou acertam no local, e o calendário bloqueia o horário na hora. Nada de ficar trocando ligações, nada de reservas duplicadas. Um campo de comentários no formulário de reserva ("conte para nós que evento é") faz o clube saber que é uma festa de 21 anos antes de entregar as chaves; a resposta é privada para o clube, aparece ao lado da reserva na administração e nunca na página pública. Coloque primeiro a festa de premiação e os outros eventos do clube como bloqueios administrativos, para que ninguém consiga reservar um casamento por cima deles.
- Confirme por escrito, sempre: reserva, pagamento, contrato assinado, combinação das chaves. Se não está escrito, não aconteceu.
Recebendo o pagamento no local
Nem todo locatário quer pagar com cartão semanas antes, e nem todo clube tem um processador de cartão conectado. Configure a sede para pagamento no local e um locatário avulso (a família que reserva o salão para um aniversário) é confirmado na hora e informado sobre quanto e como pagar: um QR code ao lado da cozinha, a maquininha do bar ou dinheiro no dia. A administração mostra o que está em aberto em cada reserva com pagamento no local, e Marcar como pago registra dinheiro, cartão no local ou transferência bancária, com referência e comprovante opcionais, quando o dinheiro chega. Reservas pagas no local não precisam de processador de pagamentos, e o dinheiro que o próprio clube registra não tem comissão da plataforma, então o salão pode ficar disponível para reserva desde o primeiro dia. Para locatários fixos que reservam com semanas de antecedência, o cartão no momento da reserva continua sendo a melhor opção. Nosso guia sobre como receber pagamento no local trata da conciliação, e o guia de reservas de campo aplica a mesma configuração ao campo.
Encontre locatários sem verba de marketing
Você precisa de surpreendentemente poucos canais: uma boa página do espaço que o Google consiga encontrar ("aluguel de salão {bairro}" é um termo que as pessoas realmente pesquisam), um cadastro no guia de espaços comunitários da prefeitura, se existir, algumas publicações por ano em grupos locais do Facebook e, o mais eficaz de todos, os seus próprios sócios. Uma linha na newsletter ("sabia que sócios têm desconto no aluguel da sede?") rende mais aniversários do que qualquer anúncio. Vale a pena caçar ativamente locatários fixos: procure diretamente instrutores de ginástica, grupos de recreação infantil, professores de dança e grupos comunitários da região, porque uma única reserva semanal rende discretamente mais do que todas as suas festas juntas.
Torne a entrega das chaves à prova de falhas
A maioria das disputas de aluguel é, na verdade, uma falha na entrega. Feche o ciclo com uma rotina: uma vistoria de cinco minutos (ou um conjunto de fotos) antes de cada aluguel registrando o estado das salas, a mesma coisa depois, a caução devolvida rapidamente quando está tudo certo (é a rapidez que gera o boca a boca de cinco estrelas) e os descontos detalhados com fotos quando não está. Depois, acompanhe os números a cada trimestre: receita de aluguel, horas reservadas e quais locatários voltam. Se as salas ficam vazias nas mesmas noites toda semana, isso não é um fracasso: é o seu próximo alvo de venda para locatários fixos. E se a receita de aluguel decolar de verdade, ela pode financiar o que as campanhas de arrecadação nunca chegam a alcançar. Veja nossas ideias de arrecadação para clubes para comparar a receita de aluguel com as alternativas.
Se o seu clube usa o ClubHelix, o aluguel da sede se encaixa direto: uma página do espaço no site do clube, Reserva de espaços com disponibilidade em tempo real e pagamento com cartão (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) ou no local, e bloqueios administrativos para os seus jogos e eventos, mantendo o calendário livre para o uso do clube. Ele transforma "liga para o Zé por causa do salão" num sistema de reservas. Veja os preços para começar.
Perguntas frequentes
Quanto devemos cobrar pelo aluguel da sede do clube?
Defina o preço com base em três espaços comparáveis da região (salões comunitários e outros clubes), com uma tarifa por hora, uma tarifa de noite ou evento e uma tarifa com desconto para locatários fixos. Garanta que o preço cubra energia, limpeza e tempo dos voluntários, e sempre cobre uma caução reembolsável nos aluguéis avulsos.
Os locatários precisam ter seguro próprio?
Locatários comerciais e fixos (instrutores de ginástica, professores de dança) devem apresentar um certificado de vigência do próprio seguro de responsabilidade civil antes de começar. Para eventos particulares avulsos, pergunte à sua seguradora o que ela exige, porque as condições variam de uma apólice para outra. Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico. Confirme com a sua seguradora.
Os locatários podem servir bebida alcoólica na sede?
Depende das regras de licenciamento de bebidas do lugar (na Austrália, de cada estado ou território), das condições da sua própria licença, se tiver uma, e de a bebida ser vendida ou levada pelos convidados. Defina sua política com antecedência, escreva-a no contrato de locação e indique aos locatários comerciais o órgão regulador competente (na Austrália, por meio do business.gov.au).
Devemos permitir festas de 18 e 21 anos?
Decida em diretoria antes do primeiro pedido, não ao telefone. Muitos espaços comunitários recusam essas festas ou exigem condições como seguranças e uma caução maior. Seja qual for a sua escolha, deixe-a por escrito nas condições de aluguel para que a resposta seja sempre a mesma.
