Credenciamentos

A página Credenciamentos acompanha as credenciais que as pessoas do seu clube precisam ter — Working with Children Checks (a verificação de antecedentes australiana para quem trabalha com crianças), certificados de primeiros socorros, qualificações de técnico, graus de arbitragem — com datas de validade, verificação e lembretes automáticos antes que algo vença. Você a encontra em Operações do clube → Credenciamentos. Um número aqui começa como aquilo que o sócio informou: ele só vira uma verificação quando alguém registra como foi verificado, e o ClubHelix nunca entra em contato com um órgão regulador em seu nome.

Quem pode usar

Credenciamentos é um recurso do plano Standard. Os números das credenciais são sensíveis, então a página exige a permissão Gerenciar credenciamentos — os administradores do clube a têm automaticamente; moderadores e cargos da diretoria precisam recebê-la em Gestão de usuários → Funções.

O que há na página

• Indicadores: total de registros, os que vencem em até 30 dias, os vencidos e quantos não têm registro de verificação.
• Tipos de credencial: o catálogo do seu clube (WWCC, primeiros socorros, técnico nível 1, …).
• Registros dos sócios: quem tem o quê, com números, datas e uma coluna Verificação que mostra Verificado, Só marcado ou Autodeclarado.
• Exigências por cargo: marque quais cargos da diretoria exigem quais credenciais e veja rapidamente quem está sem alguma.

Passo a passo

Configure seus tipos de credencial

1. Adicione um tipo para cada credencial que importa para o seu clube. Marque se ela tem número de cartão/referência e se tem validade.
2. Se a credencial tem uma validade padrão (por exemplo, um WWCC de cinco anos), informe a validade em meses — ao registrar uma data de emissão, a data de validade será sugerida automaticamente.
3. Marque Mostrar nos perfis públicos de técnicos para as qualificações que você tem prazer em divulgar, como um credenciamento de técnico. O nome dela passa a aparecer ao lado de cada técnico que a tem, numa seção Treinadores do seu site, mas só enquanto estiver válida, marcada como conferida e não tiver sido marcada como retirada. O número, o documento, as datas e as observações nunca aparecem. Deixe desligado para verificações de antecedentes, como o WWCC. A opção vem desligada em todos os tipos até você ativá-la.

Registre a credencial de um sócio

1. Em Registrar o credenciamento de alguém, escolha o sócio e o tipo de credencial.
2. Informe o número e as datas de emissão e validade do cartão de verdade — a validade sugerida é uma comodidade, não um substituto.
3. Marque a caixa depois que alguém da diretoria tiver conferido o documento. Sozinha, essa marcação aparece como Só marcado, porque não diz quando, como nem com base em quê — isso se registra no cartão Registro de verificação mais abaixo, e é o que transforma a linha em Verificado. Salvar de novo para o mesmo sócio e o mesmo tipo atualiza o registro existente — é assim que funcionam as renovações.

Exija uma credencial para um cargo

1. Em Exigências por cargo, marque a credencial de que cada cargo precisa (por exemplo, Técnico → WWCC válido).
2. O quadro de conformidade logo abaixo lista todo ocupante de cargo que está sem uma credencial válida — essa é a sua checklist de pré-temporada.

O registro de verificação

Marcar "verificado" nunca dizia o que de fato foi verificado. O cartão Registro de verificação transforma essa marcação num registro que você poderia mostrar a um auditor: de qual jurisdição é a habilitação, como foi verificada, com base em qual cadastro ou carta e por quem.

Nenhum órgão regulador australiano nos deixa verificar uma habilitação automaticamente, então nada aqui é uma integração. O que faz o trabalho de verdade é o vínculo entre a sua organização e a pessoa dentro do próprio sistema do órgão regulador — nos estados que oferecem isso, depois que você está vinculado, o órgão regulador avisa quando uma habilitação é retirada.

Registre uma verificação

1. Encontre o registro na tabela Registro de verificação e clique em Registrar uma verificação.
2. Escolha a Jurisdição e Como você verificou? — o cadastro online, um aviso do órgão regulador, um arquivo de verificação em lote, ou um cartão ou carta conferido.
3. Preencha Com base em que você verificou?, como NSW OCG online check. É esse campo que faz o registro significar algo um ano depois.
4. Defina Vinculado no sistema do órgão regulador? e a data do vínculo.
5. Clique em Registrar esta verificação. O nome de quem verificou é guardado como texto, então o registro continua legível depois que a conta dessa pessoa deixar de existir.

Defina um intervalo para verificar de novo

Num tipo de credencial, preencha Verificar de novo a cada (meses) e marque O órgão regulador permite vincular nossa organização à pessoa quando for o caso. O intervalo é contado a partir da última verificação, não da data de validade — porque uma habilitação que foi retirada mantém a validade original, então um lembrete de vencimento nunca dispararia justamente no caso mais importante.

Quando uma habilitação é retirada

Use Marcar como retirada assim que souber e registre o que foi informado a você. Nada mais no sistema percebe uma retirada por conta própria: o cartão mantém a data de validade original, então, sem isso, o registro continua parecendo válido.

O que significa cada situação

• Verificada — verificada, dentro do intervalo, não retirada.
• Não vinculada — verificada, mas a sua organização não está vinculada à pessoa no sistema do órgão regulador, então ninguém vai avisar você se algo mudar.
• Precisa ser verificada de novo — passou do intervalo que você definiu para esse tipo de credencial.
• Sem registro da verificação — marcada como verificada, sem nada registrado sobre como. Todo registro verificado antes de este recurso existir começa aqui.
• Vencida / Retirada — precisa de atenção agora.

Referência de campos

• Número — o número do cartão ou de referência. Ele aparece mascarado na tabela (só os últimos caracteres ficam à vista); o número completo aparece durante a edição.
• Status da validade — calculado automaticamente: válida, vencendo em breve (em até 30 dias) ou vencida. Nada precisa ser limpo ou atualizado à mão.
• Verificação — o que sustenta o número. Autodeclarado é o que o sócio informou, e ninguém conferiu. Só marcado significa que alguém conferiu o documento, mas não registrou nada sobre como. Verificado significa que existe um registro de verificação dizendo quando, como, com base em qual cadastro e por quem. Os sócios nunca podem marcar os próprios registros.

Dicas e perguntas frequentes

• Quem recebe os lembretes de vencimento? O sócio (se tiver conta) e todos com a permissão Gerenciar credenciamentos, 30 dias e novamente 7 dias antes do vencimento. Renovar a credencial reprograma os lembretes para a nova data.
• Isto é uma verificação de antecedentes? Não — o ClubHelix registra o que o órgão verificador do seu estado emitiu. Sempre confira a credencial na ferramenta de consulta do próprio órgão emissor.
• E a arbitragem? Os árbitros vinculados ao seu quadro de sócios têm o mesmo acompanhamento — a página Arbitragem se apoia nos registros que você mantém aqui.

Por que todo registro que já verificamos aparece como "Sem registro da verificação"? Porque essa é a verdade sobre eles: foram marcados antes de existir um lugar para registrar como foram verificados. Resolva-os à medida que forem chegando à renovação, e não todos de uma vez — registrar uma verificação leva uns vinte segundos cada.

Quais qualificações aparecem no nosso site? Só os tipos com Mostrar nos perfis públicos de técnicos marcado, só para as pessoas mostradas numa seção de página Treinadores, e só enquanto o registro estiver válido, conferido e não retirado. Nada mais sobre uma credencial chega ao site público. Se você escondeu a sua diretoria com a proteção contra coleta automática de dados, os técnicos também ficam escondidos.

O ClubHelix verifica uma habilitação com o órgão regulador por nós? Não, e isso não vai acontecer. Nenhuma jurisdição australiana oferece uma forma de verificar uma habilitação por sistema — Queensland recusou por escrito, citando a própria lei. O que faz o monitoramento é o vínculo entre a sua organização e a pessoa dentro do sistema do órgão regulador, que você configura com o órgão regulador e registra aqui.

Vamos receber um e-mail quando uma nova verificação vencer, ou quando uma habilitação for retirada? Ainda não. Os lembretes de vencimento continuam sendo enviados como sempre; as situações de nova verificação e de retirada aparecem só nesta página, então inclua o cartão Registro de verificação numa conferência regular da diretoria.

A habilitação de alguém foi retirada, mas o cartão ainda não venceu. É exatamente para esse caso que isto existe. Marque como retirada imediatamente e registre o que foi informado a você — nada mais no sistema vai perceber, porque o cartão mantém a data de validade original.