Todo sistema de reservas online gostaria que você cobrasse o cartão no momento da reserva, e para muitos clubes isso é exatamente o certo. A quadra é paga antes de ser usada, ninguém corre atrás de ninguém, e o trabalho do tesoureiro é ler um relatório. Mas entre na maioria dos clubes num sábado e o dinheiro está circulando de outro jeito: um QR code colado no bar, uma maquininha de cartão na lanchonete, uma caixinha com troco, uma referência de transferência bancária rabiscada na lista de presença. Os sócios pagam quando chegam, do mesmo jeito que pagam uma bebida.
Nenhum dos dois jeitos está errado. O erro é receber no local sem registro, ou exigir cartão de um público que cancela uma semana sim, outra não. Este guia é sobre receber bem no local: quando escolher essa opção, o que a reserva ainda precisa fazer por você, como lidar com QR codes, maquininhas e dinheiro sem esgotar um voluntário, como conferir o que é devido com o que entrou e como o dinheiro deve aparecer na contabilidade do clube. A última seção mostra como isso funciona no ClubHelix, mas o raciocínio vale para qualquer ferramenta que você use.
Quando pagar no local é melhor que cartão na reserva, e quando não é
Comece sendo honesto sobre quem são as pessoas que reservam e o que elas fazem quando os planos mudam.
| Situação | Cartão na reserva | Pagamento no local |
|---|---|---|
| Quem reserva cancela com frequência (clima, cavalo mancando, trabalho em turnos) | Cada cancelamento é um reembolso a processar | Nada a reembolsar: um cancelamento não pago não deve nada |
| Os sócios já pagam no bar ou na lanchonete | Uma segunda forma de pagar e uma segunda conferência | Um balcão, um troco, um hábito |
| Locatários eventuais que o clube não conhece | O dinheiro entra antes de a porta abrir | Alguém tem de correr atrás de um desconhecido |
| O clube ainda não tem um processador de pagamentos | Não dá para aceitar nenhuma reserva paga | Reservas desde o primeiro dia |
| Faltas doem (uma quadra no horário nobre da noite) | Quem falta já pagou | Uma falta custa ao clube o horário e o valor |
| Os voluntários estão sobrecarregados | Nada a contar no fim da noite | Alguém fica responsável pela lista de pendências e pela caixinha |
O padrão é claro o bastante. Pagar no local combina com sócios, frequentadores habituais e qualquer coisa com alta taxa de cancelamento: o clube hípico cujos cavaleiros cancelam quando um cavalo não está bem, o clube de tênis cujos jogadores sociais pagam no bar, a piscina que deixa os nadadores pagarem uma raia no balcão. Cartão na reserva combina com desconhecidos, horários de alto valor e clubes sem um voluntário para cobrar. Muitos clubes usam os dois, em espaços diferentes: o salão alugado para o aniversário de 40 anos de um desconhecido é pago com cartão antecipadamente; a quadra dos sócios na terça é paga no bar.
Uma coisa que a tabela não mostra: para um clube que ainda não tem um processador de pagamentos conectado, receber no local não é um meio-termo. É a diferença entre aceitar reservas nesta semana e aceitá-las só depois que a diretoria terminar a papelada.
As três coisas que uma reserva paga no local ainda precisa fazer
Receber o dinheiro depois não significa fazer menos. Significa que a reserva precisa carregar mais informação, porque o dinheiro já não é a prova de que ela existe.
Ela é confirmada na hora. Quem vai pagar no local ainda precisa saber, no momento em que reserva, que o horário é seu. "Pendente até o pagamento" é como você acaba com duas famílias na mesma quadra, e as duas com razão.
Ela diz exatamente quanto a pessoa deve e como pagar. Não "sujeito a taxas": o valor e a forma: "Pague [valor] no local. Em dinheiro ou cartão, ao voluntário de plantão na selaria, antes de montar." Essa frase deve estar na tela da reserva, no e-mail de confirmação e na lista de reservas da própria pessoa, porque quem reservou na segunda não vai lembrar no sábado.
Ela dá ao clube uma lista do que é devido, reserva por reserva. Esta é a que a maioria dos clubes pula e a que mais importa. Sem ela, o que entrou pelo QR code vira um valor global que ninguém consegue associar a nada, o voluntário no balcão pergunta "você já pagou?" e aceita a resposta na confiança, e a receita reservada e a receita recebida do tesoureiro se afastam até ninguém saber qual está certa.
Acerte essas três e receber no local fica mais tranquilo que o cartão. Erre a terceira e você terá criado um jeito muito educado de não receber.
QR codes, maquininhas e dinheiro: um guia para voluntários
A forma de pagamento importa menos que a rotina em volta dela. Veja o que funciona em cada caso.
Um QR code. O mais barato e, para os sócios, o mais prático. Imprima um código que abra uma página de pagamento ou uma transferência bancária com os dados do clube já preenchidos, plastifique e coloque onde o pagamento acontece: a porta da selaria, o bar, o balcão da piscina. Peça que as pessoas coloquem na descrição da transferência a referência da reserva que aparece na página de pagamento, se o seu sistema de reservas mostrar uma, e o nome e a data se não mostrar, porque uma transferência sem referência é, sozinha, a maior causa de dor de cabeça na conferência. Verifique todo mês se o código ainda funciona; um código que aponta para uma conta antiga é pior que nenhum.
Muitos bancos e aplicativos de pagamento conseguem gerar um QR code para a conta do clube, então o dinheiro cai rápido e a referência vai junto. Peça a referência da reserva que aparece na página de pagamento no campo de descrição, ou "sobrenome + data" se a pessoa não escaneou o código, e a conferência leva minutos.
Uma maquininha de cartão. Se a lanchonete já tem uma, use-a também para as reservas: uma maquininha, um relatório no fim do dia. Treine os voluntários para digitar o valor da reserva, sem arredondar, e para entregar o comprovante a quem reservou. O relatório diário de fechamento da maquininha é o seu par de conferência para os pagamentos com cartão no local.
Dinheiro. Ainda é a forma mais rápida num balcão movimentado, e a que mais precisa de rotina. Um troco contado no início, duas pessoas contando no fim, uma folha assinada e o dinheiro depositado em um ou dois dias. Se puder, separe o dinheiro das reservas do dinheiro da lanchonete: uma segunda caixinha não custa nada e evita uma discussão. Dê recibo para qualquer valor que não seja trocado.
Transferência bancária depois. A forma de último recurso, porque acontece fora do local e longe dos olhos. Aceite, mas exija uma referência e só marque a reserva como paga quando o dinheiro aparecer no extrato, não quando a pessoa disser que já enviou.
Seja qual for a forma, uma regra: quem recebe o dinheiro precisa conseguir ver a lista do que é devido. Um voluntário com uma maquininha e sem a lista está adivinhando.
Conferência: a lista de pendências, marcar como paga, o CSV contra o que entrou
Conferência parece palavra de tesoureiro, mas para o pagamento no local é um trabalho de cinco minutos que mantém o clube em ordem, e funciona assim.
- Comece pela lista do que é devido. Toda reserva confirmada para pagamento no local, com quem reservou, o espaço, a data e o valor, que ainda não foi marcada como paga. A lista não vence: dinheiro devido há três semanas continua devido.
- À medida que o dinheiro chega, marque cada reserva como paga. Registre a forma (dinheiro, cartão no local, transferência bancária, outra), o valor efetivamente recebido se for diferente e uma referência: o número do recibo, a descrição da transferência. Envie um recibo para quem reservou, se a pessoa quiser.
- No fim do dia ou da semana, compare. Exporte as reservas marcadas como pagas com cartão no local e compare com o relatório de fechamento da maquininha; exporte as de transferência bancária e compare com o extrato; conte o dinheiro em espécie contra as reservas marcadas como pagas em dinheiro. Os três totais devem bater com as três fontes. Quando não batem, a diferença costuma ser uma reserva marcada com a forma errada ou uma transferência sem referência.
- Cobre o que sobrou. A lista de pendências agora é curta e específica: dois nomes, dois valores, duas datas. Uma mensagem simpática funciona sempre melhor que um apelo genérico no boletim.
Duas coisas deixam isso rápido. A primeira é que a lista de pendências e a marcação de pagamento acontecem no mesmo lugar, então nada é copiado entre um sistema de reservas e uma planilha. A segunda é uma exportação em CSV exatamente das linhas que estão na tela (as reservas desta semana em uma quadra, ou tudo o que ainda está pendente), com a forma de pagamento e a referência nas colunas, para que a comparação seja uma ordenação, não uma busca.
Faltas e a política de cancelamento
A fraqueza honesta do pagamento no local é a falta. Quem pagou com cartão e não aparece custou ao clube só um horário; quem ia pagar no local custou o horário e o valor. Não dá para eliminar esse risco, mas dá para diminuí-lo.
- Facilite o cancelamento. Quem consegue cancelar a própria reserva futura com dois toques, e não deve nada ao fazer isso, vai cancelar em vez de simplesmente não aparecer. Isso devolve o horário à grade para outra pessoa.
- Escreva a política. "Uma reserva não cancelada antes do início deve ser paga integralmente" é justo, comum e só pode ser cobrado se estiver nas suas condições de uso e na página de reserva. O nosso modelo de termos e condições para aluguel de espaços tem o texto.
- Cobre no mesmo dia. Uma falta cobrada na segunda com "você ainda deve [valor] pela quadra de sábado" costuma ser paga; uma cobrada no fim da temporada costuma ser esquecida.
- Mude quem reincide. Duas faltas e a pessoa passa a reservar com cartão na próxima vez. Como a forma de pagamento é definida por espaço, a versão prática disso é um espaço só para sócios, pago no local, e outro aberto a todos, com cartão na reserva.
- Mantenha no cartão os horários de maior valor. Se a quadra iluminada da sexta à noite é a que dói quando fica vazia, cobre o cartão nela e deixe o resto ser pago no bar.
Como isso aparece na contabilidade do clube
O pagamento no local muda o momento em que o dinheiro é registrado, e o tesoureiro precisa entender isso antes de ler o primeiro relatório.
Uma reserva paga com cartão na reserva é receita no dia em que foi feita. Uma reserva paga no local é receita no dia em que o clube a registra, ou seja, quando o dinheiro de fato chegou, não quando o horário foi reservado nem quando foi usado. Esse é o tratamento correto, e significa que dois números que antes eram iguais agora são diferentes: o valor reservado (o preço de todas as reservas feitas) e o recebido (o dinheiro efetivamente registrado). A diferença entre eles é a sua lista de pendências, e acompanhá-la é como o tesoureiro sabe se o voluntário no balcão está dando conta.
Use no orçamento do clube o número recebido, não o reservado. Receita reservada que nunca foi recebida é o jeito clássico de um espaço parecer lucrativo no papel e faltar dinheiro no banco.
O exemplo prático no ClubHelix
Veja como toda a rotina funciona no clube ClubHelix Demo, onde a pista de hipismo está configurada para pagamento no local.
O espaço. Na reserva de espaços, cada quadra, pista, raia ou sala decide por conta própria como é paga, "Cartão no momento da reserva" ou "No local", e a opção no local vem com um campo para as suas próprias instruções de pagamento, onde você diz a quem reservou o que fazer ao chegar ("pague ao voluntário de plantão na sede", "maquininha no bar"). Um espaço pago no local não precisa de nenhum processador de pagamentos conectado, então o clube aceita reservas desde o dia em que se cadastra, e o dinheiro que o próprio clube registra com Marcar como paga não tem comissão da plataforma, porque nada dele passa pelos nossos sistemas.
A reserva. Uma reserva paga no local é confirmada na hora. Quem reservou vê "Pague [valor] no local", com as suas instruções, na tela da reserva, no e-mail de confirmação e na sua própria lista de reservas. Visitantes reservam com nome e e-mail; sócios entram na conta, recebem automaticamente o preço de sócio enquanto estiverem em dia e podem cancelar as próprias reservas futuras. Uma reserva no local não paga que é cancelada não deve nada, e o e-mail de cancelamento diz isso.
O cartaz. Em Espaços você imprime um cartaz com QR code para cada espaço e um para o local inteiro. Plastifique e coloque onde o dinheiro troca de mãos: a porta da selaria, o bar, o balcão da piscina. O código do cartaz é nosso, não um que você mesmo gera: ao escaneá-lo, abre-se uma página de pagamento que já sabe qual reserva a pessoa está ali para acertar: as reservas dela, se tiver entrado na conta; as feitas naquele aparelho, se reservou como visitante; ou o link do e-mail de confirmação. As instruções que você digitou são impressas no cartaz daquele espaço, então "pague ao voluntário de plantão na sede" continua sendo a primeira coisa que qualquer pessoa lê. O cartaz do local inteiro não traz as instruções, porque um local tem vários espaços cujas instruções podem ser diferentes; em vez disso, a página de pagamento mostra as instruções de cada reserva quando a pessoa que escaneou estiver vendo a sua reserva.
A página de pagamento. Ela mostra o que é devido e uma referência da reserva para informar numa transferência, e depois oferece duas formas de acertar. Pagar com cartão passa pelo próprio provedor de pagamentos do clube, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online: é um pagamento online comum, então valem as tarifas de cartão habituais do clube. Ou a página mostra os dados de pagamento do próprio clube: a imagem do seu QR code de pagamento, um link de pagamento ou os dados da sua conta, o que você usar. Eles são definidos uma vez para toda a organização no cartão Pagamento no local em Espaços e aparecem em todos os cartazes e todas as páginas de pagamento. Se você trocar a conta, uma única edição atualiza todas as páginas de pagamento de uma vez; os cartazes trazem os mesmos dados, então esses ainda precisam ser reimpressos. Quem paga o clube desse jeito pode tocar em Já paguei para avisar você. Isso cria na reserva o sinal Diz que pagou, com um filtro próprio, e a reserva continua pendente até alguém confirmá-la com Marcar como paga: uma declaração nunca é dinheiro.
A lista de pendências. A página Reservas tem um quadro "A receber no local", com o total e quantas reservas ainda faltam acertar, e um filtro "A receber no local" que lista todas, não importa quando foram feitas. Cada linha mostra quem reservou, o espaço, o horário, quantos cavalos ou jogadores a pessoa trouxe, qualquer comentário que deixou e o valor.
Marcar como paga. Em qualquer reserva ainda pendente, Marcar como paga abre um pequeno formulário com o valor já preenchido com o que é devido: escolha dinheiro, cartão no local, transferência bancária ou outra, adicione uma referência, como o número do recibo ou da transação, e marque "Enviar um recibo por e-mail para quem reservou". Ao salvar, um pagamento é lançado no livro-caixa do clube com a data daquele dia, então a reserva aparece na exportação de pagamentos e nos relatórios financeiros como recebida, e o registro de auditoria guarda quem marcou e quando.
Conferência. Baixar CSV exporta o que a lista estiver mostrando no momento, com os filtros aplicados (espaço, quando, quem, unidades, comentário, valor, o que é devido e a forma de pagamento), pronto para comparar com o relatório de fechamento da maquininha ou com o extrato bancário. O relatório Receita de reservas separa o valor reservado do recebido, para que o tesoureiro veja a diferença pendente sem nem abrir a lista de reservas.
Reembolsos. Um pagamento recebido no local é reembolsado da mesma forma como foi recebido (devolva o dinheiro, estorne a transação na maquininha, faça uma transferência), e nada precisa ser registrado na reserva. Um pagamento com cartão é reembolsado pelo painel do seu provedor de pagamentos e se concilia sozinho.
O resto da parte financeira (receber as taxas de associação online na conta do próprio clube, com parcelamento e lembretes, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, e o próprio plano ClubHelix do clube) está na página de cobrança e patrocinadores; os preços são por clube, sem taxa por reserva sobre o dinheiro que o próprio clube registra.
Perguntas frequentes
Podemos aceitar reservas sem um processador de pagamentos ou uma maquininha?
Sim. Um espaço configurado para pagamento no local confirma reservas sem nenhum provedor de pagamentos conectado, e o clube recebe o dinheiro como quiser: um QR code, uma transferência bancária, dinheiro ou uma maquininha que já tenha. Registre cada pagamento com Marcar como paga para que a lista do que é devido continue correta. O pagamento com cartão precisa de um processador de qualquer forma, seja no momento da reserva ou pela página de pagamento por trás de um cartaz com QR code, e só está disponível nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online.
Como saber quem pagou quando o dinheiro entra por QR code?
Peça que cada pessoa informe na referência do pagamento a referência da reserva que aparece na página de pagamento, ou o sobrenome e a data da reserva se não escaneou o código; depois marque cada reserva como paga à medida que o dinheiro cai e exporte as linhas pagas para comparar com o extrato bancário. Quem pagou direto ao clube também pode tocar em Já paguei na página de pagamento, o que marca a reserva com Diz que pagou: é uma declaração, não dinheiro, mas mostra qual linha do extrato você deve procurar. A lista de pendências encolhe até os poucos nomes que ainda faltam, e são essas as pessoas que você cobra.
O que acontece se alguém cancelar uma reserva que ia pagar no local?
Nada é devido e nada precisa ser reembolsado: a reserva é cancelada, o horário volta para a grade, e o e-mail de cancelamento diz à pessoa que ela não deve nada. Se ela já tinha pago no local, reembolse da mesma forma como recebeu.
Quando uma reserva paga no local aparece como receita?
No dia em que o clube registra o pagamento, não no dia em que o horário foi reservado. Os relatórios mostram o valor reservado e o recebido separadamente, e a diferença entre eles é a sua lista do que ainda está pendente no local.
O clube deve parar de vez de cobrar cartão na reserva?
Não necessariamente. A forma de pagamento é definida por espaço, então muitos clubes cobram o cartão antecipadamente de locatários eventuais e nos horários de maior valor e deixam os sócios pagarem no local no resto. Escolha conforme quem reserva cada espaço e com que frequência cancela.
