El informe del tesorero es el punto del orden del día que todos esperan y que nadie disfruta escribir. Mal hecho, es un extracto bancario impreso y diez minutos de preguntas que el tesorero no puede responder sin volver a la planilla. Bien hecho, es una sola página que le dice tres cosas a la comisión directiva: qué entró, qué se sigue debiendo y si el club está mejor o peor que en esta misma época del año pasado.
Esta es la plantilla. Sirve para una comisión directiva de cinco personas que lleva un club infantil y para un directorio de doce que administra una sede con bar habilitado, porque las preguntas son las mismas en ambos extremos: solo cambian los números.
Para qué sirve realmente un informe de tesorería
El informe del tesorero de un club cumple tres funciones, y confundirlas es la razón por la que tantos se alargan.
- Rendición de cuentas. La comisión directiva es responsable en conjunto del dinero del club. El informe es la forma en que el tesorero cumple con esa responsabilidad: esto es lo que pasó y esta es la evidencia.
- Apoyo para decidir. La comisión directiva está por aprobar gastos. No puede hacerlo de forma responsable sin conocer la situación actual y lo que ya está comprometido.
- Alerta temprana. La mayoría de los problemas financieros de un club se ven meses antes de convertirse en crisis, en una deriva lenta de alguno de los números que siguen. El informe es donde alguien lo nota.
Lo que no debe ser es una narración movimiento por movimiento. Si un integrante de la comisión quiere el detalle, puede leer el registro, y conviene dejar el registro a disposición en lugar de leerlo en voz alta.
Las cinco cifras que todo informe necesita
Todo lo demás es opcional. Estas cinco no.
1. Posición de caja. Lo que el club tiene en este momento, sumando todas las cuentas, a una fecha indicada. No "unos doce mil": la cifra exacta y la fecha en que era cierta.
2. Ingresos del período, por origen. Cuotas de socios e inscripciones, cantina o bar, productos del club, eventos, recaudación de fondos, subvenciones, patrocinios, alquiler de instalaciones. Desglosados por origen, porque "entraron $14,000" (cifras de ejemplo; ajústalas a tu moneda) no le dice nada a la comisión sobre qué hacer después, y "$9,000 fueron de inscripciones y $400 de la cantina" le dice muchísimo.
3. Gastos del período, por categoría. Agrupados siempre de la misma manera cada mes, para que la comparación tenga sentido.
4. Dinero que le deben al club. Cuotas pendientes, facturas impagas, patrocinios comprometidos pero no cobrados, cada uno con su antigüedad. Un club que está $8,000 arriba en los papeles, pero con $6,000 de eso vencidos hace noventa días, no está $8,000 arriba.
5. Dinero que el club debe. Facturas aprobadas pero sin pagar, compromisos próximos y todo lo que la comisión votó gastar y que todavía no salió de la cuenta.
Informa esas cinco cifras de forma constante y habrás cubierto el noventa por ciento de lo que necesita una comisión directiva. Agrega una comparación, con el mismo período del año pasado o de la temporada pasada, y habrás cubierto el resto.
La plantilla
Copia esto en el documento de la reunión. Reemplaza las indicaciones entre corchetes.
Informe de tesorería — [período], presentado el [fecha]
Posición al [fecha]
- Cuenta corriente operativa: $[x]
- Ahorros / plazo fijo: $[x]
- Efectivo en mano (fondo de caja, caja de la cantina): $[x]
- Fondos totales: $[x], [más/menos] $[x] respecto del mes pasado
Ingresos de este período — $[total]
| Origen | Este período | Mismo período del año pasado |
|---|---|---|
| Cuotas e inscripciones | $[x] | $[x] |
| Cantina / bar | $[x] | $[x] |
| Productos del club | $[x] | $[x] |
| Eventos y entradas | $[x] | $[x] |
| Recaudación y donaciones | $[x] | $[x] |
| Subvenciones | $[x] | $[x] |
| Patrocinios | $[x] | $[x] |
| Alquiler de instalaciones | $[x] | $[x] |
Gastos de este período — $[total]
Agrupados así: cuotas de competencia y afiliación, costos del campo y de las instalaciones, equipamiento, seguros, servicios, entrenadores, administración, mercadería para la cantina y otros.
Adeudado al club — $[total]
- Al día (menos de 30 días): $[x]
- 30 a 60 días: $[x]
- 60 a 90 días: $[x]
- Más de 90 días: $[x], [cantidad] socios, [nombres reservados / detallados en el anexo confidencial]
Comprometido pero aún no pagado — $[total]
Asuntos para la comisión directiva
Dos o tres oraciones, como máximo. Lo único que la comisión necesita decidir, notar o de lo que debe preocuparse. Si no hay nada, dilo: "sin asuntos pendientes" es una frase legítima y tranquilizadora.
Recomendación
"Que se apruebe el informe del tesorero". Luego queda asentado en el acta y la situación queda registrada.
Las palabras que evitan discusiones
Tres frases ahorran más tiempo de reunión que cualquier fórmula de planilla.
"Al [fecha]": cada cifra lleva la fecha en que era cierta. La mitad de las discusiones sobre el informe del tesorero son dos personas citando números correctos de días distintos.
"En base caja": aclara si informas el dinero que efectivamente entró o el dinero facturado. Los clubes comunitarios casi siempre informan lo cobrado, porque eso es lo que está en la cuenta. Dilo una vez al principio y la ambigüedad desaparece.
"Esto no incluye…": nombra lo que queda fuera de la cifra a propósito. Fondos de una subvención reservados para un fin concreto, un depósito en garantía, un fondo de caja. Una comisión que descubre una exclusión en plena reunión deja de confiar en el resto del informe.
Prepararlo en diez minutos
Los tesoreros temen esta tarea no por la aritmética, sino por la recopilación. Las cuotas en un sistema, lo recaudado en la cantina en una caja, los productos del club en un lector de tarjetas, las entradas de eventos en un sitio externo, los patrocinios en una cadena de correos. Conciliar cinco fuentes lleva un fin de semana. Leer una sola lleva lo que dura un café.
La solución es estructural: recibe el dinero en un solo lugar, para que el informe sea una consulta y no una reconstrucción. Cuando las inscripciones, los pedidos de la tienda, las entradas de eventos, las donaciones y el alquiler de instalaciones llegan al mismo libro contable (donde ClubHelix admite pagos en línea), los ingresos por origen son un reporte que abres, no una tabla que armas. Agrega la comparación con el mismo período del año pasado y la pregunta "¿estamos mejor?" se responde sola.
La otra mitad es la repetición. Usa las mismas categorías cada mes, en el mismo orden. Una comisión lee rápido un informe conocido y despacio uno desconocido, y el club obtiene una verdadera línea de tendencia en lugar de doce fotos con formas distintas. Un paquete mensual de reportes para la comisión directiva formaliza esto: los mismos reportes, en el mismo orden, que llegan antes de la reunión y no durante ella.
Períodos de informe y cierre del ejercicio
La mayoría de los clubes comunitarios eligen un ejercicio económico que se adapte a su temporada o que coincida con el año fiscal de su país, y rinden cuentas a los socios en una asamblea anual algunas semanas después del cierre. Informar por trimestre sobre ese ejercicio es un ritmo sensato y, si tu club tiene que presentar declaraciones de impuestos durante el año, hacer coincidir los trimestres con ellas significa que el tesorero prepara un solo juego de números en lugar de dos.
Si tu club tiene personería jurídica, la ley que lo rige suele establecer qué hay que presentarles a los socios y en qué plazo y, por encima de ciertos umbrales de ingresos, puede exigirse una auditoría o revisión. Confirma las reglas con el organismo regulador y lee el estatuto de tu club: son las dos fuentes que lo definen, y no siempre coinciden entre sí.
Sea cual sea la fecha de cierre, la disciplina es la misma: informa las mismas cifras con el mismo formato durante todo el año, y el informe anual se convierte en un resumen de doce documentos que ya escribiste.
Preguntas frecuentes
¿Qué extensión debe tener un informe de tesorería?
Una página para una reunión mensual. Dos para una trimestral. Si es más largo, el detalle va en un anexo que la comisión puede leer por separado: el informe en sí debe ser lo bastante corto para que la gente realmente lo lea antes de la reunión.
¿El informe debe nombrar a los socios que deben dinero?
No en el informe general. Informa el total y la antigüedad de la deuda y, si la comisión necesita los nombres, para autorizar un acuerdo por dificultades económicas o para suspender a un socio, ponlos en un anexo confidencial. Casi nunca hay una buena razón para que la deuda de una persona aparezca en actas que circulan ampliamente.
¿Necesitamos un contador?
Para la mayoría de los clubes pequeños, no. Pero el umbral a partir del cual una revisión o auditoría pasa a ser obligatoria o esperable lo fijan tu forma jurídica y tus ingresos, no las preferencias. Lee tu estatuto y luego verifica tu situación registral. Si alguna de las dos cosas no está clara, una hora con un contador sale más barata que equivocarse en la asamblea anual.
¿Qué pasa si los números no cuadran?
Infórmalo. "Al fondo de caja de la cantina le faltan $180 y lo estoy conciliando" es una frase perfectamente válida en un informe del tesorero, y descubrir que se ocultó es terrible. Las comisiones perdonan las diferencias; no perdonan que se les avise tarde.
¿Cómo hacemos el traspaso al próximo tesorero?
No entregando una computadora portátil. Si las finanzas del club están en un sistema que pertenece al club y no en una planilla en la computadora de una sola persona, el traspaso es un cambio de permisos. Ese solo hecho hace más por la continuidad que cualquier documento de traspaso, y vale la pena resolverlo antes de que cambie el cargo, no después.
