Operações do clube

Conflitos de interesse

O registro de interesses declarados da diretoria: quem declarou o quê, a que reunião ou decisão se referia e como foi tratado (declarado, absteve-se, saiu da sala). Podem ver os administradores, quem tem a permissão de Governança, quem ocupa cargos na diretoria e a pessoa citada; nunca os sócios, o público ou uma organização superior.

Traduzido automaticamente. Esta página de ajuda foi traduzida automaticamente do inglês, então algumas palavras podem não ser exatas.

A página Conflitos de interesse é o registro de interesses declarados da sua diretoria: quem declarou o quê, quando, a qual reunião ou decisão isso se referia e o que a diretoria fez a respeito. Espera-se que associações sem fins lucrativos (na Austrália, as incorporated associations) mantenham um registro assim e consigam apresentá-lo, então é esta página que transforma "a gente comentou na hora" num registro. Você a encontra em Operações do clube → Conflitos de interesse, ao lado de Governança.

Se a sua diretoria ainda não escreveu uma política, comece pelo guia de política de conflitos de interesse: ele traz uma política que vocês podem adotar na próxima reunião, as palavras para usar quando surge um conflito na sala e como lidar com compras de pessoas ligadas ao clube. O guia do registro trata dos hábitos que mantêm um registro fiel: a revisão anual, como ele se alinha com as atas e por quanto tempo guardá-lo.

Quem pode usar

O registro é um recurso do plano Pro e tem o mesmo requisito de plano do módulo de governança. Registrar e editar entradas exige a permissão Gerenciar reuniões e documentos: os administradores do clube a têm automaticamente, e o cargo de Secretário é quem naturalmente a recebe, em Gestão de usuários → Funções.

Abrir a página exige essa mesma permissão: sem ela, você recebe "não encontrado", como em qualquer outra página do painel que não foi liberada para você.

Por baixo, o registro permite um pouco mais de leitura do que a página mostra, para que visões voltadas à diretoria possam ser criadas sobre ele sem afrouxar nada:

Qualquer pessoa que ocupa um cargo na diretoria pode ler o registro, e a pessoa citada numa entrada pode ler a própria entrada quando você a vincula à conta dela. Nenhuma das duas chega a esta página do painel hoje: se quem ocupa um cargo precisa ver o registro antes de uma votação, um administrador mostra a ele ou compartilha a ata.
Sócios comuns, visitantes e qualquer organização acima de vocês numa federação não veem nada. Uma declaração cita uma pessoa e geralmente o dinheiro dela, então nunca é uma página de sócios e nunca é pública.
A equipe do ClubHelix pode ler contagens para fins de suporte e nunca pode adicionar, alterar ou remover uma entrada.

O que há na página

Interesses ativos: entradas ainda em vigor que a diretoria precisa continuar gerenciando.
Ativos, ainda não apresentados: a lacuna que vale a pena cobrar. Uma declaração que ninguém registrou em ata é, oficialmente, uma declaração que não aconteceu.
Total de entradas: tudo o que está no registro, ativo ou não. Quando o registro passa de 500 entradas, a página mostra as 500 mais recentes e avisa.
Adicionar ao registro: o formulário de declaração.
O registro: todas as entradas, das mais recentes para as mais antigas, com como cada uma foi tratada, a reunião ou decisão a que se refere e um aviso quando o cargo já mudou de mãos.

Passo a passo

Registrar uma declaração

Abra Operações do clube → Conflitos de interesse e preencha Adicionar ao registro.
Digite o nome da pessoa. Ele é digitado, e não escolhido no quadro de sócios, porque um membro da diretoria nem sempre tem conta na plataforma, e o nome precisa continuar legível se a conta um dia for removida.
Se quiser, vincule a conta da pessoa. É o vínculo que permite a essa pessoa ver a própria entrada; ninguém mais do quadro de sócios pode vê-la.
Escolha o cargo que a pessoa ocupava. O registro acompanha o cargo numa troca de diretoria e lembra como o cargo se chamava na época.
Descreva o interesse e cite a outra parte, se houver: a empresa, o clube ou a pessoa com quem ela tem ligação.
Associe a reunião ou a decisão a que se refere, se for o caso. Um interesse permanente ("minha família é dona do bufê") não precisa de nenhuma das duas.
Escolha como foi tratado. É a pergunta que vem depois de "foi declarado?", então o registro sempre guarda uma resposta.
Salve. A entrada entra no registro na hora.

Apresentar numa reunião

Leve o registro para a reunião e registre as declarações em ata.
De volta a esta página, use Marcar como apresentado em cada entrada que você levou à reunião.
Uma entrada apresentada vira um registro permanente: ela não pode mais ser excluída, só marcada como encerrada ou retirada.

Encerrar um interesse

Encontre a entrada e defina o Status.
Encerrado significa que o interesse acabou: as cotas foram vendidas, o contrato terminou.
Retirado significa que foi registrado por engano. Ele continua no registro, indicando isso.
Nada é excluído depois de apresentado. Essa é a diferença entre um registro e uma lista.

Referência de campos

Campo	Para que serve
Quem declarou	O nome da pessoa, como registrado na época. Nunca é reescrito depois.
Vincular à conta da pessoa	Opcional. Permite que essa pessoa leia a própria entrada.
Cargo	O cargo que ela ocupava. É resolvido na hora, então uma troca de diretoria passa a entrada para o novo ocupante do cargo, mantendo o título antigo para o registro.
Tipo de interesse	Interesse financeiro, emprego ou contrato, fornecedor ou prestador do clube, relação familiar ou pessoal próxima, função em outra organização, presente, benefício ou cortesia, ou outro.
Qual é o interesse	A declaração em si, nas palavras de quem declarou.
Outra parte	A empresa, o clube ou a pessoa do outro lado.
Reunião	A reunião a que se refere. Deixe em branco para um interesse permanente.
Decisão	O assunto específico, quando não é uma reunião inteira.
Como foi tratado	Declarou e participou da discussão; declarou e se absteve da votação; declarou e saiu da sala; declarou e não votou; passou o assunto para outra pessoa; outro.
Observações	Como o caso foi de fato tratado no dia.
Quando foi declarado	A data da declaração, não a data em que você a digitou.
O interesse termina	Opcional. Depois desta data, a entrada deixa de contar como ativa sem que ninguém precise lembrar.
Status	Ativo, encerrado ou retirado.

Dicas e perguntas frequentes

O que conta como conflito? Qualquer situação em que os interesses próprios de um membro da diretoria poderiam, com razão, ser vistos como contrários aos do clube: a empresa de um familiar concorrendo a um serviço, uma função remunerada num clube rival, uma relação pessoal com alguém que está sendo selecionado ou punido, um presente de um fornecedor. O teste é o que um sócio razoável pensaria se descobrisse depois, e não se a pessoa se sente em conflito.

Somos obrigados a manter um registro? Em New South Wales, o registro de declarações é exigido de forma expressa, e todos os outros estados australianos têm um dever equivalente: os membros da diretoria devem declarar um interesse pessoal relevante, e a associação deve registrá-lo. O estatuto de vocês pode ir além. Se você não tem certeza do que o seu estado exige, consulte o órgão regulador de comércio justo ou de defesa do consumidor do seu estado. Esta página é um lugar para guardar o registro, não uma orientação jurídica.

Registrar basta? Não, e é por isso que como foi tratado é obrigatório. Declarar um interesse e depois votar no assunto mesmo assim costuma ser justamente o que causa o problema. Registre o que a diretoria de fato fez: absteve-se, saiu da sala, passou o item para outra pessoa.

Por que aparece "ainda não apresentado"? Porque uma declaração feita no estacionamento e nunca registrada em ata não existe para quem olhar para trás. Leve o registro à reunião, registre as declarações em ata e depois marque-as como apresentadas aqui.

Um membro da diretoria saiu. Excluo as entradas dele? Não. As declarações dele continuam no registro: eram verdadeiras na época e fazem parte do histórico das decisões que a diretoria tomou. Marque o interesse como encerrado se ele de fato acabou. Quando o cargo passa para outra pessoa, a entrada mostra quem ocupa o cargo agora e sugere que você confira se o novo ocupante tem um interesse próprio a declarar.

Os sócios podem ver? Não. Os sócios podem consultar as atas de uma assembleia geral; as declarações da diretoria não são isso, e publicar a vida financeira de um voluntário para todos que um dia se associaram não é algo que um registro deva fazer. Um membro da diretoria que ocupa um cargo, mas não tem a permissão de Governança, também não consegue abrir esta página: peça a um administrador ou leia na ata. Se a sua diretoria decidir que uma declaração específica deve constar numa ata pública, coloque-a na ata pela página Governança. É uma decisão consciente, tomada uma vez, e não uma configuração que expõe tudo.

A entidade dirigente acima de nós vê isso? Não. A herança no ClubHelix é de configuração, não de controle: uma federação nunca lê o registro de um clube. Se ela precisar de uma declaração, pede a vocês.

Para onde vão os números? Para nenhum lugar que identifique alguém. A equipe do ClubHelix e o Assistente Helix podem ver contagens por status e por forma de tratamento dos conflitos, e nada além disso: nenhum nome, nenhuma descrição de interesse, nenhuma outra parte.