Visão geral dos relatórios

Os relatórios transformam tudo o que já está registrado no ClubHelix nos números que a sua diretoria realmente pede: quantos sócios vocês têm, quem parou de pagar, o que entrou no último trimestre, se os credenciamentos de todos estão em dia. Nada aqui precisa ser configurado: os relatórios leem os dados que você já está lançando.

Quem pode usar

Os relatórios são divididos em tipos de acesso, para que você possa dar a alguém os números de que precisa sem entregar o painel inteiro.

• Ver relatórios gerais — relatórios de eventos, competições, espaços, programas, voluntariado, comunicação e site. Moderadores têm essa permissão por padrão.
• Ver relatórios financeiros — tudo o que mostra receitas, taxas, taxas de associação ou saldos em aberto.
• Ver relatórios de sócios e dados pessoais — listas de sócios, dados de contato, famílias e perfil demográfico.
• Ver relatórios de segurança e conformidade — incidentes, credenciamentos, termos de responsabilidade e consentimentos.
• Salvar, compartilhar e agendar relatórios — criar visualizações salvas e envios agendados.

Os administradores da organização têm as cinco. É isso que torna um cargo de Tesoureiro realmente útil: dê ao tesoureiro "Ver relatórios financeiros" e ele poderá usar toda a seção financeira sem se tornar administrador e sem ver os registros dos sócios nem os relatórios de incidente.

Um relatório que você não pode abrir continua aparecendo na lista, em cinza, com uma linha curta dizendo o que o liberaria. Isso é proposital: você deve conseguir ver o que existe.

O que há na página

• Pesquisa — o caminho mais rápido. Digite o que você quer saber, e não o nome do relatório: "vencidas", "BAS", "trimestral", "quem nos deve dinheiro". Os relatórios têm sinônimos, então "DRE" encontra a demonstração de resultados e "WWCC" encontra a validade dos credenciamentos.
• Filtros por área — botões no topo que restringem a lista a Sócios e pessoas, Finanças e receita, Conformidade e assim por diante.
• Só os que posso gerar — oculta tudo o que está bloqueado pelas suas permissões ou pelo seu plano.
• Cartões de relatório — cada um mostra que pergunta o relatório responde, que período ele cobre e quais formatos de exportação oferece.

Você também pode chegar a qualquer relatório de qualquer lugar do painel com Ctrl + K (⌘ K no Mac), digitando parte do nome dele.

No plano Pro, o Assistente Helix pode encontrar um relatório para você e ler os números principais em linguagem simples. Pergunte "quem não pagou a associação?" ou "qual relatório uso para a prestação de contas de um edital?" pelo botão ? em qualquer página do painel. Ele gera o mesmo relatório que você abriria, com as mesmas permissões, então os números batem com a tela. Ele responde só com totais e traz o link do relatório; nomes de sócios, linhas e exportações ficam na página, onde você pode ver quem são.

Passo a passo

1. Abra Relatórios na barra lateral.
2. Digite o que você quer saber na caixa de pesquisa ou escolha um filtro de área.
3. Abra o relatório.
4. Escolha um período na lista: Este mês, Último trimestre, Este ano fiscal ou um período personalizado.
5. Se quiser, defina uma comparação: com o período anterior ou com o mesmo período do ano passado. Cada número principal passa a mostrar a sua variação.
6. Leia os números e use Baixar CSV se precisar deles em outro lugar.
7. Abra Como é calculado no fim da página para ver exatamente o que foi contado.

Referência de campos

Períodos predefinidos. Os trimestres seguem o seu ano fiscal, não o ano civil. Com o ano fiscal padrão australiano começando em 1º de julho, o 1º trimestre vai de julho a setembro. Se preferir trimestres do ano civil, essa é uma configuração nos dados da empresa.

Comparação. "Período anterior" respeita o calendário: fevereiro é comparado com janeiro, e não com "os 28 dias antes de fevereiro". "Mesmo período do ano passado" recua exatamente doze meses.

Relatórios de um momento. Alguns relatórios (um retrato dos sócios, saldos em aberto) descrevem um momento, e não um intervalo. Eles usam o último dia do período escolhido, ou hoje, se esse dia ainda estiver no futuro. Um retrato nunca faz projeções.

Como é calculado. Todo relatório informa a sua base: o que foi contado, em que critério, em qual fuso horário e o que ficou de fora. Os relatórios financeiros seguem o regime de caixa, datados pelo momento em que o pagamento foi recebido, e excluem carrinhos abandonados e pagamentos ainda em andamento.

Dicas e perguntas frequentes

Por que um relatório mostra um número que eu não esperava? Abra "Como é calculado" primeiro. A maioria das surpresas vem de uma definição, e não de uma falha. "Em dia" significa que a data de pagamento válido até é igual ou posterior à data do retrato, e sócios que nunca pagaram são contados separadamente dos que deixaram a associação vencer.

Por que um relatório aparece em cinza? Ou ele exige uma permissão que você não tem, ou pertence a um plano superior, ou o módulo dele está desativado. O cartão diz qual é o caso. Alguns relatórios precisam de informações que o ClubHelix ainda não coleta e dizem isso com clareza, em vez de mostrar uma tela vazia.

Posso receber um relatório por e-mail enviado à diretoria todo mês? Sim. Abra Relatórios → Agendados, escolha um pacote, a frequência e quem recebe. Os horários de envio seguem o fuso horário da sua organização, então 8h significa 8h onde você está. O agendamento exige o plano Pro.

Posso simplesmente pedir um número em vez de procurar o relatório? No plano Pro, sim. Pergunte ao Assistente Helix pelo botão ? em qualquer página do painel: ele escolhe o relatório, gera e cita os números com o período que cobrem. Ele só lê: nunca altera um relatório, não salva uma visualização nem configura um agendamento, e não lê o nome de um sócio ou uma lista de pessoas. Para isso, ele indica o próprio relatório.

O gráfico está vazio, mas a tabela tem linhas. Os gráficos só são desenhados quando há algo para mostrar. A tabela é sempre a resposta completa; trate o gráfico como um apoio.