Programas e matrículas

A página Programas gerencia os programas de treinamento e atividades do seu clube organizados por período — clínicas para as categorias de base, escolinhas de fundamentos, noites sociais — como sessões semanais recorrentes, com matrícula, lista de participantes, lista de espera e um registro de presença por sessão. Uma sessão pode oferecer duas ou mais faixas de preço (uma vaga mais barata "só aula" ao lado da turma principal), e você pode vender passes que as famílias pagam antecipadamente e usam sessão a sessão. Você a encontra em Espaços e programas → Programas, com os passes na própria página Passes, logo ao lado; as famílias consultam e se matriculam em /programs no site do seu clube, e cada programa tem a sua própria página /programs/{slug}.

Quem pode usar

Os programas são um recurso do plano Pro. Os administradores do clube sempre têm acesso; os moderadores precisam da permissão Gerenciar programas e matrículas (programs.manage), concedida em Funções e cargos. Os sócios matriculam a si mesmos ou os seus dependentes nas páginas públicas — os responsáveis podem matricular as crianças da sua conta, e cada entrada da lista mostra o nome do participante, não só o do titular da conta.

O que há na página

• Programas: todos os programas, com as datas do período, o preço, a capacidade, o número de matrículas e o status (rascunho ou publicado).
• Sessões: as sessões semanais geradas para um programa — cada uma pode ser remarcada ou cancelada individualmente.
• Faixas de preço: na página de cada programa, as subcategorias com preço dentro de uma mesma sessão (por exemplo "Sessão completa" e a mais barata "Só aula"), cada uma com o seu próprio preço e sublimite opcionais.
• Lista de participantes: quem está matriculado (no período ou de forma avulsa), com o nome do participante, a faixa reservada e a conta que fez a matrícula.
• Presença: um registro por sessão — marque cada participante como presente, atrasado ou ausente, ou deixe o tablet da entrada ou o próprio QR code do participante fazer isso.
• Lista de espera: a fila quando o período de um programa lota, ou quando uma única sessão lota, com o mecanismo de ofertas padrão.
• Passes (página própria — Espaços e programas → Passes): os tipos de passe que você vende e todos os passes que as famílias têm no momento, com o saldo restante de cada um.

Passo a passo

Crie e publique um programa

Configurar um programa faz duas perguntas, e o programa começa como rascunho de qualquer forma.

1. Qual é o programa? — o nome, o Endereço web (que se preenche sozinho a partir do título), uma descrição, o início e o fim do período, o dia e o horário da sessão e o local.
2. Quem pode se matricular e quanto custa? — o preço do período e um preço avulso por sessão opcional para quem vem de vez em quando (qualquer um pode ser 0, para grátis), a capacidade, se haverá lista de espera quando lotar, quem é elegível (todos ou somente sócios em dia) e o período de matrícula. Os preços ficam travados assim que a primeira pessoa se matricula. A capacidade é o total da sessão inteira — se você adicionar faixas mais abaixo, a capacidade de cada faixa é um limite menor dentro desse total, nunca somado a ele.
3. Salve — as sessões são geradas semanalmente ao longo do período. São sessões reais e individuais: arraste uma para outra data por causa de um feriado, ou cancele uma única semana, sem mexer no resto.
4. Publique. O programa aparece em /programs e as matrículas abrem quando o período de matrícula começar.

Receba as matrículas

1. As famílias se matriculam na página do programa — no período inteiro, ou por sessão quando você definiu um preço avulso. Se a sessão tem faixas, elas escolhem uma e pagam o preço dela (ou o preço avulso do programa, quando a faixa não tem preço próprio). As matrículas pagas passam pelo pagamento com cartão, por um passe que a família já tem, ou são confirmadas na hora se forem gratuitas.
2. Quando a sessão inteira lota, o botão de matrícula vira Entrar na lista de espera para essa sessão — a oferta vale só para aquele dia, nunca para o período inteiro. Quando só as vagas do período lotam, mas as faixas ainda têm espaço, ou quando só a faixa escolhida pela família lota, a família fica sabendo qual está cheia e pode tentar outra faixa. As ofertas seguem estritamente a ordem de chegada, e cada oferta reserva a vaga por 48 horas antes de passar para o próximo da fila — o mesmo mecanismo de lista de espera dos ingressos e das associações.
3. Acompanhe a lista de participantes enchendo. Cada entrada mostra o participante de fato e a faixa reservada, então um pai ou uma mãe que matricula dois filhos aparece duas vezes, uma por criança.

Conduza o período

1. Antes de cada sessão, abra o registro de presença dela e marque todos como presente, atrasado ou ausente — o registro é por sessão, então os padrões ao longo do período ficam fáceis de ver. Se você ativou a entrada (veja abaixo), a maior parte da lista se marca sozinha.
2. Precisa mudar uma semana? Edite só aquela sessão; as famílias matriculadas são avisadas da mudança.

Passe para o próximo período

Use Duplicar para um novo período: escolha as datas do novo período e você recebe um novo rascunho com as mesmas configurações e sessões geradas de novo — a lista de participantes e a presença começam vazias. Ajuste os preços se precisar e publique.

Progressão, créditos de reposição e aulas experimentais

A página de cada programa tem uma faixa de abas Ferramentas do programa — Progressão, Créditos de reposição e Rematrícula. As três são ativadas por programa no cartão Política do programa, na aba Progressão.

Níveis, habilidades e a planilha de avaliação

1. Em Progressão, marque Conceder níveis e habilidades.
2. Em Níveis, adicione os degraus do seu próprio método, em ordem — Level 1 — Bubbles, Level 2 — Goldfish — com uma observação opcional sobre o que cada um exige.
3. Em Habilidades, adicione o que um treinador vai marcando, cada uma opcionalmente agrupada em um nível.
4. A Planilha lista todas as pessoas matriculadas. Conceda o próximo nível com um botão, marque as habilidades à medida que o treinador as observa, e use Desfazer em uma concessão feita por engano.

O nível de um participante pertence àquela matrícula, então a mesma criança pode estar no Nível 3 em um programa e no Nível 1 em outro na mesma semana. Ninguém começa no nível um: até você conceder algo, a planilha mostra Ainda não avaliado, e é também assim que você posiciona quem chega — uma avaliação é só uma concessão. As habilidades agrupadas em um nível só aparecem quando a criança já tem esse nível.

As famílias veem o nome do nível na página pública do programa. Elas não veem as habilidades individuais.

Créditos de reposição

1. Marque Oferecer aulas de reposição, defina Aviso de ausência (horas) — com quanta antecedência uma família precisa avisar — e Validade do crédito (dias).
2. A família informa uma ausência na página do programa, no seu site público. Se avisou com antecedência suficiente, um crédito é emitido na mesma hora.
3. Ela usa o crédito para reservar um dos seus outros horários de aula, na mesma página. Um crédito não pode ser usado de volta na turma de onde veio, porque a matrícula do período já ocupa todas as sessões dela.
4. A aba Créditos de reposição mostra o saldo, todos os créditos e todas as ausências informadas. Conceder um crédito emite um manualmente quando o treinador faltou ou alguém ligou para o número errado, e Retirar cancela um crédito que ainda não foi usado.

A data de validade é gravada em cada crédito no momento da emissão, então mudar a política depois nunca altera a data dos créditos que as famílias já têm. Reembolsar ou cancelar uma matrícula de período retira automaticamente qualquer crédito não usado que ela tenha gerado. Um administrador pode registrar uma ausência depois que o prazo de aviso passou — a ligação das 8h da manhã — até 30 dias depois da aula.

Aulas experimentais

Marque Oferecer uma aula experimental e defina um Preço da aula experimental, ou deixe em branco para uma aula grátis. A página pública do programa passa então a oferecer a aula experimental para visitantes sem matrícula — inclusive quem não entrou na conta, já que alguém experimentando uma aula, por definição, ainda não é sócio. Uma aula experimental por criança por programa, para sempre, contada pelo nome e pelo e-mail informados.

Rematrícula

Na aba Rematrícula, escolha o Período anterior e clique em Montar lista. Todas as pessoas com matrícula de período confirmada nesse programa são adicionadas, um convite por criança, deixando de fora quem cancelou ou foi reembolsado. Enviar o próximo lote envia até 100 por vez, então um programa grande sai em vários cliques. As famílias que cancelaram a inscrição são puladas e aparecem separadas como cancelou a inscrição, em vez de contarem como falhas — os convites de rematrícula são marketing, então levam o mesmo link de cancelamento de inscrição dos seus boletins e respeitam a mesma recusa. Montar a lista também copia os seus níveis e habilidades para o novo programa, quando ele ainda não tem os próprios.

Faixas de preço, listas de espera por sessão, passes, desistência pelo próprio sócio e check-in na entrada

Mais cinco coisas que a página de um programa pode fazer, todas ativadas por programa, e não para o clube inteiro.

Faixas de preço dentro de uma sessão

Um local muitas vezes usa uma hora de quadra, piscina ou piso com duas ofertas diferentes — uma vaga para a sessão completa e uma vaga mais barata "só aula" para quem não pode aproveitar a sessão inteira. As faixas são a forma de vender as duas a partir de um único programa.

1. Na página de um programa, adicione uma faixa com um nome, um preço opcional (deixe em branco para cobrar o preço avulso do próprio programa) e uma capacidade opcional.
2. A capacidade de uma faixa é um limite dentro da capacidade do próprio programa, nunca somado a ela — então, se você quer "5 vagas só aula de um total de 20", defina a capacidade do programa como 20 e a da faixa como 5; se quer "5 vagas só aula além de 20 vagas de sessão completa", defina a capacidade do programa como 25 e limite a faixa de sessão completa a 20.
3. Um programa sem faixas funciona exatamente como sempre funcionou — as faixas são totalmente opcionais.
4. Quando um programa tem faixas, a família precisa escolher uma para se matricular; uma sessão recusa a vaga quando a faixa está cheia ou quando o total da sessão está cheio, e diz qual dos dois.

Lista de espera por sessão

A lista de espera do programa (acima) é uma fila para uma vaga no período. Um clube que vende por sessão avulsa precisa, em vez disso, de uma fila para uma sessão esgotada — "a sessão de terça às 6h está cheia, me avise quando abrir uma vaga", sem que isso signifique o período inteiro. Ative isso com a opção de lista de espera do próprio programa: com ela ligada, uma sessão esgotada oferece Entrar na lista de espera desta sessão além da lista de espera do período, e a oferta de uma vaga liberada só naquela sessão é exatamente isso — uma sessão, não uma matrícula no período.

Passes

Um clube também pode vender passes que as famílias pagam antecipadamente e usam sessão a sessão — um cartão de sessões ou um passe ilimitado por período. Os passes têm página própria (Espaços e programas → Passes), separada de qualquer programa, porque um passe pode valer em todos os programas da sua organização. No pagamento de uma sessão avulsa ou de uma aula experimental, a família que tem um passe válido pode pagar com ele em vez do cartão. Veja a página de ajuda Passes para o passo a passo completo.

Deixe os sócios desistirem por conta própria

Hoje, uma matrícula gratuita sempre pode ser cancelada pela própria família, e uma paga precisa de você — isso continua assim, a menos que você ative a desistência pelo próprio sócio em um programa. Com ela ativa, a família pode liberar a própria vaga paga pela conta, respeitando um prazo de aviso que você define (quantas horas antes da sessão ela precisa agir) e um resultado que você escolhe:

• Crédito (o padrão) — a família recebe um crédito do programa no valor da vaga, que pode usar em outra sessão do mesmo programa.
• Perda da vaga — a vaga é liberada e o clube fica com o dinheiro.

Uma vaga paga com passe sempre devolve a sessão ao passe, qualquer que seja o resultado escolhido — uma sessão do passe é um direito já pago, não um dinheiro que o clube recebeu por aquela sessão. Isso nunca oferece reembolso no cartão pelo lado do sócio; um reembolso para o cartão original continua sendo feito por você, no painel do seu provedor de pagamentos.

Check-in na entrada

Dê a uma sessão a sua própria entrada com um token de totem no cartão de política do programa e depois abra /programs/{id}/door/{token} em um tablet na entrada do seu local. A tela da entrada mostra quem está reservado na sessão que está acontecendo agora (a partir de 30 minutos antes do início) e permite que um monitor toque em cada nome para fazer o check-in — ou o participante pode escanear o QR code da própria reserva, enviado por e-mail com a confirmação, para fazer o check-in sozinho. De qualquer forma, isso grava no mesmo registro de presença que você marcaria à mão. A entrada recusa um participante que não está reservado nesta sessão, e é justamente essa a ideia: uma lista impressa não impede que alguém de outro dia entre em uma sessão lotada, e a entrada impede.

Quantas sessões um participante pode fazer

Um programa pode limitar quantas sessões um participante reserva em um período — "três sessões abertas por semana". Defina isso na página do próprio programa: o número, o período (dia, semana ou mês) e se o limite conta as sessões desse programa ou de todos os programas do clube.

O limite é aplicado pelo banco de dados no momento da reserva, então vale seja qual for a forma como a vaga é ocupada. O participante vê a regra antes de reservar, e a própria contagem assim que escolhe uma sessão e um nome. Cancelar uma vaga devolve a cota na hora — não há controle nenhum a fazer.

Duas coisas que vale saber. Uma matrícula no período inteiro fica isenta nos dois sentidos: não é contada e nunca é recusada, porque uma única compra cobre todas as sessões e não pertence a nenhuma semana. E um participante é identificado pelo e-mail da reserva mais o nome, então uma família pode reservar para duas crianças sem que uma consuma a cota da outra.

Referência de campos

• Status — rascunho (invisível para o público) → publicado. Despublicar esconde o programa de /programs, mas mantém a lista de participantes.
• Preço do período / preço avulso — o preço do período cobre todas as sessões; o preço avulso (opcional) permite a participação por sessão, a menos que uma faixa defina o próprio preço. 0 = grátis.
• Capacidade — o TOTAL de uma sessão, somando período e avulsos. A capacidade própria de uma faixa é um limite menor dentro desse total, nunca somado a ele.
• Lista de espera — a lista de espera do programa é a fila para um período lotado; ativar a opção de lista de espera do programa também oferece uma lista de espera por sessão em qualquer sessão esgotada. As duas enviam ofertas por ordem de chegada, com prazo de 48 horas.
• Elegibilidade — todos, ou somente sócios em dia. Quem está com a associação vencida conta como não elegível até colocar o pagamento em dia.
• Período de matrícula — quando a matrícula pelo próprio usuário abre e fecha. Os administradores podem adicionar pessoas à lista fora dele.
• Desistência pelo próprio sócio — desativada por padrão. Quando ativa, a família pode liberar a própria vaga paga dentro do prazo de aviso que você definiu, em troca de um crédito (padrão) ou com perda da vaga.
• Check-in na entrada — desativado até você definir um token de totem no programa. Um participante que não está reservado na sessão exibida é recusado, de propósito.
• Cota de sessões — desativada por padrão. Quando definida, um participante pode fazer esse número de sessões por dia, semana ou mês, contadas neste programa ou em todos os programas do clube. As matrículas no período ficam isentas. Um cancelamento devolve a cota na hora.

Dicas e perguntas frequentes

• Alguém pode cancelar a própria matrícula? As gratuitas, sim — sempre podem ser canceladas pela própria conta. Uma matrícula paga precisa de você, a menos que você tenha ativado a desistência pelo próprio sócio nesse programa — com ela ativa, a família pode liberar a própria vaga paga dentro do prazo de aviso, em troca de um crédito ou com perda da vaga, conforme a sua política. Em nenhum dos casos o sócio recebe a opção de reembolso no cartão; faça isso pelo painel do seu provedor de pagamentos.
• Quem participa de forma avulsa aparece na lista? Sim — as matrículas por sessão aparecem no registro daquela sessão ao lado dos participantes do período, junto com a faixa reservada, se o programa tiver faixas.
• O que acontece com as sessões se eu encurtar o período? As sessões fora das novas datas são removidas se nada tiver sido marcado nelas; as sessões com presença registrada são mantidas como histórico.
• Um participante está reservando todas as sessões abertas e não sobra nada para mais ninguém. Defina uma cota de sessões no programa — por exemplo, três por semana. Ela é aplicada no momento em que a vaga é ocupada, então um passe ilimitado não consegue contorná-la, e cancelar devolve a cota na hora. Uma matrícula no período inteiro fica isenta.
• Ofertas da lista de espera ficando sem resposta? Cada oferta expira depois de 48 horas e passa adiante automaticamente — ninguém precisa ficar vigiando a fila, seja a lista de espera do período ou a de uma sessão.

O nível de uma criança passa automaticamente para o próximo período? Ainda não. Um nível pertence à matrícula em que foi concedido, então, quando você monta o programa do próximo período, a planilha começa com todos em Ainda não avaliado e o treinador os posiciona. Montar uma campanha de rematrícula copia os seus níveis e habilidades, então a escada em si não precisa ser digitada de novo.

Se cancelarmos uma aula, todo mundo recebe um crédito? Não — cancelar uma sessão não gera crédito para ninguém. Use Conceder um crédito na aba Créditos de reposição para as famílias afetadas, o que também permite dizer o motivo.

Uma família pode usar um crédito na mesma turma de onde ele veio? Não. A matrícula do período já ocupa todas as sessões dessa turma, então uma reposição vai para um dos seus outros horários de aula.

O que acontece com um crédito que ninguém usa? Ele deixa de valer na data de validade e aparece como expirado. Nada é reembolsado — um crédito é uma vaga reservada em uma aula, não dinheiro.

"5 Só aula" significa 5 das nossas 20 vagas ou 5 a mais? O que você configurar. Dê ao programa 20 no total e limite a faixa Só aula a 5, e são 5 das 20; dê ao programa 25 no total, limite Sessão completa a 20 e Só aula a 5, e são 5 a mais. Os dois números ficam totalmente a seu critério.

Um passe pode pagar um período inteiro? Não — um passe paga somente sessões individuais (avulsas ou experimentais), nunca uma matrícula no período. Uma matrícula no período já ocupa todas as sessões do programa, então uma sessão do passe não acrescentaria nada.

O que acontece com uma sessão do passe quando a família desiste? Ela sempre volta para o passe, qualquer que seja o resultado de desistência configurado no programa — uma sessão do passe é um direito já pago, então mantê-la em uma vaga liberada seria cobrar duas vezes.

O tablet da entrada precisa de internet no nosso local? Sim — é uma página web comum (/programs/{id}/door/{token}), então precisa da mesma conexão que qualquer navegador. Gere um novo token de totem no cartão de política do programa se um tablet for perdido ou sumir; o link antigo para de funcionar na hora.

Um participante diz que a entrada o recusou — por quê? Ele não está na lista da sessão que a entrada está mostrando no momento. É a entrada funcionando como deveria: ela só admite quem está reservado naquela sessão, não em qualquer sessão do programa.