A maior parte do aluguel de espaços funciona na base da boa vontade, e a boa vontade vai bem até que um cavaleiro apareça com um quinto cavalo, alguém devolva a sede do clube com a cozinha destruída ou uma família que reservou a quadra no sábado apareça no domingo jurando que o combinado era esse. Aí todo mundo vai procurar os termos, e eles não existem.
Um conjunto curto de termos de aluguel resolve isso. Não um contrato que ninguém lê, mas uma página de cláusulas numeradas que diz quem pode reservar, o que a pessoa recebe, quanto deve, o que acontece quando os planos mudam e o que o clube espera enquanto ela está lá. Este guia é um modelo para copiar e adaptar, com uma nota em linguagem simples abaixo de cada cláusula explicando para que ela serve e onde alterá-la. No final, mostramos onde publicar os termos, como as informações que as pessoas dão na reserva se ligam a eles e um exemplo dos termos funcionando em uma página de reservas.
Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico. O aluguel de espaços envolve seguro, direito do consumidor, regras sobre bebidas alcoólicas e, no caso de clubes de hipismo, normas de bem-estar animal, e tudo isso varia de um lugar para outro. Peça a alguém qualificado que leia a versão final dos seus termos e confira as condições do seu contrato de locação do espaço ou das regras da sua entidade dirigente.
Como usar este modelo
Copie o texto citado abaixo de cada título para um único documento, na ordem, substitua tudo o que estiver entre colchetes, apague as cláusulas que não se aplicam e leia o texto inteiro em voz alta uma vez. Se uma frase fosse constranger você caso um sócio a lesse de volta na assembleia geral anual, reescreva-a. Mire em uma única página: um contrato de aluguel de seis páginas é um que ninguém assina, e um que ninguém assina é um que você não consegue fazer cumprir.
O modelo
1. Quem pode reservar
As reservas podem ser feitas por [sócios em dia com o Clube / qualquer pessoa com 18 anos ou mais / titulares dos seguintes tipos de associação: …]. A pessoa que faz a reserva (o Locatário) é responsável por todas as pessoas que participam sob essa reserva. A reserva é pessoal do Locatário e não pode ser transferida nem revendida.
A primeira cláusula define com quem você está lidando. Um clube que abre as reservas para todo mundo recebe desconhecidos e deve dizer que o Locatário responde pelo seu grupo; um clube que limita as reservas a sócios em dia pode manter a cláusula curta. Defina a idade aqui também, porque uma reserva é um acordo, e não deveria ser um adolescente de catorze anos quem o faz.
2. O que a reserva inclui
A reserva dá ao Locatário o uso do espaço indicado na confirmação da reserva, pelo horário informado, e nada além disso. O uso de [iluminação / equipamentos / cozinha / vestiários] está [incluído / disponível mediante solicitação / não incluído]. As demais áreas das instalações do Clube não fazem parte da reserva.
Diga o que o dinheiro compra. "A pista" não inclui os obstáculos guardados no galpão, a menos que você diga que inclui; "a sede do clube" não inclui o bar. Apontar a confirmação como o registro do que foi reservado também encerra a discussão do "era domingo, não sábado", porque a confirmação diz qual era.
3. Chegada, saída e preparação
O horário reservado inclui toda a preparação, aquecimento, desmontagem e limpeza. O Locatário deve chegar no máximo [10 minutos] antes do horário reservado e desocupar o espaço até o fim dele, para que a reserva seguinte comece na hora. [Reboques de cavalos / veículos] só podem estacionar [na área indicada].
A cláusula que mais evita atrito no dia. Se encilhar, aquecer e dar banho no cavalo acontecem dentro da hora, o cavaleiro sabe que precisa reservar duas; se uma festa precisa de uma hora para decorar, quem aluga sabe que tem de pagar por ela. Diga onde ficam os veículos e para onde vão o esterco ou o lixo, porque são as duas coisas pelas quais os vizinhos ligam para reclamar.
4. Número de pessoas e capacidade
O número de [cavalos / jogadores / pessoas] informado na reserva é o número permitido no espaço. O Clube pode recusar a entrada de qualquer pessoa ou animal não coberto pela reserva, ou cobrar por eles o valor avulso. O número máximo no espaço ao mesmo tempo é de [4 cavalos / 12 pessoas], seja em uma reserva ou em várias.
O número é uma regra de segurança antes de ser uma regra de preço. Vincule o número permitido ao número informado na reserva, porque é essa frase que permite ao voluntário do portão barrar o quarto cavalo sem discussão, e informe a capacidade máxima separadamente, para que um espaço compartilhado tenha um teto, não importa quem reservou as vagas.
5. Pagamento
O valor do aluguel é o preço exibido na página de reservas no momento da reserva, [com / sem] os impostos aplicáveis. Quando o espaço é pago com cartão no momento da reserva, a reserva só é confirmada depois que o pagamento é aprovado. Quando o espaço é pago no local, a reserva é confirmada ao ser solicitada, e o Locatário deve pagar o valor informado na confirmação, por [o meio informado na confirmação da reserva], antes de usar o espaço. Uma reserva que não foi paga pode ser recusada.
A cláusula precisa cobrir as duas formas pelas quais o dinheiro circula. Para cartão na reserva, diga que a reserva só é confirmada quando o cartão é aprovado, para que ninguém alegue que um pagamento recusado garantiu o horário. Para pagamento no local, diga que a reserva está confirmada, mas que o valor deve ser pago antes do uso, e indique o meio, "pelo QR code na selaria", para que o voluntário do portão possa apontar para o aviso. Mantenha o "pode ser recusada" como rede de segurança; você raramente vai usá-lo, mas é o que dá sentido à cláusula.
6. Cancelamentos e reembolsos
O Locatário pode cancelar uma reserva a qualquer momento antes do início [pela sua conta na página de reservas / entrando em contato com o Clube]. Uma reserva cancelada com [mais de 24 horas] de antecedência é reembolsada integralmente; uma cancelada depois disso, ou não cancelada, deve ser paga integralmente. Um valor pago no local é reembolsado pelo mesmo meio em que foi pago. Um valor pago com cartão é reembolsado no mesmo cartão. Uma reserva que seria paga no local e é cancelada não deve nada.
Defina o prazo de reembolso de acordo com o seu clube e o seu risco: uma quadra para sócios pode ser generosa; o aluguel da sede para um desconhecido, nem tanto. A mecânica importa tanto quanto o prazo: diga que um pagamento feito no local volta pelo mesmo caminho (dinheiro por dinheiro, estorno na maquininha, transferência) e que um pagamento com cartão volta para o cartão, porque são duas tarefas diferentes para duas pessoas diferentes. Se o seu sistema de reservas permite que os sócios cancelem as próprias reservas futuras, cite isso aqui: é o que mais reduz o não comparecimento, e só funciona se as pessoas souberem que existe.
7. Conduta e segurança
O Locatário e todas as pessoas que participam sob a reserva devem cumprir as regras do Clube afixadas no espaço e qualquer orientação razoável de um responsável do Clube. [É obrigatório usar capacete aprovado e calçado adequado enquanto estiver montado. / É obrigatório usar calçado que não risque a quadra.] Menores de [16] anos devem estar sob a supervisão de um adulto o tempo todo. O Locatário deve informar ao Clube, na reserva, tudo o que o Clube precisa saber, incluindo [um cavalo novo, inexperiente ou difícil / uma condição de saúde relevante para a atividade / um participante com necessidades específicas].
Duas metades. A primeira aponta para as regras na parede, para que os termos não precisem repeti-las e você possa mudar uma regra sem reemitir os termos. A segunda cria o dever de informar o clube, e é isso que torna o campo de comentários da reserva mais do que uma cortesia. Quem foi perguntado "Algo que devemos saber?" e não escreveu nada tem menos a dizer depois do que quem nunca foi perguntado.
8. Danos, limpeza e caução
O Locatário é responsável por qualquer dano ao espaço ou aos bens do Clube durante a reserva, além do desgaste normal, e por deixar o espaço como o encontrou. [Uma caução de [valor] deve ser paga antes de um aluguel avulso e é devolvida em até [7 dias] após a reserva, descontado o custo razoável de limpeza, conserto ou reposição, que o Clube vai detalhar item por item.]
Para a reserva de uma quadra ou pista por hora, a primeira frase costuma bastar. Para a sede do clube, festas e qualquer aluguel feito por um desconhecido, cobre uma caução e diga exatamente como e quando ela é devolvida: é a rapidez que gera a boa recomendação boca a boca. Detalhar os descontos com fotos é a diferença entre um desconto e uma disputa.
9. Tempo e fechamentos
O Clube pode fechar o espaço sem aviso prévio quando [o piso estiver impróprio / a quadra não estiver segura / o prédio estiver inutilizável], inclusive por causa do tempo, e vai avisar o Locatário assim que possível. Uma reserva cancelada pelo Clube com base nesta cláusula é reembolsada integralmente ou, à escolha do Locatário, transferida para outro horário. Fora isso, o Clube não responde por nenhum prejuízo decorrente de um fechamento.
Diga quem decide e o que o Locatário recebe. Uma pista encharcada está fechada, e não "use por sua conta e risco"; o reembolso ou a remarcação é a solução justa; e a última frase evita que uma quadra fechada vire um pedido de indenização pelas aulas que o treinador deixou de dar. Alinhe isso com a situação do seu seguro; veja o nosso guia sobre seguro para clubes.
10. O direito do Clube de cancelar ou recusar
O Clube pode cancelar uma reserva ou recusar novas reservas de um Locatário que descumpra estes termos, não pague ou se comporte de forma que coloque pessoas, animais ou bens em risco. Quando o Clube cancelar uma reserva por um motivo que não seja um descumprimento, qualquer valor pago é reembolsado integralmente.
Curta e raramente usada, mas é a cláusula que permite à diretoria agir diante do segundo não comparecimento ou de quem deixou a cozinha destruída. Mantenha os dois casos separados: um cancelamento por descumprimento não é reembolsado; um cancelamento por motivos do próprio clube, sim.
11. Privacidade
As informações fornecidas na reserva, incluindo o nome e os dados de contato do Locatário, o número de [cavalos / pessoas] e tudo o que o Locatário informar ao Clube sobre a reserva, são coletadas para administrar a reserva e o espaço, são vistas apenas pelos responsáveis autorizados do Clube e são tratadas de acordo com a política de privacidade do Clube, disponível em [link].
O campo de comentários coleta informações pessoais de verdade: "minha filha tem epilepsia", "minha égua está no cio". Diga o que você coleta, quem vê e onde está a política. O nosso modelo de política de privacidade para clubes trata da política em si; esta cláusula só aponta para ela.
12. Contato e disputas
Dúvidas sobre uma reserva devem ser enviadas para [cargo, e-mail, telefone]. Qualquer disputa sobre uma reserva será levada primeiro a [a secretaria do Clube / o responsável pelas instalações] e, se não for resolvida, será tratada conforme [o procedimento de reclamações / o estatuto] do Clube.
Indique um cargo, não uma pessoa, para que os termos sobrevivam a uma troca de diretoria. Apontar para o procedimento de reclamações evita que uma discussão sobre uma reserva vá direto para as redes sociais.
Onde publicar os termos
Termos que ficam na gaveta não existem. Coloque-os em três lugares:
- Na página de reservas, como um link ao lado do botão "reservar" e um resumo de uma linha na descrição do espaço: "Por cavalo, por hora, até quatro. Pague no portão antes de montar. Cancele quando quiser antes do seu horário." O resumo é o que a maioria das pessoas lê; os termos completos são o que resolve uma disputa.
- No e-mail de confirmação, como um link. A confirmação é o documento que os dois lados vão apresentar depois.
- Na sua página de aluguel da sede, para a sede do clube e o aluguel para festas, ao lado dos preços e das fotos: muitas dúvidas se resolvem sozinhas, e quem entra em contato já leu as regras. O nosso guia sobre como alugar a sede do clube aprofunda o contrato de aluguel para festas, incluindo caução, bebidas alcoólicas e comprovante de seguro.
Mantenha as versões dos termos, com uma data no rodapé e a versão antiga arquivada, para saber sob quais termos cada reserva foi feita.
Observações sobre a legislação local
Mantenha as cláusulas comuns neutras em relação ao país e coloque as particularidades locais em um anexo próprio. Em especial:
- Direito do consumidor. Em muitos lugares, a lei de proteção ao consumidor limita o que uma cláusula de reembolso pode excluir; mantenha as suas condições de cancelamento justas e bem visíveis e nunca escreva "sem reembolso em hipótese alguma".
- Bebidas alcoólicas. Se quem aluga pode servir ou vender bebidas alcoólicas na sede do clube depende das regras locais de licenciamento e de qualquer licença que o clube tenha; escreva a resposta na cláusula 7.
- Animais. Clubes de hipismo devem conferir as exigências locais de bem-estar animal e de segurança equestre, além das normas de capacete da sua entidade dirigente, antes de fechar a cláusula 7.
Os termos funcionando em uma página de reservas
Os termos só valem o que vale o momento em que são aplicados, e a maioria das cláusulas acima é aplicada no momento da reserva. Veja como elas aparecem em uma página de reservas, usando a reserva de espaços do ClubHelix na pista do clube de demonstração do ClubHelix como exemplo.
Cláusula 1 (quem pode reservar) é a configuração de elegibilidade do espaço: todo mundo, só sócios em dia ou tipos de associação específicos. Assim, quem não é sócio vê a pista, mas não consegue reservá-la se os termos disserem que ela é só para sócios. Convidados, quando permitido, reservam com nome e e-mail e recebem uma confirmação.
Cláusula 4 (número de pessoas) é a contagem de unidades. O espaço conta "cavalos" com um máximo por reserva e, em uma pista compartilhada, uma capacidade de quatro vagas; a página de reservas mostra "2 de 4 restantes", recusa o quinto cavalo, e a confirmação registra o número reservado, que é o número que os termos dizem ser permitido. Na página Reservas, cada reserva traz um selo "3 de 4" e uma coluna Cavalos, para que o voluntário do portão possa conferir os termos com a lista.
Cláusula 5 (pagamento) é a configuração de pagamento do espaço. "Cartão no momento da reserva", nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, segura o horário até o cartão ser aprovado; "No local" confirma na hora e mostra "Pague [valor] no local" com as instruções do próprio clube, o meio que os termos indicam, na tela da reserva, no e-mail de confirmação e na lista de reservas de quem reservou. A página Reservas lista o que está em aberto, e Marcar como paga registra dinheiro, cartão no local, transferência bancária ou outro meio, com uma referência e um recibo.
Cláusula 6 (cancelamentos): os sócios podem cancelar as próprias reservas futuras pela página de reservas a qualquer momento antes do início do horário, que é o mecanismo que a cláusula cita; o prazo de reembolso em si é política do clube, não algo que o sistema impõe. Uma reserva cancelada que seria paga no local não deve nada, e o e-mail de cancelamento diz isso; um pagamento já recebido no local é reembolsado pelo mesmo meio; um pagamento com cartão é reembolsado pelo provedor de pagamentos e se concilia sozinho.
Cláusula 7 (informe-nos) é o campo de comentários. Um rótulo como "Algo que devemos saber?", opcional ou obrigatório, aparece tanto para sócios quanto para convidados, e o que eles escrevem é privado do clube: aparece abaixo do e-mail de quem reservou na página Reservas e na exportação em CSV, nunca na grade pública. Esse é o registro do "o que você nos contou na reserva" em que a cláusula se apoia.
Cláusula 9 (fechamentos) é um fechamento com um motivo visível para o público, como "Piso encharcado" ou "Troca do piso", para um espaço ou para o local inteiro, que tira os horários da grade e lista as reservas afetadas para que o clube possa entrar em contato e cancelá-las.
Cláusula 11 (privacidade) conta com duas ajudas: o registro de auditoria guarda quem marcou uma reserva como paga, quem a cancelou ou quem alterou o espaço, e os comentários só ficam visíveis para a equipe do clube, nunca na grade pública. Para aluguéis que exigem mais do que um clique, como festas na sede, caução ou comprovante de seguro, um formulário reúne os dados de quem aluga em um só lugar, e os termos de responsabilidade digitais do clube mantêm um documento com versões em que cada aceite com o nome digitado fica registrado de forma permanente, o lugar certo para termos que quem aluga precisa aceitar formalmente.
A versão equestre de tudo isso, com piso, capacidade, clínicas e pagamento no portão, está no nosso guia sobre como alugar uma pista de hipismo; o mesmo modelo serve para uma quadra, uma raia ou uma sala, trocando as palavras entre colchetes. Se o seu clube usa o ClubHelix, o link dos termos fica na descrição do espaço e o resto é configuração; veja os planos ou crie sua conta para testar nos espaços do seu clube.
Perguntas frequentes
Precisamos mesmo de termos por escrito para reservar uma quadra ou pista por hora?
Sim, mesmo que sejam curtos, porque são os termos que permitem a um voluntário agir com calma no dia, barrando o quarto cavalo sem reserva, recusando uma reserva não paga ou fechando um piso encharcado, sem que isso vire uma discussão pessoal. Uma página basta; as cláusulas deste modelo podem ser reduzidas a oito para um espaço simples alugado por hora.
Podemos dizer "sem reembolso" para cancelamentos?
Um "sem reembolso em hipótese alguma" genérico não tem validade em muitos lugares e é injusto em qualquer um, então defina um prazo: reembolso integral antes de um limite informado, pagamento integral depois dele e reembolso integral sempre que o próprio clube cancelar. Confira o que diz o direito do consumidor onde você está e lembre que uma reserva que seria paga no local e é cancelada simplesmente não deve nada.
Como garantir que as pessoas realmente vejam os termos?
Coloque um link ao lado do botão "reservar", um resumo de uma linha na descrição do espaço e o link de novo no e-mail de confirmação; a confirmação é o documento que os dois lados vão apresentar se houver uma disputa. Date os termos e guarde as versões antigas, para saber sob quais termos cada reserva foi feita.
O que devemos pedir que as pessoas informem na reserva?
Tudo o que afeta a segurança ou a reserva seguinte: um cavalo novo ou difícil, uma condição de saúde relevante para a atividade, um participante com necessidades específicas, os equipamentos que a pessoa pretende levar. Um campo de comentários com o rótulo "Algo que devemos saber?" reúne essas informações, e a cláusula 7 transforma a resposta em um dever, e não em uma cortesia.
Este modelo é aconselhamento jurídico?
Não. São informações gerais e um ponto de partida, não um substituto para um advogado que leia os seus termos à luz do seu contrato de locação, do seu seguro e das regras do lugar onde fica o seu clube. Seguro, direito do consumidor, bebidas alcoólicas e bem-estar animal variam de um lugar para outro, então peça a alguém qualificado que confira a versão final.
