Importação em massa

A importação em massa traz todo o seu quadro de sócios de uma planilha, em vez de adicionar as pessoas uma a uma. Você a encontra em Gestão de usuários → Importação em massa na barra lateral do painel. Ela é a parceira da Migração, que traz o seu site antigo — os seus sócios são um trabalho separado, porque um quadro de sócios fica atrás de um login, e ler um site público, por mais que seja, nunca vai produzir um.

A importação acontece em três etapas, e você fica no comando da do meio. Você envia o arquivo, o ClubHelix descobre o que cada coluna significa e mostra a leitura dele para você confirmar ou mudar, e então uma simulação diz exatamente o que vai acontecer antes que uma única linha seja gravada. Nada toca o seu quadro de sócios até você clicar em confirmar.

Uma coisa para saber antes de começar, porque é a pergunta que todo mundo faz: dados de cartão, autorizações de débito automático e senhas nunca são transferidos. De nenhum sistema, para nenhum sistema. Há uma seção sobre isso mais abaixo.

Quem pode usar

Administradores e moderadores. É o mesmo acesso que a própria página Sócios usa — quem pode editar o seu quadro de sócios à mão pode importar para ele, e mais ninguém. Não há recurso para ativar nem permissão separada.

Duas coisas que vale conferir antes de importar o arquivo exportado de outra pessoa: se as pessoas que estão nele concordaram que os dados delas ficassem com o seu clube, e se você tem o direito de transferi-las. Uma importação é uma decisão de privacidade tanto quanto uma decisão de dados.

O que há na página

• Enviar um CSV — escolha o seu arquivo e clique em Enviar e associar colunas.
• Confira as colunas — uma linha para cada coluna do seu arquivo, mostrando o que achamos que ela preenche em Importar como, de onde veio essa leitura e um menu para mudá-la. É esta a tela que você confirma, com Confirmar colunas e rodar a simulação no final.
• Relatório da simulação — nada foi gravado ainda — quantos sócios seriam adicionados, quantos atualizados, quantos estavam repetidos no arquivo e quantas linhas não podemos importar.
• Confirmar — o botão mostra os números que está prestes a aplicar, para você ler como uma última conferência. Ele mostra Continuar a importação se um arquivo grande parou no meio, e Já importado quando termina.
• Importações recentes — as suas execuções anteriores, com as contagens e se cada uma passou pela simulação.

Passo a passo

Prepare o seu arquivo

1. Exporte os seus sócios do sistema atual como um arquivo .csv. Não arrume os títulos das colunas antes — deixe-os exatamente como saíram, porque é isso que nos permite reconhecer de que sistema eles vieram.
2. Mantenha o arquivo abaixo de 10 MB e 20.000 linhas. Um arquivo maior é informado como truncado, dizendo qual limite atingiu, em vez de ser importado pela metade em silêncio.
3. Ponto e vírgula, tabulações e barras verticais funcionam tão bem quanto vírgulas, e um arquivo salvo pelo Excel com marca de ordem de bytes (BOM) não tem problema. Campos entre aspas que contêm vírgulas ou quebras de linha são tratados corretamente.
4. Se o seu quadro de sócios traz endereços, datas de nascimento ou números de sócio, configure antes os campos personalizados correspondentes na página Sócios. Essas colunas precisam de um lugar próprio; sem o campo personalizado, a simulação informa que elas não têm para onde ir, em vez de descartá-las em silêncio.

Envie e confira a associação de colunas

1. Em Enviar um CSV, escolha o seu arquivo e clique em Enviar e associar colunas. Lemos apenas a linha de cabeçalho e as primeiras linhas de dados.
2. Confira as colunas mostra cada coluna com um campo proposto em Importar como, e de onde veio essa proposta:
   • exportação reconhecida — reconhecemos o formato de exportação de um sistema de clubes conhecido e usamos o layout conhecido dele;
   • deduzido do seu arquivo — associamos pelo título e pelo formato dos valores (uma coluna de e-mail tem cara de e-mails);
   • sugerido pelo Helix — nada mais a posicionou, então o assistente propôs um campo. Continua sendo só uma proposta;
   • nunca importado — veja abaixo;
   • não importado — não conseguimos posicioná-la, e ela será ignorada.
3. Leia esta tela com atenção. Mude o que estiver errado no menu ao lado — a sua escolha sempre vale mais do que a nossa, e depois que você define uma coluna à mão nada volta a propor outra coisa para ela. Escolha Não importar esta coluna para tudo o que você quer deixar para trás. Uma coluna destinada a endereço, data de nascimento ou número de sócio diz isso e avisa que o campo personalizado precisa existir antes. Uma coluna recusada mostra Nunca importado em vez de um menu.
4. Uma coluna de endereço de e-mail é obrigatória; sem ela, não há nada para identificar uma pessoa. Todo o resto é opcional.
5. Confira a leitura das datas. Os arquivos australianos escrevem 03/04/2024 como 3 de abril, e é isso que presumimos, a menos que o próprio arquivo prove o contrário. O relatório indica a suposição feita em cada coluna para você poder corrigi-la.
6. Clique em Confirmar colunas e rodar a simulação. Se algo ainda impedir a importação — a falta de uma coluna de e-mail, por exemplo —, o botão continua desativado e a tela explica o motivo.

Leia a simulação

1. A simulação lê o seu arquivo inteiro com a associação de colunas que você confirmou e não grava nada.
2. Confira as quatro contagens: novos (pessoas que seriam criadas), atualizações (pessoas que já estão no seu quadro de sócios e teriam os dados alterados), duplicados (o mesmo e-mail duas vezes no seu arquivo — importado uma vez, a partir da primeira ocorrência) e linhas que não podemos usar.
3. Para as linhas inutilizáveis, você recebe o número da linha como a sua planilha mostra e um motivo simples — um e-mail faltando, um endereço que não é válido, um status que não reconhecemos.
4. Leituras a conferir lista as leituras que merecem uma segunda olhada, como a ordem das datas.
5. Se algo estiver errado, corrija a sua planilha e comece de novo, ou mude uma coluna e clique em Rodar a simulação de novo. Rodar de novo não custa nada.

Confirme

1. Clique no botão de confirmar. Ele mostra os números antes — Confirmar — adicionar 214 e atualizar 38 — para você ter uma última olhada antes de qualquer coisa ser gravada. Depois, a importação roda em segundo plano; você pode fechar a aba.
2. Um arquivo grande é processado em partes. Se uma execução parar com linhas faltando, o botão vira Continuar a importação; ele retoma de onde parou e nunca importa de novo quem já foi importado. A importação também continua sozinha a cada poucos minutos.
3. Quando terminar, abra Sócios e confirme que o quadro de sócios está como você esperava.
4. Importe o mesmo arquivo de novo quando quiser. As pessoas que já estão no quadro de sócios são atualizadas no lugar, nunca duplicadas — é isso que torna seguro corrigir uma coluna e repetir o processo.

O que nunca é transferido

O importador recusa estas colunas pelo nome e explica o motivo, em vez de ignorá-las em silêncio:

• Números de cartão, datas de validade e códigos de segurança. Um cartão armazenado não pode ser transferido entre sistemas de forma legal ou segura.
• Números de conta bancária e BSB (o código de agência bancária australiano).
• Autorizações de débito automático e as respectivas referências. Uma autorização é algo que o seu sócio deu à conta de comerciante do seu provedor antigo. Ela não pode ser transferida para nós. Não é uma lacuna que planejamos resolver — é assim que o sistema de pagamentos funciona.
• Senhas, hashes e PINs. Uma senha é um segredo que não nos cabe guardar.

O relatório informa quantas linhas tinham uma coluna recusada preenchida, para você saber quantos sócios vão precisar configurar o pagamento de novo. Use a seção de nova autorização na página Sócios: ela encontra esses sócios, prepara o e-mail e envia a eles um link para configurar o pagamento aqui. Veja Pagamentos de sócios para saber como isso funciona do seu lado.

Referência de campos

Dicas e perguntas frequentes

• Dados de cartão ou débitos automáticos são transferidos? Não — de nenhum sistema para nenhum sistema. Os sócios que pagam você automaticamente vão configurar isso de novo aqui. Quem disser o contrário está descrevendo algo que não pode acontecer.
• Importar alguém envia um e-mail para essa pessoa? Não. A importação não envia nada. Ela cria uma conta no ClubHelix para cada endereço de e-mail, porque um registro de sócio precisa de uma, mas sem senha e sem mensagem. O seu sócio define a própria senha na primeira vez que entrar, usando "esqueci minha senha" ou um link de acesso — e esse clique é o que confirma o endereço dele, então nada é marcado como verificado em nome de ninguém.
• A simulação é obrigatória. Você não pode confirmar um arquivo que não passou pela simulação com uma associação de colunas que você confirmou. Não há como importar algo sem conferir.
• Por que uma linha aparece como inutilizável? Quase sempre por um endereço de e-mail faltando ou mal formatado. O relatório mostra o número da linha como a sua planilha mostra.
• Posso importar o mesmo arquivo duas vezes? Sim, e deve, se precisou corrigir algo. Os sócios existentes são atualizados no lugar, então o quadro de sócios não dobra.
• Uma coluna diz "sem destino". Ela foi associada a algo que precisa ser configurado antes — normalmente um campo personalizado para endereço ou data de nascimento, ou um tipo de associação escrito de forma diferente aqui e no seu arquivo. Crie-o e depois rode a importação de novo.
• O meu arquivo inteiro foi recusado por causa de uma coluna. Não terá sido. Uma coluna recusada é pulada; o resto da linha continua sendo importado. Confira a tela de associação de colunas — a recusa indica a coluna e o motivo.
• E se eu estiver no limite de sócios? Importar sócios ativos conta para a faixa de sócios que você paga, exatamente como aprovar solicitações. Se o arquivo fizer você passar do seu limite, a importação para no limite e avisa você, em vez de subir você de faixa por conta própria. Suba de faixa na página Assinatura e rode a importação de novo para o restante.
• A sugestão de associação parece estranha. Mude-a. Uma sugestão é sempre só uma proposta, e a tela existe justamente para que um palpite errado custe um clique, e não um quadro de sócios errado.
• E as pessoas que se candidataram sozinhas para entrar? Elas chegam por Solicitações, não por aqui.
• E o nosso site antigo? Isso é a Migração — um trabalho diferente, e ela nunca produz uma lista de sócios.