Todo clube com campo tem a mesma agenda. Ela fica na cantina, ou no carro do zelador do campo, e guarda a resposta para "o campo de cima está livre na quinta?", uma resposta que só uma pessoa sabe dar, e em geral depois que chega em casa. Enquanto isso, o coordenador de esportes de uma escola já ligou duas vezes, um time recreativo desistiu e reservou o parque municipal, e alguém marcou as linhas de críquete num campo que tinha um treino de rúgbi reservado para a mesma tarde.
O campo é o bem mais valioso que a maioria dos clubes tem, próprio ou alugado, e fica vazio durante quase toda a semana de trabalho. Alugá-lo traz dinheiro de verdade e boa vontade de verdade, mas só se as reservas não puderem bater com os treinos e os dias de jogo do próprio clube, e só se o voluntário deixar de ser a agenda. Este guia trata de quem aluga campos, de como encaixar o aluguel na rotina do clube e de quanto cobrar, com o ClubHelix como exemplo prático no último terço.
Quem de fato aluga um campo esportivo
O aluguel de campos é um mercado maior do que a maioria das diretorias imagina, e quase nada dele vem de desconhecidos:
- Escolas: tardes esportivas, festivais de atletismo e o acordo de um período inteiro do tipo "não temos campo", que é o melhor aluguel fixo que um clube pode conseguir.
- Times recreativos avulsos: a pelada de quinta à noite, o campeonato recreativo que ficou grande demais para o parque, os pais que querem as luzes acesas por uma hora.
- Outros clubes: o vizinho cujo campo está em reforma, o esporte de verão que usa o seu campo de inverno, uma seleção que precisa de um local neutro.
- Treinadores e escolinhas: negócios de treinamento particular que precisam de um campo marcado e aparado nas tardes dos dias úteis e pagam pela confiabilidade.
- Eventos corporativos e comunitários: o dia da família de uma empresa, um jogo beneficente, um festival que precisa de um espaço aberto, plano e cercado.
Cada um reserva de um jeito: as escolas querem o mesmo horário toda semana e uma fatura, os times recreativos reservam com alguns dias de antecedência e pagam na hora. A sua configuração precisa atender a todos sem que um voluntário faça o papel de intérprete.
Confira o contrato de cessão antes de anunciar
A maioria dos campos de clube é usada por meio de um contrato de locação ou de cessão de uso com o proprietário do terreno (em geral a prefeitura, às vezes uma escola ou uma fundação), e muitos desses contratos dizem algo sobre aluguel a terceiros, uso comercial ou quem pode estar no campo e quando. Leia o seu antes de publicar um preço e, se o aluguel não estiver claramente permitido, pergunte: os proprietários costumam gostar de ver um campo comunitário sendo usado, às vezes com condições como limite de horas, locatários com seguro próprio ou uma parte da receita. Avise a sua seguradora e registre em ata uma decisão da diretoria. O nosso guia de aluguel da sede do clube traz o checklist do contrato de aluguel (caução, comprovante de seguro, bebidas alcoólicas, condições de cancelamento), e cada ponto dele vale também para um campo. Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico. Confira o seu contrato e as condições da sua seguradora.
Encaixe o aluguel no clube, e não o clube no aluguel
A primeira regra do aluguel de campo é que o uso do próprio clube entra primeiro, e as reservas do público nunca podem cair por cima dele. Para isso, são necessárias duas ferramentas:
- Bloqueios administrativos para tudo o que o clube já assumiu: noites de treino, jogos como mandante, clínicas da base, a manhã em que o zelador corta a grama. Um bloqueio segura o campo naquele horário, e a grade pública simplesmente não o oferece. Carregue a temporada inteira antes de a página de reservas entrar no ar, e não depois da primeira colisão.
- Fechamentos com o motivo visível para o que a temporada faz com o campo. Quando o gramado está encharcado, "Campo de cima fechado: chuva" na grade vale mais do que vinte mensagens de texto, e permite que quem alugou se reorganize sem ligar para ninguém.
A segunda regra é a recuperação: um campo alugado em todas as horas livres se desgasta. Então decida quantas horas de aluguel por semana o gramado aguenta, bloqueie o resto e trate esse bloqueio como sagrado.
Meio campo, campo inteiro e o que o sistema de reservas não tem como saber
A resposta natural para o aluguel a grupos pequenos é oferecer o campo inteiro e duas metades, e esse é o erro mais comum na reserva de campos.
Um sistema de reservas faz valer uma regra à perfeição: duas reservas não podem ocupar o mesmo recurso ao mesmo tempo. O que ele não tem como saber é que "o campo inteiro" contém fisicamente "a metade norte". Ofereça os três como itens reserváveis separados nos mesmos horários e alguém vai reservar o campo inteiro para um festival enquanto uma escola está com a metade norte: cada reserva é válida sozinha, e as duas juntas são impossíveis. A solução é nunca oferecer recursos sobrepostos em horários sobrepostos:
| Formato | Como funciona | Indicado para |
|---|---|---|
| Só metades | Dois recursos, "Metade norte" e "Metade sul"; quem quer o campo inteiro reserva os dois | Campos em que a maior parte do aluguel é para treino |
| Só campo inteiro | Um recurso; os grupos pequenos pagam o valor cheio ou dividem entre si | Campos alugados sobretudo para jogos e festivais |
| Metades em alguns dias, campo inteiro em outros horários | Metades reserváveis nas tardes dos dias úteis, o campo inteiro só nos fins de semana: horários que nunca se sobrepõem | Campos com uma semana mista |
Seja qual for a escolha, desenhe no mapa do local para que quem alugou chegue ao lado certo.
Iluminação
A iluminação é um custo e um atrativo. Defina o horário de funcionamento para que a grade termine quando as luzes se apagam (os vizinhos vão agradecer) e, se você cobra mais pelas horas com luz, use o mesmo truque das metades: um recurso "Campo principal" até o anoitecer, com o valor diurno, e um recurso "Campo principal (iluminado)" a partir do anoitecer, com o valor noturno, em horários que nunca se encostam. Dois recursos cujos horários não se sobrepõem não têm como gerar reserva duplicada entre si.
Preço: por hora, por time ou por jogador
Os campos são cobrados de três formas, e a certa depende de quem está reservando:
| Forma de preço | Como funciona | Locatário típico |
|---|---|---|
| Por hora | Um valor de campo por horário, seja quem for que apareça | Escolas, treinadores, outros clubes |
| Por time | Você pergunta quantos times vêm e cobra o valor do campo de qualquer forma | Campeonatos recreativos, jogos entre escolas |
| Por jogador | Você pergunta quantos jogadores vêm e multiplica o preço | Peladas avulsas, jogos em que cada um paga a sua parte |
Por hora é o padrão: a escola paga o valor do campo quer apareçam quarenta crianças, quer cem. Por time é o preço por hora com uma contagem de pessoas anexada: você quer saber que um campeonato recreativo vai trazer quatro times, porque isso define como você marca o campo, mas cobra pelo campo, e não pelos times. Por jogador é para o jogo em que cada um paga a sua parte: quem reserva informa o número de jogadores e o total se calcula sozinho, então ninguém fica correndo atrás das moedas de quem foi embora mais cedo. Use essa forma no recurso que atende grupos avulsos, e não naquele que as escolas reservam.
Ligue para dois campos públicos comparáveis e um clube vizinho antes de fechar os números, e cobre mais pelas horas com iluminação e pelo campo inteiro do que pelas metades. O formato importa mais do que o valor, que varia enormemente de uma cidade para outra.
Os valores para sócios e para avulsos funcionam aqui como nas quadras: os times recreativos do próprio clube costumam pagar menos do que o público, e qualquer um dos dois preços pode ser zero. Veja como configurar a reserva de quadras online para a lógica completa de sócio e avulso.
Regras de conservação do campo e a caixa "conte para que vai usar"
O que estraga um campo não é o aluguel, é o aluguel que ninguém entendeu. Um grupo de críquete marcando linhas num campo de futebol, um treino funcional arrastando pneus pelo meio do gramado, um evento corporativo com uma tenda estaqueada em cima da irrigação. Dois hábitos evitam quase tudo:
- Publique as regras do campo na página de reservas: nada de veículos no gramado, nada de estacas sem pedir, nada de jogo quando o campo estiver fechado, lixo levado embora, traves devolvidas para junto da cerca. Curtas, específicas e ao lado do preço, para ninguém dizer que não viu.
- Pergunte para que é o aluguel, toda vez. Uma caixa de comentários no formulário de reserva, "Conte para que você vai usar o campo", marcada como obrigatória. A maioria das respostas é "treino do sub-10", e aquela que diz "uma corrida colorida com canhões de pó" é justamente a que você precisava conhecer antes do sábado. A resposta é privada do clube: aparece ao lado da reserva no painel e na exportação, nunca na grade pública.
Cobre caução de qualquer uso com veículos, tendas ou mais de cem pessoas.
Como receber: no local para quem aluga uma vez, com cartão para os demais
A forma de pagamento de um campo deve acompanhar quem o reserva. Decida por campo, e não a cada discussão.
Pagar no local serve para quem aluga uma vez e paga na hora. O time recreativo reserva na terça, a reserva é confirmada na hora, e a confirmação diz quanto pagar e como: ler o QR Code na parede da cantina, passar o cartão na maquininha do bar ou deixar o dinheiro na caixinha. Nada é cobrado online, então um jogo cancelado pela chuva não precisa de reembolso online. O custo é que uma pessoa precisa conferir os pagamentos: o painel mostra o que está pendente, e alguém marca como pago quando o dinheiro aparece. Um clube sem nenhum processador de cartão configurado pode receber reservas desde o primeiro dia dessa forma.
Cartão no momento da reserva (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) serve para os frequentadores fixos e para quem reserva com semanas de antecedência. O dinheiro é cobrado antes de o horário ser confirmado, então o clube nunca fica cobrando um treinador por um campo já usado, e os cancelamentos são mecânicos: reembolsar o cartão, liberar o horário.
Um aluguel semanal fixo (a escola que usa o campo toda quarta-feira durante o período inteiro) é um compromisso que o clube assume fora da grade pública. Segure o horário com um bloqueio administrativo e fature como você faturaria um patrocinador; a grade é para as reservas que variam.
Configurando no ClubHelix: o exemplo prático
Tudo o que foi dito acima corresponde à reserva de espaços do ClubHelix, e um clube consegue colocar um campo no ar numa noite:
- Desenhe o campo. Na página Locais, desenhe cada campo e cada metade sobre uma foto aérea do local, cada um com a sua cor.
- Defina as regras por campo. A duração do horário (60 minutos é o comum, numa faixa de 15 a 120), um limite de horários por reserva, uma janela de antecedência para reservar e o horário de funcionamento por dia da semana, com turnos separados: metades nas tardes dos dias úteis, o campo inteiro nos fins de semana, as horas com iluminação como um recurso próprio.
- Carregue primeiro a temporada do clube. Noites de treino, jogos como mandante e a manhã do zelador entram como bloqueios administrativos; os dias de chuva são fechamentos com um motivo que os visitantes conseguem ler, para um campo ou para o local inteiro.
- Defina o preço. Um preço para sócios e um preço para avulsos por horário. No recurso de jogos em que cada um paga a sua parte, ative a contagem de "jogadores" com um máximo por reserva e marque "Cobrar por jogador" para que o preço do horário se multiplique; no campo que as escolas reservam, conte "times" e deixe a opção de cobrar por time desmarcada, assim você sabe quantos times vêm, mas cobra o valor do campo.
- Pergunte para que é. Ative a caixa de comentários, dê a ela o rótulo "Conte para que você vai usar o campo" e marque-a como obrigatória. A resposta aparece embaixo do e-mail de quem reservou no painel de Reservas e no CSV.
- Escolha como cada campo é pago. "Cartão no momento da reserva" passa por um checkout hospedado (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online); "No local" confirma na hora e mostra "Pague [valor] no local" com as suas próprias instruções ("leia o QR Code na parede da cantina") na tela da reserva e no e-mail de confirmação. As reservas pagas no local não precisam de processador de pagamento, e o dinheiro que o próprio clube registra não tem comissão da plataforma.
Com tudo no ar, duas pessoas nunca conseguem ocupar o mesmo campo ao mesmo tempo: a exclusividade é garantida no banco de dados, e não na página web. Os convidados reservam com nome e e-mail; os sócios reservam pela própria conta e cancelam as próprias reservas, o que devolve o horário à grade. O painel de Reservas mostra um indicador e um filtro A receber no local, o comentário embaixo do e-mail de cada pessoa que reservou, uma coluna de times ou jogadores e um botão Marcar como paga que registra dinheiro, cartão no local ou transferência bancária, com uma referência opcional. Baixar CSV exporta as linhas filtradas para o tesoureiro, e os relatórios mostram o valor reservado em comparação com o que foi recebido. Publique os jogos do próprio clube como eventos para que quem aluga veja a temporada em volta do seu horário.
As páginas de soluções para futebol e rúgbi mostram como isso se encaixa num clube de esporte de inverno; os planos estão na página de preços, e você pode começar pelo plano Free.
Perguntas frequentes
Podemos oferecer para aluguel tanto o campo inteiro quanto meio campo?
Sim, mas nunca nos mesmos horários. Um sistema de reservas impede que duas reservas ocupem o mesmo recurso, e ele não tem como saber que o campo inteiro contém a metade norte. Então ofereça as metades em alguns dias e o campo inteiro em outros, ou ofereça só metades e peça a quem quer o campo inteiro que reserve as duas.
Como evitar que o aluguel do campo bata com os treinos e os dias de jogo?
Carregue primeiro a temporada do próprio clube como bloqueios administrativos (noites de treino, jogos como mandante, a manhã do zelador) antes de a página de reservas entrar no ar. Um bloqueio segura o campo, e a grade pública simplesmente não oferece aquele horário. Os dias de chuva entram como fechamentos com motivo visível, para que quem alugou possa se reorganizar sem ligar para ninguém.
Devemos cobrar por hora, por time ou por jogador?
Por hora para escolas, treinadores e outros clubes; por time quando você quer saber quantos times vêm, mas cobra pelo campo de qualquer forma; por jogador para peladas avulsas em que cada pessoa paga a sua parte. Use o preço por jogador só no recurso que atende grupos avulsos e mantenha um valor por hora naquele que as escolas reservam.
Um clube pode receber reservas de campo sem um processador de pagamento com cartão?
Sim. Configure o campo para ser pago no local: a reserva é confirmada na hora, quem alugou fica sabendo quanto pagar e como (um QR Code na parede da cantina, uma maquininha no bar, dinheiro) e o painel lista o que está pendente até ser marcado como pago. Para os frequentadores fixos e quem reserva com semanas de antecedência, o cartão no momento da reserva funciona melhor, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online.
O que as regras de aluguel do campo devem cobrir?
Nada de veículos no gramado, nada de estacas ou marcações sem pedir, nada de jogo quando o campo estiver fechado, lixo levado embora, traves e equipamentos devolvidos e caução para qualquer uso com tendas, veículos ou público grande. Pergunte a cada locatário, na reserva, para que ele vai usar o campo e publique as regras ao lado do preço.
